部门职能说明书
部门名称:行政企划部
负责人:
上级部门:
下属机构:
职位设置:
核心职能:
1、负责公司日常行政事务管理,贯彻公司精神和公司领导安排,保障行政事务有效运作、努力营造良好
的工作和生活环境,贯彻和发展公司企业文化理念,支持公司各项工作的顺利开展,推动公司发展。
2、依据公司的发展情况,及时完善行政管理体系,及时修订各项行政管理制度、行政工作流程,促进公 司的有效运作。
3、负责公司企业宣传、业务开展工作所需宣传、推广资料的统筹企划工作。
主要工作:
1、负责贯彻公司精神和公司领导指示。做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;落实 行政部各岗位责任制和工作标准,密切各部门间关系、加强协作配合做好衔接协调工作;在总经理领 导下,协助营运部对各项工作和计划的督办和检查。
2、根据总经理意图和公司发展战略,配合营运部起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿,配 合或协助营运部开展公司及各部门的规划研究。
3、负责全公司日常行政事务管理,协助总经理处理日常工作,负责总经理的日常活动和外出活动的安排。
4、组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会 议纪要,根据需要按会议决定发文。
5、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟定、审核、印刷、传递、催办和检查, 及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
6、做好公司历年大事记的原始资料收集和编撰工作。
7、负责公司保密工作和法律事务,规范使用具备公司印章的书面材料。
8、负责公司涉外联络、迎送等接待工作。
9、组织企业经营理念、核心价值观的学习与贯彻,引导员工行为;组织企业文化形象推广、实施,树立 良好的企业形象;建立员工行为规范并监督实施,确保符合企业文化建设的宗旨。
10、负责统筹公司形象推广、市场部营销推广、业务部业务推广等所需宣传材料的企划、设计、印刷等工
作;负责公司活动的策划(郊游、年会、员工生日、研讨会等)
11、负责办公设施的管理;负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作。
12、协助公司做好信息系统的管理与开发工作,以提高行政办公效率为宗旨,负责组织监控计算机联网使 用过程中的信息保密和网络维护工作。
13、负责统筹总务工作、日常工作考勤登记,办公室卫生保洁、安全、消防、宿舍、车辆等管理工作。
14、负责向领导提议下属人选,并对其工作进行考核评价。
15、负责总经理交办的其他工作。
职能分解:
一、组织体系和制度、工作流程的建立与执行
1、建立行政管理体系、制定专项管理制度、建立对应工作流程并组织实施、跟踪、考核,确保行政管理 工作的规范有序开展。
2、建立后勤管理体系、制定专项管理制度、建立对应工作流程并组织实施、跟踪、考核,确保后勤管理 工作的规范有序开展。
二、规划与计划
1、根据公司不同发展阶段、各部门发展的实际需求,分阶段做好行政部职能的实施规划与执行计划。
2、根据行政部的不同发展阶段,做好部门岗位设立、人员职责、人员培训的实施规划与执行计划。
3、制定行政工作规划/计划并组织实施,确保计划的有效完成。
4、制定后勤工作规划/计划并组织实施,确保计划的有效完成。
三、日常业务工作运营
1、负责统筹水电、办公等行政后勤费用的管理,努力降低费用成本。
2、负责统筹行政物资(办公、通讯等用品)的采购和管理,满足办公需要。
3、负责统筹固定资产实物原始帐册的建立和维护,确保固定资产帐、实、使用人三者相符。
4、负责统筹办公设施、电脑、电话及网络的安装、维护与管理,确保通讯安全、顺畅,信息数据安全及 使用正常。
5、建立安全防范体系(包括用电安全、消防等),并组织实施,保护员工生命及公司和个人财产安全。
6、根据公司公关、接待管理规定,负责企业形象公关及来访客人的接待工作,确保关系顺畅并维护公司 形象。
7、负责公司有关文件的起草、收发和跟踪,保证公文正常流转。
8、负责公司档案管理,确保档案完整,有序并方便查询。
9、负责商务管理,包括酒店、机票、火车票的预定等工作,保障接待和员工因公外出公干的需要。
10、负责公司公务车辆调度、管理、维修、保养、年检等工作,确保公务车辆的良好使用。定期对司机进
行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗。
11、负责员工宿舍管理,为员工创造良好的住宿环境。
12、负责办公环境的保洁、绿化和基础实施管理工作,创造良好的工作环境。
13、开展培训活动,不断提升员工综合素质
四、信息管理
1、建立行政部各项职能工作流程,合理设立各科目信息档案,按事项、按时间管理行政部的工作原件卷 宗,使行政部的各工作流程在执行中积累相关信息并具备历史追溯作用。
2、各部门的日常工作合理化建议的收集与管理。
五、部门建设
1、部门职员的组织与分工,具体责任的落实;
2、部门职员的培训与成长辅导;
3、部门内职员的工作考核管理;
4、部门内部发展所需的人才梯队计划;
5、在公司核心企业文化下,进行部门内的文化建设。