公文写作基础知识培训讲稿
第一章 公文概述
我国著名的教育家叶圣陶先生曾说过：大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作、生活中的实用文章。叶老所说的实用文章就是指应用文。因此，学习并写好应用文，是对一个称职的工作人员，更是对我们国家公务人员的起码要求，是我们必须练好的一项“内功”。而公文正是应用文中一个重要的部分。 第一节 公文的定义
（一）公文溯源
“公文”一词最早见于东汉史学家班固的•后汉书?刘陶传‣：“但更相告语，莫肯公文”。晋朝人陈寿所著的•三国志?魏书?赵俨‣书中也有“公文”二字：“公文下郡，绵绢悉以还民。”
我国是世界上最早使用公文的国家之一，实际使用公文比“公文”一词的出现要早得多，成于春秋战国时期的•尚书‣就是一部国家文书的汇编。“书者，古之号令”，
•尚书‣翻译成现代语言，就是上古时代的命令。
从公文的物质载体看：早在３５００年前的殷商时期就产生了公文。 １８９９年（清光绪二十五年）河南安阳小屯村出土的甲骨文就记录了奴隶主制发的“卜辞”和“文告”。
这种卜辞和文告就是我国最早出现的两种公文文体，统称甲骨文书，这是我国迄今发现的最早的公务文书。
后来又发展成典册文书、缣帛文书、金文文书、石鼓文书等。 到周朝秦代，公文的使用范围扩大了，种类也多了起来，格式也讲究多了。这时的公文，按内容可分为诰、誓、盟约、书等。
到了汉代，统治阶级的政务、商务活动日趋复杂，公文又有了进一步的发展，特别是以皇帝名义发布的令文，俗称“圣旨”，这种圣旨，种类更加繁多，如制、诏、诰、敕、册、策、旨、谕、令、檄等。
这些令文结构严密，语句工整考究。皇令如山倒，需叩头恭接。这种以皇帝名义发布的令文，为维护封建帝皇的统治立下了“汗马功劳”，此后就一直沿用到清代末年。
1 辛亥革命推翻了封建皇朝的统治，它所使用的公文程序也就随之消失了。 南京临时政府曾宣布废除历代王朝使用的“圣旨公文”，颁布过公文程序条理，重新规定了公文的名称和使用范围，但公文使用的仍然是文言文。 １９３４年，国民党政府又重新颁布过公文程序，对公文的种类和用法做了若干规定，文体上夹用白话，出现半文不白的间杂体。 中国*和政府也一贯重视文书工作。
１９２３年成立的海陆丰总农会和广东省农会，都设立了“文牍部”。 １９３１年，*同志曾组织文书部门制定了•文书处臵办法‣。
１９４２年，陕甘宁边区政府还颁布过•陕甘宁边区政府公文程序‣规定公文分主要公文和辅助公文两大类。主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。 １９４９年，华北人民政府又颁发了•华北人民政府公文处理暂行办法‣，对公文的处理程序、公文的种类、公文的格式及行文关系，都作了明确的规定。 四个阶段： 初期试行阶段： 探索发展阶段： 日臻规范阶段： 修订完善阶段 ：
（二）公文的定义 公文即公务文书的简称。是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。一切机关、团体、单位在其活动中所形成的，正式承担公务职能的文字材料，就是公文。 公文有广义与狭义之分。广义的公文，既包括２０００年８月２４日国务院发布的•国家行政机关公文处理办法‣中所规定的１３种公文及１９９６年５月３日中共中央办公厅印发的•中国*机关公文处理条例‣中所明确的１４种文件，又泛指机关常用应用文。狭义的公文，专指党和国家行政机关各自正式规定的正式、主要文种。 关于公文的定义
我国文书学和秘书学界自辛亥革命起，就一直对此进行着不懈的探索和争鸣。例如：
2 1916年北洋军阀政府时期，公文首次被定义为“凡处理公事之文件曰公文”；
本世纪20年代末，徐望之所着•公牍通论‣，称“公文者，国家或地方机关相互间及与人民或团体相互间，为意思表示于一定程度之文书也”； 1981年潘嘉主编的•文书学纲要‣中，定义公文“是统治阶级在管理国家、处理政务时用来颁布法律、传达政策法令、请示问题、报告情况、联系工作、商洽事务、制定计划，以及记载各种活动等的一种工具”； 1984年黄勋拔所著•怎样写公文‣中，简言“公文是管理国家、处理政务、党务的文字工具”；
同年王千弓等编著的•秘书学和秘书工作‣中，定义“公文，即公务文书，一般是指党政机关、企事业单位以及群众团体用以传达、贯彻党的方针政策，请示和答复问题，布署任务，指导工作，报告情况，交流经验的一种具有特定格式的文字材料”；
1989年徐瑞新等编著的•中国现代秘书工作基础‣中，定义公文是“行为主体在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料”；
1993年11月21日，国务院办公厅修订发布的•国家行政机关公文处理办法‣中定义“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具”；
1996年5月3日，中共中央办公厅印发的•中国*机关公文处理条例‣中定义“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”
２０００年８月２４日国务院又发布了 •国家行政机关公文处理办法‣其中
公文定义：
“行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
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以上九种对公文的定义，由简到繁，由片面到全面，相互之间既有共同点，又有不同点，唯有党中央和国务院“两办”对公文的定义和表述最一致。我们税务机关的公文工作，应以哪种定义为准呢？应以最新的国务院办公厅对公文的定义为准。因为国务院是我国最高国家行政机关，而我们税务机关是国家行政机关和政府的一个职能部门，加之我们现探讨的，又是国家行政机关法定性通用公文，因此，我们应把国务院办公厅对公文的定义，作为公文研究和处理的主要依据。 行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
关于文书、公文、文件概念辨析
上图对文书、公文、文件在范围上的概括，是比较全面的。实际上，文书、文件和公文的概念，其含义和本质是相同的，是同义词，是不同历史时期的惯称，是在不同场合、不同地方的不同叫法，它们之间没有严格的界限。 “文书”一词最早见于西汉•新书?过秦（下）‣：“禁文书而酷刑法。”王充•论衡?别通‣载：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”这里的文书泛指古代文集图册等各种有史料价值的文字材料。此后的•汉书?刑法志‣所载：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”此处的文书大概是指公务文书了。不同的历史年代，“文书”所指的范围有时较宽，有时较窄，有时单指诗书、古籍。
“公文”一词在东汉末年，指官府之间往来的公事文书。•后汉书? 刘陶传‣载：“州军忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”意思是说，东汉末年黄巾起义领袖张角等势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯用公文奏报朝廷。那时，文书与公文还没有严格的界限，常常是顺其习惯称用的。即使在辛亥革命后至新中国成立前，在有关档案学的旧注中，对文书和公文也经常出现混同现象。
“文件”一词在清末开始使用，当时的外交文书中经常提到“对外交涉文件”、“寻常往来文件”等。宣统三年五月，朝廷颁布的•内阁属官官制‣中规定，承宣厅的职责之一，就是“掌本阁公牍文件”。民国以后应用更4 加广泛。中国*成立以来，在文书上党务系统习惯称文件，而在政府系统则习惯称公文。然而在版头和行文中，不论党务还是政务系统，又都用“文件”，如“中共中央文件”、“国务院文件”，而不用“公文”二字。简要地了解一下这个问题，有助于我们统一概念，有利于对公文的探讨。
第二节 公文的演进规律
我国公文是随着文字和国家的出现而产生的，至少在公元前１３００年，殷商奴隶制国家机关就开始把公文作为管理国家的工具之一，在那时是甲骨文。几千年来，我国公文经历了很大的演变和进化。 在体式、文种、和文风等方面的演进趋势
１、公文体式在观念上从等级森严逐步向民主、平等演进。 先秦以前的公文体式，其等级、尊卑观念尚不明显。 秦统一六国后，在公文上严格规定了皇帝颁下和大臣呈上的各种名称、使用范围和格式，以体现至高无上的皇权思想和封建等级制度。例如：“制”和“诏”的文种只有皇帝才能使用，天子自称“朕”。臣属向皇帝呈文称“奏”，“奏”的首句为“臣昧死上言”，尾句为“死罪死罪”。
秦以后的历代封建王朝不仅保留了秦制，而且越来越等级化，君、臣两级的的公文无论是文种、语言、称谓、制作、载体都有严格的规定。 直到辛亥革命后的南京临时政府，才开始革除封建公文那套皇权不可侵犯和等级森严的体式，制定了体现资产阶级民主、平等思想的新体式。 新中国成立后，公文上的封建等级制最终真正而彻底地革除了。
2、通用文种由简到繁再到简，专业文种由简到繁 （1）先是通用性文种简—繁—简的演进。
我国公文文种最初没有通、专之分，均以通用性面貌出现。
周朝末期，我国的公文文种共有“典、谟、誓、诰、命、训”6种。 从秦汉至清朝，文种已达到66种，最多时达到上百种。如皇帝的下行文册（策）就分祝册、玉册、立册、封册、哀册、赠册、谥册、赠谥册、癸册、赐册、免册等11种；臣对皇帝的上行文奏又分为奏、奏疏、奏启、奏对、奏状、奏折、奏片等7种。
5 辛亥革命后的南京临时政府将文种大幅度地简化尾种。
建国初期如1951年，政务院颁发的公文文种有7类１２种。 1987年国务院办公厅发布的公文文种有10类15种。 1993年修订为12类13种。
2000年8月24日分为13类13种。
（2）非法定性和专业性文种由简到繁、由少到多 古代专业性文种数量不多近代，随着公务活动领域的扩大和管理向专业化分工发展，使专业性文种逐步增多。
建国后，非法定性和专业文种继续增多，
目前，约有各类非法定性和专业文种200种之多。当然，非法定性和专业文种的增多，也是事业发展、社会进步的一种表现。
3、公文文风朝着简明、实用、通俗的方向发展 公文属于文化的一部分，它的文风总要受到当时语言文字特别是文学体裁的影响。古代公文兼有应用文和散文的特点，实用性与文学性相结合。 秦汉时期：李斯的•谏逐客书‣，司马迁的•报任安书‣，晁错的•论贵粟疏‣，贾谊的•论积贮疏‣等。
汉魏时期：诸葛亮的•出师表‣等。
南北朝时期：公文盛行赋体、骈体，其文体追求形式美，语言要求对仗，不重视思想内容和实际，对公文文风也产生了很坏的影响。
唐、宋的韩愈、柳宗元、欧阳修、王安石和“三苏”掀起了文风革新运动，对公文文风的改革亦起了积极作用。魏征的•谏太守十思疏‣，王安石的•答司马谏议书‣就是突出的例子。
太平天国：开了反对封建公文浮文巧语的先河，提倡一切奏章文谕要“朴实明晓”。
辛亥革命：不仅废除了公文首、尾的恶称，而且确定使用白话和标点，文风上朝着简明、实用、通俗的方面前进了一大步。 我党在革命根据地时期特别是建国后，通过公文全面改革，不断清除文牍主义和形式主义的影响，代之以马克思主义的新文风，很好地实现了公文向简明、实用、通俗的转变。
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（二）公文在变革中不断继承和发扬一切有生命力的东西 纵观公文发展史，公文文种、公文格式、公文管理制度、公文理论等方面，都可找到今人继承和发展前人成果的轨迹。 文种方面，比如“报告”，渊源于古代，产生于民国，我们至今沿用；“命令（令）”，其中的“命”起于古时三代，“令”起于战国，我党最后归并为“命令”。
公文管理制度方面，封建社会的一文一事制度、主管官员署签制度、公文编号和公文催办制度，我们经过改革，也至今沿用。 写作的技巧和理论方面，更有许多好的传统和好的经验值得我们学习和借鉴。
例如：孔子提出“言之无文，行而不远”，是说公文不注意修辞，内政外交就推行不下去。
南朝刘勰•文心雕龙‣中的•神思‣、•熔裁‣、•章句‣、•情采‣、•炼字‣等篇章，对今人的公文写作仍有借鉴意义。
清朝的刘熙载在•艺概.文概‣中提出的“文有七戒：旨戒杂，气戒破，句戒乱，语戒习，字戒僻，详略戒失宜，是非戒失实”，在今天仍有参考价值。
第三节 公文的特点和作用 公文的特点 :
1、政策性和权威性
2、法规化和格式化
3、实用性和时效性
4、准确性和简练性
公文的作用
第二章 公文的种类和格式 第一节 公文的种类
一、公文的种类简称文种。文种历来随着历史的演变而有所不同。而且不 7 同的分类方法下就有不同的类别。
（一）按公文的特点、作用可分为：
知照性公文
指挥性公文
报请性公文
记录性公文
（二）按行文关系分
上行文件 指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告，等。 下行文件 指对本机关下属单位的行文，属自上而下的发文。如：命令（令）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复，等。平行文件 指平行机关或不相隶属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如：意见、函。
（三）根据制发机关的不同性质，可分为 行政公文 党的文件 法规文件 外交文件 司法文件 计划文件 军事文件
（四）按办理时间分 特急公文（特急件） 急办公文（急件） 常规公文（平件）
（五）按秘密等级分
绝密公文（绝密件）
机密公文（机密件）
秘密公文（秘密件） 普通公文（普通件）
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二、为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，国务院办公厅又在原来•办法‣的基础上进行了修改，发布了修订稿：
•国家行政机关公文处理办法‣(国发„2000‟23号)。在新的•办法‣中对公文原有的类别（12类13种）进行了重新规定，确定为13类13种。 该•办法‣由2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行。1993年11月21日发布1994年1月1日起施行的•办法‣同时废止。
13类13种行政公文种类：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。例：
1、•中华人民共和国国务院命令‣
2、•中华人民共和国主席令‣
3、中共中央、人大常委会、国务院、中央军委通令嘉奖中越边境边防部队全体指战员、民兵等的•嘉奖令‣
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如：
1、•中华人民共和国第五届全国人民代表大会常务委员会关于成立特别检查厅和特别法庭检察、审判林彪、江青反革命集团主犯的决定‣
2、•国务院关于处理“渤海二号”事故的决定‣
3、•中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定‣
4、•国家税务总局关于全面加强税收执法监督工作的决定‣（2001.11.20.）
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
1、•国务院办公厅关于1987年夏时制的公告‣及由此带出了：
2、•中国民航局公告‣
3、•铁道部公告‣
4、•交通部公告‣
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如： •中国人民银行关于发行四种金属人民币的通告‣
•深圳市人民政府关于严格禁止擅自以股票债券等形式集资的通告‣ •国家税务总局、国家质量技术监督局关于停止生产销售非税控加油机和非税控计价器的通告‣
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。如： １、•××市政府批转市税务局†关于下放税收管理权限的请示‡的通知‣ ２、•××县人民政府转发省人民政府关于学习宣传的通知‣ ３、•××市国家税务局关于对基层建设和征管改革工作进行考核验收的通知‣
4、•中华人民共和国关于×××等工作人员职务任免的通知‣
国务院办公厅关于调整中国人民银行 货币政策委员会组成人员的通知 国办函„ 2000 ‟7号 中国人民银行：
你行•关于调整货币政策委员会委员及任免的请示‣（银发„ 2000 ‟13号）收悉。根据•中国人民银行货币政策委员会条例‣的有关规定，经国务院领导同意，现就调整货币政策委员会组成人员通知如下：
同意免去刘明康货币政策委员会副主任和刘廷焕、何林祥、黄达货币政策委员会委员职务，任命王雪冰、周小川、吴敬琏为货币政策委员会委员。
国务院办公厅
二０００年一月三十日
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（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如： １、•国家税务总局关于表彰税务系统计算机应用工作优秀单位和先进单位的通报‣ ２、•国家税务总局关于××市增值税专用发票特大案件的通报‣
3、•广州市人民政府关于2000年上半年公文处理情况的通报‣（穗府办„2000‟34号）2000.8.3. 又如：•国务院办公厅关于水利专项资金审计情况的通报‣
国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报 国办发„ １９９９ ‟６１号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展作出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予以奖励。
各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚忍不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以习近平同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗臶，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向２１世纪而努力奋斗。
国务院办公厅
一九九九年七月十二日
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如：
1、•国务院关于提请审议设立海南省的议案‣(1987.8.24.七届人大一次 11 会议议决)
2、•国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案‣(1992.4.七届人大五次会议通过)
国务院关于提请审议
•中华人民共和国反不正当竞争法（草案）的议案‣ 全国人民代表大会常务委员会：
为了维护社会主义市场经济秩序，鼓励和保护公平竞争，制止不正当竞争行为，保障经营者的合法权益，国家工商行政管理局经过调查研究，广泛征求意见，草拟了•中华人民共和国反不正当竞争法（草案）‣。这个草案业经国务院常务会议讨论通过，现提请审议。
附件：•中华人民共和国反不正当竞争法（草案）‣
国务院总理
李 鹏
一九九三年六月十日
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如： １、工作报告：• ×× 县人民政府2003 年工作报告‣ ２、情况报告：•××市关于全面推行税务执法责任制的情况报告‣（P219） ３、答复报告： •铁道部关于１９３次旅客快车发生重大颠覆事故的报告‣（１９８２年６月１０日）
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。 如：•××县国家税务局关于补助新建办公楼经费的请示‣ •关于减征××塑料包装有限公司企业所得税的请示‣
•关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的请示‣
（一）事务性请示：
××县国家税务局关于批量购臵微机增拨经费的请示
12 ××市国家税务局：
我县国家税务局现有微机40台，系一九九四年购臵的，使用已接近十年，已明显不能适应当今社会化服务的需求，严重滞后于国家税务总局对税务系统微机使用的要求。
为保证税务工作的正常开展，我局需添加和更新全部电脑，并购臵相应的仪器和软件。经估算这部分资金约需七十万元。我局可通过多种途径解决二十万元，尚有五十万元的缺口，恳请市局给予补助。
妥否，请批示。
二00二年×月×日
（二）请求批准的请示：
关于一九九三年国债发行工作的请示 国务院：
一九九三年将发行三百七十亿元国债，其中财政债券七十亿元，国库券三百亿元，整个发行工作从三月一日开始。为保证这项工作顺利进行，现提出以下意见：
一、发行国债，是平衡财政预算、加强国家重点建设的重要措施，各级人民政府要加强领导，采取多样化的发行方式，保证完成今年国债的发行任务。
二、继续贯彻国债优先发行的原则。在国库券发行期内，除国家投资债券外，其他各种债券一律不得发行。国债以外的各种债券利率不得高于同期国库券的利率。
三、各级人民政府和国务院有关部门要严格做好国库券以外的各种债券发行的审批工作。未按上述规定发行的债券，各类证券中介机构不得代理发行，各证券交易场所也不得批准上市。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。 财 政 部
国 家 计 委
中国人民银行
一九九三年二月二十日
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。如：
13 •国务院关于†中华人民共和国外国企业所得税法施行细则‡的批复‣ 注意：一般情况下，基层单位对下级单位的请示很少用批复，而常常以通知代替。 如：• ××钢铁公司关于同意××厂××同志任职的通知‣
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。 例： １、•××市公安局关于检查整改火险隐患的几点意见‣（1999.4.19.××市公安局发给市政府） ２、•建设部关于进一步清理整顿房地产开发公司的意见‣（1990.6.14.） 意见可向上级行文、向下级行文、也可向平级行文，如：
（１）主送上级机关：•××市地税局关于市政府颁发××股份有限公司领导奖金涉税问题的意见‣（市地税局发给市政府2002.4.2.） （２）主送平级机关：•××市国家税务局关于调低某某县国家税务局所得税所得税任务的意见‣（××市国税局发给县人民政府2000.1025.） （３）主送下级机关：•国家税务总局关于在全国税务系统进一步推行岗位责任制的意见‣（税务总局向各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州税务学院2002.2.25.）
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。例：
•××省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函‣（某省人民政府就进口救灾物资要求免税一事给海关总署的函）
•××省地方税务局关于营业税所得税纳税地点等问题的复函‣（××省地方税务局写给×县人民检察院的）
××省人民政府办公厅关于商请 办理直通香港运输车辆有关牌证的函
14 广东省人民政府办公厅：
××省人民政府同意国营××农场与香港××陆运公司合作经营××直通运输公司，经营××往返香港的进出口物资运输业务，为有利于开展正常的业务活动，请协助办理该公司直通香港的100部各类运输车辆在贵省境内行驶的有关牌证。
妥否，请函复。
××省人民政府办公厅 ××××年×月×日
国家物价局、财政部
关于调整新护照收费标准的复函 公安部：
你部•关于调整新护照收费标准的函‣（公境办„1992‟第814号）收悉。经研究，函复如下：
为适应改革开放的形势，加强公民出国审批和管理，你部参照国际通用标准，对护照增加了一系列防伪措施。鉴于新版护照印制成本增加，并考虑驻外使馆办理因私护照收费标准为每本一百元等情况，同意从1992年8月15日起，北京、上海、江苏、广东四省（市）新版因私护照收费标准调整为每本一百元。
一九九二年×月×日
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。如：
1、•广东、福建两省座谈会纪要‣
2、•××县人民政府第×次常务会议纪要‣ •中国*机关公文处理条例‣
党的机关公文种类主要有十四种（1996.5.3.） 其中行政公文中没有的五个种类是：
（一）决议
15 用于经会议讨论通过的重要决策事项。如：
•中国*中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议‣
（二）指示
用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。如：
•中共中央、国务院关于防御特大洪水的紧急指示‣
（三）公报
用于公开发布重要决定或者重大事件。如：
•中国*第十三届中央委员会第七次全体会议公报‣
（四）条例
用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。如：
•中国*全民所有制工业企业基层组织工作条例‣
（五）规定
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。如：
•国务院关于严禁淫秽物品的规定‣
•国家行政机关公文处理办法‣中有 而•中国*机关公文处理条例‣中没有的 四个公文种类为：
（一）命令（令）
（二）公告
（三）通告
（四）议案
•全国税务机关公文处理实施办法‣ （国税发„2004‟132号）
由2004年10月9日发布，2004年11月1日起施行。本办法规定常用的税务公文种类有12类12种（比国家行政机关常用公文少一个种类：议案）。 第二节 公文的格式
（一）据最新发布的•国家行政机关公文处理办法‣（2000.8.24.）第七16 条规定：各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条规定：各级机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
（二）公文格式：
１、概念：公文格式，即公文写作特有的法定格式，统称“公文格式”或“公文体式”。 ２、作用（意义）：
（１）区别于应用文其它文种，便于公文处理、存档、管理和使用。 （２）表示出公文的合法性、权威性，使公文更好、更快地发挥作用。 第十条规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、和印发日期等部分组成。
３、公文用纸：
新的公文格式标准明确了公文用纸的技术指针，应按规定用厚薄适当、耐磨的纸：一般使用纸张定量为60g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度为85％~90％，横向耐折度≥15次，不透明度85％，PH值为7.5~9.5。 行政公文用纸要求完全使用Ａ4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。党的公文按•中国*机关公文处理条例‣第九条的规定：16开型与Ａ４型均可使用。正文用３号仿宋体字，一般每面排２２行，每行排２８个字。文字一律从左至右横写横排。在左侧装订。 两种格式
公文首页版式 上报公文首页版式
（三）公文格式具体内容及说明：
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 １、１ 眉首
17 定义：臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即１５４mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。 １、１、１ 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。 对一些重要公文编顺序号码，也是为了便于回收、清点、销毁等。
如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第１行。
１、１、２ 秘密等级和保密期限 秘密等级是指公文秘密程度的等级，它是区分涉密公文与非涉密公文的主要标志。秘密等级可分为秘密、机密、绝密三种。由发文机关根据文件内容涉及党和国家机密程度来划定，以保障国家秘密的安全。在文件上正确地标注密级，便于文件的使用与管理。 保密期限在１年及１年以上的，以年计；保密期限在１年以内的，以月计。如：“机密二年”。凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，其保密期限按照绝密事项３０年；机密事项２０年；秘密事项１０年认定。
如需标识秘密等级，用３号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用３号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
１、１、3 紧急程度
紧急程度指对公文送达和办理的时间限度。标明紧急程度是为了引起特别注意，以确保紧急问题的及时处理。
如需标识紧急程度，用３号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第１行，紧急程度顶格标识在版心右上角第２行。
１、１、4 发文机关标识
18 就是以前俗称的“版头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为２５mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为８０mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号文机关以醒目美观为原则酌则酌定，但最大不能等于或大于２２mm×１５mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；不论联合行文单位多少，必须保证“文件”排在各联合行文单位右侧中央；如联合行文机关过多，也必须保证公文首页能显示正文。
1、
1、5 发文字号
为了便于发文和收文单位双方进行登记、分类、保管，便于查找使用。它是某一机关在某一年度对所发文件顺序的编号，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
拟写发文机关代字要注意规范而简略；发文年份应写全称不能简写，并用六角括号括起；本年度发文顺序号由１起编依序进行。发文字号中不再标注“字”、“第”等字样。 注意：（１）联合行文，只标注牵头主办机关的发文字号。（２）机关代字要简勿冗，一般用１～２个字表示即可，切勿把机关全称或简称都标注出来。（３）文号使用不能党政混淆。（４）公告类公文不编发文字号。（５）有些会议纪要不编发文字号，有些决议决定类公文不编文号。
位臵在发文机关标识下空２行，用３号仿宋体字，居中排布；年份、序号均用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号„ ‟插入；序号不编虚位（即１不编为００１），不加“第”字。 如：浙政„２００２‟５９号 如：“苏国税发„２０００‟１５０号”
发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色反线。
１、１、6 签发人
上行的重要公文（如：请示、报告）要标注签发人；下行的公文不标注签 19 发人。
为强调领导负责制，上报的重要公文需标识签发人姓名，这是表示对上行重要公文的郑重和负责，也便于上级查询和联系。位臵：平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人名居右空１字；签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。 注意： （１）一般签发人应该是机关的主要负责人或审签文稿的领导人。签发人要对公文的质量负责。
（２）如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第１行，其他签发人姓名从第２行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４mm。
１、２ 主体
１、２、１ 公文标题
它是对公文内容的概括与揭示，也可以说是给文件起一个名字。其作用在于：便于文件的检索与处理；为阅读公文提示方向；为收发、登记、管理、使用公文提供检索标志，便于文书分类和立卷归档。 发文机关应当用全称或规范化的简称；联合行文，主办机关应当排列在前；发文事由应准确简要概括出公文的内容。
格式：发文机关（全称或规范化简称）＋事由＋文种 位臵：红色反线下空２行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
注意：
（１）除法规、规章名称或批转、转发公文名称用书名号外，一般不用标点符号。
（２）写标题的要求：确切、醒目、简明、高度概括、一目了然。 如：•国务院关于解除在西藏自治区拉萨市戒严的命令‣
•国务院关于颁发﹤会计人员职权条例﹥的通知‣ （３）标题中不能重复出现介词和文种。
20 如：××市国家税务局转发•××省国家税务局关于转发•国家税务总局关于做好金融保险业营业税征收工作的紧急通知‣的通知‣的通知 应改为：•××市国家税务局转发国家税务总局关于做好金融保险业营业税征收工作的紧急通知‣ （４）要正确使用文种
这里说的文种，是指国务院办公厅发布的•国家行政机关公文处理办法‣中规定的在实践中，有些拟稿人把非法定性通用公文中的“实施方案”、“工作守则”、“考核办法”等作为法定性公文的文种使用，也有的将行政机关与党的机关的文种混用。
（５）不可两个文种并用。此类问题多出现在“请示”、“报告”、“批复”类公文的标题中。
１、２、２ 主送机关
指一件公文的主要收受、承办单位。按内容的需要和彼此的隶属关系、职权范围来写。
主送机关的几种标注形式：
特称又叫单称，多用于请示、报告、批复类行文。例：“国家税务总局：” 并称指同级别单位的并列。多用于向地方党政机关行文。例：“市委、市人大、市政府：”
泛称一般用于对下级同类诸机关的行文。例：“各省、直辖市、自治区国家税务局、地方税务局：”
递降称多用于对垂直几个下级机关行文。例：“各市、县、区国家税务局：”
注意：
（１）遇有主送机关不止一个（如通知）时，应按其性质、级别、有关规定或惯例依次排列，中间用顿号或逗号分隔。
（２）请示的主送机关，只能写一个主送机关，以免相互推诿，延误问题的解决。
（３）凡受双重领导的机关向上行文时，必须写明主送机关和抄送机关。 位臵：标题下空１行，左侧顶格用３号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能 21 显示正文时，应将主送机关名称移之版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
１、２、３公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空２字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文一般分三部分：开头、中间、结尾 开头部分：（即引据）
往往从发文件的起因说起。如： （１）根据有关的政策法令开头 （２）根据上级的某项指示开头
（３）从本地区、本系统、本单位所发生的某事或存在的问题说起 （4）引述其他单位的来文
中间部分：
按具体情况和行文目的而定
（１）若是向上级机关写报告反映情况，则必须简要叙述事情的经过； （２）若是向上级机关有所请示需要上级机关答复的则必须陈述充足的理由；
（３）若是对下级机关有所指示的，则必须提出处理问题的具体做法； （4）若是平行机关商洽工作的，则必须依据有关的政策、法令和规章制度并结合实际情况，提出处理意见。 １、２、４ 附件
概念理解：随公文发送的文件材料
内容：需要转发或报送的文件、统计报表
准备颁发的规章制度
拟订实行的计划及其他说明文字或数字材料
注意：
22 （１）名为“附件”并不意味着不重要，它只是一种处理和传送的形式。非但不是不重要，相反，他往往对办成一件事起到很大的促进作用。 （２）凡是不写在公文正文之内的，通常都作附件处理。在一件公文里，附件是它的重要组成部分，办文时千万不能漏列。
（３）要写清附件的件数和具体名称，以免打印、分发时错漏。
注意 ：
公文如有附件，在正文下一行左空２字用３号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１、……”） 附件名称后不加标点符号。
附件应与公文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；
附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 １、２、５ 成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”；成文时间的标识位臵是１、２、６。
１、２、6 公文生效标识 １、２、６、1 单一发文印章
加盖印章以示负责盖在日期中间部位。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字；加盖印章应上距正文２mm～４mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
１、２、６、２联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办 23 机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。
当联合行文需加盖３个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。
会议纪要不需加盖印章。
１、２、６、3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
１、２、7 附注 公文如有附注，用３号仿宋体，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。
一般“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
１、３ 版记
１、３、１ 主题词
随着机关办公自动化的需要，公文处理实行了计算机管理，为适应计算机查询检索的需要，国务院办公厅曾于１９８９年发出通知，要求各地区、各部门报国务院的文件应当标注主题词。
定义：主题词是为了公文检索归类的需要，从公文中抽象出来，能够概括公文基本内容并经过规范化的名词术语。
根据•国务院公文主题词表‣和税收工作的实际情况，国家税务总局办公24 厅自1995年和1998年先后印发了•税务公文主题词表‣（试行）。 现行的是2004年10月9日发布，从2004年11月1日起施行的•税务公文主题词表‣（国税发„2004‟133号）。
词表共有8类，1168个主题词组成，分为主表和附表两个部分。主表有6类883个主题词，附表有2类285个主题词。
词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类，如“税务综合类”、“税收制度类”等；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“税务综合类”中的“税务”、“税收制度类”中的“流转税”等；第三层是类属词，如属于流转税范畴的“增值税”、“专用发票”等。 第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引和检索。
注意：
（１）选用主题词，不受词表中各大类别的限制，根据公文内容可以跨类选用恰当的主题词。
（２）标引主题词的次序应该从词义的抽象到具体，从内容到形式。词义较大的主题词排在前，词义较小的主题词排在后；先从公文内容的角度选用主题词，后从公文的表现形式也即文种的角度选用主题词。
（３）标引的具体顺序应是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。区域词标在反映文件形式的词之前。 如： 标题为•国家税务总局关于北京市保险业具体险种免征营业税的批复‣的公文主题词的标引，应： 先标类别词“营业税”，再标类属词“保险”、“免征”，然后标区域词“北京”，最后标文种“批复”。
（４）一件公文标引的主题词一般不超过5个（税务公文规定不超过6个）。
（5）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词 25 中选择适当的词标引。 （6）（税务补充）一份文件如有2个以上的主题内容，先标上述各个主题的类别词，再对所属主题内容依次标引。 如•国家税务总局关于传达贯彻全国税务工作会议精神并做好信息工作的通知‣，先标反映上述2个主题内容的类别词“税务”；再标反映第一个主题内容的类属词“会议”；然后标反映第二个主题内容的类属词“信息”，最后标文种“通知”。 （7）凡上报国务院的文件，必须先标类别词“税务”，再按规定标其他词。 （8）在标引公文主题词时，遇到新开征的“税种”名称和新的专用名未被列入本词表的，可作为自由词用于标引。
１、３、２ 抄送
概念：指公文应送达跟内容有关的单位或越过的单位。 目的：使对方知晓公文内容或协助执行任务。
位臵：在主题词下一行；左空１字用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。 注意：公文抄送的范围要严格控制，防止乱报滥发。 １、３、３ 印发机关和印发时间
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词下）占一行位臵；用３号仿宋体字。
印发机关左空１字，印发时间右空１字。
印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码字标识。
１、３、４ 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 １、３、５ 版记的位臵
版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。
第三节 公文行文的基本规则
一、行文的总规则
26 １、各单位的行文必须由办公室统一归口管理，由办公室统一对外发文；收文实行统一登记、分办。
２、坚持党政分开的原则。单位内的党组织、行政、工、青、妇等群众组织行文，必须使用各自的公文版头、发文字号、单位印章，相互间不得混淆或乱用。
３、严格按发文程序办事，严格按发文程序办事，即从草拟公文开始，直到公文印制封发，每一环节都必须按程序进行，绝不允许违反程序现象的发生。
４、严格遵守各项保密制度，杜绝行文中各种泄密事件的发生，确保各种行文的安全运行。
5、严格控制发文数量。要解决好“一文多发”和层层转发的问题，扭转逢事必发文的做法。
二、上行文的行文规则
１、上行文使用的文种是“请示”和“报告”。
２、“请示”与“报告”是公文中各自独立存在的两类性质、作用完全不同的文种。因此，“请示”与“报告”必须严格分开。报告中不得夹带请示事项。
３、请示一般只有一个主送机关，如需送其他机关，应用“抄送”形式，但不能同时抄送下级机关。除领导直接交办事项处，请示不得主送领导者个人。
４、公文一般不能越级行文即跳过直接领导机关向更上一级领导机关直至最高领导机关行文，就如请示。遇有特殊情况（如自然灾害、战争等），不越级请示就会给党和国家造成重大经济损失时，可越级请示，但必须抄送被越过的上级机关。
５、向上级机关的行文，可抄送同级机关，但一般不得抄送下级机关。
6、受双重领导的机关，在向上级请示时，应主送一个上级机关，同时抄送另一个上级机关，不可一并主送。
三、下行文的行文规则
１、下行文向社会公开发布的是命令（令）、公告、通告，目前税务系统使用的主要是通告；在机关内部常用的是通知、通报、会议纪要、批复等４种。
27 ２、使用内部运行的下行文种时，行文单位与受文单位之间必须是领导与被领导（含间接领导）关系。公布性文件如公告、通告，凡通过新闻媒体直接和人民群众见面的，应视为正式公文认真执行。
３、向受双重领导的下属单位发文时，应当根据需要，抄送受文单位的另一个领导机关。
4、向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关并可抄送同级机关；向一个下级机关行文，可以同时抄发其他下级机关。上级机关不可与下级机关联合向基层行文。
四、平行文的行文规则
１、平行文主要使用的文种是“函”。
２、凡属平等级别的单位相互行文，均属平行文。
３、凡相互间无隶属关系的机关单位，不论各自是什么级别，其相互间行文都属平行文。
４、向有关主管部门请求批准事宜，不论相互间各自是什么级别，其行文关系都是平行文。
5、向同级机关行文，可以抄送其他同级机关。
五、联合行文规则
1、联合行文的单位必须是同一级别的。如：市财政局与该市国家税务局。上下级机关不得联合行文。 ２、联合行文的单位不宜过多。
３、联合行文要坚持确有必要的原则。
４、税务机关不得与纳税单位联合行文，也不得与党委、政府联合行文。 第三章 几种常用行政公文的写作
（一）公告
公告：是向国内外宣布重大事项时使用的一种公文。它具有周知性，一般都通过报刊、广播、电视公开发表，有时也用张贴的形式发布。 因不用书面文件形式，公告类公文一般不编发文字号。若同一事项或问题连续发公告，可编序号，即：第一号，第二号，等。若就某一事项发一次公告，什么号也不编。
公告的标题只有两个成分：一是制文机关，二是文种，不标事由；有的标题只标有文种。
28 公告的正文：一是缘由与背景（或者是写作目的与依据），二是公告事项内容，三是结尾用语，多采用“特此公告”的写法，也可不写。 公告例文
新华社公告
新华社授权公告：中华人民共和国将于１９８０年５月１２日至６月１０日，由中国本土向太平洋南纬七度零分、东经一百七十一度三十三分为中心，半径为七十海里圆形海域范围内的公海上，发射运载火箭试验，中国舰船和飞机将在该海域进行作业。为了过往船只和飞机的安全，中国政府要求有关国家政府通知本国的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。
一九八０年×月×日
还有如：•国务院办公厅关于１９８７年夏时制的公告‣
•中国民航局公告‣
•铁道部公告‣
•交通部公告‣
（二）通告
一般可分为事项性通告、政务性通告两种。 通告一般由标题、正文、结尾三部分组成。 通告的标题有三种形式： （１）发文单位+事由+文种 （２）发文单位+文种
（３）文种（省略发文单位和事由）
通告的正文一般由通告的缘由、通告事项、通告结尾三部分组成。
注意：
１、公布周知事项的通告，一般采用分段分条方式书写。 ２、通告系普发性公文，不必写主送机关。
３、正文结尾处另起一行，写上特此通告、此告等；如果通告缘由部分结尾处已有了“特通告如下”之类引领句，则正文结尾处不再写“特此通告”等结语。
29
公告与通告的异同：
相同处：两者都是可公开发表的广泛告知性公文。 不同点：
(1)从所宣布告知事项的内容看：公告重于通告。
(2)从所宣布告知事项的范围看：公告大于通告。公告是面向国内外的，通告所面向的是国内或国内局部范围。
(3)从发布“两告”的机关看：公告发布的机关级别高，多是党和国家的高级机关；至于通告，上至中央下至基层机关以及国有企事业单位均可使用。
(4)从所发布的方式看：公告是采用新闻手段通过电台、电视台与报纸的形式予以发布；通告既可采用上述手段与形式予以公开发布，也可在内部行文。
（三）通知
通知是党政机关下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。多功能性是通知的突出特点。
１、它可以像命令那样去发布法规，这种通知叫发布性通知。当然，它只局限于内部行文发布行政法规和规章，不像命令（令）那样在社会上公开发布。
通知是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。它适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、发布法规性公文、传达事项、任免人员等。
２、它可以像指示那样向下级机关传达内容，这种这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。它一般用机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义；在内容上，前者是指示的原则性与通知的规定性的结合，而后者偏重于阐明工作上的原则。
３、它具有“中转”的功能。 如上级或同级、不相隶属单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”；
下级来文需要批转给所属下级单位时，也得靠通知来办理，这种通知叫“批30 转性通知”。
通知用来告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”； 用来任免工作人员的职务，称作“任免性通知”； 用来通知会议，叫做“会议性通知”；
用来告知一般应办事务，名叫“事务性通知”， 还有知照性通知、印发性通知等。
如：
发布性通知：××市国家税务局关于印发•××市国家税务局金税工程考核暂行办法‣的通知 指示性通知；•××市国家税务局关于开战２００２年度税收执法检查的通知‣
事务性通知：•××市地方税务局关于抓紧做好２００２年组织收入工作的通知‣ 知照性通知：•××省国家税务局关于开展２０００年度税务登记验证和增值税一般纳税人年审工作的通知‣ 会议通知：•关于召开全省高等教育工作会议的通知‣ 任免通知：•中华人民共和国关于×××等工作人员职务任免的通知‣ 批转性通知：•国务院批转国家体改委关于治理整顿中深化企业改革强化企业管理的意见的通知‣ 转发性通知：•××省委办公厅关于转发省信访办１９××年信访工作要点的通知‣
1、标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。
注意：当主送机关较多时，要注意排列的规范性：同级机关用顿号间隔，不同级别、类别的机关用逗号分开。
2、正文。是通知的主要内容，包括通知的依据和目的（导语）、通知事项（主体：什么事情和具体要求等）、通知结语（即正文结束语）三部分。
31 通知一般由标题、主送机关、正文、署名和日期几部分组成。
3、署名和日期。在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。 见例文：
财政部 国家税务总局关于出口复合竹地板有关事宜的通知
财税[2005]93号
各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局、新疆生产建设兵团财务局：
根据•财政部 国家税务总局关于调整出口货物退税率的通知‣(财税[2003]222号)规定，从2004年1月1日起取消了部分木材产品的出口退税，其中包括海关商品代码的头四位“4409”章节项下的木材、木地板。由于当时竹地板没有单独的商品代码，与木地板一同归入“4409”章节中，使出口竹地板不能取得出口退税。2005年国务院税则委员会决定在•中华人民共和国进出口税则(2005年版)‣的“4409”章节中增加竹地板商品名称，税则号为“44092011”，将木制地板与竹制地板加以区分。为体现出口退税政策的调节作用，现将多层复合竹地板有关出口退税事宜通知如下：
一、对税号44092011项下的“一边或面制成连续形状的濒危竹地板条、块”(海关商品码为4409201110)的出口退税率核定为0％；
二、对税号4409201l项下的“一边或面制成连续形状的其他竹地板条、块”(海关商品码为4409201190)的出口退税率核定为13％。
三、上述规定从2005年1月1日起执行。
特此通知。
财政部 国家税务总局
二00五年五月二十三日
32
财政部 国家税务总局关于暂免征收尿素产品增值税的通知
财税[2005]87号
各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局，财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处，新疆生产建设兵团财务局：
为支持农业发展，经国务院批准，现将尿素产品增值税政策明确如下：
自2005年7月1日起，对国内企业生产销售的尿素产品增值税由先征后返50%调整为暂免征收增值税。
请遵照执行。
财政部 国家税务总局 二○○五年五月二十三日
（四）报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问时使用的单方向的上行文，不需要上级机关给予回复。
报告一般由标题、主送机关、正文、成文日期组成。
1、标题。报告是上行文，可采用省略发文机关名称的两项式标题结构形式，即“事由?文种”
2、主送机关。报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。 报告常见写法
3、正文（通常采用总分式的结构）：
（1）前言—概括叙述工作的内容和成绩，并用“现将……报告如下”开启下文。
（2）工作情况和成绩—详略得当地汇报开展工作的基本情况和取得的主要成绩（常采用“总—分”或“总—分—总”的结构形式）
33 （3）工作经验—说明取得成绩的原因 ，介绍行之有效的办法，总结带有规律性的体会。
（4）存在的问题—本着一分为二的态度，如实汇报工作中存在的缺陷和不足，但写得较简略。 （5）今后的打算—针对存在的问题，提出改进和加强工作的办法或措施。一般也很简略。
4、成文日期—通常排列在正文后右下角（右空四字），用汉字书写。
报告种类
（1）工作报告：• ×× 省商品交易市场税收征管工作报告‣（P207） （2）情况报告： • ××省国家税务局关于纠正××市国家税务局截留中央税收问题的情况报告‣（P212 ×× 省国税局写给国家税务总局的） （3）答复报告： • ××规划建设委员会办公室关于县拟建工业开发区的报告‣（写给市政府的P133） （4）建议报告：• ×× 省国家税务局关于×× 年全省国税系统纪检监察案件分析报告‣（P210）
其中工作报告又分综合性报告和专题报告两种：
专题（专项）工作报告：•关于２００１年个人所得税的报告‣ 综合性工作报告：•××市国家税务局关于２０００年度工作的报告‣
注意：
(1)报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。
(2)报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。
(3)拟写报告，一要实事求是，既不夸大成绩，也不回避缺点和问题；二要重视选材，突出主题。既不让内容空洞，也不能简单地罗列事例和数字。 (4)报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。
34 (5)最忌两点：一怕流于形式，言之无物，大话套话连篇，应付交差了事；二怕内容繁杂，剪不断理还乱，大事小事都想言及，结果既无中心又无重点 。
（五）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
凡本机关无权决定、无力解决，按规定必须由上级主管部门审核、批准后才能办理的事项，都必须向上级请示。
请示由标题、主送机关、正文、成文日期组成。（例文见 P244 ） 请示按内容可分为税政业务请示和行政事务请示两类。例： 税政业务请示：•关于减征××塑料包装有限公 司企业所得税的请示‣ 行政事务请示：•关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的请示‣
注意：
（1）不要多头请示，只能主送有隶属关系的一个上级机关。若需同时送其他机关（如双重领导），应当用抄送形式。主送机关负责答复请示事项。 （2）正文必须具备三个部分：请示缘由、请示事项、请示结语。 （3）请示的结语另起一段空两格写。
（4）请示要坚持“一文一事”的原则，切忌“一文数事”。
（5）请示缘由要充分有力，给上级一定的紧迫感，以引起重视和关切，促使请示事宜及时解决。
（6）请示事项要明确、具体，以利批复。 （7）语言要简明扼要，行文语气要谦恭。 （8）请示与报告不能混用。
（六）批复
适用于答复下级机关的请示事项。下级有请示，上级才会有批复，因此，批复是被动行文；批复的针对性极强，下级机关请示什么上级机关就批复什么，不能答非所问。批复由标题、主送机关、正文、成文日期组成。 １、标题。标准标题。
２、主送机关。一般只有一个，即发出请示的下级机关。
３、正文。一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。
35 ４、日期。要求同上。 税政业务批复：•××省国家税务局关于减征××塑料包装有限公司企业所有税的批复‣ 行政事务批复：•××省地方税务局关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的批复‣
深圳市国家税务局
关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税问题的批复 盐田区国家税务局：
你局•关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税的请示‣（深国税盐发[2003]52号）悉。根据•国家税务总局关于印发†增值税问题解答（之一）‡的通知‣（国税函发[1995]288号），对于深圳市兴火星实业有限公司销售的对外出租的六台套钻机、六台空压机，可视为销售自己使用的固定资产，同意免征增值税。 此复。
深圳市国家税务局
二00三年九月十二日
国家税务总局关于在京外国商会征免营业税的批复 国税函[2005]370号
北京市地方税务局：
你局•关于对在京外国商会是否免予征收营业税问题的请示‣（京地税营„2005‟48号）收悉，批复如下：
根据•财政部、国家税务总局关于对社会团体收取的会费收入不征收营业税的通知‣（财税„1997‟63号）第一条的规定，对在京外国商会按财政部门或民政部门规定标准收取的会费，不征收营业税。对其会费以外各种名目的收入，凡属于营业税应税范围的，一律照章征收营业税。 此复。
国家税务总局
36 二○○五年四月十九日 抄送：各省、自治区、直辖市和计划单列市地方税务局
注意：
（１）要及时作出答复，以免贻误工作；
（２）批复内容如涉及其他部门，应协商一致后再行批复； （３）要明确表明态度，若不同意，一定要充分说明理由。
（七）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函是平行文，也可用于向不相隶属的高级别机关或低级别机关行文。 主动制发的函称为发函， 回复对方来函的函称为复函。
函由标题、主送机关、正文、成文日期组成。
１、标题。作为正式公文的函，其标题也由三部分组成。 ２、主送机关。多数函主送机关只有一个。也有排列多个主送机关的情况。 ３、正文。一般有缘由、事项、结语几部分。
（１） 缘由。说明发函的根据、目的、原因等。若是复函，则先引用来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由，并用“现函复如下”等承上启下的过渡句转入下文。
（２） 事项。明确写出商洽、询问、答复和请求批准的具体内容。 （３） 希望与请求。即表明希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等。 （４） 结语。另起一行以“特此函询”、“即请复函”、“特此函告”、“特此函达”、“特此函复”等惯用语结束。
4、成文日期
例：
主送高级别机关的函：•××区国家税务局关 于申请建设工程规划许 37 可证的函‣（××区国家税务局写给市城市规划局的） 主送相同级别机关的函：•××市地方税务局关于申请核定†机动车辆纳税手册‡和†临时税务登记证‡收费标准的函‣（××市地方税务局写给市物价局的）
主送低级别机关的函：•××省地方税务局关于营业税所得税纳税地点等问题的复函‣（××省地方税务局写给×县人民检察院的） 注意：
（１） 正确使用文种。凡是向不相隶属的机关行文，不管级别高低，一律用函。
（２） 一事一函，宜短不宜长。
（３） 要开门见山，直陈其事，简洁明快。
（４） 语言得体。语气平和、恳切、有分寸。既要符合本机关的职权身份，又要尊重对方、讲究礼节。
（５） 不能强人所难，忌用指令性语言。 计划
一、计划的定义：
计划是一种科学的工作方法。“凡事预则立，不预则废。”计划是税务机关结合工作实际，根据上级指示精神，对未来一定时期内税收工作的打算或安排，加以书面化、条理化和具体化的一种文书。
二、计划的作用
（一）指导作用
（二）优化资源配臵的作用
（三）激励约束作用
（四） 组织、检查和总结工作的凭据作用
三、计划的特点
（一）内容的预见性和指导性
（二）规定的明确性和可行性
（三）约束性和表达的说明性
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四、计划的种类：计划、规划、设想、打算、方案、安排、意见、要点。
五、计划的结构：由标题、正文、落款等组成。
（一）标题：单位名称＋适用时限＋计划内容＋文种
如：•××市地税局２００２年税收执法监督检查计划‣（四项式）
•２００１年全县国税工作要点‣（三项式）
•个人计划‣（二项式）
（二）正文
1、三要素：做什么、怎样做、何时成
2、内涵：
（1） 前言：指导思想、现实依据 （2） 主体
A目标任务：实事求是、主次轻重分明、具体明确
B措施办法：采取何种办法，利用哪些条件，克服那些困难，科学性和可操作性。
C步骤程序：分几步走，每一步何时完成，达到何种程度。步步落实，环环紧扣。
（3） 结尾
结尾是工作计划正文的收尾部分。多以简单概括的文字，提出完成计划的希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等；有的文章水到渠成要说明的都已经在正文的主体部分写清楚，这样也可以不专门写结尾，以免画蛇添足。
注：计划中的某些具体材料如果在正文中表述不便，可以另外附表、附图来表示。
（三）落款
在正文右下方要署明单位名称和制订计划的具体时间，如果以文件的形式下发，还要加盖公章。
六、计划的写作要求
（一）实事求是、有的放矢
（二）措施要具体、明确、操作性强
（三）要适当留有余地
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（四）要依靠群众、集思广益 总结
一、总结的定义 总结是单位（或个人）对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面、系统的分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示其规律性的书面报告材料。
二、总结的种类
按内容分：工作总结、生产总结、科研总结、学习总结； 按性质分：综合性总结、专题性总结；
按范围分：系统总结、单位总结、部门总结、个人总结； 按时间分：月份总结、季度总结、年份总结；
按形式分：条文式总结、表格式总结、条文表格结合式总结。 注：各类总结中最常见的是工作总结和经验总结。
三、总结的基本格式
总结没有什么固定的格式，写法亦较为灵活。但也有其基本格式。一般包括：标题、正文、落款三部分。
（一）标题
总结的标题一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来拟定的。同一事物因总结的目的、方向不同，标题的制作方法也应有所不同。因此，标题的拟写要针对内容，力求准确、简洁、醒目。 （１）公文式标题
单位名称+总结时限+内容范围+文种
•××市国税局2002年税收宣传活动总结‣（四项式） •××区国税局关于税控收款机推广工作的总结‣（三项式） •××市人民政府１９９２年工作总结‣（三项式） •２００１年监察工作总结‣（三项式） •关于财政收支情况的总结‣（二项式）
40 （２）新闻式标题
A单标题（文章式标题）
这种标题与一般文章的标题没有什么区别，它是对总结内容的高度概括。这类标题大多用于经验总结。
如•改革开放给江苏经济插上翅膀‣
•走活三步棋，选好一把手‣ B双标题（正副标题）
正标题用结论性语言概括总结的内容
副标题则标出总结的制作单位、适用时限、内容范围和文种。
•辛勤拼搏结硕果
——××公司２００１年工作总结‣（分两行写）
（ 2） 主体
这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。 A 主体部分常见的结构形态有三种
纵式结构 就是按照事物或实践活动的过程安排内容。
横式结构 按事实性质和规律的不同分门别类地依次展 开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。
纵横交叉式结构 安排内容时，既考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意到内容的逻辑联系。
B 主体部分常见的外部形式
主体部分同计划一样可以用普通文章分段分节的样式来写 也可以用标明序号、分条列项的方法写
还可以运用小标题，一个标题写一方面的经验体会。 常用的有: （1） 贯通式 （2） 序数式
41 （3） 小标题式
C 主体部分另外几种结构形式
总结的写法较为灵活，以下也是正文部分常见的几种结构形式： １、块式结构
前言
块式
过程和做法
主体 经验和体会
存在问题
努力方向
２、纵式结构
前言
基本情况
工作阶段一
过程和做法
（1）
经验和体会
主体 工作阶段二（同上）
工作阶段三（同上）
前言：概述、总评价
概况
（2）
过程和做法
第一方面的工作 经验和体会
问题和方向
主体 第二方面的工作（同上）
第三方面的工作（同上）
（3）结尾
42 结尾是正文的收束，应在总结经验的教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与文章前面相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，也可不必再写结尾。
（三）落款
包括具名和日期，写在正文的右下方。标题中如已有单位名称，此处即可省略具名；标题中没有单位名称的，文章落款处一定要写明。
四、注意事项
1、要坚持实事求是的原则
一切从实际出发，不要夸大成绩、隐瞒缺点也不要过分谦虚。要深刻分析总结出经验教训。
2、要注意共性、把握个性
写作技巧上区别于文学作品：不需刻意追求多样化，但也不能千篇1律、缺乏个性。
五、总结和计划的联系和区别 联系：
总结和计划关系密切，它们是某一阶段工作、生产、科研或学习过程的两端。计划于前，是“事”前的筹划安排，总结在后，是“事”后的清理鉴定。
同时，前一阶段计划之后的总结，又是拟制下一阶段计划的重要依据。计划—实践—总结—再计划—再实践—再总结，循环往复，它们之间相互制约，相互依赖，相互促进。
区别：
计划和总结有相似之处，但是也有明显的区别：
（１）从时间上看，计划是“事”前行文，总结是“事”后行文。计划是为了一定时期的实践活动事先拟定的安排，总结则是对某一实践活动告一段落或全部结束后的回顾和评价。
（２）从内容上看，计划的内容是为完成一定的任务所规定的步骤、方法 43 和措施，总结则是对一定阶段的工作或计划执行情况的分析和评价。 （３）从回答问题上看，计划所要回答的问题是“做什么”、“怎么做”、“何时成”，总结则是要回答“已经做了什么”、“怎么做的”和“做得怎么样”。
（４）从表达方式上看，计划主要运用的表达方式是叙述和说明，总结则是综合运用说明和议论（评论、分析）。 计划和总结都属于事务类应用文，两者有密切的联系。计划是总结的前提和依据，总结是计划的检验和结果，两者相辅相成，互相促进。
简报
一、定义：
简报是反映所在单位或系统完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新动向，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上传、左右沟通、交流经验的作用。
二、种类：
思想动态简报
工作简报 (p130) 会议简报。
三、特点：
新：要反映新情况、新问题、新经验。
快：迅速及时，快编快发。最忌选材不及时，缺乏现实指导意义。
简：篇幅短小精悍，语言简洁明了。
准：材料要真实确切，问题要切中要害，政策也要把握准确。
齐：要素齐全，格式规范。
四、格式：
简报的版式一般由： 版头、正文、版尾三要素组成。
44 版头由简报名称、编号、编发单位和日期组成。
正文由标题、导语、主体和结尾组成。
版尾：分别注明报（上级机关）、送（同级或不相隶属机关）、发（下级机关）的单位及份数。
简报例文
政策性和权威性
公文的权威性特点主要体现在以下两个方面：一是公文的内容和效力具有法定权威性。公文代表了各级行政单位的职权，具有行政领导的权威性，对受文机关具有不可动摇的行政约束力。二是公文的作者具有法定权威性。公文的作者是依照法律程序成立的组织机构的代表者，具有特定的职权范围，所有的公文都具有权威性。
我国现行公文负有贯彻党和国家方针政策，处理行政机关公务的重要职能。行政公文的主旨材料离不开党和政府制定的路线、方针、政策，不论内容还是形式，都体现了鲜明的政策性。 法规化和格式化
公文由法定的作者制作与发布，具有法定的权威性。凡是公文，就要有法定的作用。公文以机关、团体、单位的名义或由其代表人的名义制发，必须在职权范围内根据公务需要，按照法定程序制发，依次履行拟稿、核稿、登记、签发、用印等规定程序，才能生效。并在公文上载有可作凭证、取信的法定标志（如机关印章、领导人签署手迹等），以证明法定作者的身份。公文一旦制发就具有法定的权威和责任。
由于社会事务的纷繁复杂和千头万绪，公文的格式就要求规范、固定，以方便处理，有效使用。规范公文体式的目的，在于维护公文的严肃性、权威性、准确性和有效性，并方便公文的撰制与处理。因此，公文用纸的尺寸、书写的格式、文面的标识等，都有固定的次序与位臵，撰文者不能违背这些规定和要求而随意标新立异，自搞一套。
实用性和时效性
45 公文的实用性和时效性是紧密相联的。公文是各级国家行政机关根据实际工作需要制发的，具有严格的时效性，错过了某一时期，就起不到推动实际工作的作用。公文解决实际问题、反映现实、指导现实的实用性必然要与时效性相结合才能完成它的使命。 公文的时效性体现在两个方面：一是办理公文的急缓程度。针对工作中的具体问题，及时撰写，及时制发，从而有利于上传下达，及时解决问题。二是公文内容的现实意义。 准确性和简练性
公文的准确性和简练性是对于公文的语体特征而言的。它要求语言真实准确，简洁明了，平实朴素，严密庄重，表达多用概述。公文的语体特征与文艺作品的语体特征有明显的区别，文艺作品主要涉及人的情感领域，创作过程主张“以情动人”，形象化的语言运用较多，而且还运用夸张、比喻、拟人等表现手法，极尽铺张描写之能事，以期在读者心中留下深刻的印象。公文则不同，它要求简明扼要地概述主要内容，有话则长，无话则短，最忌用文学笔调写公文。公文语言的准确性和简练性表现在三个方面：（１）内容集中，力戒空话套话；（２）词语精练，概括力强；（３）开门见山，直叙其事，一目了然。 探索发展阶段：
１９５７年１１月国务院秘书厅发出•公文名称和体式问题的几点意见（稿）‣（７类１２种）。
日臻规范阶段：
１９８１年２月２７日国务院办公厅发布•国家行政机关公文处理暂行办法‣（９类１５种）。
１９８７年２月１８日国务院办公厅发布•国家行政机关公文处理办法‣（１０类１５种）。
１９８９年４月２５日中央办公厅发布•中国*各级领导机关文件处理条例（试行）‣（１３类１３种）。 修订完善阶段
１９９３年１１月２１日国务院办公厅修订并发布•国家行政机关公文处理办法‣（１２类１３种）。
46 １９９６年５月３日中央办公厅发布•中国*机关公文处理条例‣（１４类１４种）。
２０００年８月２４日国务院发布•国家行政机关公文处理办法‣（１３类１３种）。 初期试行阶段：
１９５１年９月，政务院颁布了•公文处理暂行办法‣（７类１２种）。１９５５年，、１９５６年中央和中央办公厅又先后颁发了•中国*中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例‣与•中国*县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法‣。
1起源 公文，是公务文书的简称。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。西周时期出现了“誓”、“诰”、“盟书”、“谱牒”、“政典”等公文形式。•尚书‣是史存最早，较为系统、完整的公文典籍。•尚书‣纂集了虞、夏、商、周四个朝代的公文，其体式又分为典、谟、训、诰、誓、命六种。典，“五帝之书也”，即记录五帝时重大国事的文书；谟，“议谋也”，即上层管理者的治世谋略记录；训，“说教也”，即教诲性言辞；诰，“告也”，即告白天下的训诫性文告；誓，“约束也”，是一种誓众文告；命，“使也”，也就是命令。秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。至唐宋后，又出现了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样式。明清公文在沿袭唐宋体制的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。 释义 编辑本段 现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。 3 分类 编辑本段
公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。 通用公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文；按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文；按发文性质分为问文和复文；按内容处理要求分为参阅性公文 47 和承办性公文；按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据2012年7月1日开始实施的•党政机关公文处理工作条例‣规定，行政公文种类包括以下15种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、公报、决议。事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。主要包括：财经文书（市场调查报告、经济合同）、司法文书（起诉书、判决书、笔录）、外交文书（国书、照会、护照、条约）及军用文书等。 4 组成要素
公文一般由秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限、紧急程度（特急、急件）、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 5 基本功能
规制令使作用。公文是各级各类领导机关发号施令的手段，是实施领导、处理公务的工具。公文在实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。
明事通情作用。各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中，在上下左右之间，需要经常沟通情况、交流意见，以求共识共作。公文作为明事通情手段在机关工作中广为应用。 参谋决策作用。各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，离不开信息的搜集、处理和运用，离不开调查研究和征求意见。公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。 宣传舆论作用。各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。而公文的贯彻执行是宣传舆论的核心。 商洽联络作用。各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络，以便互相理解、支持和配合，发挥整体效应。此中，公文写作不可或缺。
48 存储凭证作用。公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。公文在执行的时候是这样，成为档案之后仍然是这样。 6主要特征
主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。文风的平实性。力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。 表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。 7 写作要求 编辑本段
符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。 情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。 人名、地名、数字、引文要准确。日期一般要写具体的年月日。
数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。 公文的作用
(一) 领导指导作用 (二) 联系公务作用 (三) 宣传教育作用 (四) 凭证依据作用 (五) 规范言行作用
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一、公文的定义和分类
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。
（二）分类
1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。
4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（决议、公报）
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