怎样当好一名部门主管
2009-10-29 01:18
广西粤景自2003年收购以来，因发展需要，公司组织机构迅速扩大，新任用了许多部门主管。在此，本人就怎样当好一名部门主管，粗浅地谈几点体会。
一、责任心和事业心是做好工作的前提
企业随着社会的发展而发展，其管理和运营的机制也在发展中不断地完善和更新，因此企业的制度不可能尽善尽美，不是所有的事情都有规定或标准可循。那么，是什么力量推动我们不断努力做好工作？那就是来自我们对工作的责任心和对事业追求而产生的动力。在广西粤景，工作环境的特殊性决定不可能所有的工作都依赖检查监督来完成，更多时候要依靠自觉，如果没有责任心，根本不可能把工作做好。何谓责任心？记得集团李清华董事长曾说过：只要我们把工作当成自己的事情来做，就会做得更好。这就是责任心的表现。
要把高度责任感长期贯穿于我们所从事的每一项工作之中，就必须树立锲而不舍的事业精神。我们今天所做的一切工作都是为了推动广西粤景向更健康、更稳固、更持续地发展奠定基础，为做好粤景集团往西南延伸发展作好基石，那么，这项事业需要整个集团上下一心、不畏艰苦才能完成，至少需要几年的努力才能初见规模和成效。这就需要我们，尤其是部门主管树立起能吃苦，能长期奋斗的事业精神。作为部门主管，更应制定既定的目标，利用内外一切能为我们所用的资源来达到本职管理的效果！
二、熟悉部门的业务范围、职责、工作流程
作为部门主管，首先要掌握主管部门的工作范围、职责、工作流程，才能明确自身的工作内容及责任。从事一项工作，要先了解工作程序即工作流程；开展一项工作，应充分考虑怎样组织才更有效，如果不懂得开展工作的方法，工作起来就会处处碰壁，多走“弯路”，降低效率，甚至影响工作的进展。
三、掌握部门组织机构的组成和分工
进入一个部门，要组织好部门各机构的工作，必须了解其构成和分工，只有这样，在工作安排时才不会乱，做到各机构、各员工各尽所能，责任清晰，让每个人都能发挥各自所长，提高工作效率。我们存在的问题是：主管对下属分工不够明确，工作无序，条理不清，影响协同工作的能力，部门没能形成合力，
团队作用远远没有发挥出来。
四、充分了解下属的需求和工作能力
作为部门主管应了解下属的优缺点，才能更好地发挥其工作能动性。在工作中我们常遇到这种现象：一些员工工作起来执行力到位，有问题能及时处理和反馈；而一些员工在工作上总是打折扣，或是只按自己的理解去开展工作，其结果与企业要求和方向发生了偏离也不知道，自己也不知道是什么原因。对于前者我们只要把工作安排清楚，并作相应指导、检查即可，而对于后者，则要多一些监督和检查，才能让其做好工作。
在工作中还要注意根据各人工作能力和特点进行分工和人员搭配，才能更好地发挥团队作用，将性格外向、思想活跃、善于交际的人员和性格内向、思想单纯、默默工作的人员配合在一起，就能发挥各自优点，团队整体力量就会增强。要记住一个部门中有一个员工没能发挥其工作能力，就会影响到整个团队的战斗力，这就是我们常说的木桶理论，即一个木桶能装多少水，是由最低一块木板的高度决定的。
五、掌握上传下达的渠道和沟通技巧
无论我们身处哪一层面和职位，在工作中总要与上级和下级直接联系，怎样处理这种关系，将会成为我们工作成功与否，或是决定工作效率高低的关键因素。向上级汇报工作之前，首先自己要明确汇报的内容是什么，主要反馈什么问题，需要上级给予什么帮助或做出什么决策，自己有什么看法或建议，要明确自己的需求。但也要掌握时机和场合，让上级有充足的时间予以考虑。
给下级的工作安排，如果涉及几个机构的，通常要集中开会布置。对于主要责任部门则需单独沟通，了解其开展工作的思路，还有什么困难，或需上级支持解决什么问题，同时在布置工作之后，要充分说明为什么要这样做，让大家明确工作目的，使他们从被动接受工作变为主动承担工作，就能充分调动大家的工作积极性和主观能动性，工作成效自然会成倍提高。
在工作中我们发现，一些部门主管在工作安排时，只是把公司相关精神指示照本宣科地传达，而对为什么要这样做没有充分说明，结果下属在工作时，仍按自己的理解去开展，往往造成与公司的要求出现较
大偏差，工作没能做好，更谈不上效率。
六、掌握本部门与其他部门协调的方法
任何一个部门在开展工作时，总得与其他部门发生联系。要与其他部门协调，首先要明确自己部门要协调的内容，被协调的部门是否有能力做好，要通过哪一级审批协调才有效，才能引起被协调部门的重视。还要了解被协调部门的工作流程，我们协调的工作任务在哪一层切入或承担等。而在现实中，我们对被协调部门的工作流程不熟悉，工作能力状况也未了解，只是写一份联络单签发传达后就了事，协调之后没有进一步跟踪了解，到时间了才去问被协调部门做得怎样，结果许多工作都因协调部门本身未明确要求，及对被协调部门的工作流程不熟悉而影响协调工作的完成。
另外，作为主管，一定要明晰这样的原则：不管我们协调哪个部门配合工作，自身作为工作任务的主要承担者，协调工作未做好，主管要负担起责任。
七、发挥指导、检查、监督的作用
如果只要开一次会，把工作布置下去，下属就能很好地完成工作，那么我们也就不需要这么多主管，但现实并非如此。工作布置了，没有进一步检查、监督，我们对下属的执行情况就不清楚，出现偏差时也无法得到及时纠正，最终也会影响工作的完成。如果我们不到基层检查工作，对实际情况不了解，下属提出不同看法时，无法充分理解和接受，使我们决策有偏差，甚至决策错误，这就是不折不扣的官僚作风。
八、善于听取下属的意见，发挥团队智慧
作为一名主管，不可能样样精通，但如果能吸收和听取下属的意见，对于做出正确决策，减少失误将起到很好的作用。下属身处基层工作，对基层出现的状况最为了解，因此作为主管，遇事先认真倾听下属的意见，经过分析判断，才能做出正确决策。
当下属的意见得到采纳时，也是对下属工作的一种肯定，并激发下属在工作中发现问题、解决问题的热情，使他们感受到做好每一项工作，每个人都有责任，在遇到新的问题需要集中他们讨论时，他们就会各抒己见，为解决问题提出更多更好的意见，为主管做出判断和决策提供更多依据，这样团队的作用与核
心才能形成。依靠团队的智慧和合力，才能把工作做得更好。
通过对下属意见或建议进行分析判断，最后由主管统一思想，这样做出的决策，下属也更容易理解，这也是保持思想高度统一，提高团队执行力和战斗力的基础。
总之，要成为一名合格的部门主管，需要不断地更新知识，善于在工作中总结经验，主动提升自我，才能起到领导者的作用，成为团队的“领头羊”。
