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浅谈加强企业档案信息化建设的途径
作者：温阳春
来源：《现代交际》2013年第05期
[摘要]档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，在数字化和网络化迅猛发展的今天，档案信息化对推动档案事业适应时代和社会发展，加速档案现代化管理和提高档案服务水平至关重要。而企业档案作为档案事业发展的一部分，加强企业档案信息化建设也越来越引起人们的关注。
[关键词]企业档案 信息化 建设途径
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）05-0040-01
企业档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，是指全面利用现代信息技术对企业档案信息资源进行采集管理和利用的一项工作。企业档案信息化是以信息技术广泛应用为主导、信息网络为基础、信息人才为依托的综合体系。
一、当前企业档案管理中存在的问题
长期以来，我国企业档案管理工作取得了充分的进步，但传统档案管理手段与信息化技术发展、社会经济不断繁荣的要求已经不相适应，其矛盾日益突出。主要表现在：一是企业档案传统管理方式效率低下。传统管理方式中，企业档案不论是分类、排序还是抄写目录、封闭入盒，均由人工完成，消耗了大量的时间与人力，工作效率过低。二是传统档案管理方式不利于档案的利用。由于人工操作的随意性和差错率高，档案存放无序，同时也不利于查找。而档案利用如果没有按照相关规定存放在指定位置，则再次利用时需要将全部档案查找一遍，严重影响档案的利用。三是不利于失效档案的处理。企业档案因其类别和内容而存在一定的有效期限，超过有效期限的档案需要进行销毁。但传统档案管理方式下，常常出现错漏无效档案的情况，造成档案资源的浪费，增加了档案管理工作的成本。四是不利于档案的盘点工作。传统档案管理方式中，档案的存在一般是存放于档案盒中，而档案盒的标签往往填写过于简单，在盘点时无法真实反映企业档案的真实信息。由于以上原因，企业档案管理正在逐渐抛弃传统的管理方式，而不断加强企业档案信息化管理模式的发展的应用。
二、企业档案信息化建设的途径
企业档案信息化建设要求企业管理者和档案管理人员在充分认识企业档案管理信息化的意义和重要性的基础上，注重档案管理的科学性、精细化，以适应现代化企业档案管理工作。
（一）从思想上重视企业档案信息化
思想上对企业档案信息化的重视是做好档案管理信息化的基础。当前，部分企业不重视此项工作，认为除了企业会计档案外，其他档案的作用并不重要，从而导致档案信息化进展的缓慢。因此，企业决策者应站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制订信息化建设的总体规划，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。首先，企业的决策层要不断转变旧有的观念，使发展理念符合时代的发展，不断重视档案管理信息化建设的作用，同时还要明确档案管理信息化的发展目标，认真落实企业档案管理信息化的发展规划。档案管理信息化作为企业整体信息化建设的重要组成部分，需要企业从上到下协调、实施，只有这样才能够把企业生产流程的信息化、管理的信息化、办公信息化等与档案管理信息系统充分衔接起来，实现企业各类信息资源的共享，从而能够最大限度地支持企业的经营发展。其次，要强化精通档案管理信息化业务意识，不断吸纳新的档案管理工作标准与要求。企业档案管理信息化业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高企业档案信息管理能力，在信息化的支撑下，不断提高企业档案管理水平。
（二）加强档案信息化的设施建设
档案信息化的硬件设施是开展企业档案信息化建设的物质基础。只有基础设施搞好了，才能开展信息资源建设和应用系统建设，充分发挥档案信息化的整体效益。从硬件设施上配备好计算机网络，提高企业档案室计算机和网络技术的应用水平，逐步提高档案信息化水平。档案管理部门与其他部门之间要构建档案信息局域网，促使各项档案管理工作信息化，以达到资源共享的目的。
（三）做好人才队伍建设
随着当今信息网络技术的快速发展，企业档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务又熟悉信息技术的复合型人才。只有不断加强企业档案管理人员对新方法、新技术的应用培训工作，才能够有效提高企业档案管理人员的业务水平和应用现代化信息技术的能力，推动档案信息化的发展。
（四）重视相关规章制度建设
在档案管理信息化建设过程中，企业应当制订符合企业发展实际的管理制度，有效保障企业档案信息化建设顺利进行和有效开展。企业需要从推进企业档案信息化法制建设的角度不断健全档案信息化标准体系的建设，从加快研究和制订电子档案管理、电子公文归档、档案信息公开和网站建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，构建有效管理的长效机制。
（五）加强信息安全保障体系建设
档案管理部门要提高信息安全意识，加强对计算机硬件设备和软件系统的管理；采取定期备份、异地保存等有效技术手段确保档案数据安全；严格遵守相关的安全保密制度。
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