浅谈档案现代化管理
张红梅
河南省特种设备安全检测研究院，郑州45000
4摘要：什么是现代化档案管理？如何制定档案现代化管理规划并勾画出一个科学的、全面的、切实可行的档案现代化管理“蓝图”是摆在各级档案事业负责人面前的重要议题。下面我谈谈自己的看法，供有关同志参考。 关键词：档案 管理
引言：现代化管理是以系统沦为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动：定量化，就是把复杂系统中的变量及相关系，用数字形式表示出来，建立数字模型，进行定量分析，预测未来或调整方向：信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析、利用反馈信息进行预测和决策：智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性，积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。
1 现代化管理是相对传统管理而言的
现代化管理是以系统沦为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动：定量化，就是把复杂系统中的变量及相关系，用数字形式表示出来，建立数字模型，进行定量分析，预测未来或调整方向：信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析、利用反馈信息进行预测和决策：智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性，积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。档案现代化管理总目标的最佳效果，应是最大限度地开发保护档案，延长档案的寿命：最大限度地开发档案信息资源为社会各界服务。要取得档案现代化管理目标的最佳效果，必须做好三件事：一是最大限度地延长档案寿命：二是利用计算机技术提高档案管理效率，和水平，开发档案信息资源，为社会各界服务：三是对电子文件的收集、整理、形成电子档案，丰富馆藏。三件事不是各自孤立的，而是又相互依赖和相互制约的关系。第一件事是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发：如果没有第二件事，延长档案寿命就失去它应有的意义，也就是说，做第二件事要靠做第一件事为基础，做第一件事的意义要靠做好第二件事来体现。如果没有第三件事，在电子时代，档案就失去了继续丰富馆藏的源泉，变成无源之水，无本之木，其后果就不甚设想。三件事都要靠人去做，特别是第
二、第三件事，科技含量高，所以管理人员科技素质的提高，就显得尤为重要。
2档案保护，必须做好6各方面工作现
档案保护，必须坚持以防为主，防治结合的方针有关档案的保护技术和方法，内容非常丰富、广泛。概括起来，档案保护，必须做好6各方面工作：一是创造良好的档案保存和利用的环境条件并不断完善：二是重视档案有害生物的防治：三是档案要不断地修复加固：四是开展档案再生性保护：五是认证研究新型载体的保护技术：六是档案保护技术要规范化、标准化。提出上述6各方面工作的原因：一是因为这6个方面，实实在在地把档案进行档案馆后，所能遇到的影响档案寿命的各种因素及防治作者简介：张红梅（1963--？）女本科 馆员 研究方向：档案管理 联系方式：13613818678 郑州市商城路281号汉博大厦7楼
方法都考虑到了：二是他体现档案保护技术以防为主，首先体现在“创造良好的档案保存和利用环境条件”上，保存和利用的环境条件好了，才能事半功倍，减少其他几个方面的压力。但这只能抑制，不能杜绝档案生虫，长霉“重视档案有害生物的防治”的任务依然很重：只能减缓老化速度，不能杜绝档案老化，因此“档案要不断地修复加固”。任何一种档案，总有毁坏的时候，这就是事物运动的客观规律。因此“开展档案再生性保护”就显得非常重要。现在新型记录材料层出不穷，有针对性的保存，保护技术必须尽快跟上，因此，要认真研究新型载体的保护技术“。上述各项保存、保持技术和措施，牙都要科学化，不能再凭经验办事，”要规范化、标准化，方便档案好糊技术的操作和落实。
上述6各方面都是最大限度地延长档案寿命，千方百计挽留档案信息资源，满足现在需求，泽惠于后人的不可缺少的措施。个档案管理部门，在制定档案现代化管理规划是，在档案保存、保护方面应以解决本部门实际存在的具体问题为主，不要面面俱到，以达到最大限度地延长本部门保存的档案寿命为目的，选择适合本地区特点的克星的方法与技术，并明确具体的奋斗目标。
3档案需要科学化管理
我国档案事业利用计算及能达到什么程度？不妨大胆设想一下：档案全文用计算机管理：各种档案业务及管理工作全部用计算机进行：档案信息交流用计算机进行：档案的各种媒体用计算集中统一管理等等。这些设想。在技术上都是可以实现的因为计算机有科学计算的数据处理、实际控制、辅助设计、辅助制造、文学处理、数字通信及智能模式等功能和成熟的技术，足以说明档案部门的一切工作都可以用计算机及网络技术进行。我国档案界于70年代末开始应用计算机辅助档案管理的尝试，至今已有20多年，也取得不小成就，大体上可分为调查论证、初步试验、技术攻关、推广应用等阶段。截止到1998年底，全国各级各类档案管理部门已有计算机18818台，开发了上百各种类型、各个层次的档案管理实用系统。我经过长期思考和深入实际考察，同时也借鉴一些发达国家的经验，认为在档案部门，计算机将会在8个方面得到广泛地应用：一是档案目录信息管理，这是档案管理最基础的工作，要尽可能将重要和使用频率高的或对外开放的档案目录用计算机管理起来吧 二是文件、档案一体化管理，由于计算机进入办公室，将文件管理的两个阶段，即文件处理和档案管理紧密地联系起来，文件、档案一体化已成为必然的发展趋势；三是档案全文存储与检索，特别是电子文件的出现，档案全文存储与检索已成为档案部门应用计算机管理档案的发展趋势之一；四是档案信息的多媒体集中统一管理，由于数字压缩技术的发展、完善，大容量记录载体的出现，使档案信息多媒体集中统一管理从可能变成现实，它在档案部门将会得到广泛地应用；五是档案业务计算机辅助管理，档案业务的方方面面，都可以通过建立计算机辅助管理系统，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平；六是档案编研计算机辅助管理，开发档案碥研计算机辅助系统，加速编研速度，提高编研质量、推动编研工作进一步发展党员 七是计算机用于档案保护及库房管理，通过开发、研究，建立多项辅助系统，用于档案保护的各项措施中，为延长档案寿命做出贡献；八是档案部门办公自动化，建立各种各样的计算机行政管理系统，提高档案部门行政管理效率和业务水平，促进档案事业的发展。
从上面所述我们可以清楚地看到计算机在档案部门的应用范围，是沿着纵横两个方面发展党员 一是从档案目录信息管理开始，发展到文件，档案一体化管理，档案的全文管理与检索，档案信息的多媒体集中统一管理，是一条沿着档案实体的纵向发展路线斗争 另一是从档案实体管理开始，发展到档案业务辅助管理、档案保护及库房管理的应用、档案编研辅助管理、档案部门办公自动化等，是一条不断扩展应用领
域的横向发展路线。然后用计算机网络技术将它们联系起来，构成整体，成为一个单位档案信息局域网络管理系统。再将各单位档案信息局域网络管理系统，通过选用广域网的设备和协议，档案部门的局域网应与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。这是一幅线条非常清楚的“蓝图”，实现这幅“蓝图”只是迟早问题和实现到什么程度！这是信息时代发展的必然趋势，是客观规律，不以人的意志为转移。我们设想：实现这幅“蓝图”，档案信息资源将会得到最大限度地开发利用。实现这幅“蓝图”，也不是一件轻而易举的事情，我们必须积极认真地贯彻稳步前进的方针，不能一哄而上。另外，当代信息处理技术和方法是多样的，其用途和特点也各不相同，而且更新换代很快，几年就是一个生命周期。档案部门一定要根据自己的实际情况和需要，来选择信息处理方法、技术和设备，不能盲目地追求高新处理技术和设备，否则就可能走弯路，甚至造成无法挽回的损失，这是我们实现这幅“蓝图”过程中，需要注意的另一个问题。
4 随着办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，将要让位于数字代码序列的电子形式。
电子文件如何归档是当今档案界共同面对的大问题。美国、加拿大等西方发达国家，也无成熟的经验和方法。但这是一个非解决不可的问题。否则在信息时代就无法继续丰富档案馆藏，无法发展档案事业。从这个意义上说，解决这个问题就显得特别重要并已到了刻不容缓的时侯。国家档案局于1996年9月开始着手组织有关人员对电子文件归档与电子档案管理进行研究，着重解决和明确的问题是：
1、什么是电子文件？电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。国外对电子文件、电子档案并没有严格的界线，但考虑我国档案管理的传统习惯，我们将电子档案定义为：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。
2、电子文件、电子档案的特性是：数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、物理结构和逻辑结构之间关系的复杂注、对元数据的依赖性。信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享生等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。
3、电子文件、电子档案真实性的维护。档策在法律上的凭证作用是基于它的原始回对纸质档案来说，内容的原始性是附着在形式的原始性上，借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，原治性体现为内容和形式的统一，原件成为集中两种原始性于一身的统一体，所以强调原件。电子档案无原件可言，需要对它的“原始性”作新的解释。对—份电子档案来说，只要它的内容是当时的是原作者撰写或制作出来的，从末修改过，我们就应当承认它是原始的，不管它的形式如何变化。我们要从技术上、行政上采取各种措施，确保它的原始性。
4、电子文件归档不同于纸质文件归档，因为电子文件是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档是属于无纸形式，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。它的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、鉴定等都与纸质文体归档有区别。
5、电子文件、电子档案使用载体的选择，要根据实际情况的需要，如收集积累阶段就可以选择软磁盘，但作为电子档案长期保存，就千万不能选用软磁盘。要尽量选择有标准的、有应用发展前途的、性能稳定耐久并得到公认的、能较方便地确定各种因
素影响的反应，并能较方便地进行保护的载体。
6、保管电子档案与保管纸质档案的区别：在纸质档案保存时，人们是在防虫、防霉、修裱加固、字迹恢复等方面下功夫。而保管电子档案，则需要依据其特性和软硬件平台的变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。
7、电子档案利用与纸质档案利用的区别：电子档案利用一般有直接利用、提供拷贝、还修传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术是多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，采取技术措施，加强对电子档案利用的管理，就显得特别重要，特别是安全、保密方面的管理。
8、电子档案管理的设备配置：电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案具体情况，配置相应的计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是数据库系统、网络设备及相关的软硬件。数据库是“源”、网络是通向各接收和使用单位的“线”，各接收及使用单位是“点”，点、线、源构成接收、利用、管理的整体。
9、电子档案对应的软度件更新时的对策：计算机软硬件过时，使得电子档案寿命受到威胁，我们设想了几种电子档案长期保存的方法。如建立计算机技术档案馆、仿真技术、拷贝、再生性保存、迁移等。我认为最有生命力的是拷贝、迁移、再生性保存，其它两种方法，也有一定的有效性，但不能长期坚持下去直至永远。对电子档案长期保存来说，拷贝、迁移、再生性保存三者结合起来使用，可能是上策。
10、电子档案的管理环节，应在纸质档案环节的基础上，增加电子文件形成的参与和档案长期保存。两者根本的区别是电子档案的各个环节技术含量很高。电子档案管理，实一项系统技术工程。所以，要求电子档案管理必须具备的知识和技能，是档案管理基础知识算机应用及自然学科基础知识等，还要具备的外语能力。电子文件归档、电子档案管理与开发利用子档案长期保存，涉及到许多方法、技术、标建立，甚至档案管理理论及方针、政策的变更就需要我们在今后相当长时期内，认真研究实践，逐步加以解决。
五、为档案现代化管理的建设做出越的贡献
国家档案局档案科学技术研究所，多年来一直围绕着保护档案延长档案寿命、借助计算机提高档案管理开发利用的效率和水平、电子文件档与电子档案管理等方面开展研究工作，取得百项科研成果，为档案现代化管理的建设做出越的贡献。特别是他们于1999年11月26日与深圳市怡软技术开发有限公司，合资成立了北京纪科怡科技发展有限公司（简称世纪科怡）。司提倡“求实、敬业、协作、创新”的精神，“天时人和贵”的文化氛围，使公司上下团结发，不断取得新成就。他们以超常规的速度，多种档案管理软件，世纪科怡在不到一年时间内，已开发出4大系列16种共62个版本的品，即“科怡2000档案管理系统”系列、“科怡合档案馆管理系统”系列、“全国档案工作年＃理系统”系列、‘科怡数字化信息管理系统”列。其中“科怡2000档案管理系统”，被列入不多的中华人民共和国科技部2000年国家成果重点推广计划，这在档案部门还属首次。纪科怡已和山东、吉林、黑龙江、内蒙古、湖北、西、福建、江苏、浙江、北京、重庆、深圳等省、自治区及计划单列市档案系统合作，有的省分公司或销售公司，推广“科怡2000档案管理统”。世纪科怡和深圳市档案馆合作，承建全国一个数字化档案馆。世纪科怡近期奋斗目标与各省、市、自治区档案局密切合作，全面“科怡2000档案管理系统”，在致力于推动现代化管理的建设过程中，树立公司的良好象；中远期奋斗目标是：进一步加大科研投资极开发新的应用软件，拓宽产品的应用范围和域，扩大市场覆盖面，真正确立世纪科怡的市场地位和品牌形象，并进一步发展，跻身于世界软件企业行列。软件行业技术含量高，需要高术、高素质人才，而且投资大。为此，世纪科怡2000年8月23日，又进行了增资扩股，和上市广东开平春晖股份有限公司建立了战略伙伴系，使资金得到进一步的充实。在充分挖掘内潜力增强自身造血功能的同时，又和武汉大学成合作协议，成立“科怡实验室”，
解决高技术素质人才的来源问题。世纪科治是一个活力强、积极奋发的高科技企业，是档案科学技术研究所为推动全国档案现代化管理建设走出的路子，他的成立将会为21世纪我国档案事业展做出新的贡献。
结论
我们可以清楚地看到计算机在档案部门的应用范围，是沿着纵横两个方面发展党员 一是从档案目录信息管理开始，发展到文件，档案一体化管理，档案的全文管理与检索，档案信息的多媒体集中统一管理，是一条沿着档案实体的纵向发展路线斗争 另一是从档案实体管理开始，发展到档案业务辅助管理、档案保护及库房管理的应用、档案编研辅助管理、档案部门办公自动化等，是一条不断扩展应用领域的横向发展路线。然后用计算机网络技术将它们联系起来，构成整体，成为一个单位档案信息局域网络管理系统。再将各单位档案信息局域网络管理系统，通过选用广域网的设备和协议，档案部门的局域网应与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。
