一、宴请的基本程序
（一） 获得宴请信息
1）确定宴请目的、名义、范围、规模及形式。
宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以为某一件事。
确定邀请名义和对象的主要依据是主客身份应该对等。我国大型正式活动一般以个人名义发出邀请。
宴请主办单位名称和出席宴会的人员的姓名、职务、称呼等。
宴请形式，在很大程度上取决于当地的习惯和客人的要求。一般来说，规模高、人数少的以宴会为宜，人数多则以招待酒会或冷餐会更为合适。 (2)确定宴请时间、地点
宴请的时间应对主客方都合适。注意不要选择对方的重大节假日，有重要活动或有禁忌的日子和时间。小型宴请应首先征求主客意见，按照主客的意见确定时间，然后再约请其他宾客。
欢迎宴会一般安排在来宾抵达的当日或次日举行。告别（饯行）宴会通常在来宾离开的前一天或当天举行。相比其他时间宴请，晚宴更为正式隆重。
地点一般选择来宾下榻的宾馆或定点饭店。选定的场所要能容纳全体人员。举行正式宴会，在可能的条件下，宴会厅外要另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。 (3)发出邀请请柬
大型宴会活动，一般均发请柬。这既是礼貌，也对客人起提醒、备忘之用。请柬一般提前一周至二周发出，以便被邀请人及早安排。
宴请国宾或其他重要外宾时，应以主持宴会的领导个人名义署名发请柬。
请柬内容包括活动形式、举行时间、地点、主人的姓名和职务。请柬行文一般不加标点符号（括号除外），所提到的人员、单位、节目名称，都应用全称。正式宴会应在发请柬之前就排好桌次席位。在请柬上一般要注明客人的桌次、席位，以便客人届时顺利地“对号入座”。请柬发出后，应落实能否出席，并及时调整席位。
（二） 宴请准备
接待人员将宴请来宾的信息报送办领导审批后，应下达宴请通知单通知宾馆，进行宴会准备。主要包括以下内容：
（1）下达宴请通知单
宴请通知单主要包括以下内容：宴会主办单位名称或主办人姓名、身份；来宾单位、身份；宴会类型；宴会名称、日期及开宴时间；出席人数；饮食要求（包括菜单、酒水、禁忌等）；场地要求（包括灯光、色彩、音响、横标、装饰、台面、台型、路牌、主桌摆放的特殊要求等）以及是否需要会见场所、休息室等。
（2）制定菜单
1、宴请的酒菜根据活动形式和规模，在规定的预算标准内安排。
2、在结合酒店的实际能力的基础上，选菜主要考虑客人特别是主宾的喜好与禁忌，要尊重客人的宗教和风俗习惯。大型宴会要照顾到各个方面，如个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。选菜时应尽量选取时令原料，保证鲜活，丰美可口。同时要突出地方特色，多选用地方特色的菜肴、酒水、水果。菜肴道数和份量要适宜，避免浪费。
3、宴请要印制菜单，每桌两份，或每人一份，以留作纪念。
4、宴会开始后，应严格按拟定宴会菜单上菜，特殊情况按主陪领导意图办理。准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢。
(3)场地布置
宴会场地布置应与活动的性质和形式相对称。正式宴请活动场地应空气流通、庄重大方、设备齐全、布局合理。需要在宴会厅内布置背景板或悬挂横幅时，一般摆放和悬挂在主桌（主位）后方的墙上。背景板要提前制作，及时通风，去除异味。宴会现场可以少量点缀鲜花、绿植、刻花等。
宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。两桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当。如安排乐队，不要离餐桌太近，乐声宜轻。
冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可以根据宴会厅情况摆在餐厅中央。如坐下用餐，可摆四人一桌的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数，以使客人自由就坐。
（4）宴请席位、桌次安排
正式宴会一般均排席位，并在入席前通知到每一个出席者，现场应有人引导。席位通常安排如下：
1、圆桌的排法。一般主人通常坐在面向餐厅正门，能纵观全局的位置。第二主人与主人相对而坐。按照”右为上”的原则，主人的右侧为第一宾客，左侧为第二宾客，第二主人左右两侧亦同，分别安排第
三、第四宾客。其他随员则坐于其他的席位上。安排席位时，主方与客方尽量间隔而坐。遇特殊情况，可灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾安排在主人的位置上，主人则坐在主宾位置上，副主陪坐在主宾的左侧。
（三）公务宴请的现场工作
（1）提前到场检查落实
礼宾人员应提前到现场检查落实准备工作，将席卡、手卡及菜单摆好。席卡置于酒杯前或平摆于餐具前方，不能放在餐盘内。手卡、菜单放在餐具右侧。
2）标明席位
席位的通知，除请柬上注明外，现场可采用以下两种方法：
1、在宴会厅前设置宴会简图，注明客人的席位。
2、在卡片上注明出席者姓名和席次，或印出全场席位示意图，标明出席者位置，发给本人。
大型宴会宜采用后者，具体明了。通知卡片，可利用客人在休息室时分发，也可趁客人从衣帽间出来时，由服务员用托盘将其递上。如果是口头通知责由礼宾人员在休息室通知每位客人。 3）迎接
接待人员应提前做好准备，迎接参加宴请的主方领导。主方人员应在门口迎接客人，对于住宿的客人，接待人员应到所下榻的房间请至餐厅。主方人员迎接的位置一般在客人进门存衣以后进入休息厅之前。同客人握手后，由工作人员引领客人进餐前休息室，或者直接进入宴会厅，但不入座。休息室内有相应身份的人员照料客人。主宾到达后，由主人陪同进入休息室与其他客人见面。如其他客人尚未到齐，由主方其他相应人员代表主人在门口迎接。然后准时进入宴会厅，全体客人就坐，宴会正式开始。如休息厅较小，或宴会规模大，也可以请主桌以外的客人先入座，贵宾席最后入座。
（4）领导致辞
正式宴会一般要致辞，通常双方事先交换讲话稿，欢迎宴会由主方先提供，答谢宴会则由客方先提供。一般宴会可在客人入席后即致辞。当客情发生变化时，工作人员应及时将变化情况报告致辞的领导，以便及时调整致辞内容。
5）安排好工作餐
接待人员应安排好其他陪同人员、秘书、司机的工作餐。事先应估算工作餐人数，并通知宾馆做好准备。宴会开始后，接待人员应主动退出宴会厅，并和工作人员一起用工作餐，不要随便到主桌敬酒。
（6）餐后送行
在宴会结束前（吃完水果、主人与主宾起立，宴会即告结束），接待人员要安排送客车辆停放到位，并在宴会厅门口做好送行准备。
（四）资料归档
宴会结束后，接待人员应根据任务的等级及重要程度，及时做好资料收集整理、核实归档工作，便于以后工作中查阅。
