办公室2009年度工作总结及2010年度工作计划
2009年，是公司努力克服世界经济危机，苦练内功，主动出击，并在不利的形势下取得较好的经营业绩的一年。一年来，办公室全体员工在公司领导的关心和支持下，在各部门的积极配合及大力协助下，围绕公司全年工作目标及办公室的工作重点，统一思想、坚定信心，苦练内功，提升管理能力，抓紧办公室工作各环节的管理，做好为公司、为部门、为员工三个方面的服务，认真履行办公室的各项职责，办公室员工在各个岗位认真有序地开展工作，取得了较好的工作实绩。现将办公室2009年工作总结如下：
一、二00九年工作总结
（一）提升综合管理能力，规范化的提供办公室服务
今年以来，结合公司的管理举措，制定了《办公室2009年管理提升计划》，围绕“信息化工作提升”、“车辆管理工作提升”“ 执行力提升”“服务质量提升”四个方面做好办公室管理提升工作。在信息化提升方面，着重解决ERP系统在运行中突出存在的问题，打造了公司内部论坛，完善了监控系统，在生产车间加装了监控设备；在车辆管理提升方面，加强学习，提升责任和服务意识，并强化费用管理，精打细算，节约运输费用；在执行力提升方面，采取持续并不断改进的执行力考评方法，加大监督检查力度，对布置的主要工作任务做到有计划、有实施、有跟踪、有结果、有记录；在服务质量提升方面，在日常工作中协调好员工数量并且做到每项工作专人负责，尽可能快速的为“客户”提供服务。并在公司原有制度的基础上，拟订完善了《办公室业务流程》、《驾驶班工作流程》、《车辆清洗管理细则》等相关管理规定，抓紧办公室工作各环节的管理。比如驾驶班工作，在行车、加油、洗车、送修、补休、报帐等方面都拟定了工作流程，使工作开展起来有章可寻，易于执行，有效的提高了驾驶员的工作效率和服务质量。此外在办公室业务的工作流程方面，明确工作步骤及责任人，提升了可执行力，使得办公室员工能更好的配合各部门做好服务工作。在工作的过程中根据流程要求，不定期的进行检查，每月对做得好的进行表扬和奖励，对执行不到位进行批评和处罚，逐步形成规范化运作及良好的工作习惯，进一步提高办公室服务水平。
（二）细化任务、狠抓落实，努力完成办公室年度目标
办公室结合2008年底制定的“练内功”计划，认真分析办公室工作的特点，对办公室人员进行了责任分工，将任务细化落实到人，同时更新服务观念、完善工作流程、全面
推进办公室整体工作效率和服务质量。在办公费用开支方面，年初联系各办公用品供应商洽谈，多方询价，货比三家，争取到最低的采购单价与供货方签订年度供货合同，并针对各部门办公用品的使用情况对指标进行了调整，在审核部门办公用品计划时严格控制。今年办公用品采购开支125824元，与去年同期相比下降了24%，办公成本降低取得较好的成果。在车辆修理费用控制方面，联系多个修理厂报价，与对方签订定点维修合同时在最低的维修单价的基础上要求修理厂再降8%，在送修过程中注意审核报价单，做好修理过程的跟踪，确保每一笔修理费用到实处，今年在新增一辆货车，且运输产品任务比去年同期上升41%的前提下，维修费用仅为68142元，比去年同期上升2%。在信息化管理方面，完善了ERP系统及监控系统，加强了公司网络及各系统的定期维护工作，建立网络及系统运行维修记录，限定故障修复时间，有效的保证了网络通畅及系统运行正常。在宣传方面，围绕“坚定信心苦练内功”及“成本挖潜”方面进行报道，全年拟写相关稿件35篇，通过宣传报道正确引导员工树立信心迎接挑战，提升公司凝聚力，全方位准确宣传公司的工作业绩和展现形象发挥了重要作用。2009年公司下达给办公室的考核项目为安全责任“0”事故，围绕这个考核目标，安全教育贯穿于办公室日常检查、会议强调、安全学习等多个工作环节中。截止至2009年12月，办公室未发生一起安全责任事故，圆满的完成2009年部门考核目标。
（三）加强安全教育，倡导沟通配合，做好车辆服务工作
2009年加强了驾驶员的安全教育及思想教育，在部门例会上对车辆行驶潜在的不安全因素进行分析，要求司机疲劳不驾车、酒后不驾车、不开英雄车，并且要求驾驶员树立全局观念，积极倡导驾驶员与各部门做好沟通配合，认真为公司的生产经营工作服务。每月安排驾驶员学习安全行车知识和车辆维护保养知识，组织司机学习《道路安全法》及本公司的《车辆管理制度》，增强驾驶员的安全意识及服务意识。日常严格执行《车辆点检制度》，每趟出车前、返回后认真对车况进行检查，发现问题及时维修、保养，做到车辆不带病上路，驾驶员不带情绪开车，确保行车安全。驾驶班现有员工7人，负责公司9辆车（其中货车4辆，小车5辆）的驾驶、保养、清洁工作。2009年合计行程38万公里，提供市内用车服务1118车次，异地出差用车服务292车次947天，为公司运送产品约18000多件。驾驶员无论是在休息日或节假日，只要工作需要，均能做到随叫随到，无条件出车，保证了各项工作的顺利开展和临时性任务的圆满完成。特别是货车驾驶员，今年下半年，随着公司生产经营态势逐步向好，运送产品的任务越加繁重，驾驶班的4名货车驾驶员平2
均每月的出差时间达20天以上，基本上出差返回装了货第二天又出车，星期天、节假日也不例外，并且配合客户做好货物的卸车工作，在返程时还配合供应部采购公司所需原料、物资运送回公司，即做好驾驶员，又当好“采购员”、“搬运工”。2009年虽然工作任务繁重，但通过驾驶班全体员工的努力，即保“交期”，又保“安全”，全年未发生一起交通安全事故，圆满的完成每次出车任务。今年在做好运输工作的同时，还在降低运输成本方面下功夫，对各行车路线的过桥过路费进行了核算，并召集全体驾驶员进行讨论，综合路况、时间、费用等各方面的因素，制定了最佳行车路线，要求驾驶员无特殊情况，均按规定路线行车，经过初步试行测算年可降低约20%运输费用，最大限度的降底运输成本。
（四）保障运行，稳步推进信息化在管理中的应用
2009年在信息化工作方面进一步完善了ERP系统、保密系统、监控系统，对ERP用户以往提出的问题与用友公司合作都进行了解决，保障系统运行正常满足各部门的工作需求；对保密系统进行了升级，加强稳定性和兼容性，确实保证对内使用通畅，对外发送时受限，即对公司的文件使用加以控制，又不影响正常工作的开展；对监控系统的设施进行了整改，新投入一批摄像头和监视器，重新购入专用的屏蔽网线，对监控线路进行重新布置，使得监控范围更加合理，监控效果更加理想。同时完善了相关制度，如《计算机管理制度》、《商业机密资料保密管理实施办法》等，加强计算机的使用管理，对一级涉密部门采取内、外网分离的方式，专门设一台计算机开通外网，供查询资料使用，计算机USB接口采取强制封闭措施，对防止公司涉密资料流失起到较大的作用。到目前为止，公司共有服务器4台,电脑106台，打印机34台，复印机1台，传真机5台，扫描仪1台，投影仪1台等一系列办公设备，保证一线具体工作人员一人一机，有力地保障日常工作的正常开展，在工作中计算机管理员主动与各部门沟通，了解设备、系统的使用情况，发现问题立即解决，定期对计算机病毒进行查杀，今年全年维修办公设备1965余次，处理网络故障320余次，查杀计算机病毒653余个，并新购了网络硬件防火墙，有效的对网络病毒进行阻隔，确保设备、系统正常运行、网络通畅。在今年下半年，还在1#、2#、5#车间内部安装了监控系统，每条生产线及控制室都安装了摄像头，生产过程控制得到了有效的监控，通过推进信息化在日常管理中的应用，大大的提高了工作效率及工作质量。
（五）严格办文程序，做好公文管理
办公室加强了对办文工作的管理，首先严格按照收、发文程序处理文件，并全程督办 3
文件的落实，做到不积压文件，不漏办文件，对秘密文件严格控制，并按保密要求进行收回。全年共收文283份，处理传真件913份，传达电话通知43余次。其次，加强了对文件内容的把关，做到内容完整，合乎规范要求。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求或公司领导的指示，及时完成各种工作计划、总结、会议纪要、汇报、报告、请示、通知等公文的拟写，配合总工办妥善做好项目申报的有关工作，并且为公司荣誉的争取做好文字材料组织工作，全年共完成了广西优秀企业评选、广西优秀企业家评选、贺州市优秀专家评选、贺州市劳动模范和先进工作者评选、广西五一奖状章和工人先锋号评选、科技进步先进工作者评选材料等。及时完成对外报送文字材料10多篇，撰写上报上级部门总结材料10份，各类信息8篇。全年共发文115份，其中红头文件8份，普通文107份。
（六）配合公司舆论导向，做好宣传报道工作
2009年为了做好宣传报道工作，要求秘书积极参与公司的各项重要活动，并与领导进行的沟通交流，充分掌握舆论导向，积极寻找新闻点，及时报道重大新闻事件，宣传报道工作今年有了较大的进步。围绕公司今年开展的“练内功”、“管理提升”、“降成本”、“5S活动”、“ISO培训” 以及“公司工作业绩”、“公司重要会议”、“各级领导视察”等方面都进行了宣传报道。全年共完成报道稿件35篇，其中《桂东电力报》采稿的共有20篇，《公司内刊》及墙报刊登15篇。供稿质量较去年有了显著提高，办公室秘书还被《桂东电力》评为该报的先进通讯员，新闻稿件《生产线上竞风流》获“二○○八年度广西企业内刊好新闻（作品）三等奖”，为上级领导及公司员工及时掌握公司的工作动态，全方位准确宣传公司的工作业绩和展现形象发挥了重要作用。每月按时收集、整理公司的一些重大新闻、好人好事、行业的发展信息和动态、举办的各类活动上传到公司网站，通过网络媒体进一步做好公司的宣传工作，为塑造公司的良好形象起到了积极的作用。
（七）按需采购、保障及时，认真做好办公费用控制工作
今年办公室着重规范了办公类固定资产、办公用品、印刷用品的管理和采购行为，并结合去年各部办公用品领用情况，本着厉行节约、保障及时的原则，对各部门指标进行了调整，同时办公室从加强内部控制着手，进一步规范办公用品的采购行为，根据部门需求按计划完善审批手续再进行采购，跟进订购合同、协议、订单各条款的有效执行，保质、保量、保时供给所需物资。各项物资发放必须以所作计划相对应领用，减少没有节制的使 4
用和无计划的领用。在办公用品计划的收集和归纳上，整合公司各个部门计划，严格审查和控制，从开始作计划即予以监控，剔除个别部门的不必要计划。对于办公用品的发放，坚决执行必须以旧换新的原则，做到领用必须是有用，有用才去领用。通过严格的控制，今年办公费用开支与去个相比有了较大降幅，全年采购办公用品开支125824元，比去年同期采购办公用品开支166124元下降了24%。严格执行公司《办公用品及办公设施管理制度》的相关规定，做好采购物质入库检测、验收跟踪，对验收不合格的物资及时按程序规定进行退料处理和办理善后工作，保证采购物资的价格合理和质量合格。认真细致地开展工作，购买及时、发放及时，确保不影响各部门正常工作开展。在复印纸的使用控制方面，为避免误操作造成的用纸浪费，今年指定专人进行复印操作，并对复印纸的使用加以控制，对于需复印的资料要经部门负责人审批后方予复印，领用复印纸时需提交部门的用纸记录。通过这些措施的实施，有效的降低了复印纸采购费用。2009年采购复印纸开支6400元，比去年同期采购复印纸开支7845元下降了18%。
（八）服务及时、跟踪到位，确保各类办公设施保持良好的状态。
在办公设施维护及管理方面，对公司的办公设备、空调、电脑等办公类固定资产进行清点并完善固定资产清册录入ERP系统，严格按照”谁使用、谁保管、谁负责“的原则进行管理。对每一台办公设备建立档案，对维修事项进行记录跟踪，包括维修备件使用量、硒鼓及易损备件使用量等数据，最大限度的增加的使用时间、减少故障率。今年除做好日常办公设备的维护及修理外，主要做好以下几项工作：一是车间的防虫工作，对纱窗及塑钢门进行维护，联系安装新生产线的防虫罩及不锈钢扶手；二是对新增办公场所的办公设施进行了采购和调配；三是对一些办公设施进行了保养维护，如办公楼大门以及电梯门的大理石进行了打蜡保养，对电梯内玻璃墙裙进行了更换，对公司电动大门进行了检修维护，入夏空调开放以来还对空调进行了保养修理，确保各部的空调正常运转；四是联系安装了一批新的办公设施，如在二桥头竖立“公司位置指示牌”，O#车间上方的公司名称标志牌等；五是做好办公类固定资产的管理工作，新增办公设施时及时录入ERP系统，发生转移、报废时认真办好相关手续。通过对办公设施的维护保养，让各类办公设施能正常使用，使得公司各工作环节能顺畅运行。
（九）认真做好重要区域管理工作
自今年9月开始对腐蚀车间等重要区域实施保密强控措施以来，办公室都严格按照规 5
定的要求的做好相关证件的办理、检查执行情况和处理违规事件，并协助涉密部门开展保密区域管理工作。自实施以来共对《频繁出入重要区域名单》进行了5次更新，办理了“临时重要区域出入证”199张，办理了“实名重要区域出入证”29张，办理应聘人员参观手续5批次223人。在频繁办理“重要区域出入证”工作过程中，每次都认真细致的核实办证人员身份及审批手续，严格执行公司的重要区域强控管理规定，并在执行过程中根据实施情况不断的完善管理规定，11月对《关于对腐蚀车间等重要区域进行强控管理的规定》进行了修编改进，明确监督管理部门、执行实施部门、重要区域所处部门的管理职责，并对办证的审批权限进行了修改，使得重要区域的管理即受控又易于执行，保障日常工作的顺畅开展期。今年在各部门的配合下，重要区域的管理处于受控状态，且无严重违规事项，基本达到重要区域监管目的。
（十）提升统计水平，优化档案管理，加强文档保密工作
利用统计调查成果，搞好统计服务是统计工作的基本目的。今年在在完成日常统计工作的基础上，切实做好数据的应用服务，为项目申报部门提供统计数据，为公司经营决策提供数据依据，以统计监测和预测分析为手段，及时为公司各部提供优质服务。每月向市经委、市调查队、市统计局、区统计局、商务厅、市科技局、自治区信息产业局等7个相关部门定期上报统计数据、统计报表及相关统计资料工作。向国家统计局及商务厅、科技局网上直报统计数据，不定期上报专项项目数据、统计报表及文字材料工作。每一项统计工作，都认真核对数据材料，确保数据的准确性，同时，凡对外报送的统计数据，都按层序经过公司领导的审核，在确保数据准确性的同时维护好公司的利益。今年为做好档案管理工作，要求档案管理员努力提高业务素质，学习档案管理的有关法律法规、操作规程，做好档案防潮、防霉、防虫、防蛀工作，2009年主要接收文书档案资料，会计档案，基建资料，合同资料，还有与公司发展历程相关的图片及文书资料，较好地完成了档案立卷、归档、安全维护和正常调阅。去年共形成文书档案1097件，全部纳入电脑管理，并对档案收集范围及要求做了一个规范整理，明确了公司的资料收集工作和收集要求。2009年接受档案查阅、调用65人次。并指导各部门做好档案归档移交工作，促进公司档案工作规范化、制度化。档案保密工作也逐步规范，进一步建立和完善保密工作规章制度，加强了对涉密计算机上网的管理，确定了保密要害部门和要害部位并加强了管理，保密工作得到了较好执行，全年没有发生文件丢失和失密泄密情况。
（十一）细心周到，做好会议组织和来访接待工作。
2009年，办公室承接各项涉外会议36次，公司内部会议642次。在会议活动的经办过程中，办公室都细致、细心、耐心地做好会前详细的准备，会中周到的服务及会后打扫整理工作，在办公室全体员工的配合下，利用多年积累的工作经验，从会场的布置到桌椅的摆放，从会议的通知到材料的准备，每个环节都一丝不苟的去完成，做到了积极协调，主动配合，以精简高效的工作作风和细致周到的安排组织为与会者留下良好的印象。在接待工作上，2009年接待来访的自治区、贺州市各级领导及兄弟单位等客人78批次，我们始终以公司形象为重，热情接待，真情服务，做好客人的迎来送往。认真细致地做好接待前准备，主动与对方取得联系，了解清楚来访的人数、身份、日程安排等，并掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求等等，做好接待安排工作，制作欢迎牌、检查参观路线、发放宣传资料、安排人员全程摄影等，反复检查，确保万无一失。办公室通过认真的做好会议服务及接待服务工作，确保了会议、接待活动的质量和效果，有力地推动了公司各项工作的开展。
（十二）服务周到，认真做好后勤服务工作。
饮用纯水供给服务。今年共生产纯水6740桶，及时提供送水服务，遇节假日还配合生产一线员工的工作时间加班加点的制水供应，基本满足全公司各部门的饮水需求。今年5月对纯水机的RO反渗透膜进行了更换，并对生产的桶装水样送防疫站检验，各项指标均符合桶装饮用纯净水的要求。并根据出水量及电导率情况，不定期的对精滤芯进行清洗，累计工作12小时制水前后就对纯水机进行一次反冲洗，确保饮用纯水的正常生产供应。
报刊杂志管理、信函送达及清洁卫生服务。把清洁卫生做实做细，对管辖的卫生区域坚持做到每天一清扫，定时进行局部细节保养。及时清扫会议室卫生，做到会后马上清扫，日常做好会议室的清洁保养，保持会议室可以随时使用，并配合不同类型会议的召开，做好会场桌椅的布置及调整。及时补充高管办公室、会议室办公用品，定期检查灯具、抽风机，并做好记录，发现损坏立即报修，确保高管办公室、会议室办公用品齐全，设施完好。及时到门岗值班室取信函、报刊送达到各部门，2009年共分发信函760余份，确保不延误相关部门工作开展。2009年公司共订阅各类报刊68份，定时整理阅览室报刊上架，及时对部门的报刊进行分发。办理书刊借阅360余次，凡借阅到期书刊均按规定及时督促办理归还或续借手续。认真做好阅览室报刊的借阅登记工作。
二、二0一0年工作计划
（一）加强制度建设，完善 “行政类”制度。制度建立、制度完善、制度创新是公司规范管理的一项基础性工作，为不断适应公司发展需要，本着“修订、补白、创新”的原则，2010年计划对公司“行政类”规章制度进行全面的修改和完善，使制度更加切实可行，更能服务于管理，使每项工作都有章可循，促进各项工作任务的顺利完成。
（二）重管理，促合力，树立爱岗敬业精神。只有具备了爱岗敬业的优良品质，才能够不断提高办公室的工作质量。2010年计划通过加强办公室员工业务工作学习培训及日常思想教育，牢固树立爱岗敬业精神，使每一位员工都能认真对待工作中的每一件事情，尽职尽责、严谨有序，不出差错，做到分工不分家，有事大家上，形成齐心协力干工作良好氛围。并优化办公室的服务手段，实现被动服务向主动服务转变，对待各项工作，制订计划，未雨绸缪，以工作的超前性、预见性增加工作的主动性。并由一般服务向优质服务转变，坚持以服务为“天职”，对到办公室办事的各部门员工，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的工作作风。
（三）奖罚分明，完善办公室绩效工资考核方案。绩效工资的考核，直接或间接的影响员工的工作积极性，为了更好的发挥绩效工资考核的作用，2010年计划根据公司薪金分配方案，结合2009年办公室各岗位任职考核结果，调整办公室绩效工资分配方案，细化考核内容，使之更切实际，更能激励员工爱岗敬业，积极主动地完成各项工作任务目标。
（四）发挥办公室职能，提升业务质量。进一步加大内部业务管理力度，为公司的正常、有序运转提供周到细致的服务。一是加强公文处理，规范公文运转程序，严把公文审核关，提高办文质量和水平，并熟悉公司整个生产经营运作各个环节，使办公室真正成为辅助领导的得力助手；二是提升信息化工作，实施ERP升级项目，更新公司网站界面，完善网站建设，并注意网络信息安全，保证公司网络通畅；三是在宣传报道上下功夫，积极主动地参与公司各种重大事项全过程，利用报刊、网络、内刊、墙报及时、准确、真实地宣传，为公司的发展营造良好的舆论环境。四是做好车辆管理及用车服务项工作，定期组织安全学习，在确保安全行车的前提下，控制修理费用，做好车辆修理过程的跟踪，并通过教育引导提高驾驶员的整体素质，提供优质的用车服务。五是高质量地完成办公室的各项服务工作，在办公用品发放、会议室服务、制送水服务、卫生清洁服务等办公室日常工作方面，明确任务，分工协作，优质、高效的为公司各部门提供服务。
（五）管带结合，提升档案管理水平。一方面注重提高公司档案员的业务水平，加强档案归档整理工作，尤其电子公文的采集、归档、管理和利用工作，做到纸质档案材料和电子档案材料的同步归档。另一方面针对目前公司部门较多，文书档案管理质量相对较弱的实际情况，采取以下措施：一是要求各部门确定专人负责文书档案工作并尽可能保持相对稳定；二是由公司档案管理员采取现场指导方式，帮助有关部门提高文书档案管理水平；三是建立文书档案管理验收制度，奖优罚劣。
（六）控制办公成本，做好节能降耗工作。2010年继续响应公司节能降耗、厉行节约的指导思想，做好办公成本的管理。一是完善办公用品考核办法，扩大考核范围，并把原来未明确的考核项目加以明确，并从计划审批上就进行控制，在采购过程充分做好市场价格调查，确保采购的办公用品质优价廉；二是挖潜车辆运输成本，从用油、行驶路线方面下功夫，找到最佳的结合点，让运输费用降到最低，并建立差旅费用节约奖励制度，节约按一定比例返还给驾驶员，鼓励驾驶员尽量节省差旅费用开支。
回顾2009年办公室工作，苦中有甜，总体上取得了较大进步，但距离公司领导的要求及和兄弟部门的工作相比，在全面发展上，在争先创优上，还存在一定差距。2010年办公室将继续围绕公司的经营目标，主动配合各部门的工作，克服工作中的不足，努力把办公室工作推上一个新台阶，为公司的发展作出积极的努力。
