编号： 0607011143
扬州环境资源职业技术学院人文科学系
毕业论文
论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高
的途径
专 业： 文秘与办公自动化
班 级： 0611文秘
姓 名： 张耀
指导老师： 陈洁
2009年5月
浅谈秘书日常工作效率提高的途径
摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。 关键词：秘书 工作效率 工作计划 途径
如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。
一、提高秘书日常工作效率的重要性
（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人
随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。
为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所
1 谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。
(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用
秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。
由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗
2 口”的地位。
（三）秘书是公司领导的代言人
有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。
从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。
二、秘书日常工作效率低的原因
（一）需要当机立断处理的事情多。
秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。如果事先未予协商，则应及时请示。
某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个
3 电话，公司很可能损失上百万。
（二）工作中的变数多。
秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。
（三）一心几用的时候多。
秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。
（四）忙闲不一的情况多。
秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。
我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。
（五）需要广博的知识面
秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。
如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐
4 向决策层转移。很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。
三、提高秘书日常工作效率的途径
（一）强调质量意识
有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。
作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：
1、不断完善
质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。
秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立
5 在需求者的需要上。例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。
2、再造
工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。
再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。
（二）做好工作计划，合理安排时间
秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。
1、工作程序化
秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。
2、分清工作轻重缓急
面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。
例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。
张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。他看了一下，有20多页，共3万多字。他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。
一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监
7 开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。
3、明确自己的工作性质
明确工作的任务和职责。当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。
要区分常规工作和非常规工作。秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。
明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。
4、使用办公辅助手段帮助组织工作
办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。
（三）提高个人素质
1、做好情绪管理
8 秘书日常工作压力大，减压就要运用情绪管理。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。所以，无论遇到什么情况，都要控制好情绪，以理性的态度对待自己的工作和上司，不把低落的情绪表现在脸上。一个喜怒哀乐皆形于色的秘书会让人觉得很幼稚，以致很难得到上司和同事的信赖。所以，作为秘书，无论什么时候都应管理好自己的情绪，展现出开朗和朝气蓬勃的一面。
2、增强专业知识，扩大非专业知识
随着企业的发展以及市场竞争的加剧，企业领导人面临的各种压力也越来越大，它们对自己的助手—--秘书的要求也越来越高，因此，秘书必须在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电，增强专业知识，扩大非专业知识，做一个复合型的人才。科技是第一生产力，知识是个人发展的基础。只有努力学习，增加知识量才能从根源上提高秘书工作的效率。
陈建是一家大型企业销售部张经理的秘书，一次，张经理带着陈建去和一个很有学识的大客户洽谈，本来成功的希望不大，所以双方便随便聊了起来。这位客户喜欢看《红楼梦》，字里行间总不免带上几个书中人物。张经理从不看小说，所以二人总聊不到一起。陈建从小就爱读书，虽然只看过两三遍《红楼梦》，但书中情景仍记忆犹新，便在一旁提醒张经理，自己不时背两句诗、说一些自己的见解给客户听。客户大为欣赏，在临别时居然答应要购买一批产品。此后，经理每次洽谈商务总要带着陈建。
9 结束语
秘书是各行业很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”。面对市场经济与金融危机，秘书要积极主动的提高日常工作效率，为自己所在企业单位做出贡献，以求企业总体利益最大化和个人需求的满足。 致谢辞
我由衷地感谢陈洁老师对我论文的悉心指导，从论文选题到论文的写作过程给予我真诚的鼓励、中肯的建议和指导。陈老师一直以来对工作认真负责，在实习期间及时督促我毕业论文的写作进程。她严谨的治学作风深深地影响了我，使我在论文写作上不断改进和完善。对陈老师的辛勤指导，呈上我最诚挚的谢意！同时,也感谢大学三年以来教诲我的老师们！谢谢你们给予我的一切！
参考文献：
(1)谭一平《现代职业秘书实务》 中国人民大学 2007年 (2)孔昭林 《实用行政管理 》 高等教育出版社 2007年
(3)中国就业培训技术指导中心 《秘书国家职业资格培训教程》 中央广播电视大学 2006年
(4)周三多 《管理学》 高等教育出版社 2000年
