公文知识手册
一、公文的概念
公文即公务文书的简称。通常有广义和狭义之分，广义的公文是指党政机关、社会团体和企事业单位在处理公务时形成的文书。它包括所有的通用公文和专用公文。狭义的公文一般指行政机关公文。
二、公文的特点
1、政治性。公文是管理国家、处理政务不可缺少的一种工具，具有传达贯彻党和国家的方针政策、处理公务的重要职能，同党和国家的政治经济紧密相关，涉及全国人民的根本利益，具有鲜明的政治性。各级行政公文必须传达党和国家的方针政策，保证各项方针政策的实施。
2、法定性。党政机关公文由法定机关制发，代表法定机关的意图，在法定机关的权限范围内具有法定的权威和约束力，因此法定形式是其最显著的特点，具体表现为三个方面，即法定的作者，法定的办理程序和法定的权威性。
3、规范性。党政机关公文是应用文中规范性很强的文体。这种体式上的规范性，有助于迅速高效地制作公文，准确地传达发文机关意图，为公文处理科学化、规范化和现代化提供了基本条件。
4、时效性。党政机关公文是为完成某项工作或针对公务活动中某个具体问题而制定的，因而具有特定的效用性，有时简称为现行效用或时效。行政机关公文是应公务活动而制作，提出问题、意见，表明立场、态度，回答咨询、质疑，记载情况、精神等，都要及时、迅速、明确。它在现行工作中形成、使用，在特定的时间期限内具有效力。
三、公文的种类
（一）命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章（发布令）；宣布施行重大强制性行政措施（行政令）；嘉奖有关单位及人员（嘉奖令）。
（二）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（三）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决策事项。
（四）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（五）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（六）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
（八）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（十二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽合作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十四）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十五）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
四、公文的格式
（一）眉首部分
眉首又称文头、版头，位于文件首页上方，约占首页版面的三分之一。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六要素。
1、公文份数序号
公文份数序号是公文印制份数的顺序编号。序号一般用阿拉伯数码标识于公文版心的左上角第1行。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。标识份数序号有利于公文的登记、分发和掌握其走向，便于更好地管理秘级较高的公文。
2、秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分“绝密’’、“机密”、“秘密”三级。秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，秘密等级和保密期限用“★”隔开。
3、紧急程度
根据公文送达和办理的紧急程度，公文可分为“特急”和“加急”两种，紧急电报有“特提’’、“特急”、“加急”、“平急”等四种。紧急程度一般顶格标识在版心左上角。如需同时标识份号、秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第2行，紧急程度顶格标识在版心左上角第3行。
4、发文机关标识
发文机关标识由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，如“国务院文件”、“江西省人民政府文件”、“江西财经大学文件”等，用套红大字居中印在公文首页上部，故公文俗称“红头文件”。对一些特定的公文（如函）可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应将主办机关名称排前，其他机关依次在下方整齐对应排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，也可以单独用主办机关名称。
5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，简称文号。其中年份、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称；序号不编虚位。
一份公文只有一个发文字号。几个机关联合发文，只标注主办机关的发文字号。
6、签发人
上报的公文需标识签发人或会签人的姓名，平行排列于发文字号右侧。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发。如果有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，共他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发稳机关顺序依次排列。
（二）主体部分
公文主体是公文页红色分隔线以下至末页首条分隔线以上的部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、附件、成文时间、公文生效标识和附注等要素构成。
1、公文标题
公文标题是对公文主要内容的概括及文种的标示，一般由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素组成。事由的概括要准确、简明。文种选择要恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2、主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复公文中的事项。置于标题之下正文之上，顶格书写\'类似普通信件的抬头。上行文只能有～个主送机关。下行文如主送机关较多的，可采用概括性的统称。凡直达公众的公布性及法规性公文，如公告、命令（令）、通告等，一般不标明主送机关。
（三）公文正文
正文是公文的核心部分。比较复杂的公文的正文都有开头、主体、结尾三部分。
1．开头
常见的开头方式有以下几种。
(1)目的式。常使用“为了……”或“为……”等词语写明发文的目的。如《国务院关于开展第一次全国经济普查的通知》的开头：为适应经济和社会发展需要，并与国家编制五年计划更好衔接，推进同民经济核算与统计调查体系的综合配套改革……
(2)根据式。开头先写明行文所依据的方针、政策、法规或事项，以增强公文的权威性和说服力，常用介词“根据”、“遵照”、“按照”领起。
(3)缘由式。指通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由。
(4)转发式。各级机关批转下级公文或转发公文，已经形成相对固定的格式。 (5)直陈式。公文开篇不陈述任何理由，也不交代背景，而是直截了当地把事项写出来。
以上五种开头方式是公文的基本开头方式。其他开头方式均可从这五种基本方式演化出来或归人这五种方式。
2．主体
主体是正文的核心，是表达公文基本内容的部分。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚是对所有主体部分的写作要求。
3．结尾
常见的结尾有以下几种。
(1)说明式．对有关事项作进一步交代，以利于执行。
(2)祈请式．在报告、请示等上行文中，常用“妥否，请批复”、“以上意见，如无不妥，望遵照办理”等祈请语结束．
(3)期望式。在下行文结尾中常提出要求和希望，敦促受文者及时办理。还有一些结尾，文字略长．常用“为……作出贡献”“为实现……而奋斗”等号召性词语结尾，也属于期望式结尾一类。
行文简洁，收束有力，是对所有公文正文结尾的要求，也有一些公文自然收束，不加结尾。
（四）附件说明
附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，“附件”两字在主件正文下空行左空2字标识。公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应使用阿拉伯数码标明序号（如，附件：1．×××××）。附件名称后不加标点符号。
（五）附件
附在主件之后，对主件起补充、说明作用的文字或材料叫作附件。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。
公文如有附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
（六）成文时间 成文时间一般来说也是公文的生效时间，原则上应以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准，会议通过的文件以会议通过的日期为准，成文时间大多数写在公文正文右下角，用阿拉伯数字表达；决定、通告、会议纪要等公文则写在公文标题之下，用括号标注。
（七）公文生效标识
公文生效标识是公文生效的凭证，具体表现为加盖印章。
（八）附注
附注是指对公文的传达范围、使用注意事项等情况的说明。
（三）版记部分
公文的版记部分通常由抄送机关、印发机关，印发时间等要素构成。
1、抄送机关
抄送机关指除了主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送要从实际需要出发，不能乱抄乱送。抄送应在主题词的下一行、左空1字标识。
2、印发机关和印发时间 印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是发文机关的办公室或秘书室。它应在抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）、左空1字标识。
印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与印发机关同居一行位置，右空1字．
五、公文的写作要求
(1) 一文一事请示要求一事一请，内容单一明确。
(2) 单头请示。请示只能主送一个上级机关，不能多头主送。 (3) 不越级请示。请示一般不能越级，如因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。
(4) 不得抄送下级机关。请示行文时不得同时抄送给下级机关。 (5) 报告中不得夹带请示事项。
六、习作园地 1.函
（1）概念：函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函是一种平行文，不能用于上下级机关 （2）特点：
（一）沟通性
函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性
表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 （3）分类
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 （4）范例
四川省电力工业局关于
在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函 广元市人民政府：
宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水，1996年年底首台机组投产发电，水库已基本形成。据了解，库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行，现将我局有关意见函告如下。
一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款，四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。
四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主，又是工程主管部门。按照国家有关基本建设\"谁投资，谁受益\",的原则，四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权，宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导，是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此，为支持库区移民发展生产，根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条\"大型电站形成后的水面和消落区，在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下，由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用\"和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条\"开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营，也可以与有关单位签订经济合同，进行协作或联合经营，应注意有关社队利益，搞好团结和生产\"的精神，我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发，但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划，并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。
二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条\"兴建大坝时，建设单位应当按照批准的设计，提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围\"的规定，宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产，大坝未全部建成，大坝管理和保护范围尚未划定，依照批准设计和国家有关规定，大坝上游3-5公里，以及整个库区征地线以下，属大坝管理和保护范围。 根据《水库大坝安全管理条例》第十七条\"在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的，须经大坝主管部门批准\"和《水利水电工程管理条例》第十一条\"确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动，应征得水利电力主管机关的同意\"的规定，任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动，必须经四川省电力局批准后方可实施，未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发，都是违反国务院规定的。
三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动，必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度，不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划，有计划、有组织地进行。
以上意见，特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。
关于鄂穗两地携手联合打捞\"中山舰\"的函 湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的\"中山舰\"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。
\"中山舰\"是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加\"保卫大武汉会战\"时被日军炸沉。尽快打捞\"中山舰\"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。 由于\"中山舰\"在广州的时间长达21年，且围绕\"中山舰\"的几次主要历史事件都发生在广州。因此，\"中山舰\"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地， 向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众， 以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞\"中山舰\"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。 广州市人民政府(盖章) X X年x月X日
