2010年全省教育系统
办公室主任会议交流材料
公文传阅重技巧科学服务上水平
陕西科技大学
2010年12月6日
办文是办公室工作的主业、核心，而公文传阅又是办文的重要环节，是实现下情上达、上情下达的重要方式，是大政方针和命令指示得以实现的重要途径,通过公文传阅，学校领导成员及有关部门掌握信息，交流认识，达成共识。公文传阅的好坏直接影响到领导的决策进展和决策质量。近年来，我校文秘工作者不断吸取经验、优化传阅流程、提高传阅质量，力求更好地为领导决策服务。
一、我校公文传阅现状
1.建立健全制度，规范公文传阅流程
提高公文传阅质量，根本出路在于加强规范化、制度化建设。长期以来，我校认真贯彻落实《中国共产党机关公文处理条例》及《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》等规章制度，结合本校实际，制定了具体的规章制度，不断规范公文传阅流程，明确职责范围和工作标准，并将部分制度做成标牌，认真接受师生监督和建议。公文传阅规范化，使上级的重要文件、重要会议精神、重大问题部署迅速、准确、有序地上传下达，使学校整体工作呈现出围绕中心、整体联动、互相配合的良好局面。
2.准确把握原则，保证公文传阅顺畅
我们认为公文传阅必须准确把握有序、及时和安全的原则，而不是简单的收收发发，在具体实践中，我们也做到了这一点。
讲求程序性。公文传阅是一个环环相扣的系统工程。我校所有收文采用“一个口子”进的原则，办公室作为公文收发总漏斗，对公务信息进行及时、顺畅、无误地处理，确保了学校上下政令畅通、运转
1灵活、上下合拍。知悉性公文按照主要领导、主管领导、其他领导的顺序进行传阅。执行性公文先传主管领导，请主管领导作贯彻性批示，再依照批示进行传阅，执行部门按主管领导的意见，及时作出安排，抓好落实。对于时间性强、密级不高、涉及面广的文件，办公室专人负责打印、复印成多份，方便各阅文单位或个人同时阅看。
注重时效性。办文人员始终保持高度的时间观念，明确办文时限，确保公文处理工作的整体效率。对急件、特急件，由办文人员直接呈送相关领导，按照随收随送，随送随签，随签随发的原则进行传阅。遇到某位领导外出，文件又急需办理的情况，办文人员在收文的第一时间通过电话、短信的方式将文件内容传达给领导，以便尽快指示办理。2009年3月以来，我校办公室一直坚持节假日值班制度，特别在重要敏感期及重大活动时期，均重点安排，领导带班、办公室人员轮班，使非工作时间的紧急电报、公文等也能及时送达有关领导及部室，确保公文正常流传，不误时误事。
严把机密性。公文大多是国家意志、活动的书面形式，是国家机密的集中体现，这就要求在公文传阅中密级文件不得泄密，一般文件也不能遗失。我校多次组织办文人员集中学习《中华人民共和国保守国家秘密法》、《保密工作制度》、《信息网络管理制度》等法制法规，并通报近几年来全国发生的典型失泄密事件，以增强办文人员保密意识。此外，学校多次派人参加国家和省上组织的保密培训，加大保密培训力度。学校机要室专门制作公文流转簿，公文传阅过程详细记录，包括文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间等信息，如果出现文件遗失的情况，既利于查寻，也便于确定责任，保证公文传阅各个环节周密细致。
3.讲求方式多样，确保公文传阅效果
公文传阅工作看似简单，实则重要而复杂。传阅方式不当，会造
成文件积压、断线，乃至泄密、丢失。反复实践后，我们总结出以下几种传阅方式：
回归式传阅。我校公文传阅以办公室机要秘书为中心，每一次传阅结束均要回到中心，再由中心送往下一阅文人。严密控制文件去向，灵活调整传阅顺序，避免文件中途滞留或遗失。所有阅文者的意见均跃然纸上，将批示内容集中形成民主决策和最终方案，作为准确的文书档案留存。
点对点传阅。对于一些急件、特急件、机密件或领导专门交代的文件，由机要秘书直接送至相关领导阅批，减少中间环节，节省时间，又缩小知密范围。
辐射式传阅。我校除在办公室设臵机要秘书外，还在各学院设臵文件传阅干事。对于阅知范围广、密级不高的文件，机要秘书与各学院干事之间实行单线运作，提高办事效率，且避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。
阅文室传阅。学校始终按照中央办公厅、省委办公厅《关于文件印发、阅读和管理的规定》中对离退休干部阅文的相关规定，克服西安、咸阳两地阅文的困难，每周四下午由专人前往咸阳校区专设阅文室，进行文件传阅工作，以保障离退休干部正常享受阅文权利。
公文传阅的各种方式是相互联系、交叉使用的，在具体操作过程中要根据公文特点及领导要求，合理组织传阅。
二、对提高公文传阅质量的实践与思考
1.轻重认清晰。公文传阅工作单纯，不易出成绩；被动性强，难以发挥创造性，经常被误认为是无足轻重的工作，工作人员也会忽视自身工作的重要性。其实不然，公文传阅做好了一个人可以调动千军万马，做不好一件小事也会引起轩然大波。中央和上级机关的大政方针、命令指示的传达贯彻，学校领导的决策、各项规章制度的执行，
无一不是通过公文传阅来实现的。如果公文传阅出现梗阻，必然会造成重大影响。为积极响应中央关于建设学习型社会、学习型政党的号召，我校把重视公文传阅工作与建设学习型学校有机结合起来，党委书记亲自召开办公室工作会议，强调公文资源和公文传阅的重要性，进一步促进了公文传阅高效高质地运作。
2.动静两相宜。“静”是公文传阅的重要特征，工作人员从始至终要头脑冷静、忙而不乱，按照“七要”扎实练就“静”功。签收公文要“三查”，查信封是否完好、查编号是否一致、查件数是否相符。开启信封要谨慎，以保证内装文件完好。登记备案要细致，让每份文件都有户口。阅件办件要区分，并用特殊标记提示轻重缓急。传阅次序要合理，遵循传阅流程又要灵活多变，避免延误办理。送交登记要清晰，做到每份文件的去向心中有数。勤查勤整要坚持，随时发现问题，以求迅速解决。
稳稳当当的“静”功配合勤勤快快的“动”功才能保证公文传阅顺利进行。工作人员要让文件在不同的领导、部门之间传阅，就要多跑路、快跑路。办理周期中，必然会上上下下、反反复复跑很多路。与此同时，还要经常清理文件，掌握公文运行情况，以防止公文积压、失控或散失。
3.灵活要牢记。公文传阅从收文到发文再到存档，必须严格遵守运转程序和规定。但传阅不仅要遵章守规，更要机动灵活。选择最佳时机，发挥公文最大效能。送取公文见缝插针，尽量选择领导不在的时间，避免干扰领导工作思路。传阅流程随机应变，一些知悉性公文可以根据领导的工作规律、工作动态和阅文习惯，安排传阅顺序，以缩短传阅时间。主次急缓明确标记，多数办件都有时限要求，呈送公文时要给领导以提示。
三、不断加强公文传阅的信息化建设
办公自动化的普及和网络时代的来临，对我校公文传阅信息化水平提出了更高的要求，需要不断地加强和完善。
目前，我校校内文件除一些上报请示或专项报告外，均在校园内网可以查阅。用户在权限范围内可随时查询利用，掌握学校工作动态。近几年，办公室利用部门网页，将内容重要、可公开发布的领导讲话、文件精神、政策法规在网上公布，专人负责、及时更新，让更多的教职员工学习上级指示精神，扩大了学习范围，提高了工作效率。
学校OA系统尚不完善，公文处理流程的部分环节仍待修订，为此，办公室多次引进专业机构论证系统改进方案，以期建立高效、透明、规范的内部网络办公系统，构建精简、效能、廉洁的公文传阅流程，为学校的改革发展做出应有的贡献。
