文件档案管理规定
第一章 总则
第一条 目的。为了规范公司文件档案管理工作，特制定本制度。
第二条 管理部门
1、文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理
需要，原稿需由经办部门保管，应经行政部门经理同意后妥善保存，行政部门以复印件归档。
2、各分公司档案分类目录及编号原则，由总公司行政部统一制定，分公司行政部门自行管
理。
第二章 文件、档案整理
第一条 文件点收
文件结案移送归档时，根据如下原则点收。
1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查和归入。
2、文件如需经过抽查，应有管理部门经理签认。
3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
第二条 文件整理
点收文件后，应依照下列方式整理。
1、中文竖排文件以右方装订为原则，中文横排或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第三章 档案分类
第一条 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类3级分
类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
第二条 档案分类应力求实用。如果因案件较多，3级分类不够应用时，须在第3级之后增
设第4级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”2级。
第三条 同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹
不够使用时，可分为2各以上档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查阅。
第四条 所有的已审批的管理规定、作业指导书（包括计划、合同、临时通知等）或表格
格式应交行政部归口、分类并统一编号。
第五条 档号的表示方式如下：
HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X7
1、编号方法
管理规定、作业指导书、表格
HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X7
各中心/
2、以公司名义对外行文：
穗+公司简称+主办部门简称[发行年号]+第（顺序号）号；
3、内部文件（主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）：
单位简称+主办部门简称 [发行年号]第（顺序）号
4、合同（协议）：
集团的合同（协议）：（完整年号）HYK-顺序号
各单位的合同（协议）：（完整年号）各单位拼音简写-顺序号
5、公司所有已审批的外来文件根据需要交行政部归口、分类。外来文件的编号采用发文单位的原编号。
6、技术文件、图纸的编号方法另行规定。
第四章档案名称及编号
第一条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。
第二条档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”、将所有分类各级名称及其代表数子编号，按一定顺序依次排序，以便查阅。
第三条档案分类各级编号内应预留若干空档，以便将来组织扩大或业务增多时可随时增补。
第四条档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第五条档案编号
1、新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。
2、档案如归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。
3、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。
4、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第五章档案归档管理
第一条归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“现出纸”注明目次号码，以便查阅。
第三条 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查阅。 第四条 保存期限
文件保存期限除政府又换法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。
1、永久保存 A、公司章程 B、股东名册
C、组织规程及办事细则 D、董事会及股东会记录 E、财务报表
F、政府机关核准文件
G、不动产所有权及其他债权凭证 H、工程设计图
I、其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存 A、预算、决算类 B、会计凭证
C、事业计划资料
D、其他经核定须保存10年的文书
3、5年保存
A、期满或解除之合约
B、其他经核定须保存5年的文书
4、1年保存：结案后无长期保存必要者。
5、各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以相应年限的保存。
第六章档案调阅管理
第一条各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。
第二条调阅档案（包括文件资料）时，必须在“档案调阅登记薄”登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方可借阅。
第三条 案卷不许借出，只供在档案室查阅；未归档的文件及资料可借出。 第四条 档案管理人员接到“档案调阅单”，经核查后，取出该项档案，并于“档案调阅单”
上填注借出日期，然后将档案交予调卷人员，调卷人员接到档案后，在“档案调
阅单”上签字。“档案调阅单”按归还日期的先后整理，以备催还。
第五条 调阅期限不得超过2个星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。
第六条 调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、
剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反“保密法”追究当事人责任。
第七条 调阅的档案交还时必须当面点清交接清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。 第八条 外单位调阅档案，应持有单位介绍信，并经总裁批准后方可借阅，但不能将档案
带离档案室。
第九条 外单位摘抄卷内档案应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查签章。 第十条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“档案调阅单”由档案管理人员留存备查。 第十一条 调阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部
门经理同意。
第七章 档案清理
第一条 档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀，腐朽，每年更换档
案时，依规定清理一次。已到保持期限者，予以销毁。销毁前先应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。
第二条 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在“档案目录表”上注明需保留文件，并注明其他销毁部分销毁的日期。
第三条 每年对档案材料的数量、保管情况等进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，
确保档案的安全。
第四条 对于已失去作用的档案应进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁材料档案要认真鉴
定，确定销毁档案材料已列册登记。 第五条 销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
