单证工作流程
一、装柜前
1、尽早与操作确认近段时间的装柜安排情况，尽早了解客人的装柜货物，以便安排报关事宜。侵权仿牌货物必须要与经理和报关行确认好如何报关，以降低风险、减少损失。 正常来说，我公司可以选择的报关方式有以下四种，义乌正常报关（冲），义乌特报，口岸正常直报（工厂货，没有逃商检或其他涉证问题等），口岸特报。
2、 装柜前一天安排好次日要装的柜子，从操作那边接过“操作业务交接表”，按照表中的安排，填写拖柜确认（后转给财务及经理签字）、缮制拖车的拖单（并传真给车队调度）。尽早通知车队安排跑单去领取箱单、安排提柜，拖车的拖单上必须详细列明柜型，加封地点，目的港，船期，箱单地址和联系人；另必须备注此票货物大概重量，以便车队为我们安排合适的车型。对于外地外省装柜的，先与车队确认拖车价格，并告知财务室登记审核。
注意：无论高柜或是小柜，都必须尽早确认，以防货运高峰期，车队无法正常安排拖车。小柜需要拼车，更需尽早确认，且确认后拒绝取消，否则由此产生的费用由我司承当。
3、
向跟单员或者客人要拿到详细的装柜清单，了解其货物的通关情况。汇报此柜报关的选择，以及此选择下会产生的费用和可能会出现的结果。
二、 装柜当天：
1、装柜当天，拿到车队箱封号信息之后，确认司机几点能到指定装柜地点，待确认后，及时通知仓库做好准备，同时通知跟单员以及客户。
（1）若柜子能在规定时间左右到达，通知客人及时装柜，以便在下午报关时间之前有准确的报关数据。
（2）若柜子无法在规定时间到达的，则预计一下下午是否来得及报准确数据，可以的话，就按照正常操作程序走，万一不可能报准确数据的，则要跟经理确认，是预先算一下报关数据，还是放弃义乌报关，选择去口岸直报。
2、选择义乌报关的单子，按以下程序操作：
（1）义乌报关的柜子，在装柜当天早上11点之前务必要将报关数据之外的报关资料发至报关行，以便其为我们做联网资料。尤其是其中的货物清单，必须做到详细、准确，包括货物的品名、材料、用途（可没有）。义乌报关，联网时间满足4小时以上方足以算为联网，海关对联网报关的柜子采用较低查验率，对未联网的柜子采用较高查验率的原则。
（2）与仓库核对箱封号等箱单资料，以防车队或者司机在发送箱封号信息时有误。报关清单资料发送之后，需及时与跟单员确认实际装柜的情况，看与清单是否相符。并且，请务必及时跟进装柜进度，确保下午规定时间之前能完成装柜事宜。
（3）及时更新装柜清单，这是报关这一程序中，最重要的一个环节，尽可能的做到真假参半，完善报关资料、三联单、舱单数据等资料，以便下午加快做资料的时间。
（4）有单子的日子每天下午2︰30之前，必须提供最后确认的报关资料给报关行，其中包括出口国家、目的港、报关数据、车牌号、提单号、船名航次、箱封号、截关时间、报关地点、报关清单（此为最后确认的、不可更改的）。
（5）在提供报关资料时，请与货代确认清楚此柜的出口口岸，并在报关资料中注明是北仑港区、梅山码头、上海洋山海关、上海外港海关、还是舟山海关，其中上海或者舟山出口的柜子，称为内支线。若报错出口口岸，报关行的报关员将被扣分，而且海关中改单也是一件很麻烦的事情。其中，内支线舟山的柜子，有可能需以分拨模式报关，请告知报关行。内支线上海的单子需问清楚出口口岸，可分为洋山海关和外港海关。
（6）报关之后请根据报关行回传的报关单来缮制三联单，这也是非常重要的一项工作。三联单数据的所有信息必须与报关一致，包括三联单抬头、毛件体数据、货物品名、及柜子的基本信息。转关用三联单请注明通关地址，并于货代确认好，会将三联单带到通关地址，以便转关行转关之用。
（7）完成三联单数据之后，要缮制好舱单数据，发送至货代处。舱单数据即为货代发送预配的依据，必须与提单信息一致。现宁波海关对义乌转关的单子，要求三单一致，故请尽可能做到三单一致。但是在客户对提单品名有强烈要求的情况下，请与经理
确认，是在报关品名上做出修改，还是在提单资料上让客人做让步。再无路可退的情势下，我们可以选择舱单、提单品名与三联单有些许的不同。但是请谨记，舱单资料与提单资料必须完全一致。另外舱单数据请及时发送给货代，并催促其及时发送预配信息，以便转关行及时转关。
（8）义乌报关的单子，要提醒司机要去义乌加封，当晚记得与司机确认是否已加封完毕，是否能按时回宁波进港。
3、
宁波报关的柜子，按以下的程序操作：
（1）在装柜前就应已跟报关行确认好有这么一票单子要报关（买单OR特报）。 （2）装柜当天下班前将报关资料发给报关行，资料要求与义乌报关相同。同时与报关行确认好三联单数据。
①
普通买单报关的单子，三联单、舱单、提单资料信息全部一致。
②
特报的单子，在把报关资料发给报关行之后，根据报关行所要求的三联单品名去做三联单资料，后发给货代，并让报关行安排跑单去货代处领取三联单，以便隔日报关之用。于此同时，要记得按照我司客人所要求的提单资料去缮制舱单资料，并发给货代，催促其按时发送预配信息，以便报关行报关。
（3）宁波报关的柜子记得提醒司机不用去加封装柜完成之后请直接回宁波进港。
4、散货出口
散货出口必须在收货完成之后，马上安排托运至货代指定的宁波仓库。操作程序如下： （1）从操作手上接过进仓通知书，写清楚取货地址、联系人、货物毛件体，后传真给森港货运，并确认几点可以过去取货，后通知仓库。
（2）从会计处领取一份报关单据寄货代所提供的寄单地址，以便其安排报关行报关。一份完整的报关单据包括核销单、报关单、报关委托书、空白公章纸、空白发票章纸。
（3）根据实际散货的收货情况，缮制报关材料，包括报关单、装箱单、发票、购销合同。之后电子版或者传真至货代处，以便其按此资料填写核销单、报关。
三、
装柜完成之后，后续工作：
1、
报关之后，请谨记，必须在截关日前将提单信息确认完毕，发送给货代，以免产生截单费用。提单资料请按照操作业务交接表和舱单数据制作，收发货人按照操作的安排去填写，品名、数据、箱封号、船名航次资料等按照舱单数据去填写，核对无误后发给货代。注意：MSK只接受WORD格式的确认件，其他船公司可提供EXCEL格式。
2、
在提供完毕提单资料后，按照实际的出柜情况，缮制后续单证。
（1）太平船务（PIL）东非线的单子（我公司主要显示为MOMBASA、DAR ES SALAAM两个点）： ①
与提单确认件一起提供的还有船公司的HS保函，格式有固定填写，其中内容包括：船名航次、提单号、商品品名（与提单一致）、品名对应的6位数HS编码。
②
要提供一个FERI NO.，否则船公司无法签出正本提单。此号码无法律效力，仅为签单用，故可以自己编写：可在填写申请格式后，发给广州公司，申请此号码：亦可根据客人资料，自己缮制FERI NO.证书，修改证书上号码、收发货人资料，以及此票单子的所有信息之后，请将此证书的正本格式件发给货代，以便其提供给船公司签单。 （2）所有尼日利亚（正常来说，目的港为：TINCAN、APAPA）的单子，都要提供以下三个号码：FORM M NO.、BA NO.（暂时可以不提供）、CTN NO.，否则船公司不予签单。 ① FORM M NO.和BA NO.由客户在目的国申请，故在提供提单资料之前就应尽早向客人要到此号码。
② CTN NO.由我们广州公司申请，此号码不可编造、造假，必须经由正规途径申请有效号码。在提单资料可以确定之后就可以按照提单资料填写申请格式，发广州公司申请此号码。出号周期大概为一至两个工作日，必须提供此号给船公司，否则将产生截单费。 （3）出口刚果布（例如目的港为：POINTE—NOIRE）的单子，要提供ECTN NO.。申请要求及程序同CTN NO.。
3 在提供我公司的提单确认件格式信息之后，货代会回传一份船公司的提单信息格式，请根据我们最后确认的提单资料核对仔细，确认无误之后回签OK，正本OR等通知电话。
4、
根据实际出口情况，来申请产地证（CO、FORM A、FORM E），质量证书等资料，申请资料一般与提单资料一致，除非客户有额外要求，则按照客户要求去缮制申请资料。务必仔细核对申请资料，确认无误后发到深圳公司，安排申请正本。
5、
买保险的单子，先跟客户确认保险金额，受益人，与保险公司确认保费成本后记入操作报表，再做申请资料给宁波保险公司申请安排买保险。通常情况，两个工作日内便可以收到保单。
6、
每个单子都要填写对应的操作报表，公司有固定格式的操作报表，记得每一项都填写清楚，如有查验、落箱或其他费用产生的，也需注明费用及原因；如有由于个人失误产生费用的，也需列明清楚费用及原因；如有需申请其他资料的，报表中也主注明。完毕之后，将第二联转交财务室登记留底。
7、
每周更新船务清单和拖车报关费用单，发给会计做统计。如何缮制，可参照前人留下的模板。
四、 特殊情况，补充说明工作流程：
1、
查验
（1）义乌报关的单子，在装柜子当天晚上，集装箱进场加封时即会有信息。
①
若是高柜查验，请跟车队确认，车子压夜，并尽快按照报关情况和装柜情况，做出判断，这个柜子查验，大概会有何种结果产生，并通知经理。
②
若是小柜查验的，则需确认是否落箱。首先要根据实际装柜情况判断柜子查验之后是否可以放行，若无法放行的，则选择柜子；若柜子基本可以放行的，则跟车队商量，是否可以将车子停在义乌压夜。但是无论是落箱还是压夜，都要经过经理的批准。 （2）次日一早，上班的第一件事情就是提供准确、详细的装柜清单给报关行，并催促报关行，尽快将我们的柜子靠上查验台查验。一般来说，查验时公司人员需过去现场，以便了解查验情况、装柜情况。
（3）查验之后，马上与报关行确认柜子查验结果。
①
若放行，通知司机、车队柜子已放行，并交代司机出场加封后，回宁波换铅封进港。 ②
若移交，则安排好工作日程，次日去海关缉私科交罚款，后去通关科办退关。此前应与公司确认好，此柜退关之后是义乌重报，还是去宁波直报。
A、重报的要安排好当日的重报事宜（重新报关，按照义乌报关的程序重新操作）。 B、不重报的，则通知司机，不用加封，直接出场，回宁波。此种情况下，请记住用临时的铅封或者锁将柜子锁好，以保安全；但是必须提醒司机，进港时需换上船公司的专用铅封，不然，轻则影响进港，重则影响柜子出口，导致查验，或目的港无法提柜。 C、查验后义乌未重报的柜子，要安排好口岸直报的工作（按照宁波报关的程序操作）。
2、
美加线截AMS信息，欧基线截ENS。
此二者不同，但是资料、信息都必须与提单资料一致，必须在截关前一个工作日提供给货代。
（1）截AMS的单子，有两个截关时间：正常截关时间，截AMS时间。这种情况下，以截AMS时间为截单时间，安排装柜时间必须在截AMS信息之日之前。
AMS信息格式填写，其中内容包括：提单号、船名航次、箱封号、收发货人详细资料（包括电话、传真、邮编）、货物品名（与提单一致）、HS纺编码（商品编码）、起运港、目的港。
AMS每票25美金，修改AMS每票40美金。
（3）截ENS的单子，也有两个截关时间：正常截关时间，截ENS时间。这种情况下，以截ENS时间为截单时间，安排装柜时间必须在截ENS信息之日之前。按正常情况，只有目的港或者中转港为欧洲基本港的航线，才需要单证提供ENS信息，但是特殊情况，CMA北非线也要截ENS。
ENS信息也有格式填写，其中内容包括：提单号、船名航次、箱号、货物品名对应的毛件体（总和必须与提单毛件体相同）。ENS资料中，需补充提供收发货人、通知人的电话、邮编。
ENS每票25美金，暂未修改过，故还不清楚修改费用。
3、电放提单的单子，在会计通知下来可以电放之后，出具电放保函给货代，要求其电放提单。并要将提单的电放件发给客人，以便其安排凭电放件提货。
