合同审核要求
1.合同负责同事需将供应商或服务提供商的营业执照、组织机构代码证、税务登记证给财务部审核其经营范围是否与合同内容相符、证件是否在有效期内，如有需要，财务部还要查核该等公司的背景资料，是否合适作为公司的合作伙伴。如有不符合或不适合的，财务部有责任通知合同负责同事另寻供货商或服务提供商。该等证件，除非财务部有疑问，或审计部要求，是无需发给审计部。
2.如是建设工程合同（包括设计、土建、监理、装修、消防、强弱电等），必需提供该等承建商的公司安全生产许可证、资质及所涉人员的个人资质。合同条款必需有该等公司保证及承诺该公司及人员均有符合本工程的资质及经营范围，具体条款可参考以前给您们的合同。如在审查时资质不符合，请实时转换承建商。
3.土建、内装及其他工程，如厂家有指定，或希望与有建设店经验的承建商合同作，基本上没异议，但必需办妥挂靠手续，并直接与挂靠公司签合同，及与承建商、挂靠公司签三方协议。如厂家无指定或无须找有建店经验的，建议找当地承建商。
4.其他如监理、强电、消防、环保及厂家没有指定的，建议使用当地承建商。
5.所有建设工程的承建商，无论是否当地，或挂靠，均必需有合格资质。
6.建设工合同、设备购买、需有质保条款及质保金，中采的零部件合同则必需有质保条款。
7.如属广告合同的，需有流量监察统计结果，或出具第三方的独立监察告报告。并需有漏发、错发、延发等补偿条款。
8.如合同是需对方人员到我公司场地工作，必需有：“对方必需为其员工购买保险，对方员工在我方场地工作发生的一切人身伤亡，与我方无关。”的条款，具体条款可参考以前给您们的合同。
页 1 / 4
9.如合同是需对方人员到我公司场地工作，必需有：“如因对方及／或对方人员原因。导致我方及／或我方人员、第三者人身伤亡及／或财物损失，由对方承担经济赔偿及法律责任，与我方无关。”的条款，具体条款可参考以前给您们的合同。
10.对于有涉及知识产权、商标的合同，如软件采购、网站、零部件、精品等采购等，必需要求对方提供知识产权、商标持有人的授权证明，作为合同附件（并必需连同合同提供给审计部），并有侵犯知识产权的条款，具体条款可参考以前给您们的合同。 11.合同内所有空白位置必需填妥，不要留空，如没内容，也需填上“／”符号。因不知经审计部审核后，空白位置会填什么内容。如必需留空的，请在电邮或合同内以备注形式说明原因。每页页底必需有页码，并以“页 1/10”方式显示。
12.合同内用语或用词，必需一致性，如确定使用“甲方”代表公司后，不要又使用“发包人”、“购买人”等不同用词代表公司。也不要一时用“合同”，一时又用“协议”等不统一的用语。
13.必需有支付条款、发票条款。
14.所有金额大写前必需君加上币种（如人民币），小写金额前需加上代表该币种的符号（如¥），小写金额需加上竖线（¥1,234,567.00），不要写成（¥1234567）。除数字用的标点用半形外，所有标点均用全形。
15.签署页必需写上签约各方全称及有关资料。
16.对方一切的承诺文件、如报价单、质量承诺书等，必需盖有对方的公章。
17.如有附件的，所有附件台头名称，必需与合同内所述附件名称一致。如合同内有说明附件编号的，则所有附件也需加上对应编号。
18.合同负责同事在收到对方合同时，需先详细阅审阅合同条款，内容是否符合采购或服务提供要求，文字有否错误，及是否符合本电邮提出的各项要求或注意
页 2 / 4
事项，切勿不审阅及修正错误而直接将对方合同发给审计部。
19.合同给审计部前，请连同第1项资料交公司财务部，公司财务部负责审核合同是否在预算内，合同价款是否合理，有否进行货比三家，复核合同内所有金额计算是否正确（包括附件的报价金额等）。如超出预算或该公司的审批权限，请按既定程序申报。并对合同内的付款条款（如付款次数、每次支付%、及需否有质量保修金等）、发票条款（在合同内明确发票种类及税率，收取发票时间等）进行确定及修正，并将修正的合同由财务部发给审计部及合同负责同事。
20.不能以压缩档案发出合同及任何文档。文字版的，请使用Word格式，价格表使用Excel，如确实不能使用Word格式，也必需将合同扫描（切勿拍照），以PDF格式发出，且一份合同一个档案，切勿一页纸一个档案。扫描时，请注意PDF档案大小，不要一页纸便要1M，正常黑白的只需数十K，彩色的百多K。
21.图文或证件也必需扫描，不要拍照，并请以PDF格式发出。
22.处理Word文档时，切勿使用可追踪修改的模式。此种模式会大大增加审计部修改合同时间。
23.一般审核后建议增加的内容，会标上黄色，建议删除的会将原文变为红色字体，并加上双删线，以兹识别，对条款有意见的，会在合同内加上备注或在电邮内说明。
24.收到审计部回复后，请与对方商讨是否接受，再将讨论结果返回给审计部。如同意审计部删除建议的，请将红色双删线文字直接在合同内删除，如不同意删除的，则将该段文字还原为黑色字体，去除双删线，并将该段文字标上绿色。如同意审计部增加建议的，请将标黄文字保留即可，如不同意增加，则将标黄字体的黄色除去，并以红色双删线代替。对于与对方商讨后增加或减少的文字，请标上绿色。
25.请勿将审计部回复的电邮，直接转发给对方，因审计部回复的内容，不一定适合给对方知悉。切记亦切忌。
页 3 / 4
26.如审计部同意，会将文档转交律师审阅，收到律师意见后，审计部会使用PDF作为最终稿，发给该公司财务部经理及该合同负责同事。如有不同意的，审计部会直接与合同负责同事联系。
27.一般行政采购，网站合同、或厂家银行固定格式的合同，审计部会按情况直接转交律师审核，律师审阅并修改后，无需再通过审计部（审计部提出异议除外），可直接安排签署。
28.无论审计部有否参与审核合同，请律师在审核合同时，如有合同条款对我司不公平，违犯合同会替我司带来重大及不合理的商业风险，及金钱损失的。请律师在回复的电邮内明碓说明。
29.经审计部及／或律师同意后，合同负责同事按正常程序办理批签流程。
30.完成批签流程后，财务部经理负责将审计部发来的最终稿PDF合同打印，盖上骑缝章（暂不签署及盖章），交合同负责同事转交对方签字盖章，对方完成后再由合同负责同事交回财务部安排签字及盖章。
31.合同签署日期必需填上，一般为签署当天，但要注意，合同签署或生效日期不要和付款日期有冲突，即合同签署日期必需早于付款条款中的付款日期。否则合同一签约即过了付款日期，我公司即违约及要支付滞纳金。
32.合同签署后，以PDF格式扫描给审计部备查。
页 4 / 4
