浅谈秘书的有效服务
中文摘要：由于秘书工作具有显著地服务性。所以，针对如何做好秘书的服务工作这个中心展开论述。
秘书要做到有效服务，不但必须树立正确的综合服务意识、智能服务意识和主动服务意识，而且，要切实提高自己各方面的能力和修养，为领导提供优质服务。
关键词：秘书 有效服务 服务意识 智能服务
秘书作为世界范围内最广泛的社会职业之一，具有显著的服务性。对一个组织来说，其秘书服务工作的好坏将直接影响组织机构的运转、办事效率和组织的公众形象。
一、树立良好的服务意识
树立正确的服务意识，是秘书为领导提供有效参谋辅助的前提。要做好新时期的秘书工作，就必须打破传统的服务模式，树立起适应领导工作要求的正确服务意识，为领导提供有效全方面的服务。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化，秘书服务的方式和内容也在不断拓展，这就要求秘书重新树立起正确的服务意识。
（一）综合服务意识
秘书工作具有综合性要求秘书要具备一定的综合服务意识。秘书部门在一个组织构内部是沟通上下、联系左右、协调内外的综合性辅助机构，它不像其它业务、技术职能部门那样只负责某方面的工作，它的工作范围是全局性的。因此，秘书工作者必须树立综合服务意识，亦即“三服务”意识，具体可表述为为领导服务，为职能部门和所属下级机关服务，为全体社会公众包括其它组织、个人服务。“三服务”就像三足的鼎，缺一不可。
（二）智能服务意识
随着现代社会竞争日趋激烈，组织管理活动中的决策风险日益加大，组织管理活动中的诸多职能，如计划、组织、控制、协调等再也不像过去那样简单了，而是日益复杂化。正因为现代管理活动是一种高级智能活动，而领导个体的智慧总是有限的，所以现代领导工作不仅需要秘书提供事务性辅助，更需要提供智能性辅助，在履行决策、计划、组织、控制、协调等管理职能方面出谋划策，以实现管理的科学化、民主化。智能服务是现代秘书最高层次的职能，也是现代秘书的根本性标志。
（三）主动服务意识
秘书工作具有突出的被动性。这是其与生俱来的、不容置疑的属性。但是，现代秘书理论告诉我们，秘书活动包含着主动与被动这一对基本矛盾。传统秘书侧重于被动性服务，而现代秘书更强调主动地、积极地开展工作。如在决策工作中，即使领导没有征询自己的意见、看法，秘书也应主动地适时地发表自己的独立见解，提出意见或建议供领导参考。
所以，作为一名合格的现代秘书，必须牢固树立综合服务、智能服务、主动服务的意识。只有这样，才能为领导提供更多更好的服务。
二、提高自己各方面的能力和修养，为领导提供优质服务
在树立了正确的服务意识之后，还应正视自己的本身的实力。全面切实地提高自己各方面的能力和素养，为领导提供更多更好的服务。
（一）秘书基本的能力和修养
秘书人员工作的全面性，活动的宽广性及其角色的多变性，除了应具备一般管理人员的素质之外，还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求，其中尤以“德”、“谋”“书”为最基本的素养和业务能力。
德。“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”也不能算是一个合格的秘书。“德”是领导形象的补充，是机关效率的折射，同时也是自身形象的反映，这要求秘书人员必须诚实正直、心明步正、谦虚谨慎、兢兢业业、恪尽职责、严守机密。
谋。由于秘书人员是直接为领导提供服务的，为领导提供精力和智力补偿，因而人们常常称秘书为领导的“外脑”。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么，秘书人员如何才能做到“善谋”呢？
首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”只能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导的指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。
其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导的意图。“参谋”需要讲究一定的技巧。要善于通过间接或者直接的方式把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作聪明，越俎代庖。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。
第三，注重进言技巧。“参谋”是一门高深的艺术。要根据领导的性格、心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，用委婉、含蓄的语言巧妙地说出自己的见解和不同意见。另外，秘书人员在“谋”的过程中，要用良好的职业道德规范自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
书。即擅长书写文稿。这是秘书人员基本的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量，要尽可能地安排秘书人员深入调查研究，广泛涉猎第一手资料，填充他们的“资料库”，从而增强写作能力，为领导科学决策提供准确、可靠地依据。
（二）智能服务
智能服务是时代发展和领导工作实际需要所赋予现代秘书工作者的更新更高的职能要求。所以, 现代秘书应与时俱进, 不断提高自己的素养, 打破传统秘书事务性服务的模式, 树立智能服务意识, 为新时期的领导工作提供优质高效的智能服务。
1．辅助决策中的智能服务
决策是领导的基本职能，辅佐决策就是秘书的基本职能。传统的秘书侧重于决策工作中的事务性服务，而现代秘书则强调智能服务，做领导的决策参谋、外脑、谋臣策士。秘书工
作的本质属性是辅助，秘书辅佐决策中的智能服务是一种间接服务，只能通过参谋咨询的方式来实现。因此，从决策的目标到决策的信息，到决策方案的拟定、分析、评估、优选，到编制详细的实施计划，落实具体的行动措施，到反馈诸阶段信息，秘书都可以提出建设性的、具体可行的意见、建议供领导参考。
2．信息工作中的智能服务
传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，现代秘书则强调综合处理信息，即要有敏锐的信息意识，要有去伪存真的鉴别能力，要有沙里淘金的筛选能力，要有综合提炼的加工能力。只有经过综合处理的信息才更有价值，才能最大限度地为领导工作提供优质的智能服务。
3．查办工作中的智能服务
传统的查办工作仅侧重于了解掌握查办事项的落实情况，并把情况如实反馈给领导层，这种信息的获取与传递，仍然只是简单地传递信息。现代秘书的查办工作要善于发现工作中、决策中存在的问题,找出原因，并且提出修正或改善的办法、措施、途径供领导参考，以起到参谋作用。
4．信访工作中的智能服务
传统秘书的信访工作只侧重于对来信来访的处理和办理工作，而现代秘书信访工作强调要有意识地把群众来信来访中反映、涉及的各种分散的、零碎的、不系统的问题，通过鉴别、分析、研究，从中找出根源和具有普遍性、苗头性、倾向性的问题，加以综合整理，形成有观点、有素材、有措施、有方法的意见、建议，为领导工作提供参考依据。
参考文献：
[1].潘月杰、刘琪主编.《如何做秘书工作》.首都经济贸易大学出版社.2006 年 4 月
[2].刘立祥.论企业秘书的有效服务.湖南商学院学报.2003 年1 月
[3].王宁.一个合格的现代企业秘书.长治市职业技术学院学报.2004 年 3 月
