为使我办的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理的有关规定，制定本办法。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
综合科是本办公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理并指导其他科室的公文处理工作。
各科室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法
第一章 公文格式
一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。本单位的发文字号主要有以下7类：
1、常信办发，用于本办制发的重要文件；
2、常信办通，用于本办下发的通知、通报；
3、常信办函，用于本办制发平行公文及一般函件；
4、常信办电，用于本办传真电报；
5、常信办党，用于本办党务工作；
6、常信办人，用于本办人事工作；
7、常信办纪，用于本办纪检监察工作。
（四）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十二）抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
二、公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
三、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第二章 行文规则
一、行文应当确有必要，注重效用。
二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。
三、本单位可以根据职权范围与本级政府各部门相互行文，也可向下一级政府的相关业务部门行文；但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
四、本单位各科室不得对外正式行文。
五、本单位可以和同级政府各部门、下一级政府、相应的党组织和军队机关、同级人民团体、具有行政职能的事业单位联合行文。
六、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
七、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
八、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
九、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第三章 发文办理
一、以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。发文的程序如下：、
(一)经办科室起草，拟制初稿；
(二)科室负责人对初稿进行校对；
(三)初稿交综合科校核；
(四)分管领导对送审稿进行审核；
(五)送领导签发；
(六)综合科登记、编号、划密；
(七)发文经办人校对、印刷；
(八)保密员检查、盖章；
(九)发文。
二、草拟公文应当做到：
（一） 公文内容和行文规范符合国家法律、法规及其他有关规定；
（二） 根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系，正确确定公文的文种；
三、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
四、拟制公文涉及本单位业务科室有关工作的，先由相关科室负责公文的草拟工作。公文送负责人签发前，应当由综合科进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定的要求等。
五、本办公文审签的分工如下：
(一)、由主任审批签发的公文：
1、以市政府或市政府办的名义制发的公文；
2、以市信息化领导小组名义制发的公文；
3、以“常信办发”文号制发的上行文；
4、以本办名义制发的下行文、平行文，由主任或者由主任授权的其他负责人签发。
(二)、由支部书记审批签发的公文：
以“常信办党”、“常信办人”等文号制发的机关党务、政工人事等相关工作文件。
六、公文正式印制前，综合科应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
七、以市人民政府或市政府办公室名义制发公文的，由本单位按照公文格式和标准起草初稿，送市政府办公室秘书科核稿后进入文件审签程序。
第四章、收文办理
一、收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
二、收到下级机关上报的需要办理的公文，由综合科统一进行审核签收，并及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关科室办理。需要两个以上科室办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经综合科科长或分管领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
三、收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
四、收到上级机关下发或交办的公文，由综合科提出拟办意见，送主任批示后办理。
五、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
六、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合科要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第五章 公文归档
一、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,由综合科及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
二、归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
四、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第六章 公文管理
一、公文由综合科专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
二、对上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经上级机关负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
三、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
四、销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
五、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
六、密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
