接待安排策划
关键需要在接待计划、礼宾次序、迎送陪同等三方面做得面面俱到。
1、沟通准备
就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑。（两种以上方案）
2、会议策划
根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。
3、实地考察
根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。
4、合作确认
双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。
5、协议执行
协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。
6、会议结算
会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。
具体会议接待流程
1、会议日程安排
机场接机，报到，入住酒店
会议召开
结束会议，旅游线路，票务，接送
2、整体会务服务
1）会议整体策划、设计。
2）全程会议操作、跟踪。
3）会后总结、会后整体安排。
3、服务流程
（一）会前准备
1】实地考查
会议召开前一个月，派专人陪同考查团实地考查提供推荐的会场、入住酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。 2】会场布置
会议召开前一周内，与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前一天将会场按会议要求安排布置妥当。
3】会议设施
在会议召开前，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、笔记本电脑、激光打印机、复印机、传真机、装订机、专业桁架（平面、立体）、特装搭建(舞台、背景板、展台)、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机。
4】参会人员报到
参会人员到达之前，参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。
5】、会议召开
专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。
6】票务信息提供
及时准确提供机票、火车票信息。
（二）会中服务：
1】提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。
2】免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。
3】会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
4】向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。
5】提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务,（如:打印、复印会议相应资料，提供房间鲜花、水果，摄影等），代办会展用品的航空、铁路托运和湖南土特产及会议礼品。
（三）会后总结：
1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。
2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
（四）、附录
（一）酒店信息
（二）旅游线路
（三）景区信息
（四）会议餐饮
（五）会议用车
（六）具体报价
（七）票务信息
（八）会议所在城市的注意事项
附录：
（一）酒店信息
对会议使用酒店进行大概介绍。
图片。
酒店客房：
对酒店会议用房进行介绍。
图片。
会议厅：
对酒店会议场所进行介绍。
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酒店餐厅：
对会议的就餐餐厅进行介绍。
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附录：
（二）旅游线路
按照会后实际情况，为参会人员设计制作的具体旅游线路。
附录：
（三）景区信息
对旅游线路和会议所在城市的景点景区进行介绍，并附图片。
附录
（四）会议餐饮
为会议设计各种适合的用餐标准。
附录
（五）会议用车
对会议提供各类不同档次的车型。
附录
（六）具体报价
会议用房具体价格（标间、单间、各类套房）
会议厅具体情况（会议厅尺寸、面积、附带免费项目）及价格
会议使用设备价格（如：投影仪等）
会议用车价格（提供各类车型的价格）
会议用餐具体标准（自助餐、中餐、特色餐、早餐并附具体标准和菜单）
附录
（七）票务信息：
会议召开城市至参会人员所在各个城市的具体航班及火车信息。
附录
（八）会议所在城市的注意事项：
将会议召开城市应注意的事项进行说明（会议召开时间段的天气情况、当地风俗。民族禁忌等）
