知识管理型企业档案信息化建设
摘要：随着经济的飞速发展，信息化时代已经到来，海量的信息开始涌入各个企业，大量的纸质或电子文件使企业的档案管理工作面临新的挑战。如何解决信息化时代带来的档案问题，使档案管理跟上信息化的步代。本文对此作出回答，从管理理念和具体实施两方面对企业档案信息化建设进行探讨。
关键词：知识管理；档案；问题；信息化
20世纪90年代以来，人类社会进入知识经济时代，经济体制的变革和组织的发展对每一个企业都提出了新的挑战。面对挑战，企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识和信息的质量，利用企业所拥有的信息为企业创造竞争优势和持续竞争优势势在必行。而档案作为一种信息的储备形式，是企业重要的信息资源，但传统档案存在着人工工作效率低下；人工查询速度慢；存储占用空间大；档案保存时间长而容易造成纸张受损、变质、发黄；档案资料在查阅中容易将原件损坏或丢失等问题。这种档案管理方式对档案本身就是一种巨大的损害，在日趋现代化的经济环境中是无法适应和满足人们对信息的需求的。在这样的背景之下，只有尽早运用网络管理信息和信息化的技术，对企业档案进行信息化管理，并且不断提高信息化管理的水平才是企业档案工作的发展趋势，使企业档案更好的为企业生产服务。本文主要从企业信息化建设的理念和具体的实施策略等方面对这一问题进行研究。
1企业档案信息化的知识管理理念
企业档案信息化是指在企业在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业
［1］经济利益最大化服务。
所谓知识管理是指，在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织 中的资讯与知识，透过获得、分享、整合、创造、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，从而使个人与组织的知识得
［2］以永不间断的累积。从系统的角度进行分析信息和思考将成为组织的智慧资
本，有助于企业做出正确的决策，在适应市场变化方面巨有更大的优势。将企业档案进行信息化处理即为使档案由文本向知识的转化，以知识管理的理念来建设档案信息化会取得巨大的成果和进步。
2档案信息化建设现存的问题
近年来我国企业档案工作陷入越来越明显的困境，企业档案工作面临很多方面的问题，其中最主要的问题如下：
2.1档案工作未得到应有重视
在我国民营企业由于资金不足、组织规模小、节约成本等原因，几乎都没有设立独立的企业档案管理部门。加上民营企业受到的法律约束和行政监督较少，企业档案的管理工作则更不受重视，许多民营企业甚至连档案管理的岗位也不设置。不但在民营企业中是如此，许多国有企业的档案机构同样不受重视。近些年，国有企业纷纷进行组织扁平化，削减管理层次，精简管理机构，裁减管理人员，以降低管理成本，提高市场应变能力。在这个过程中，档案机构和档案人员往往成为被首先、重点清理的对象。在学者王华玉调查的13家国有企业中，有9家公司(占69%)档案人员编制数比2000年减少。这9家公司2000年共有专职档案人员0101人，2006年为76人，裁员幅度为25%。3由此可见档案部门的人员［］
容易被认为是公司里具有价值不高的那一部分员工。档案机构的精简，和档案岗位的不受重视使大量档案人才流失，这种情况的直接后果就是企业档案管理水平的下降。
2.2市场竟争中档案工作的劣势
在市场竞争白热化的环境下，企业必须专注于提升自身的核心竞争力。因此，企业不得不将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如研究与开发、市场营销、生产管理等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不能带来直接利益的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。不能直接显示价值的企业档案工作，在激烈的市场竟争环境中就没有足够吸引注意力的理由，许多效益滑坡的企业裁撤了档案馆和档案人员，一些企业干脆将自己的档案送到公共档案馆或大学档案馆保管。
2.3企业档案管理软硬件双重缺乏
企业档案的信息化建设离不开先进的信息化处理平台，但我国普遍的档案管理工作还只是依赖于一间办公室和几台计算机。这种硬件设施无疑降低了企业档案的使用频率和利用价值。信息化的档案工作要求档案信息存储和处理的数字化，收集与传递的网络化。所以硬件基础设施的建设和投入是我国当前企业管理现状面临的重大问题。除了硬件设施落后外，我国企业档案工作的软件也存在很大问题。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。但我国大多数企业并没有根据国家的规范性文件制定符合自己企业的档案管理原则，没有统一明确的规则档案管理工作开展起来十分困难。档案的管理工作从根本上说离不开档案人员的工作，高素质的工作人员也是影响档案信息化建设的重要因素，将档案作为知识来管理的必要前提也工作人员能对档案进行合理的分析，根据对档案信息的分析结果，为企业的发展、人事、营销等提供建设。我国档案管理工作人员的现状是工作者的年龄偏大，对传统档案的工作熟悉，但对新档案管理理念和设备使用生疏，相当一部分工作者不能熟练的使用办公软件，信息设备的维护更是无法胜任。
3推进档案信息化建设的措施
根据国内外学者的相关研究，以知识管理理念为指导思想，并结合我国的企业档案的实际形式和现实条件，笔者提出如下企业档案信息化建设的意见。
3.1档案知识化以提高地位
档案信息化建设的根本问题在于档案工作被认为是没有市场价值的，并被置于忽视地位。如何让档案工作创造出价值则是解决问题的根本途径，也是推进档案信息化的目的和所不可回避的问题。现在的经济时代是信息化的时代，信息的价值得到重大体现，让档案工作脱离传统的储备模式，将档案信息转化为知识信息是档案信息化的第一步。大多数不重视档案的企业都不会忽视企业管理工作，据此可判断企业是重视知识的，如果能将档案所承载的信息进行知识化转换并为企业创造利益提供帮助，则档案工作会被同等重视起来。据此笔者提出三点意见：一是企业档案管理工作人员以新的态度对待工作，不能将工作定位在管理档案文件上，而是要熟悉档案的内容，将档案承载的知识变为自己所熟悉的知识。二是企业档案管理部门要求协助人事部门工作，因为企业档案包含了最多的人事信
息，档案工作人员是最有资格对人事工作发表意见的，通过合理的建议使企业认识到档案工作的价值，逐步提高企业档案的地位。三是档案管理人员主动开展宣传工作，档案人员通过对档案的学习而得到企业各方面的知识，对这些知识进行总结分类，分析出对企业有益的信息，定期向各个部门开展宣讲活动，通过宣讲和建议使各部门都认识到档案的价值。
3.2专业化档案管理人员
知识管理理念的档案信息化建设是信息时代的档案管理模式，许多新的知识需要重新学习。鉴于中国教育体制内的档案管理人才十分缺乏，解决当下档案信息化建设问题的最有效的途径是对原有员工进行培训。通过培训使员工具体新的管理理念和知识。并且在档案部门引入淘汰制等措施督促档案工作人员的学习和进步。具体的培训方式有：一技术性知识的培训，档案管理工作中信息化工具的使用是最基本的，通过技术培训的指导掌握信息技术的使用。二组织档案部门内部工作人员的业务能力评比，定期举行评比使工作人员相互学习提升自己的档案知识。三组织学习宣讲等对外宣传方面的知识，因为信息化的档案再也不是固守不动的档案了，需要档案工作人员将档案所承载的知识传递到外界让各企业内各部门认识到其价值，能将档案转化为知识的工作人员才是专业的档案管理人员。 4小结
企业档案是企业重要的信息资源，能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来;从企业的全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；根据员工的背景与在职的经历对企业部门调整或重组提出意见；帮助企业实现其规划目标。在新的经济形势和现代化的技术条件下，档案信息是知识经济的重要组成部分，以知识管理的理念，体现档案工作的价值才是信息化的根本途径。
参考文献：
［1］刘永，常金玲.知识管理与档案管理［J］.档案管理，2000(4)：7.［2］柯平.知识管理学［M］.北京:科学出版社，2007.
［3］王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究［D］.北京交通大学硕士学位论文，2009：15.
