技术档案管理制度
一、
公司技术档案管理规定
根据国家档案局国档发[1987]8号文关于《国营企业档案管理暂行规定》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本公司的实际情况，特制订本暂行规定。
一、公司档案室档案库房由行政部统一管理，指定经过业务培训并取得合格资格的人员负责日常工作。
二、档案库房应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识和技能和培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。
三、禁止无关人员进入档案库房。凡进入库房者必须遵守管理规定。禁止携带易燃、易爆、易腐蚀性及水等可能危害档案安全的物质进入库房。
四、凡接收入库的档案资料，均应按局有关规定进行整理、编目、上架排列及提供利用，力求做到符合规范、整齐划
一、美观庄重。
五、库内档案资料实行结合目录体系分类分区存放的原则，并在密集架上注明具体位臵，做到方便保管和提供利用。
六、档案资料只能在获得批准的情况下，在阅档室查阅和摘录，批准复制的，由档案管理员负责监督办理。
七、行政部应监督档案库房管理情况，不定期地进行检查，并及时处理存在的 1 问题。档案室负责人每日应对库内温度、湿度及其他情况进行检查，并做好记录备查。若发现重大或紧急情况，必须立即采取适当措施，同时报告行政部经理甚至公司主管领导。
二、公司档案室工作实施办法
一、为提高档案室工作的效率和规范化程度，根据国家档案局发布的《档案馆工作通则》，结合实际制定本办法。
二、公司设立档案室为专门机构，直属于行政部，作为保管档案材料的基地。
三、档案室是公司科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其业务受行政部及档案业务主管机关的指导、监督和检查。
四、档案室的基本任务是经维护公司历史真实面貌的前提下，集中统一地管理本单位的文书、科技、会计、声像、实物等各类档案材料，保护档案的完整和安全、积极提供利用，为企业的生产经营和国家的社会主义现代化建设服务。 档案室负责以下工作：
1、接收和规范化整理档案；
2、按规定科学地管理档案；
3、开展档案的查、借阅和利用；
4、编辑提供档案史料；
5、进行档案的编研。
五、档案室应当建立严密的规章制度，维护国家和企业的秘密，提高工作质量。
六、档案室工作人员应努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，认真执行党和国家的方针政策及本单位的管理规定，遵守法规纪律，热爱档案事业，刻苦学习档案业
2 务和科学文化知识，不断增强综合素质，以保证工作任务的顺利完成。
七、档案室接收《三水汇景电器冷气工程有限公司文件材料归档范围案卷类目保
管期限表》规
定的以下档案：
1、全部的工程施工类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案；
2、全部的党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案；
3、保管期限为5年及其以上的会计档案。
4、全部的声像类和实物类档案。
八、接收档案的要求和手续：
1、确保档案材料的完整性。
2、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签名盖章。
九、对档案室的档案，要以类别为单位，进行科学的排列、编号。第一类档案要建立检索目录和其他必要的工具。
十、档案室库房必须坚固适用，并配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。档案室工作人员应经过消防基本知识和技能的培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。
十一、保存期满无需继续保存的档案，由公司行政部组织鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
十二、档案室应进行下列统计工作：
1、对档案的收进和移出、案卷数量、利用情况，每年1月进行一次准确的统计；
2、每年按照统一的规定和要求，向档案业务主管机关报送本室基本情况统计表。 十
三、档案室主管领导和工作人员应对档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理，做好相关记录。
十四、要配备微型计算机、复印机等设备，积极应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。
十五、档案室应主动开展利用工作，设立阅览室，编制开放档案目录，努力改善阅览条件，为利用者提供方便。
十六、档案利用过程中要遵守保密规定，并且应当保证档案材料的安全和完整。
三、技术资料档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对技术资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护利用技术资料和档案，落实工程质量终身负责制，为公司的生产经营和施工建设服务，根据有关法律法规和质量、职业健康安全管理体系贯标认证的要求，制定本办法。
第二条 本办法应结合有关质量、职业健康安全体系文件的规定，在公司范围内实施，各部门、项目经理部均应遵照执行。
第二章 管理职责和规定
第三条 各部门、项目部应设专职/兼职文件（档案）管理员，指定主管人员，并将名单报行政部，以满足技术资料档案管理工作的要求。若人员变更，应及时告知行政部。
第四条 公司技术资料档案管理实行由行政部统一领导，各部门、项目部分工负责、分级管理的工作体制。
第五条 行政部具体负责公司发文件、外来文件（含有关法律法规）、基建和文书档案及相关照片档案、实物档案等的控制管理。
4 第六条 质安部具体负责质量、职业健康安全体系管理手册、程序文件、管理规定、内外审技术资料及工程质检资料的控制管理。
第七条 工程部具体负责技术性文件（含规程、规范、专业标准等）和工程技术资料归档前的控制管理。
第八条 财务部具体负责会计档案的管理。
其他各部门、项目部分别负责各自相应技术资料的管理。
第九条 项目部应将有关技术资料控制管理的信息传递至行政部；各部门、项目部应及时收集技术资料及其控制管理的信息，并传递至行政部分类后传递给各类技术资料的主管部门处理。
第十条 各部门、项目经理部对相应技术资料的完整、真实、安全及规范管理、及时准确处理等负直接责任。
第十一条 除图纸等特殊技术资料外，技术资料用纸一般为国际标准A4型（297mm×210mm），一律左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。技术资料原稿、档案材料一般用蓝黑、炭素墨水书写、签名，同一内容一般不得使用两种以上的书写材料，但有特殊规定的除外。传真件以热敏纸为载体的，只能将其复印件存档。
技术资料一般从左至右横写、横排，有特殊规定者除外。
第三章 工作程序 第一节 技术资料管理
第十二条 本办法所指技术资料是与产品和服务质量、职业健康安全相关的管理手册、程序文件、规定，国家法律法规、技术标准、规程规范，上级和公司颁发的管理性文件，自行制定的作业指导书，设计和施工文件及各种质量、职业健康安全工作记录。
第十三条 各部门、各项目部主管本部门技术资料，并在行政部指导下负责公文处理工作。
第十四条 技术资料管理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和企业秘密安全。
第十五条 公司文件（含通知、函件等）由主办部门/单位拟稿，其负责人审核， 5 行政部核稿，由行政部呈送总经理或被授权人签发（必要时由有关领导会签），然后由行政部统一缮印、用印，登记分发至各部门、项目部及其他有关单位。
第十六条 各部门、项目部自行发文，应由其主要负责人审批签字，由所属文件管理员负责传递、登记发送、立卷存档及其日常管理。
第十七条 所有技术资料格式应符合有关标准或规定，内容必须准确无误，做到文面庄重得体，用印端正清晰。文件管理员对此负有监督检查和督促纠正的职责。
第十八条 技术资料一般应由技术资料管理员签收。收文处理包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、查办、立卷存档等程序，由行政部及各部门、项目部文件管理员根据职责范围进行传递管理，承办人应记载处理／办理过程及结果并签名。
第十九条 凡配发给个人的技术资料，一律不得外借他人或任何单位，未经配发部门批准，不得复制任何内容。其他各类技术资料的借阅／复制，也应经过有关负责人审批，规定借阅期限／复制范围和数量，并由文件（资料）管理员登记，督促借阅人按期归还／按规定复制，办理领发手续。
第二十条行政部对与质量、职业健康安全体系有关的技术资料采用《有效技术资料控制清单》进行管理。清单发布后，各部门、项目部文件管理员应立即对照检查各场所、有关人员所用技术资料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作废文件，换领新文件。
第二十一条 技术资料可采用编注发放号、记载持有人姓名或加盖印章（印记）等方法，由文件管理员进行标识，防止混用、丢失或误传，但另有规定者除外。
第二节 档案管理
第二十二条 本办法所指档案，是指过去和现在公司各部门、项目部及个人履行职能（职务），从事生产经营、施工建设等活动，直接形成的对国家、社会和本局有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二十三条 公司档案主要包括科技档案（含工程施工类、基本建设类、设备仪器类）、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案。凡属国家规定应立卷归档的材料，必须由公司档案室集中管理，任何人不得据为己有。
第二十四条 应当立卷归档的各类材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》等的规定，分别由行政部、工程部、财务部及其他有关部门按职
6 能分配和业务范围收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。凡国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，
第二十五条 档案移交后，档案室应尽快组织编制全引目录、案卷目录等必要的检索工具，并按规定对档案进行标识，分区分类规范排列存放。
第二十六条 档案保管贮存环境应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识技能的培训，并能够进行操作消防器具，应按要求进行鉴定或审验，确保状态正常。管理人员应定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第二十七条 一般档案原则上只保存一份，特别重要的档案可根据需要和可能，多保存一套重份或复制件。
第二十八条 移交档案时应编制移交清册，交接双方应清点数量，核对无误后签字。一般情况下，档案室主管（部门）负责人或其委托的人员应到场监收并签名确认。
第二十九条 每年6月底前，由行政部负责人主持，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，共同对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定结束后应提出报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后销毁。
第三十条 销毁档案，须由主管领导指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁记录上签名。
第三十一条 档案室管理人员应积极主动地开展档案利用工作，为公司各项工作服务，并注意掌握利用效果。但是，借阅档案必须经档案机构负责人和主管领导审核批准，并按规定期限归还。凡涉及公司内部机密的档案不得外借，只能供公司和上级主管机关使用。
第三十二条 档案室应建立档案的收集、整理、保管、借阅利用、保密、统计等方面的制度；根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。
第三十三条 禁止任何个人、单位伪造、涂改、损毁、丢失、倒卖、赠送、私自保存或擅自提供、抄录、公布、销毁属于我局所有的档案资料以及应当保密的档案。
第四章 奖励和处罚
第三十四条 有下列事迹之一者，由行政部对有关人员予以奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用、管理做出显著成绩的；
（二）对档案的保护做出显著成绩的；
（三）同违规行为做斗争表现突出者。
第三十五条 凡有违反本办法第三十三条规定之一者，由行政部酌情给予行政处分；造成损失的，可以根据档案的价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
第三十六条 由于有关负责人或文件（档案）管理员玩忽职守或不按规定履行职责的，由行政部酌情予以行政处分；因此而造成重大损失或影响其他重要工作的，可参照有关规定做出罚款、勒令待岗、降职降级聘用、解聘、免职甚至开除的处理。
第五章 附则
第三十七条 本办法所引用的有关法律、法规、标准和规范发生修订的，按修订后的内容执行。
第三十八条 本办法由行政部负责解释。
第三十九条 公司发有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
十一、档案室职责
1.档案室在行政部经理领导下工作，业务上接受上级有关档案部门的监督和指导。
2.认真贯彻《中华人民共和国档案法》和有关档案工作的条例、规定、严格执行本公司制定的档案管理制度，有效地开展档案工作。
3.集中统一管理公司在工作活动中直接形成的除人事档案以外的全部档案。包括党、政、工、团和各部门和各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、技术档案、声像档案、专门档案等。
4.参加重要设备的开箱验收，以及科技成果鉴定和年度专业性会议。 5.负责各部门档案业务和管理、监督和指导。
6.加强档案的业务建设和管理工作，逐步实现档案工作规范化、标准化。
8 7.做好档案的保管、统计、检索、编研、利用、鉴定的销毁工作。 8.认真做好档案的安全和保密工作。 9.按规定向档案部门移交有关档案。
四、档案人员“四参加”制度
根据上级有关部门规定，档案人员必须参加工程重要设备的开箱验收，以及科研成果鉴定和施工技术会议的要求，结合我公司实际，特制定本制度。
1.工程项目的主要设备到货后，由工程项目部通知档案室派人参加设备开箱。 2.设备开箱时，档案人员要填写设备开箱记录，开箱后发现缺少出厂技术文件及说明书，由设备购进部门负责补齐。
3.设备开箱时，工程项目部如不通知档案部门，发生技术文件材料丢失，损坏或留在个人手中，视其情节轻重，追究有关领导及当事人的责任。 4.随箱设备资料由工程项目部和档案人员共同签字验收。
5.档案室派人参加工程竣工验收小组，从而确保工程竣工图纸和文件材料的齐全完整。
6.档案人员参加重点工程竣工、重大改进工程验收时，编制竣工图应以施工技术技术资料为基础，将设计变更和现场实际变化情况如实地反映到竣工图上。
7.科研项目鉴定、科技成果评定、以及召开年度专业施工技术会议时，有关部门应通知档案室派人参加。
8.凡科研项目鉴定、工程创优、科技成果评定工作结束后，由申报部门统一将评审结果的文件材料移交档案室。
五、档案人员岗位责任制
1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和业务部门制定的有关规定、办法、细则。
2.忠于职守，努力钻研为业务、不断提高政治素质和专业水平，以适应电力现代化的需要。
3.认真做好档案的收集、整理、立卷、保管、借阅、鉴定和编制检索目录工作，使检索手手续科学、快捷、便利。
4.参加工程重要设备的开箱验收、科研成果的鉴定以及施工技术会议。 5.负责制订档案工作的各项规章制度，对各部门的档案业务工作进行监督和指导。
6.认真执行党和国家的有关保密规定，确保党和国家秘密的安全。
7.开发利用，做好编研工作，准确提供适时信息，为公司经营决策和管理、提高经济效益服务。
8.完成领导交办的各项任务。
六、兼职档案员（资料员）岗位责任制
1.认真执行上级和公司制定的档案管理规定制度、做好文件材料的形成、积累和档案管理工作。
2.协助各部门有关人员将要归档的文件材料，图纸按归档范围进行组卷、归档，并及时向档案室移交。
10 3.及时向档案部门反映各部门人员对档案工作的意见、建议和要求。 4.认真做好档案资料的开发利用和统计工作。 5.认真学习档案业务知识、不断提高档案管理工作。
6.宣传档案的作用和重要性，检查各部门对档案管理制度的执行情况。
七、档案人员岗位责任责任制考核办法
为做好公司档案管理工作，发挥档案人员的积极性和主动性，根据上级业务部门有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
1.考核档案员的成绩。主要从德、能、素质三个方面全面衡量。 2.考核的具体内容： (1).贯彻上级的方针、政策。 (2).本职业务能力。 (3).组织领导能力。 (4).团结协作能力。 (5).工作态度。 (6).原则性。 (7).民主性。 (8).廉洁性。 (9).开拓创新精神。 (10）.工作成效。
3.考核办法采取民主测评和主管领导评价的方法进行。分优、良、中、差四个等级。
11 4.对履行本职岗位成绩显著者，年终给予表扬并给予一定的物质奖励。 5.对工作不负责任，考核为差者，给予批评教育，帮助改正，屡教不改者，调离档案工作岗位。
6.对玩忽职守、违反《档案法》《保密法》规定造成档案损失和失泄密者，视情节轻重给予批评教育、警告、行政处分、撤职、依法追究刑事责任。
八、公司档案借阅制度
1.档案工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想，做到热情接待，主动介绍情况，根据查阅人员的需要，及时、准确地提供所需档案资料。
2.凡因工作需要借阅档案，资料，一律凭工作证，办理借阅手续，外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经主管领导批准后方可借阅，借出的资料和档案限在阅览室阅看。
3.借阅和归还档案时必须双方当面点清，办好手续。借阅者必须爱护档案，不得在资料档案上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴、批注和有意损坏，不得转借他人，严防丢失。
4.档案材料的正本原则上不准向外借出，如确因工作需要，须经主管领导批准，办好登记手续，借期不超过一个星期，到期必须按时归还。凡遇下列情况者，应立即将所借资料，档案归还档案室。如调动、退休、离休、因工作外出，请假一周以上，节假日、因工作需要档案认为有必要收回的，借阅档案者必须将各类资料档案如数归还档案室，并按规定办理注销手续。
5.借阅党总支、公司会议记录和秘密以上的各类资料、档案、必须经总经理批准，
12 只限在室内查阅。并按规定严格履行登记手续。
6、查阅档案人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其它档案材料。
7、阅览人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。
九、公司档案统计制度
1.为了给分析，研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案部门要认真做好档案统计工作。
2.档案部门每年未对当年档案的收进、移出、保管、借阅、复制、利用效果，鉴定与销毁等情况进行统计。
3.统计数据要以原始为依据，做到准确、完整、可靠。 4.定期对库存档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整。 5.每年按规定向有关档案部门报送档案工作的基本情况统计表。
十、公司档案保管制度
1.档案的保管要符合档案的保护技术条件，认真执行公司制定的《档案库房管理制度》和档案借阅、保密、鉴定、销毁等制度。
2.档案库房必须有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等措施。室内必须保持清洁。
13 3.存放档案必须有专门的铁柜、箱架、不同载体的档案，按其不同技术保护要求存放。
4.档案存放要有系统和条理，设有全宗目录索引、卡片以及其它检索工具，从而提高工作效率。
5.档案部门每年要对档案的收集、整理、鉴定和利用情况进行统计。
6.定期对档案的保管状况进行检查和记录，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案的安全。
十一、档案库房管理制度
1.档案库房设专人管理，非档案人员需查阅档案资料时，必须由档案人员查找，技术资料只准在阅览室阅览。
2.档案库房的管理，应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害生物和防污等安全措施。
3.档案库房要保持适宜的温湿度，一般情况下，温度保持在14oc～24oc，相对温度保持45～60%，同时做好温、湿度记录和检查工作。对不适宜的温湿度及时进行调整。
4.档案库房要保持整洁、箱、柜排列合理，做到整齐、清洁、通风、美观，便于查找和使用。
5.档案库房严禁吸烟和使用明火，不准在库房内堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。
14 6.对电源、线路、开关、电器设备、消防工具，应定期检查，发现隐患及时整改并立即报告。
7.档案工作人员每天下班前要检查库房内门窗是否关好，每次离开库房把门锁好，每月检查一次档案的安全情况。
8.档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，严禁进入。
十二、公司档案利用制度
1.档案工作人员要树立全心全意为人民报务的思想，熟悉库藏档案的情况，积极主动、热情为利用者报务。
2.档案部门要根据利用者工作的需要，编制档案检索工具。如总目录和分类目录、全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇编等。
3.及时收集整理档案利用在施工、科研、管理中所产生的经济效益，了解利用成果，从中得出档案提供利用的经验。
4.凡利用档案者都必须按规定办理有关手续，同时填写《档案利用效果登记表》 5.在开展利用时，要正确处理好利用和保密的关系，使保密不影响利用，利用不致于泄密。
二十一、公司档案保密制度
1.档案是党和国家的宝贵财富，而档案工作则是一项特殊的机要工作，必须认真执行《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》以及上级有关规定，严守党和国家机密。
15 2.档案管理人员应认真执行党和国家有关保密制度，维护档案的完整与安全。 3.查阅档案人员，应按规定办理查阅手续，未经主管领导许可不准私自抄录或复制。查阅[密级档案需经主管领导批准，限于阅览室查阅，不得外借，更不得复制。违者按《保密法》和《档案法》追究责任。
4.档案室要严格执行保卫保密制度，外来人员不得随意进入，如在保密工作中玩忽职守，造成档案文件泄密事件或损失者，都要依法追究责任。
5.档案保管工作，每年进行一次自查，发现问题及时报告。
