档案管理规定
档案管理规定
为了做好公司档案管理工作，充分发挥档案资料在项目开发建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司和开发项目的实际情况，特制定本规定。
一、档案管理部门
1、行政人事部是公司档案管理的主管部门，负责行政文书档案、人事档案、财会档案、项目销售档案、项目竣工档案的全面管理工作。
2、各部门须明确一人为兼职档案管理人员，做好日常部门文件资料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好归档工作。
二、档案管理部门的职责
1、组织各部门档案管理人员进行档案业务培训和法规学习。
2、制订公司档案管理办法和制度，指导、督促各部门实施。
3、重点做好在建项目工程资料收集和跟踪、检查监督工作。
4、按照档案综合集中管理的原则，对各部门归档资料的整理、立卷工作进行检查监督。
5、做好档案日常管理、档案借阅、档案统计、档案装订和档案排架工作。
四、档案管理的有关要求
1、根据归档范围和要求，认真做好本部门工作中所形成的文件资料收集、整理及归档工作。
2、按时完成本部门文件资料整理、立卷工作，做到文件资料齐全，分类准确，装订工整，查阅方便。
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3、归档工作中，经过努力而无法收集齐全的材料，应及时研究并提出处理意见，并向主管领导书面报告。
4、凡项目作为直接收文单位的文件，应将正本归档。
5、凡施工单位移交给我方的建筑项目竣工档案、除工程材料质量证明单和个别试验报告可用复印件外，其余均应是原始资料。
6、归档的文件材料须按有关规定书写、用印，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸，破损的档案文件要进行修复。
五、归档范围及档案的验收
1、综合管理类：包括公司名称的批准文件、企业机构代码证、公司法人营业执照、公司章程、协议书、合同、年检资料法人代表身份证复印件、股东单位证照复印件及收发文件、计划总结、会议纪要、重大活动等其他有关文件材料。由行政人事部负责整理、立卷。
2、人事管理类：包括人才引进、人事任免、教育培训、工作考核、内部调动、退休等材料。由行政人事部负责整理、立卷。
3、财务会计类：包括各种报表、账册、凭证、财务预算、决算、财产报告等材料。由财务部负责整理、立卷、移交。移交时，必须经部门经理签字，并经项目主管档案的领导审核签字。
4、项目管理类：包括工程开发、工程设计、工程施工招投标、工程竣工的资料，由工程部负责收集、整理、装订立卷，经总经理审核签字，行政人事部验收合格后，进行移交。
5、审算资料类：项目招投标文件、预决算资料、审价工作等形成的资料，由审算部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。
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6、销售类：销售合同、广告及各类销售资料，由销售部负责收集、整理、装订立卷，经部门经理审核通过，行政人事部验收合格后，进行移交。
7、声像资料类：凡是公司项目审批、签约、公司开业、新闻发布会、项目开工典礼、竣工典礼等重大活动，由行政人事部负责安排人员拍摄并整理、立卷、归档；凡是项目开工前地貌、工程形象进度、竣工后建筑（构筑）物、样板房、质量和安全事故现场等工程技术方面的，由项目工程部负责拍摄并整理、立卷、移交。
8、其他类：有保存价值需归档的文件材料，由相关部门负责整理、立卷、归档移交。
9、各种载体的档案移交必须填写《档案移交目录》，交接双方按照清单办理签收手续。凡竣工档案未经行政人事部验收，办理移交手续的单位，不得结清尾数工程。
六、文件资料归档时间
1、文书、声像资料在次年三月底之前办理归档移交。
2、会计资料在第三年一月底之前办理归档，将前三年的会计凭证、财务报表、帐簿等按归档要求移交。
3、本项目工程资料在该项目阶段工程完成后，先将阶段工程资料移交。待工程全部正式竣工验收后六个月之内办理整体资料归档移交。
七、阅档规定
1、公、检、法因办案需要，须凭单位介绍信查阅有关档案。
2、律师办案须凭法院调查令查阅有关档案。
3、各种档案一般不予外借，只能在档案保存处查阅，并须填写《档案借阅审批单》，经有关领导批准方可借阅。借阅人应遵守有关借阅制度。
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八、档案鉴定和销毁
1、行政人事部应根据国家和公司规定的档案保管期限，会同有关部门组织鉴定小组共同对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清册，经公司主管领导批准后销毁。
2、销毁档案前，应当填写好《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》，指定两人负责监销，防止档案遗失或泄露。销毁完毕，监销人员应在销毁清册上签字备查。
九、其他
1、本规定的解释权归行政人事部。
2、本规定自2013年9月9日起施行。
