一、什么是公文？
1、公文的定义。
公文是公务文书的简称，是国家机关、人民团体和企事业单位在公务活动中用以处理公务的具有特定格式的文字材料。《国家行政机关公文处理办法》第二条明确指出：“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这段话阐明了公文的性质和作用,即公文是行政机关管理国家事务、进行公务活动的工具。公文有广义和狭义之分。广义的公文泛指各单位之间在公务活动中产生的具有现实作用和历史作用的所有文字材料，包括收进和发出的一切反映公务活动的往来文书，如文件、信函、简报、技术资料，还有电报、表册、图片、图纸，以及电子文本的文件、资料等；狭义的公文是指《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》两个文件明确规定的文书种类(其中：行政机关公文13种，党的机关公文14种)，我们一般称之为“文件”。
2、公文的起源和发展。
公文是随着文字的出现、社会生产的发展、国家(部落)的建立而逐步产生的。斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中说：“生产往前发展,出现了阶级,出现了文字,出现了国家的萌芽。国家进行管理工作需要比较有条理的文书。商业发展了,更需要有条理的来往书信”。这说明公文的产生有两个前提,一是比较成熟的文字；二是产生了国家。
据考古学家考证发现,距今六千多年前的我国仰韶文化(原始社会)时期,已经有了文字的萌芽,原始社会的结绳、刻契记录、反映人们的社会实践活动,具有备忘、信守、凭证的作用。距今三千多年前的殷商时代，产生了比较成熟的文字——甲骨文。甲骨文是商王朝利用龟甲、兽骨占卜凶吉时,刻在龟甲、兽骨上面的卜辞和与占卜有关的记事文字。这种具有记录、凭证作用的文字，可以说是我国最古老的以甲骨为材料载体的文书。甲骨文书具有一定的结构,如一篇占卜文书大致包含四个部分,即前辞、命辞、占辞、验辞,程式比较简单,文字也不长,一般约几十个字。甲骨文的文字结构，由独体趋向合体,由象形趋向会意。甲骨文书可说是我国公文的雏形。
作为统治阶级管理政务的工具,随着社会的进步和发展,公文包括内容、形式，以及管理方式等方面都在不断的完善、变化。从商代至现代,从公文的制作材料看,由甲骨而青铜、竹木、铁质、石头、丝帛、纸张，一直发展到现代的磁介质和感光材料；从对公文的称谓看，殷商时称其为“典册”；周代称其为“中”；秦时称其为“典籍”；汉代的书籍中出现了“文书”、“公文”等词汇,荀悦的《汉记·武帝纪一》中有：“苞苴（音包居，包装礼品的蒲包）盈于门庭，聘问交于道路，书记繁于公文，私务众于官事”，但当时统称公务文书为“文案”；三国时开始称其为“公文”,《三国志·魏志·赵俨传》中有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”；唐宋时称其为“文卷”、“案卷”；元时称其为“文卷”、“簿籍”；明时称其为“文牍”、“案牍”；清时称“牌子”、“本章”；民国时又称“文书”了。至于具体的公文种类的名称,在历代使用过程中,有的出新,有的消失,有的代代相沿。
第六次是2000年8月，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，把机关公文分为十三类。取消了“指示”，增加了“意见”，将“公告”、“通告”分为两类。
3、公文的特点。
（1）从内容上看，公文具有法定的效力，具有行文机关赋予的某种处理公务的效能和权威，具有行政约束力。也就是说，对于上级的指示和决定，下级必须坚决贯彻执行。
（2）从制作过程看，公文是按照特定的体例和格式，经过一定的办文程序形成的书面文字材料。也就是说，具有一定的规范体式和程序，不能随心所欲，独出心裁，自我创新。
（3）从写作特点上来看，公文的语言运用庄重、简洁、朴实，提出问题开门见山，叙述说明问题平铺直叙，叙述道理言简意赅，使人容易理解，便于操作实施，它的表述方式主要运用叙述、议论、说明，一般不用文学作品写作中惯用的描写和抒情的手法进行表述。
二、公文的种类。
（1）国家行政机关公文种类。根据国务院办公厅2000年8月24日发布，2001年1月1日开始执行的《国家行政机关公文处理办法》，行政机关公文共有13种。具体是：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。
（2）党的机关公文种类。党的机关公文与行政机关公文有所不同，它适应了党的工作的需要。根据中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》，党的机关公文共有14种，其中有9种是与行政机关公文相同的（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要），此外还有5种是党的机关特有的，分别是决议；指示；公报；条例；规定。
三、公文的格式
公文格式的规范性是公文权威性、严肃性的具体体现。按照规定，公文由文头（或称眉首）、正文（或称主体）、文尾（或称版记）三部分组成。
公文的眉首即文件开头红线以上的部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、公文字号、签发人。
公文的主体包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件。
公文的版记是指公文末尾主题词以下的部分，包括主题词、抄送（抄报）机关、内部发送单位、印发机关、印发日期、份数等。
1、密级划分。对涉及保密事项的公文，应根据《国家秘密范围和管理规定》及《国家秘密保密期限一览表》确定密级和保密期限。公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密三级。
秘密等级标注在文件首页右上角，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
2、紧急程度。对涉及紧急事宜的公文,应根据公文送达的时间要求标注紧急程度。紧急文件分为“特急”、“急件”两级，紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四级。公文紧急程度的确定由主办部门提出意见，办公室确认。
紧急程度标注在文件首页右上角。如既是保密又是紧急文件，先标注秘密等级，再标注紧急程度。
3、发文机关标识。标明公文制发机关的字样，应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
4、公文字号。一般包括机关代字、文件类别字号、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。
局发文、局办公室发文、局党委发文均由办公室统一编号，部门发文和其他发文由主办单位参照局发文编号样式自行编号。
5、签发人。凡上报的公文以及发出的电报应当标注签发人。上报的公文在发文字号右侧标注“签发人”及签发人姓名；电报的签发人姓名标注在报头“领导签批”栏内。“请示”还应在附注中标明联系人的姓名和电话。
6、标题。公文标题一般由发文机关，相关介词“关于”、“对”，内容摘要，文种词三部分构成。公文标题应准确、简练地概括公文的主要内容并正确注明公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中书写，分行排列时，在断句上要注意保持词义的完整性。
7、正文。正文是公文的主体部分，用以表述公文的内容。
8、发送范围。公文的发送范围包括主送机关、抄送（抄报）机关和内部发送单位。主送机关是公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。
抄送（抄报）机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位、主送机关的相关领导或管理机关。
公文的主送机关、抄送（抄报）机关的名称应使用全称或者规范化简称、统称。
公文有两个以上的主送机关或抄送（抄报）机关时，应按照级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。
内部发送单位为机关内部需要了解公文内容的单位，按办公室、主办单位、会签单位、其他需要阅知单位的顺序排列。
所有局发文、部门发文和其他发文均应发送办公室。
9、附件。公文的附件是指随公文正文发出的文字材料或表格。公文如有附件，应
标明附件（或附表）的顺序和名称。
10、印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。
当正文排版后不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方式解决。
11、成文日期。公文的成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
12、附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
13、主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号。标引公文主题词，所选用的词目应是《公文主题词表》或《金融类公文主题词表》中规定使用的，书写形式应与词表中的词形一致。上行文应按照上级机关规定的主题词表及要求标注主题词。
标引公文主题词要按照“先内容后形式”的顺序排列词目。每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词目。
14、公文的印制要求。
（1）公文用纸。应采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。排版从左向右横写、横排。
（2）公文字体与字号的选用。
公文大标题一般使用二号小标宋体字，小标题一般使用三号小标宋体字或黑体字。
秘密等级、紧急程度,一般使用三号黑体字；主题词使用三号黑体字，词目用三号小标宋体字。
公文正文、主送机关、附注、发文字号、成文日期等，一般使用三号仿宋体字。
抄送（抄报）机关、内部发送单位、印发单位及印发日期,使用小四号宋体字。
四、行文规则
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、上行文（特别是“请示”）的主送机关一般只有一个。如受双重领导，也只能有一个主送机关，对另外一个领导机关可用抄报的形式报送。“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项。
3、向下级或平级单位发出的重要公文，应抄报上级机关。上报的公文一般不抄送平级或下级机关。
4、行文规格要恰当，并遵循“明来明复、密来密复”的原则。
5、严格遵守党政分开的原则，以行政名义发出的公文，不能夹带党务方面的内容，更不得对党的部门提要求，作指示；以党委名义发出的公文，原则上不对具体的业务工作进行部署。
