加强档案管理 夯实法院发展基础
人民法院档案管理工作是法院全局工作不可缺少的有机组成部分，档案工作的好坏，既直接影响到法院审判工作的正常开展，又直接影响到国家秘密、审判秘密的安全和当事人的合法权益能否得以有效保护。当前，随着社会经济的快速发展和人民法院审判任务的日益繁重，做好档案管理工作尤其重要，对促进法院各项工作，促进社会和谐、经济和政治稳定发展具有重大作用和深远意义。
一、法院档案管理工作的特点
法院各类档案是法院各项工作真实的记录和历史的再现，是人民法院的宝贵财富。人民法院档案包括诉讼档案、行政文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、法医学鉴定文书档案等等。在前述档案中，诉讼档案是人民法院档案工作的主体，是重中之重。它是人民法院审判工作的重要依据，是法院案件质量的重要组成部分，是法院依法办案的载体。诉讼档案从文体的种类到立卷方法，从档案的收集到实际利用都和其他文书档案有着许多不同的特点：一是诉讼档案材料中有许多证据材料，是孤本，一旦丢失损毁，将造成无法补救的后果；二是诉讼档案的形成过程是人民法院在审判活动过程中形成的，从立案、审理（执行），具有区别于其他专业单位档案的严格司法程序。诉讼档案既是在审
判工作中生成，又是下一阶段审判工作的重要依据，终审档案是复查、再审的必要依据；三是诉讼档案是对审判工作进行监督的重要凭证。人大及其常委会、人民检察院和法院自身的审判监督庭对案件审理进行监督，都要依靠诉讼档案，没有这个凭证，监督工作就无从开展。
二、法院档案建设管理中常见问题与原因分析
（一）法院档案建设中容易出现的问题与原因
法院档案的建设是一个不断完善的过程，在此过程中基础设施建设、人才队伍建设和管理制度建设容易出现滞后的现象，从而约束了档案工作的有效开展。
1、基础设施建设滞后。由于基础设施建设跟不上形势发展的需要，对保障档案的安全管理、归档效率和及档案工作的顺利开展存在隐患。（1）档案库房不够。现在档案库房虽然已增加至6间，库房容量16万卷，但现有的库房只够存放往年案卷，按一年增加档案3万卷计算，每一年需增加1间库房才能满足档案发展的需要；（2）派出法庭办公大楼在建设过程中未考虑专门档案库房。现在的档案是在各业务庭（室）先将案卷装订归档再上交档案室统一存放，各派出法庭没有设臵专门的档案库房来制作和存放诉讼档案，给诉讼档案的安全带来隐患；（3）档案室没有完善的配套办公环境。阅卷室、档案验收室、工作人员办公室没有明显的功能定位区分，导致查阅人、交档工作人员、档案人员、验卷人员等集中于一间办公室，不利于档案的保密工作，易造成
档案的泄密及遗失；（4）档案库中的密集架、空调、抽湿机等设备没有配全，有的库房有，有的库房没有，不利档案的长期稳定存放。
2、人才队伍建设滞后。（1）档案工作人员不足。随着我院收结案逐年大幅上升，档案管理工作也日益繁重。从建院之初的几千宗到现在的三万宗，档案人员也从原来的3人到现在的8人，但工作人员仍需要加班加点解决档案的验收工作；（2）档案工作的专业队伍缺失。首先，我院从事档案室工作的人员专业化程度不高，没有一个是毕业于档案管理专业的，他们都是在工作中通过学习培训，逐渐摸索出经验，因此很难对法院档案建设管理进行科学地规划、系统地管理、高效地工作。其次，兼职档案员的工作素质不高。我院现有的兼职档案员基本上是跟案书记员，有些甚至是实习生，他们对案件的整理和装订秉着交差应付了事的态度，文件入卷时材料错乱无序、材料遗漏缺失、目录和卷宗封面项目填写不全、纸张不符合要求、装订不齐等现象常有发生，这给验卷人员带来很大的工作量，也延迟了案件归档的时间。
3、管理制度建设滞后。从97年制定《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案归档制度》等一系列档案管理制度开始，至2003年对此制度进行修订后，档案管理制度已经历十年变革，但离档案的综合管理、科学管理、规划管理还有很大的差距。首先，没有一套完整综合的档案管理制度。现有的档案管理制度比较简单且都是单一的制度，没有很明显地规定各个环节的具体工
作、规范化操作方法、验收的详细标准、档案的公开准则、档案的机密等级划分、档案的通报追究制度等等；其次，没有相应的档案工作人员培训制度。无论是上岗培训，还是专业技术培训，都没有纳入到日常工作事务类，人员的培训只是靠口头传述，没有实质理论性的指导，缺乏综合能力素质的培养，人员固步自封，不利于今后的发展需要；再次，没有一套符合我院实际的行之有效的奖罚制度。每年到清案归档的时候，总要催交，各业务庭对案件移交工作不够重视，未把档案管理工作提到重要的日常工作议程中，归根结底是没有一套明确的、长期有效的奖罚激励制度。
（二）法院档案管理中容易出现的问题与原因
在档案管理工作中，由于档案意识薄弱及责任不明确等因素，使档案“久结不归”、“久借不还”等现象已司空见惯。
1、档案“久结不归”。由于各业务庭（室）档案意识非常薄弱，没有充分认识到档案管理工作中的主要性，没有把档案工作作为审判（执行）工作中的主要一环，放在与审判及其他管理工作同等主要的位臵，重审判轻档案，从部门到个人都因为忽视档案工作而没有做好工作的统筹安排，导致档案应及时移送归档而不移送，积压在各业务庭（室）的审（执）结档案逐年递增。有些档案因拖延放臵过久，加之人员岗位变动交接手续不规范，出现案卷散落甚至遗失的情况，这都挑战着档案的安全性和保密性。同时，由于业务庭（室）不注重日常档案的管理，到清档时才搞突击战，不仅影响了各庭（室）的日常审判工作，而且给档
案室人为地制造了工作混乱，导致档案室“案卷爆炸”，打乱了各方有序地工作节奏。
2、档案“久借不还”。由于个别庭（室）和个人档案责任意识不强，对借出地档案未能按时归还，且更甚者经多次通知仍臵之不理，久催不还。在往年的档案清查工作中，发现借用人与实际使用人分离，一分借出的档案经借用人、转借人、实际使用人等多人使用传阅，最后由于借用时间长，各相关人员互相推诿扯皮，致使档案下落不明。若相关人员能严格按照借阅档案的相关规定，明确档案责任意识，及时归还，档案借用逾期不还的现象就能杜绝，这不仅保障了档案的安全性和保密性，同时也提高了档案的综合利用率。
三、龙岗法院档案管理工作的措施与成效
（一） 统一思想，提高认识
档案管理工作不仅是档案室的工作，也是各业务庭（室）的 工作，更是全院的工作，档案管理工作做得好不好势必影响我院的整体工作大局。为此，必须把档案工作作为审判执行工作的重要一环予以足够的重视。首先，各级领导要统一思想，树立大局意识、服务意识，充分认识档案管理工作的重要性，切实做到领导要重视；其次，部门负责人要有管理意识，科学地规划本部门的档案管理制度，落实兼职档案员的岗位工作职责；最后，具体工作人员要落实岗位责任意识，及时立卷、装订、移送归档。只有从领导到部门负责人，再到具体工作人员，形成一层抓一层，
层层抓落实，才能创造档案管理地新局面。
（二） 舍得投入，充实基础
由于法院档案管理的复杂性和档案信息的重要性、机密性，我院领导十分重视档案安全保管的保密工作和监督管理工作，并加大资金投入，建设相关基础设施，这不仅保障了档案的安全管理，还有效地提高了档案管理工作地效率。（1）我院档案室现有办公室2间，阅卷室1间，配臵了性能优良的IBM电脑及彩色打印机，以及复印机和碎纸机；（2）档案库房增至6间，其中临时库房4间，共有面积567平方米，加大了案件存储容量；（3）对档案库房、阅卷室装臵了电子监控仪器，确保了档案的保密与安全；（4）我院根据国家标准建成了储存量14年左右的密集柜库房，配有中央空调、抽湿机、温湿度记录仪等设备，并装配了目前国内最先进的火灾自动报警及消防联动控制系统设备。
（三） 建章立制，规范管理
建章立制、规范管理，明确档案整理移交工作的具体部门和责任人，制定符合我院实际的行之有效的奖勤罚懒制度，形成以制度管人、管事的管理机制，促进档案管理工作的有效开展。(1)跟案书记员负责立卷归档制度。由跟案书记员负责该案卷的整理装订，由于书记员清楚案件的过程，了解各类案件信息和证据材料，从而保证了案卷归档的各类证据材料完整齐全，避免材料的遗漏，确保了案卷归档质量。但由于书记员需要专心投入到案件的审理、执行工作中，难免在档案管理方面或多或少的造成疏忽
与，以至影响了案卷归档的质量；（2）严格执行装订立卷标准验收档案。对各部门移交的档案，档案盒封面和卷宗封面利用计算机打印，对各部门移交的档案先签收并按规定验收，对不合格的档案，如不利用计算机打印档案盒封面和卷宗封面的，一律予以退回。把合格档案的有关信息录入电脑并打印，由各部门核对无误后，签名确认，以档案室验收合格为报结；（3）借阅档案严格实行审批、登记制度。对于上级法院、其他法院、本院干部及外单位或个人借阅档案，一律以最高人民法院《人民法院档案管理办法》规定为准则，实行审批、登记制度；（4）责任明确的奖罚制度。对档案“久结不归”的，实行上报、通报，并作为年终评优评先的参考；对档案“久借不还”的，在限期内未归还所借档案，又不办理续借手续，对借用人予以通报批评，并扣除一个月的执法津贴；对档案工作取得成效的庭（室）和个人予以通报表扬；（5）逐步完善档案管理制度。目前我院档案室编制了《法庭机构设臵及组织沿革》、《人事任免》等12种编研资料，共67本，档案检索目录共68本，所有档案实现了计算机目录检索，实现了快捷、准确地查阅和利用档案。
（四） 加强检查，狠抓落实
一方面档案室要加强对各业务庭（室）档案整理的指导工作，定期举办档案知识培训班，以提高兼职档案员对审（执）结案件的立卷、整理、装订的指导工作，同时要严格按照档案管理规定的标准验收各业务庭移交的新审（执）结档案，以提高移交档案
的合格率；另一方面，要以一定的形式，如利用电子屏幕、协同办公系统等工具定期公布各业务庭（室）年度、季度、每月移交档案的质量和数量，营造内部相互监督，相互促进的档案管理工作新氛围。
四、龙岗法院档案管理工作的下一步构想
以我院“数字法院”建设为契机，从法院审判实际出发，实行立案、审理、执行、归档全过程的实行电子化档案管理模式，当事人证据处理方式将由传统的纸质及复印件的流通方式向电子证据流通方式转换,使我院档案管理工作再上一台阶。
（一） 电子化档案管理的实现方法与措施
电子化档案管理模式是指利用扫描仪、电子文档、数字影像视频数据、存储系统以及软件处理系统等综合处理案件所有信息的管理模式。法院将组建独立的证据存储数据中心系统，即经过证据扫描仪获得电子证据图片的电子证据数据库存储中心以及电子文档存储中心。
1、立案阶段。将当事人提供的证据材料核对无异后，由专人负责扫描成电子文档录入系统，并根据生成的案号形成固定的链接，方便法官、当事人在审理过程中的随时更改或查阅。
2、审（执）阶段。法官、书记员可以随时通过身份认证进入该系统进行各类审判活动，避免了在众多的案卷中翻查，也避免了案卷在审理过程中的遗失，使审判工作能更加方便快捷地开展。
3、结案归档阶段。各类案件信息在结案时已排列有序，内容准确无误且符合要求，归档过程只需由专人负责确认打印，自动装订成卷入库保存，彻底减轻了案卷归档工作繁重压力，大大方便了案件归档报结卷宗整理工作，也保证了案卷归档的质量。
4、档案借阅阶段。所有电子证据通过案号索引来进行规范存储和管理，由案件管理系统进行统一的各种增减和实时查询，查询人根据所给的权限调阅相应的案卷，确保档案的安全性和保密性。
（二）电子化档案管理的作用
1、电子化档案保证案卷信息的稳定长期存放。现有的纸质档案对存放环境要求很高，需要恒定的温度、湿度，才能保证纸质档案的有效存放。同时，由于借阅人经常翻阅案卷，会造成案卷破损，甚至页面损坏。采用电子化档案后，能够避免纸质档案的大量翻阅，同时对纸质档案做双重备份，降低纸质档案丢失造成的无可弥补的损失。
2、缓解“案多人少”压力，提高档案管理工作效率。在案件审理过程中，各类案件信息通过电子文件的方式存储在数据库中，随着案件审理的推进，书记员录入的各类裁判文书，以标准格式自动排序到电子案卷当中，法官、书记员通过授予的权限进行增减修改及打印，最后通过系统自动排序打印装订入库归档报结，在很大程度上减轻了工作量，提高档案管理工作效率。
3、规范案件管理规程，提高案件管理质量。电子化档案的
管理紧密联系着整个案件的立案、审理、执行过程，只有要求信息录入无误才允许进入下一阶段，直至案件审结，以至于在各个阶段相关信息的获取与保存都得到了合理的录入与规范的管理，保证了审判工作的合理规范及案件管理质量。
4、保障案件信息安全，提高审判效率。案件电子信息在案件管理系统中可以在权限范围内任意流通、实时共享，同时也可实现跨部门、跨机构的业务协同处理，如立案过程中法院与检察院、公安局，审理过程中法院与区政府、人大等部门，执行过程中法院与监狱、国土局、工商局、银行、边防等的资源共享、业务协同的联合处理，这将大大提高案件审判效率，实现司法行政的大协同，彻底避免了法院信息化建设“信息孤岛”现象的出现。
电子化档案管理的构想虽然还存在许多攻坚难关，但是在我院党组的正确领导下，各业务庭（室）与信息化技术小组的积极配合下，随着我院“数字法院”建设进程的不断推进，相信在不久的将来，我院电子化档案管理模式将付诸实践，从而为加强档案管理，夯实法院发展基础提供更有效的保障。
办公室
二○○八年三月十四日
