文件管理制度
文件收发规定
第一条 公司的文件由综合管理部办负责起草和审核，总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，综合管理部办审核，总经理签发。
第二条 文件签发后，送综合管理部统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
第三条
第四条 文件和原稿，由综合管理部分类归档，保存备查。
属于秘密的文件，核稿人应该注明\"秘密\"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第五条 文件统一由综合管理部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
第六条 外来的文件由综合管理部专人负责签收，并分类登记。由综合管理部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
第七条 传阅文件由综合管理部专人负责收回，对领导指示的文件，综合管理部应及时组织传达和落实。
- 1应同主办部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，综合管理部应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交发文部门，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应送交发文部门，同时由发文部门备份，原件转交综合管理部备档，切忌横传。
5.发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第三节 发文的管理
第八条 发文的规定
1.全公司上报下发正式文件的权力集中在综合管理部，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向综合管理部提出发文申请，并将文件底稿交综合管理部审核。
3.对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由总经理批准签发。
第九条 发文的范围
- 3文件；
（3）文件按阅读权限分类，可分为：全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总经理级阅读文件；
（4）文件按回复时效分类，可分为：紧急、急件及普通件；
2、文件回复时效：对于紧急文件，收件人应于12小时内给予答复；急件，收件人应于24小时内给予答复；普通件，收件人应 于48小时内给予答复；且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；
3、文件传递机制：对于指令性文件，全体收件人应传阅并签字确认；
4、文件存档办法：所有文件原件应统一交由行政处保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅；
5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。
第五节 文件的借阅和清退
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签字确认，经综合管理部经理同意后方可借阅。
第十一条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条
综合管理部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条
各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
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第七节 文件的销毁
第十六条
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合管理部应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。
第十七条
经审核同意销毁的文件，应派由综合管理部经理统一销毁。
- 7然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由综合管理部收回归档。
第十一条
所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十二条
公司发文，一定要由综合管理部统一编号 1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2.公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3.财务部发文，用财字(××年)××号； 4.工程部发文，用工字(××年)××号； 5.预算合约部发文，用预字(××年)××号； 6.市场部发文，用市字(××年)××号； 7.人事行政部发文，用人行字(××年)××号；
第十三条
红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
- 9文件种类主要有： 6.通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。
7.通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 8.决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 9.函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三节 文件格式
第七条 文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、文件字号、主题词等。
1.文件的标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，并标明发文单位和文件种类。除批转法规性文件外，文件标题一般不加书名号和其他标点符号。
2.向上级部门请示的文件，一般只写一个主送部门；如果需要上报另一个上级部门时，可以用抄报的形式。
3.发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 4.文件字号一般包括部门代号、年号、顺序号。几个部门联名发文，只标明主办部门的文件编号。
5.文件如有附件，应当在正文之后、部门名称之前，注明附件的名称和件数。 6.收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。 7.文字一律从左至右横写横排。
- 114.加强文件检查催办工作。综合管理部人员对有领导批示的文件及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
5.领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交综合管理部人员立卷归档。
第十六条 发文处理
一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 1.草拟文件的要求：
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令、公司制度和公司的有关规定。如提出新的制度规定，应尽量与原来的有关制度相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
（3）引用的文件要写明发文部门、文件编号、标题和发文时间。
（4）草拟文件必须使用统一格式的文件稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（6）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
2.文件审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送综合管理部核稿。
审核的重点： （1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令、公司制度；与本单位发过的文件是否衔接。
- 13第二十一条 本细则从××××年××月××日起施行，过去有关文件处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。
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