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秘书情商与智商关系论略
［摘 要］随着现代社会的不断发展，秘书工作越来越复杂，对秘书工作人员的要求也越来越高，秘书工作人员面临的压力也越来越大，这就涉及到秘书的情商和智商问题。秘书职业是一个情商和智商兼备的行业。作为秘书人员，只有情商和智商具佳，才能协调好工作中的各种关系，处理好工作中的各种问题。因此，努力培养情商和智商，恰当处理好情商和智商在工作中的关系，就成为秘书人员必须面临的一项重要任务。
［关键词］秘书；情商；智商
一、秘书工作的现状
现如今，我国政府部门、企事业单位和各种社会团体的运行越来越科学化，都和秘书职业建立了日益紧密的关系，也都越来越重视秘书职业在各自领域所发挥的作用。这是符合世界范围秘书职业发展的趋势的。其实对于我们这样一个文明古国而言，秘书在久远的历史时代就已显示出重要作用。我国的秘书工作可谓源远流长，如果从文书处理、辅助管理的角度看，秘书的源起可以追溯到黄帝时代。不过在秘书职业的演进过程中，秘书自身的功能发生了很大的变化。改革开放时代，秘书已经从偏重办文办事转变为既办文办会又替领导出谋划策、既能综合处理各项信息又会妥善应对突发事件，总之，是名副其实的多面手。显然，秘书业已成为领导的“参谋长”。
秘书职业在现在社会生活中显得越来越重要，面临的问题也越来越突出，而社会本身也变得越发复杂，秘书面临的局面也愈来愈困难，秘书人员自身素质要求越来越高。在这样的条件下，就要求秘书应具备很强的应对能力，在处理人际关系时，应具备较高的情商；另外，在处理各种事务时，应具备极高的智商。例如，某政府部门在拟写“五一”放假通知时，出现清明节字样的重大工作失误。由于大学刚毕业的秘书小张和女朋友闹矛盾，没有拟写通知，而照抄清明节的放假通知，将日期修改，没有认真检查，便交给领导审批，由于小张平时工作认真，领导就没有仔细的检查。结果出现的这样的失误。后来，领导十分生气，便批评小张，小张没有认错反而觉得是领导没有认真检查导致的，二人便发生争执，事后，小张后悔万分，不得不提出辞职。由于小张在工作中没有具备较高的情商与智商，没有处理好二者的关系，将工作外的不良情绪带到工作由此看来，秘书人员不仅要熟练的掌握办公技能和专业知识，而且需具备较高的智商与情商，并且要处理好二者的关系。 中，并没有发觉领导的情绪，与领导发生争执，导致自己不得不离开秘书职业。
二、情商与智商在秘书职业中的关系
1．情商与智商的涵义
智商是智力商数的简称（Intelligence Quotient），缩写为IQ，是通过一系列标准测试测量人在其年龄段的智力发展水平。智力也叫智能，是人们认识客观事物并运用知识解决实际问题的能力。智力表现多个方面，如观察力、记忆力、想象力、分析判断能力、思维能力、应变能力、推理能力等。
情商是情绪商数的简称（Emotional Quotient），缩写为EQ，是上世纪九十年代初心理学家提出的与智商相对应的概念，主要是指人在情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的品质。可以说，人与人之间的情商并无明显的先天差别，更多与后天的培养息息相关。 2．秘书人员应具备的情商
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自我认知。自我认知是秘书工作人员在纷繁复杂的工作关系中顺利完成各项工作的必要条件。秘书是为领导服务的职业。既然为领导服务，必须学会找准自己的位置，因为秘书的地位可以说是“一人之下，万人之上”，身处于一个权力中心。是按照领导的意图办事、上传下达、内外协调，还要组织临时性会议或处理突发情况等纷繁复杂事件。所以秘书人员必须具备自我认知的能力，找准自己的坐标，客观地认识自己，学会换位思考，站在领导的角度思考问题，坦然地面对工作，认真地对待工作中的每一件事，在工作中做到既不越级也不被动，从而提高办事效率。
协调与沟通。秘书的协调能力是指部门与人员围绕共同的目标进行工作，使组织中各部门的活动同步化、和谐化，已达到既定的目标，“沟通协调能力是现代秘书辅助管理、参谋决策的一项重要能力” ［1］。它包括各地区部门关系协调、会议关系协调、工作关系协调、领导关系协调、人际关系协调等。而沟通能力是秘书人员工作的前提条件，只有秘书人员在工作中与领导进行有效的沟通，才能了解领导的性格、工作习惯、兴趣爱好等，拉近与领导的距离，提高自己的工作效率。因此秘书必须具有较强的协调与沟通能力，才能处理好错综复杂的各类关系。
自我激励。如果你经常进行积极的自我暗示，以肯定的态度看待自己和这个世界，你就能让自己变得符合你的理想，继而让别人和这个世界符合你的理想。你的心态越积极，你表现出来的能量就越大，你对世界的改变就越大。可见，自我激励的能量有多大。这正是秘书最须具备的能力，秘书是以幕后工作为主的职业，负责辅助领导，给领导出谋划策，但在工作中很难看到自己的成绩，容易降低秘书工作的积极性。所以秘书人员要在工作中不断地激励自己，提高自身素质，成为领导的左右手。
控制自己的情绪。情绪是“一种具有动机和知觉的积极力量，它组织、维持和指导行为”动，是秘书职业修养不可缺少的心理特征”
［3］
［2］
。秘书人员要善于控制自己的情感行为，因为“控制自己的情感的行为，抑制自己无益的激动、冲
。如果秘书人员不能控制好自己的情绪，心情很好时领导交给的任务会全力以赴，可能还会自觉加班完成；相反如果心情烦躁，可能会在工作中处处抱怨，心不在焉，甚至还会因为某些事顶撞领导，产生不可挽回的后果。更何况秘书是为领导服务，言行举止，都代表领导机关的所为，所以无论秘书工作多忙、压力多大、心情多不好、遇到多大的困难挫折，都必须以大局为重，不能感情用事，要冷静理智地去对待这些问题。控制自己的情绪不但能在工作中取得成功，还能够使得自己拥有丰富多彩的个人生活。
承受挫折。“挫折能够毁灭一个人，也能成就一个人。关键在于你的选择，如果你选择做一个受害者，那么挫折对你来说就是毁灭性的；如果你选择做一个受益者，你将从挫折中走向成功”［４］
。对于秘书职业来说，工作中受到挫折则是家常便饭，这是由秘书工作性质决定的，秘书工作复杂繁重，细小琐碎，出现细小失误都会给秘书工作带来严重后果，作为秘书人员应该具备较强心理承受能力，需要不断提高自身的心理素质，树立克服各种困难的信心。正视工作中的成功与失败，成功时要肯定自己的努力成果，失败时要把客观原因当成失败的原因之一，总结经验教训，从而增强工作自信心。
总而言之，情商决定秘书工作的成败。秘书只有不断地提高自我的认识能力、控制自我情绪的能力、自我激励的能力、协调与沟通能力、承受挫折的能力才能适应复杂的秘书工作要求，提高工作效率，满足领导不断变化的辅助需要。 3.秘书人员应具备的智商
记忆力与思维力。记忆力与思维力是秘书在日常生活中以及对待客观事物时所体现的能力。秘书在工作中要通晓各部门情况及联系方式，安排会议、通知与会人员，秘书常常要面对很多不
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同场合的人和事，秘书在与别人交际中，出于礼貌先要记住对方的姓名，再了解对方的意图，读懂其内涵，这就需要有良好的记忆能力和思维力。总之，良好的记忆和思维力对秘书十分重要。对秘书来说，必须不断学习新的知识、发散思维，跟上时代步伐，提高秘书工作效率。
观察力与注意力。观察力与注意力是秘书有意识地对事物进行知觉感受和有意注意的能力，是认识事物的前提。察言观色对于秘书而言是非常重要的能力，秘书工作中必须时刻关注着领导的情绪。“学会察言观色，见机行事，这样做不是溜须拍马，世故圆滑而是工作技巧，善于认知他人情绪使得工作时少碰钉子，少受挫折，提高工作效率，起到事半功倍的效果”
［５］
。秘书还应该在各种不利的环境下锻炼自己的注意力，如在办公室接人待物的繁忙工作中可以随时静下心来处理文件，在别人正常谈话时能控制住自己不分心等等。总之，良好的观察力和注意力有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，将自己的全部热情投身到工作中，以提高工作效率。
分析判断能力及应变能力。是秘书在工作中对事物的态度及见到突发事情所做出的反应。秘书在工作中，会遇到领导处理某些领导想办又不能说的事，这时要主动为领导排忧解难。只有主动为领导排忧解难，才会得到领导的信赖。像有陌生人要见领导又没有提前预约时，这时秘书就要有很强的应变能力，你不知道对方的来意，首先礼貌接待对方，再通知领导见还是不见。还有在接电话时，对方要找领导，而领导不想接，不能每次都说领导在开会，可以说领导刚散会，现在找不到领导，这样就让对方不觉得是在敷衍，有达到目的。所以说秘书要具备分析判断及应变能力。
总之，智商也是影响秘书工作的重要因素，秘书要想在工作中取得一定的成就，就必须具备一定的观察力、注意力、记忆力、思维力、分析判断能力及应变能力，缺少这些能力就不能完成任何工作，只有具备这些能力，才能提高秘书人员从事各种工作活动的效率。 4.情商与智商在秘书职业中的关系
“智商和情商虽然反映着着两种不同的心理品质”
［６］
。但时下有些人盲目推崇和信奉西方的情商理论，过分强调，情商在秘书职业中的作用，忽视智商在秘书职业中的作用，甚至以为不需要专业知识和技能，只要善于利用人际关系，就能飞黄腾达。熟不知智商在秘书职业里除了应具备上面提到的观察力、记忆力、想象力、分析判断能力、思维能力、应变能力等，还需具备口语表达与公文写作能力、外语应用能力、组织管理能力等能力。更要熟练的掌握现代化办公设备，相关的专业知识，还要充当驾驶员，这些都是完成秘书工作必要条件。可见在秘书职业里高智商也是极为重要的，所以，秘书在工作中获得成功的法宝是离不开智商与情商的结合。
由于秘书职业的复杂性、特殊性，智商与情商在秘书职业中是紧密联系、互相影响的。首先，智商高的人能在科学研究取得惊人的成绩，在掌握专业知识和技能上超越别人；情商高的人能在工作中受到周围人的青睐，利用各种资源关系，能够顺利开展各方面的工作，而这二者正是秘书职业所需要的能力。熟练地掌握专业知识和技能加上良好的人际关系，这就是成为一名优秀秘书的前提条件。其次，情商是秘书适应社会发展的不可缺少的因素。一个情商高的人，能自我调节个人的情感，无论前方是光明还是荆棘，都用一颗平常心去面对，因为他们懂得如何把握自己、如何处理人际关系的问题、怎样获得更大的效益，在这前提下必须具有敏锐的观察力和分析判断能力及应变力才能做到。再次，情商与智商有的能力是相通的，如情商里的情感认知与智商中的观察力与注意力是相互联系的，秘书人员在工作中只有注意观察自己和他人的情绪变化，才能识别自己和他人的情感。此外，一个高智商的秘书人员，在工作中如果不能调动积极心态情绪自我激励，那么他的智商也不能得到充分发挥。总而言之，高情商的秘书如果不能熟练地掌握办公技
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能，有再高的情商也没用。最后，“我们既找不到完全脱离开智力的情商，也找不到与情商没有任何联系的智力” ［７］。智商与情商之间并不是互相对立的，而是相互联系、相互影响的。无论在何种事业上取得成功，都离不开智商和情商。只有两者有机结合、协调发展，才能使一个人的潜能得到最大的发挥，从而施展自己的抱负和理想。最终走向成功的人生。
因此，在秘书工作要取得成功，必须努力培养自己的智商与情商。
三、培养秘书情商与智商的途径
如何培养秘书的情商与智商呢？培养秘书情商和智商的途径是多方面的。 1.培养秘书情商的途径
学会自我激励。如今秘书工作越发复杂、工作量大、工作繁琐，既要处理办公室的日常事务，又要面对诸多临时、突发性事件。诸多事情都需要秘书去做，而这些单调繁琐的事情，会使秘书的工作丧失热情，此时就要学会自我激励，让自己精神振奋。因为“精神振奋。积极向上是秘书成功的秘诀”有积极性。
学会拒接。拒绝是一门艺术，拒绝别人不仅需要的是胆量，还要讲究方法，从事秘书工作，会遇到各种问题。像迎来送往，有人为了见领导，通过某种关系利诱秘书，这就要求秘书学会拒绝，对方提出合理或不合理的要求时，必须学会拒绝。但拒绝别人时还需要注意几点，首先，要用委婉，温和坦诚的方式表达你的不同意见。其次，必要时，要向对方详细解释不能答应其要求的理由，解释理由时，语气要委婉，态度要诚恳，用语要得体。最后，尽管自己有理也要学会礼让，减少拒接引起的种种不愉快，也得到对方的谅解和认可。毕竟，秘书要始终维护良好的人际关系，才能完成各项工作。
学会交流。在生活中，人与人之间，就是靠言语在进行交流，良言一句三春暖。亲人，同事，朋友，人们都采取合适得体的言语沟通，交流，也容易理解和包容，从而会感到其乐融融。所以善于沟通的人到哪都会感到温暖，秘书工作也是离不开交流沟通的，因为秘书必须辅助领导完成各项任务，帮助领导出谋划策，而完成这些工作的前提就是善于沟通交流，现在很多秘书老觉得自己的工作是“打杂”、“跑腿”的，就是因为她们不了解自己的领导，提前量没做足，一直处于被动状态，所以看不到工作的意义，找不着工作的乐趣。如果秘书能了解自己的老板，知道上司在想什么和准备做什么，那秘书的工作就主动了，秘书的工作就有提前量了，秘书自然而然地会发现工作的意义和乐趣，秘书工作就不再是件苦差事了。而了解领导的前提就是与领导进行有效的沟通，才能更好的了解领导生活与工作习惯，成为一名优秀的秘书人员。
学会控制自己的情绪。秘书要学会控制自己的情绪，通过控制自己的情绪来缓解工作的压力，出现消极情绪时及时转移注意力，调整心态，重新投入到工作中去。比如，在工作出现众多繁琐的事情时，一时间处理不完，又一直有人催促你赶快完成任务，而你的心情很烦躁，这时候你不如暂时放下手头工作，看看外面的风景，泡杯茶或冲一杯咖啡，休息两三分钟，调整你的心态和情绪，使自己情绪尽快平复，从而更好地投入到工作中去。
参加培训班。随着现代社会的不断发展，市场竞争日益激烈，觉得自己在情商方面能力还不 ［８］。在生活中也可通过自我激励方式，使自己的内心变得强大，因为懂得自我激励的人，不管在工作中还是生活中遇到困难时都会自己激励自己，从而使自己在工作中有激情，
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够的话，可以参加情商方面的培训班，可以帮你快速提高情商素养。
总之，“要想在秘书工作中，有所建树必须提高自己的情商”２、秘书智商的途径
加强大脑营养。有些食物不仅有助于发展智力，使思维更敏捷，精力更集中，增强记忆力，全面提高学习能力，激发人的创造力和想象力而且还可以帮助人应付压力，克服因思维迟钝引起的郁闷情绪，消除疼痛。像核桃中所含的油脂可供给大脑基质的需要。核桃中所含的矿质元素锌和锰是脑垂体的重要成份，常食核桃有益于脑的营养补充，有健脑益智的作用。
加强体育锻炼及保持足够的睡眠。秘书的工作非常繁重，秘书的大脑工作了一天，非常疲惫，这时人的智商非常低。可以加强体育锻炼以放松心态，或者充足的睡眠可以使大脑得到休息，使得自己各方面的机能得到更好的休息。使自己精力充沛，更好的投入到工作中。
全神贯注。全神贯注可以提高脑力。在日照生活中做任何事都要学会全神贯注去做，养成全神贯注做事的习惯，秘书工作中不管是多复杂，琐碎都能不受外界的影响全神贯注的投入到工作中去。
脑力训练。现在，电子信息设备如此发达，可以在自己电脑或者手机上下载一些锻炼思维能力和分析能力的电子游戏，通过玩游戏对自己智力进行训练，如密室逃脱、下棋、玩魔方等锻炼
［９］
。
自己的思维能力。
结语
综上所述，秘书职业是一个应具备高情商和高智商的职业。秘书人员应该在生活、工作中自觉地培养自己的情商与智商，使自己的情商和智商得到极大的提高，并且要协调好二者的关系，使得在处理人际关系是能够有效的感情融入，面对重重困难时能够找到有效地分析解决的办法。所以，要求秘书人员在具体的工作生活中培养情商与智商并且协调处理好二者的关系，成为一种日常化的行为。
［参考文献］
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［2］孟昭兰．情绪心理学［M］．北京：北京大学出版社，2005．239.
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［5］吴蓁蓁．论秘书的三商要求及其培养［J］．厦门教育学院学报，2000（1）.［6］桥林．情商的力量［M］．北京：电子工业出版社，2011．11.［7］曾国平．智商情商手拉手［M］．北京：中国民主法制出版社，2007．14．
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