在企业把办公室工作做好的方式
如何搞好企业办公室工作，作为一个从事办公室工作不久的新手，本人提出了一点个人看法，以期抛砖引玉，为共同搞好办公室的工作,为企业的改革发展和基层单位提供更好的服务。
1 做好办公室工作，需要仔细研究办公室的各项职能
办公室是一个企业不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏，对企业及其他部门的全局工作有着直接的、重要的影响。
管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面：
一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜；
二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人，办公室的值班、保卫、通讯联系，单位的办公环境管理等；
三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务；四是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。
综合协调职能有如下内容，一是统一步调，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实；二是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行协调，进而化解矛盾。
监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导，其目的是使他们迅速、准确、有效地完成决策目标，其主要内容：一是监测工作进度，检查工作质量；二是督办；三是排忧解难；四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。
研究办公室的职能内容，对于我们明确办公室的职责和权力，做好办公室工作有着十分重要的意义。
根据办公室职能的要求，办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。办公室人员要不断学习，提高自身素质，这样才能适应办公室工作的需要。
2 如何履行办公室工作的各项职能
要履行好办公室工作的各项职能，应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。 “一实”，即求实。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉实事求是。
“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
“一博”，即博学。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“杂家”，成为复合型人才。只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。
“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。
“三心”，即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，
要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让人满意。做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。
3 处理好关系到办公室工作的“四个关系”
3.1 处理好“专”与“博”的关系，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。
企业机构改革后多数单位实行的是党政办公室。这种情况下办公室的“专”，是说自身业务，诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家，应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”，是指在与企业事务有关的其它方面的知识，诸如预算管理、人力资源管理与开发、医改、房改，乃至企业所在地的人文地理、政策环境等，也必须涉足其中，不能当门外汉。某种意义上说，办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。这样，才能达到办公室工作不仅仅是秘书功能，而且是拳打脚踢的全能。
3.2 处理好“动”与“静”的关系。谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。
这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何，往往是为人处事能力的真实写照。古人讲的“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。学会做人，做事就可能事半功倍，有时甚至达到“四两拨千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不讨好，还可能招来非议。
3.3 处理好“虚”与“实”的关系，既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。
作为党政合署办公的办事机构，承担党务、纪检、精神文明建设、工会、指导群众组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与。如近些年集团公司开展的职工体检、工会、团委系统开展的活动等。作为企业行政办事机构，面对企业管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。如实纪录过去不是办公室的主要工作，而要达到一种“重要的不是事实，重要的是对事实的理解，是如何对新的事实作新的理解。”的较高境界。
3.4 处理好“忙”与“闲”的关系，既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷
俗话说文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条张弛有度的曲线。首先要加强工作的预见性，每年的工作会、职代会的材料可以预知的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。其次要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理大量的一般性事务性工作。
4 如何使办公室工作更上一个台阶
作为一个综合办事机构，办公室主要负责公司的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等事项，是服务领导、服务基层的窗口，是部门能否有效开展各项工作的关键，从事办公室工作责任重大。我认为有两点特别重要。
4.1 锐意进取，不断加强自身学习，提高业务能力 办公室人员是部门领导的左膀右臂，直接影响到领导的工作效率。不仅工作态度要好，善于处理各方面的关系，而且自身的能力、水平要高。要做一名优秀办公室管理人员，首先要发挥主动性和积极性，不要像个闹钟，扭一下，转一下，有问题要自己寻求答案；其次要有较强的组织和表达能力，多思考，说话、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。办公室工作很繁杂，有时好比是七个壶七个盖，你要同时保证每个茶壶上都有一个盖。比尔.盖茨说过，“办公室人员要能胜任公司的各种复杂的工作而不厌其烦”。因此，必须不断学习，提高自身的业务素质。
4.2 坚持不断创新，逐步完善工作机制，反对因循守旧 创新是办公室工作的持久动力。办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口，在创新上下功夫。办公室工作包罗万象，消防长安工程、治安管理、部门方针目标、劳资、人事的、教育培训、规章制度制定和执行等等，制高和创新点很多，关键是要不断解放思想，勤于思考，勇于实践。
5 结语
办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转，为企业的改革发展和基层单位提供更好的服
怎样做好办公室的工作的具体要求
一、明确办公室文员的工作职责。
1、根据领导的要求和单位实际工作需要，完成有关报告、文件的起草、修改工作，完成种类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、计算统计、打印、复印、传真及电子邮件收发工作，及时送交领导或按要求传给合作单位和客户；
2、负责办理各类文件、资料、报刊的收发、登记、阅签、整理、装订、归档、保密工作；
3、负责接听（转接）电话和接待来访人员，并做好详细记录，及时报送给领导批示；
4、熟悉国家各项法规及本单位行业法规、政策，及时和政府部门、上级管理单位和重要合作单位沟通联系，收集、下载、获取=撰写有关重要文件和信息，及时向领导提供重要文件、信息、参加会议通知和建设意见，协助领导日程安排，提醒领导应尽快办理有关工作；
5、负责会议的筹备、会议通知的拟定、下发工作，负责会议记录和文字材料的吞吐量。负责领导和各部门信息的下达和上传工作；
6、负责领导办公室的清洁卫生的打扫和整理，做好领导办公相关的准备。
7、负责办公的清洁卫生，保管好办公室物品，做好办公室设备管理及保养工作。
8、密切、主动和领导沟通，早请示，晚汇报，主动获取工作，认真完成好领导交办报其它工作。
二、熟悉所在企业的企业文化、发展历程、当前现状及企业未来的战略目标。 企业文化的内涵：企业文化是企业生产经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富和物质形态。它包括企业文化观念、价值观念、企业精神、美德规范、行为准则历史传统、企业制度企业机构、文化环境、企业环境、企业产品等。其中价值观是企业文化的核心。 企业文化的意义：企业员工通过学习所在企业的企业文化，企业文化氛围明确表达或暗示了企业反对什么和禁止什么，支持什么和鼓励什么，宣扬什么和传播什么。让员工在潜移中化去接受企业，赞同企业，维护企业。使员工正确建立与企业共同的理想、目标和价值观念，使员工融入企业并产生对企业的忠诚感、主人翁责任感、认同感、自豪感和归属感，潜意识的对企业产生一种强烈的向心力，从而能够为企业吸引产留住大批有用的人才。
只有了解企业的文化，你才会热爱这个企业；只有了解了企业从无到有、由弱到强，不断壮大的发展历程，你才会信任这个企业；只有了解了企业当前的现状，你才能发现企业存在的问题，当前需要解决的问题，才使得你的工作有价值、有目的性和针对性，你才会真正融入这个企业；只有你了解认同了企业未来的战略目标，才能更好地鼓舞士气，调动积极性和主动性，激发出强烈的参与热情，和企业荣辱与共、体戚相关，和企业一起去创造、共享美好未来。
三、了解企业所属的待业熟悉该待业政策法规、待业特点及动作规律。
四、内强素质，外塑形象，体现出良好的职业化状态。
A、诚实守信，稳重踏实，宽窄理解、舍己为人；自尊、自重、自爱、自强，身心健康，无社会复杂关系和不良习惯嗜好；
B、对企业单位有高度的责任感和忠诚度，绝不背叛和出卖企业单位，有大局观和全局观，工作认真负责，坚持原则，能正确处理好“大家”和“小家”，企业单位利益和员工个人之间的关系；
C、懂得感恩，懂得珍惜，懂得回报/；面对企业单位和领导对自己的知遇和重用、面对亲人、朋友对自己的帮助，我们要懂得感恩，要珍惜自己的工作机会，珍惜领导对自己的信任和支持珍惜亲人、朋友对自己的帮助，当然更应该用出色的成绩和真情去回报他们。人记住：真诚的微笑、真诚地道一声谢谢、真诚的祝福和问候很重要。
D、自信但不自负。敢于开展工作敢于接受挑战，超越自我。敢于接受批评和自我批评，虚心听取别人的意见，面对批评和意见，绝不能强调理由，做到有则改之，无则加冕的态度，不断学习、不断完善，提高自己的工作水平。
E、仪态优美，外在形象端庄大方，气质好。表情眼神自信镇定且真诚，经常保持微笑且笑容自然，善于倾听，倾听时要有眼神交流；穿着不能浓妆艳抹和奇装异服，化淡妆，穿着得体、和谐、大方，体现职业化；坐姿、站姿、行姿、蹲姿要做到标准规范，体现出优雅的职业体态；语言表达吐词清晰，语速恰当适中，声音甜美有亲和力。 F、要熟练地掌握办公礼、商务礼仪和社交礼仪、电话礼仪。 G、微笑露一点，说话轻一点， 理解多一点，脾气小一点， 理由少一点，做事多一点， 脑筋活一点，做事细一点， 效率高一点，行动快一点， 嘴巴甜一点，汇报多一点。 电话礼仪：
1、重要的第一声：当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使对方能顺利展开对该单位有了较好的印象。“你好，这里是XX公司”声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。
2、打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
3、端正的姿态与清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的；若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满省略因此打电话时，即使看不见对方，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会或因为声音粗大，让人误解为盛气凌人。
4、迅速准确的接听，现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，接听电话，以长途电话为优先，最好在三声之内接听。电话铃声响一大约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
5、认真清楚的记录，随时牢记7个电话记录要素：何时，何人，何地，何事，为什么，如何进行，对方电话。这些要素都是十分重要的。电话记录既要简洁又要完备，有赖于7个电话记录技巧。
6、有效电话沟通，我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分很需要，不敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复：“他不在”，即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。 但对方来电找单位重要领导接电话或查询重要领导的电话，一定要先问清楚对方是谁，什么单位，什么事由，在征得单位领导同意后，才可转接和告之号码，否则应找个开会或不在的理由委婉拒绝，但应做好记录。
对对方提出的问题应耐心倾听，表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非得已，否则不要插嘴。期间可以提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通。
接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。 挂电话前的礼貌：要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后客气地道别，说一声“再见”，待对方挂掉电话后，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
五、具备较强的语言表达能力，口才好，能说会说
1、不该说时要少说，该说的时候要能说、会说。不该说的时候，如果口若悬河，滔滔不绝，夸夸其谈，会给人留下轻浮、草率和不可靠的感觉；该说的时候（如工作交流、商务洽谈、汇报工作、会上发言等）必须能说、会说，还要说得好，否则就是没有思考、工作能力差的体现。
2、在工作和冬小麦中，每个人每天和客户、朋友、同事、领导之间难免有话要说。说什么、怎么说，什么话能说、什么话不能说，这些都能够反映一个人对说话艺术的掌握程度。很多时候有些人吃亏就是因为不懂得如何说话。聪明的人在与人说话时都会特别注意考虑当时所在环境与场合，把话说得真诚、亲切、友善、耐心、易于接受，又不失原则。注意每句话说出来之后可能给他人事业的感受，如会不会伤害对方之类，切忌语气急躁、生硬、狂妄、嘲讽、刻薄，这些都绝不允许。
3、掌握礼貌标准用语，诸如“请”、“谢谢”、“”不用谢、“别客气”、“没关系”、“对不起”等。这些文明礼貌标准用语是尊重他人的具体表现，是友好关系的敲门砖，体现的是员工良好的个人修养和企业单位伏特的企业文化和品质，所以非常重要。
4、说话要做“声音清晰、悦耳、吐字清脆，普通话流行自然，语速恰当适中，声音甜美有亲和力。
5、说话要有中心思想，要主题鲜明，目的明确，层次分明。说话时动以情，晓之以理，用真诚友善=细致耐心=易于接受、换位思考又不失原则的方式让对方了解接受你的观点和看法。切忌在谈话时无重点、无主题，中心思想不明确，语无伦次、简单生硬的错误和尴尬的局面。
6、俗话说，有调查，才有发言权，要想把话准确、正确地表达出来，说到关键点上，首先还必须鉴于对所谈事后清晰的、深入的和正确理解。
六、具备较的应用文（公文）写作能力，写一手好字，写一篇好文章
1、人微言轻一名办公室文员，必须明确应用文（公文）的概念、种类和各处的应用场合必须明确常用的应用文（公文）的写作格式和规范。
应用文的概念：应用文是以实际应用为目的，如实地反映客观事物与真实思想，按照惯用格式写成的、为处理日常公私事事务而使用的文章的统称。
公文的概念：公文是公务文书的简称，是应用文的一种。它是党政机关、个别事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 公文的分类：1）按公文来源分：分为对外文件、外来文件、内部文件 2）按行文关系分：分为上行文、平行文、下行文 3）按作者性质分：法规文件、行政文件、党的文件
4）按阅读范围和机密程度分：公布文件、普通文件、绝密文件 5）按办文时限分：特急公文、急办公文、常规公文 应用文（公文）的种类及应用领域、场合
1) 计划：是在工作或行动民族服装预先撰写的具体内容和步骤的事务性应用文。
2) 总结：是对以往的工作、学习或思想等进行问题等进行回顾、检查和分析，找出经验教训及存在的问题提出对工作的改进措施比使之条理化、各级系统化，得出一些规律认识并用以指导今后工人物事务性应用文。
3) 通知：是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员”时用的文种。
4) 通报：是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息指导推动工作。
5) 请示：是“向上级机关请示指示批准”时所用的文种，适用于向上级机关请示指示。 6) 批复：适用于答复下级机关的请示事项。
7) 报告：是“向上级体育场汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”时所使用的文种。 8) 函：是机关用来处理公务的信件。它主要用于机关之间商洽工作、询问和答复问题心脏向无隶属关系到的有关主管部门请示批准。按照发函原因的不同，可以将函分为“去函”、“复函”两种。因为商洽工作等需要与有关部门联系，由发文机关主动制发的函叫“去函”；收文机关收到来函后，需就来函中有关问题做出回复的函叫“复函”。
9) 会议记要：会议纪要是根据会议记录和会议文件心脏其他有关材料加工整理而成的，会议纪要是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文种。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。 10) 会议记录：是在会议过程中由专门记录人员把会议情况和会议内容如实笔录而形成的书面材料。原始性、客观性、规范性是会议记录的主要特点。 11) 调查报告：是对社会上的某一事件或某一个问题作专门的调查后，将调查的材料和结论写成书面报告的一种事务文书。调查性、社会性、材料性、平实性是调查报告的主要特点。 12) 条据：是日常生活和工作中经常使用的便条和字据。如借条、收条、欠条、领条、留言条、意见条、托事条、请假条。
