银行档案管理工作存在的问题与对策 _李玉玲
金融档案是经济档案的主要组成部分, 是金融工作的真实记载。它能准确地反映金融事业发展的全过程, 是研究经济金融事业发展史, 总结金融工作发展规律的原始依据。但从目前银行档案管理工作看, 还存在一些不可忽视的问题, 不能适应金融事业发展的需要。如何发挥银行档案工作的作用, 更好地为金融工作服务, 已成为金融档案工作者普遍关注的问题。
一、存在问题
近几年来, 银行档案工作发展较快, 并取得了一定的成绩。但档案管理工作中仍存在一些不可忽视的问题, 主要表现在:
1、基础薄弱。目前, 绝大多数银行都没有成立综合档案室。文书档案和会计档案、基建档案、声像档案、科技档案都是分开保管的, 而且档案室大都与收发室、文传室合在一起, 一间不到二十平方米的房间, 既是档案储藏室、阅鉴室, 也是 。
在档案工作基本上是以手工检索为主, 查找时间较长, 查全率、查准率较低, 效率不高, 不便利用者查找。
5、重保存、轻利用。表现在文档人员只守着旧纸堆不进行开发利用档案信息资源的工作, 档案经过收集、整理、立卷、归档后, 便束之高阁。
二、原因分析
银行档案管理工作之所以存在上述问题, 原因主要有以下几方面:首先, 管理人员档案意识薄弱。部分单位只重视业务工作, 忽视档案工作。档案人员兼职多, 且主要精力放在无关的文印工作上, 从事档案工作时间很少。有些业务部门领导由于受传统观念和旧习惯的影响, 对被签收或调阅的文件材料大都喜欢自己保管, 认为文件材料统一保管后, 自己使用起来不方便, 不愿将手头上的文件材料移交归档。
其次, 领导重视不够。一些银行领导认为档案工作仅是办公室的一项具体工作, 没有真正地把档案管理工作列入工作议事日程。再加上上级行的档案管理部门对档案工作指导少。监督检查少、达标评比验收少, 档案工作几乎成为/ 被遗忘的角落0。
第三, 档案管理人员力量薄弱。按照5档案法6规定, 基层行的档案工作主要受上级行和当地档案部门的领导, 以上级行领导为主。但从目前银行档案工作的情况来看, 由于上级行的档案管理人员少, 力量单薄, 只能应付本身的具体工作, 不能很好发挥其对下级行档案部门的监督和指导作用。
三、对策和建议
1、提高认识, 更新观念。首先, 要提高各级领导干部的认识, 继续做好对各级领导的宣传工作,使之积极主动地关心和支持档案管理工作; 其次,档案工作者在思想上要实现/ 两个转变0即从过去那种档案主要服务于历史论证, 转向档案为解决现实问题, 为经济建设服务; 从过去坐等服务、转向为上门服务、跟踪服务。同时, 要善于针对各时期需求, 努力搞好档案编研, 做好超前服务工作。
2、加强组织领导。档案管理是一项重要的基础工作, 必须给予充分的重视和应有的资金投入。 银行要逐步创造条件设立综合档案室, 配备专职档案人员。有关领导要经常过问和及时指导档案工作, 关心档案人员的成长, 做到政治上关心、工作上支持、生活上照顾, 为档案工作提供必要的物质条件。
3、要进一步认真学习、贯彻5档案法6, 强化档案法律意识。真正把档案工作列入日常的工作议程, 制定出一套切实可行的规章制度, 如归档制度、调阅制度、鉴定制度、登记制度等, 以制约档案资料在收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和销毁的全过程, 使档案的综合管理有法可依、有章可循。
4、提高档案人员素质。为适应金融业务发展和档案管理现代化进程的需要, 必须努力提高政治、业务素质, 熟悉档案业务, 学习金融知识, 掌握现代科学技术, 提高工作效率和质量。各总行和各省会中心支行应有提倡和鼓励档案人员在职学习和在实践中提高的相应措施, 创造条件培训档案业务骨干。
5、加强档案现代化管理。
