档案管理思路
工程项目档案是与工程实体同步进行、同步完成的重要成果，是反映工程项目从立项、设计、施工到竣工验收全过程建设情况的原始、真实的全面记录。为了加强工程图纸、资料的管理，使之制度化、程序化、规范化，做到及时、有效、完整、正确地收集整理和分发工程图纸、资料，以及项目竣工档案的完整、准确、齐全、规范、及时。根据国家档案法律法规和重点建设项目档案管理及浙能集团公司达标投产的有关规定和要求，制定具体的档案管理目标。明确工程部及设计、施工、监理、设备供货单位之间的管理职责和管理范围，提高工程项目档案质量，确保工程的顺利进行及归档工程图纸、资料的准确性、完整性和系统性，以便更好地为工程建设和生产运行服务。
本工程根据《火电工程达标投产验收规程》（DL 5277-2012）中工程档案管理考核标准的主要考核内容制定档案管理目标，具体内容如下：
1、机构、人员、设施及管理职责
工程部将项目文件收集、整理和档案移交内容纳入合同管理，在合同中设立专门条款，明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。工程部设立技档室，配备专职档案管理人员，建立健全项目档案各项管理制度，档案工作实行统一管理。技档室负责工程建设过程中产生的所有需归档文件资料的接收、整理、归档工作，负责组织、监督和检查各单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
工程各有关单位应保证档案管理体系健全，责任制执行有效，设立与工程建设任务相适应的技术资料管理部门，统一负责项目文件的接收、处理、分发、传递、保管和归档工作。各参建单位工程档案管理人员需经培训后持证上岗。
工程各有关单位档案库房及设施应符合国家有关防火、防潮、防光、防虫、防盗、防尘等安全保管、保护要求。档案管理设施、设备的配置应满足档案安全、保护、现代化管理需求，档案管理软件具备档案整编、检索和利用的功能。
监理单位应按《电力建设工程监理规范》DL/T 5434规定，对设计、施工、调试等参建单位整理和移交的竣工档案进行审查，并签署意见；按项目档案管理要求和合同约定，将监理形成的文件进行收集、整理，向工程部技档室移交。
1 设计、施工、调试等参建单位按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012编制项目文件归档实施细则；按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的项目文件，经监理审查后向工程部技档室移交。施工单位应对分包单位形成的项目文件进行审查确认，履行签章手续，并对移交归档的项目文件质量负责。
2、项目文件收集
建设、监理、设计（勘测）、施工、调试、生产运行单位应收集具有保存价值的文字、图表以及音像等各种载体的文件，包括工程准备阶段文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。项目文件应与工程建设同步收集，收集一式一份，归档需要增加份数，在合同中约定。
3、项目文件质量
项目文件应为原件。因故无原件的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章，便于追溯。各单位按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012的规定编制项目文件，项目文件签字、印章、图文等应清晰，具有可追溯性，项目文件应按各专业规程规定的格式填写，内容真实、数据准确，竣工图与实物相符。
4、项目文件整理
1）分类符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。
2）组卷应遵循文件形成的规律，保持文件内容的有机联系。
3）案卷组合应保持工程建设项目的专业性、成套性和系统性，同事由的文件不得分散和重复组卷。
4）案卷排列顺序，应按前期、设计、施工、调试、竣工验收等阶段进行排列；卷内文件排列顺序，应按文件的形成规律、问题重要程度或结合时间进行排列。
5）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件内容；卷内目录题名应填写卷内文件全称。
6）件号、页号编写应符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。
2 7）案卷目录、案卷封面、卷内目录、备考表填写符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。
8）案卷内文件超出卷盒幅面的文件应叠装，小于A4幅面的宜粘贴，破损的文件应修复。
9）案卷装订应整齐、结实，宜用线装，易于保管。
10）应对永久保存且涉及项目立项、核准、重要合同（协议）、质量监督、质量评价（有创优目标的工程）、竣工验收、竣工图及利用频繁的纸质档案进行数字化管理。
5、照片收集与整理
照片档案应与纸质档案分类一致，并符合《照片档案管理规范》GB/T 11821规定。归档照片应影像清晰、画面完整，反映事件全貌，并突出主题，照片说明应完整，并编制照片档案检索目录
6、电子文件归档与整理
电子档案应与纸质档案分类一致，并符合《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894 规定。光盘等载体应符合长期保管要求，并统一标注档号及存入日期等。
7、实物档案收集与整理
将与基建项目有关的证书、奖牌及奖杯，在基建中形成的靶板、地质矿样、探伤底片等实物形式的材料收集归档。实物档案应与纸质档案分类一致，并编制实物档案检索目录。
8、项目档案移交
各参建单位文件资料移交套数为二套，竣工图两套，光盘三套。参建单位应在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交工程部技档室归档。尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。档案交接按归档要求审查其完整性、真实性、准确性、有效性和案卷整理质量，合格后办理交接手续；重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字，与交接清册一并归档；工程部各职能部门的项目文件，进行收集、整理、审核后移交工程部技档室归档。项目档案验收合格后,工程部应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。
9、档案验收与评价
3 在完成项目档案的收集、整理、归档后进行档案专项验收申请，验收应在考核期（从机组满负荷试运结束之时开始计算，时间为六个月）内完成。项目档案专项验收应按《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）的规定进行验收。档案专项验收组织单位应出具验收意见，工程档案管理应按《电力建设施工质量验收与评价规程》DL/T 5210规定进行评价。
在做好上述管理目标控制的同时，也要注意目前电力建设工程档案管理工作中普遍存在的一些问题：
1、工程建设档案人员业务素质不高。仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等局限，缺乏对工程档案相关的政策、规定及相关的专业业务知识的及时学习。
2、各单位对工程档案认识不到位，档案整理不规范。
3、工程验评资料报、签不及时，事后补签现象严重，失去了资料的真实性。
4、大部分单位工程档案只注重文字记载，不注重声像档案收集。 针对上述问题，加强电力建设工程档案管理的对策建议有以下几个方面：
1、加强培训，充分提高专业档案人员素质。随着电力工程档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化。因此，在电力工程建设档案管理工作中，首先要加强学习培训，提高专职档案人员的素质，熟悉工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识。一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面要早期介入工程建设活动，实时了解工程建设动态，按档案要求对工程中所产生的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动地开展工程档案收集工作。
2、尽早完善档案管理制度，使工程档案建设工作做到有章可循。针对电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，各施工单位归档工作的要求和做法存在不一致现象，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。
整理归档的工程档案资料，必须正确反映工程施工全过程和工程结果，不得擅自修改、伪造或事后补做。凡是文件资料达不到要求的技术标准和对某些资料 4 的准确性有怀疑时，必须经技术负责人审核，并签署处理意见。处理后的结果要有技术负责人的签字认可，否则其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。
3、提前介入，全程参与，切实做好电力工程档案与工程实体同步工作。电力工程参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也是有早有迟，客观上给电力工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理“三同步”(即工程建设一开始，档案工作开展就同步进行；工程建设过程中，验评资料等竣工资料的积累、整编、审定工作与工程实体同步进行；工程竣工验收时，对一整套合格的竣工档案的验收同步进行)。
要确保电力工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。
对于过程质量验评资料、隐蔽签证，必须遵循与工程实体同步的原则。没有相关档案资料，就视为工作没完成，不予支付相关进度工程款。
对工程建设中的各种联系单、通知单，严格按照处理期限跟踪闭环管理，确保满足工程需要。所有项目建设期文件（包括工程事故处理文件），严格按照“谁提出，谁归档；谁形成，谁归档；谁处理，谁归档”的原则进行归档管理。
4、规范电子文件归档管理，加强声像资料的归档工作。为实现资源共享和便捷利用奠定坚实基础。电子文件的出现，使工程建设过程中形成的历史数据更能从文、图、影、像等多方面形象地展现出来，所以对电子文档的全程收集工作就显得相当重要。
在工程建设过程中，由于各参建单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率，要求各单位在纸质文件归档的同时,也要将相应的电子文件同时归档。文字档案严格按照规定进行数字化整理，要求各单位统一载体、统一格式，保证电子文档的规范化，从而提高档案信息的实效性和检索的便捷性，同时 5 也实现在企业各部门之间实现资源共享，更对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。
5、与各参建单位建立良好沟通协作关系，定期检查督促，确保归档资料完整、准确、规范。在工作中，应善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，对相关文件材料的形成、收集等进行指导，明确归档要求，才能保证所收集档案的标准、规范。由于项目工程庞大、复杂，常常多个专业交叉施工；几个单位工程同时施工；出现大量的设计变更和多套设备同时到货等等情况。这给工程档案管理带来许多困难，如施工图管理：设计单位编制的施工图，会在施工过程中遇到设计更改期的变动；同一份设计更改单通知会涉及到几张图纸或不同专业；一个单位工程会有多方面的设计更改等等。建设单位针对项目文件资料形成的不同阶段，就需要及时组织各参建单位进行信息交流。
一是要随着工程进展定期组织各参建单位人员参加项目文件资料检查。总结前阶段的管理情况，明确下阶段的管理要求。
二是按单位工程交工时期进行检查，结合项目各参建单位档案管理的方法，以点带面，总结推广项目资料管理新的管理方法。
三是对竣工项目资料检查，对项目资料是否符合工程实际的最终情况进行沟通，对较为严重的情况提出整改意见。帮助施工现场资料管理人员了解所管理的资料质量，是做好工程档案工作重要基础，将工程档案的完整性、准确性、真实性灌输给每一位施工现场资料管理人员，让施工现场资料管理人员的优势得到充分发挥。
工程档案是电力建设工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案管理工作是一项基础性的工作，我们必须要扎扎实实，从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，有效的管好这项工作，从而更好的利用这项资源。
