涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。随着市场经济发展的日益深入，市场竞争不断加强的条件下，涉外秘书职业的性质和特点、秘书工作在管理活动中的地位和任务都决定了秘书在职业道德、知识才能、心理品质等方面必须有高标准的职业素养。.
一要具有良好的职业道德素质
作为秘书人员，我们就要自觉履行秘书的各项工作，认真辅导领导做好各工作。要有强烈的责任感和事业心，不越权，不渎职。作为一个辅导者，要严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是、别出心裁都是职业道德所不允许的.其次，在外事接待工作中，要坚持维护国家主权和民族尊严，自觉遵守外事纪律，不得失密泄密.最后，要注意口头和书面保密，务必做到不回答与自己业务无关的问题，不在外宾面前谈内部问题；外宾的馈赠，未经上级批准，不得自行接受。
2、er秘书的知识和智能结构
秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位，工作繁复、杂乱，大都带有综合性和全局性，这就要求秘书要有较为广泛的知识，特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识。这包括了一般的基础知识、专业秘书知识、商务谈判和良好的表达能力。2.1基础知识
秘书接触的人往往是四面八方各行各业的人，从事工作的人员只有具有比较广泛的各学科基础知识，才有较大的才能发挥空间。不管遇到任何来访者都不至于无话可说或是打不开话题。有了广泛的基础知识，便会正确的审时度势，随机应变，成功的处理各种问题。阿曼跑去跟玛丽卡度假，跟银行的签约时间就要到了，杰西为了让公司能拿到这笔贷款。不惜硬闯俱乐部，并且将商业餐会安排在阿曼所在的俱乐部。
2.2专业知识
是秘书人员具有的基础知识和辅助管理知识得以充分发挥作用的关键，是称职的秘书人员应有的知识。杰西拥有商业和金融方面的知识，并且获得商业管理学位
东西方文化都有着悠久的历史和传统，在形成发展过程中，既相互排斥，又相互吸收。涉外交往的前提是必须尊重各自文化个性、风俗习惯。只要尊重对方的文化习俗，才能避免误会和“非礼”。一是东方文化崇尚集体和团队精神，而
西方文化崇尚独立和个人自由。在西方国家，人们崇尚个人自由，不愿意受到来自外在的干涉。二是在交往的空间上，中国人的空间距离相对较近。西方人觉得中国人过于亲近，而中国人又会觉得西方人过于冷淡、傲慢，过分疏远，是不友好的表现。三是东方文化等级观念强烈。在西方国家，除了英国等少数国家有着世袭贵族和森严的等级制度外，大多数国家都倡导平等观念。如美国崇尚人人平等，不论是社会上，还是在公司中，人人都凭实力去竞争。在家庭中，美国人不讲等级，只要彼此尊重，父母与子女可直呼其名。四是东西方文化在交往的观念、方式上有着明显的差别。在西方国家中，特别重视对方的隐私权，凡是涉及到个人状况、政治观念、宗教信仰、个人行为动向等隐私的都不能直接过问。西方人一般不愿意干涉别人的私生活和个人隐私，也不愿意被别人干涉。五是尊重妇女在西方国家是其传统风俗，女士优先是西方国家交际中的原则之一。无论在何种公共场合，男士都要照顾女士。
3、秘书的心理品质
一个出色的秘书人员，除了要有系统的知识和智能结构更需要的是良好的心理品质。3.1具有高尚的道德情感
人的举止行为符合社会的行为标准，才能产生积极的情感，否则，就会产生消极、否定的情感。工作时要有积极的热情这样才能全心全意的投入工作，想方设法把工作做好。做到对领导热情而不讨好，对群众热情而不失原则。同时在工作中要尊重自己的领导。杰西因为外貌丑陋而遭到同事们的排挤和嘲讽，但是她总是能够很好的做好心理工作，从不会因为同事们的排挤和嘲讽而放弃。也不会讨厌同事。
3.2培养自觉性、坚持性、果断性和自制性
秘书工作之中要自觉的认识和理解领导的意见，不去盲目符合，充分发挥自己的主管能动性，减少行动的盲目性。秘书在工作上表现出持之以恒，坚持不懈的克服困难与消除障碍，完成既定的工作目标。在发生突发情况时能够头脑冷静，迅速理解所发生的事情，及时做出判断，采取果断有力的措施，试问题得以妥善解决。对于秘书来说，具有自制力，善于控制自己的感情、行为，抑制自己无益的激情、冲动，是迷失职业修养不可缺少的心理品质。
四是要具备扎实的语言功底和较高的翻译素质
具备扎实的语言素质在对外交往中可以增加整个单位的内在形象，以提高达成交易的几率和办事的效率。对于涉外秘书人员而言，在具备一口流利的外语能力的同时，也要提高书面语言素质和身体语言素质。“欲交往，言为先。”口头语
言是人类沟通信息最直接也是最能体现个人魅力的方式之一。因此，涉外文秘人员提高口头语言的素质至关重要。写作是秘书人员的一项基本技能。书面文字表达要讲究文采和艺术性，工整又精炼的文字可以提高整体的外在形象。在实践过程中要提高语言素质，除了学习，还要学以致用。口头上的语言要随时随地注意运用；书面上的语言要检查用语还要经常练习，不断使自己的语言做到准确、精炼。在平常与人交际的过程中，还要注重细节的追求，适时地运用好身体语言，以达到长期的预期效果与目的。
文秘人员应具备扎实的中、英文功底和较强的文字操作能力，熟悉各娄应用文的格式与内容要求，会速记，成稿速度快；文学素质修养好，文笔流畅，能主编各种内部刊物，组织企业文化宣传，甚至要会写快板书、诗歌等。较为熟练地掌握一门外语和计算机应用技术．是现代企业对文秘的基本要求，外企尤其如此。对文秘。外企首先要求能熟练掌握英语与电脑，否则门都不能进。英语方面，要求听说写能力强 许多前去外企应聘文秘的大学生虽拥有
四、六级英语证书，但听说能力过不了关．甚至无法同客户进行一般El常交谈，更无法处理秘书事务，只能被拒之门外；计算机方面，要求文字处理技术熟练．汉字录人至少达到每分钟80字；要熟悉各种办公系统软件，台制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；要会应用数据库及数码，要台排版编辑扫描；能上网查阅文件并互相交换。少数企业还要求会捕平面设计；还要会使用传真机、对讲机等现代办公设备。
三、掌握英语文书写作能力
不同于以往的英语作文，涉外文秘人员必须掌握格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之一。虽然商务合同的具体事项各有不同，而且现在不论是政府
部门还是大小公司都会有各自的合同格式，但是还是有必要明确了解各项条款。我们常用的书面文本有四种：合同、确议书、协议和备忘录。前两者多用于商务贸易，而备忘录多用于团体和政府部门。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三个部分(首部，主体和尾部)组成。合同中用词极其考究，具有特定性和专业性，而且正式又准确。
四、提高专业英语听说能力
“听”是人们言语交际能力的一个重要方面，它包括接受信息、识别、判断和理解声音信号等几个层次的心理活动。对于涉外文秘人员来说，要想真正掌握英语，用英语与外商轻松自如地交流，就必须尽快提高自己的英语听力水平。听得正确是说得流利的重要前提之一。人们发现尽管学习了多年的英语，即使读写没有什么大碍，但跟外国人的口语交谈却十分费力，究其原因，主要有以下几点：发音不准确。假设我们的发音能做到和外国人的发音完全一样，就一定能够听懂外国人的语音。英语本土人士一般是用“底气“发音，而多数中国人倾向于只用口腔发音，说出来的话口音差别很大。因此，找一盘发音纯正的英语磁带，反复认真地模仿，这是很有必要的。
随着社会的发展，对文秘人员的要求越来越高， 文秘应是复台型人才，要具有较强的文秘专业方面的实践能力总之，上述六个方面并非孤立存在，需要有机地结合起来掌握和运用。涉外文秘人员只有将这六个方面融会贯通，并在实际工作中很好地予以体现，才能更好地适应新形势下的涉外工作，提高办公室服务水平。
