长沙市首期物业维修基金管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强和规范首期物业维修基金（以下简称“维修基金”）归集、使用、审批程序，保障维修基金工作的顺利开展，实现维修基金管理科学、高效、安全的目的，依据国家建设部、财政部《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》、《湖南省城市住宅区物业管理条例》和《长沙市住宅区物业维修基金管理办法》等有关规定，制定本规则。
第二条本规则适用于长沙市首期物业维修基金的缴存、提取、使用、管理和监督。
第三条维修基金的代理管理实行“领导小组决策、中心运作、专户储存、审计监督”的机制。维修基金的使用实行“业主决策、专款专用、政府监管、按栋建帐、核算到户”的原则。
第四条维修基金的归集、使用、增值等管理，严格按照《长沙市住宅区物业维修基金管理办法》实行。 第二章机构及其职责
第五条长沙市房屋产权管理局主管全市物业维修基金工作。
第六条成立长沙市物业维修基金管理工作领导小组（简称“领导小组”）。 领导小组由市房屋产权管理局、市财政局、市物价局、市地方税务局、市审计局、市房改办、物业维修基金管理中心（简称“管理中心”）、银行和业主代表组成。领导小组办公室设市局物业监管处。领导小组成员中，市房屋产权管理局、市房改办、管理中心等有关管理部门代表占2/3，银行、业主代表占1/3。
第七条长沙市物业维修基金管理工作领导小组履行下列职责：
（一）负责全市维修基金政策法规的宣传和调研工作；
（二）依据有关法律法规和政策，制定和调整维修基金的具体管理制度和办法，并监督实施；
（三）按国家规定，审批购买国债；
（四）审批维修基金增值收益的财务使用计划；
（五）需要决策的其它重大事项。
第八条长沙市物业维修基金管理工作领导小组实行民主、公开、高效的决策制度，实行以下会议制度：
（一）全体会议：全体会议原则上每季召开一次，会议由领导小组办公室主持。
（二）临时会议：因工作需要，由2/3以上成员单位联名提议，可召开临时会议。
第九条长沙市房屋产权管理局物业监管处履行以下职责：
（一）负责对维修基金工作指导和监督，协调处理维修基金归集使用中的矛盾纠纷；
（二）及时研究解决维修基金管理工作中出现的重大问题；
（三）指导区房产局做好辖区内维修基金管理工作。
第十条长沙市物业维修基金管理中心接受长沙市物业维修基金管理工作领导小组领导，履行以下职责：
（一）认真贯彻执行《长沙市住宅区物业维修基金管理办法》的各项规定， 完善各项内部管理规章制度， 确保基金归集、建帐、日常管理、使用、审核、划拨、增值管理、财务等各项工作达到管理科学、使用规范、保障安全的要求；
（二）负责维修基金的缴存、提取、使用、管理等日常工作；
（三）审查维修基金使用单位申报的使用计划，并按审批计划划拨维修基金；
（四）负责维修基金保值增值日常工作；
（五）负责编制维修基金增值部分年度使用方案和使用计划的报告；
（六）承办长沙市物业维修基金管理领导小组决定的其他事项。 第三章缴存管理
第十一条根据市房屋产权管理局与银行协议，确定维修基金存储专户行。 管理中心和银行要共同遵守协议， 认真履行好管理职责。受托银行应全面建立完善维修基金帐户的设立、存储、使用等手续，物业维修基金管理中心应当建立维修基金公示和查询制度。
第十二条管理中心设立维修基金公开办事窗口，增强工作透明度，便利维修基金的缴交。
第十三条住宅区维修基金的缴交：
售房单位在售房时或拆迁人在安置房屋时应代为归集首期物业维修基金。
（一）开发建设单位在办理商品房初始登记（栋证）时， 到设在市房屋产权交易大厅的物业维修基金缴存窗口 （ 简称 “窗口”）缴交代为归集的维修基金；
（二）公有住房的售房单位，经市房改办审核后，应在办理房屋转移登记前到窗口缴交维修基金；
（三）二手房在办理房屋转移登记前房屋受让人应到窗口缴交维修基金；
第十四条缴交维修基金应提供资料：
（一）商品房：
1、《商品房预售许可证》复印件；
2、《长沙市商品住宅维修基金缴款明细表》；
3、《长沙市商品住宅维修基金缴款申报单》；
4、商品房购房合同原件；
5、《长沙市物业维修基金代收代缴临时凭证》（存根联）。
（二）公有住房：
1、《长沙市公有住房出售维修基金缴款明细表》；
2、《长沙市公有住房出售维修基金缴款申报单》；
3、已购公有住房购房款发票原件。
第十五条维修基金缴交程序。
窗口收件审核打印缴款通知单银行交款银行工作人员将缴款进帐单交窗口领缴款凭证
（一）商品房、拆迁安置房：
1、开发建设单位在房屋销售前凭商品房预售许可证， 在市物业维修基金窗口领取 《长沙市物业维修基金缴款明细表》、《长沙市商品住宅维修基金缴款申报单》；
2、房屋销售时， 开发建设单位按照规定标准和购房人所购房屋的类型、金额计算出购房人应缴交的维修基金数额， 准确地填写 《长沙市物业维修基金缴款明细表》，由购房人按应缴金额足额缴交维修基金；
3、办理房屋栋证前，开发建设单位凭《长沙市物业维修基金缴款明细表》、《长沙市物业维修基金缴款申报单》在窗口领取《长沙市物业维修基金缴款通知书》，到委托银行缴款；
4、窗口领取分户的《长沙市物业维修基金缴款凭证》，代收单位留存第一联，交购房人留存第二联（业主缴存凭证联）。
（二）公有住房出售：
1、公有住房出售单位在窗口领取《公有住房出售维修基金缴款明细表》、《公有住房出售维修基金缴款申报单》；
2、售房单位按照规定标准和购房人所购房屋的类型、金额计算单位和购房人应缴交的维修基金数额，并准确填写《长沙市公有住房出售维修基金缴款明细表》；
3、维修基金《公有住房出售维修基金缴款申报单》经长沙市住房制度改革领导小组办公室审核后，到市物业维修基金窗口领取《长沙市物业维修基金缴款通知书》到委托银行缴款；
4、窗口领取单位和分户的《长沙市物业维修基金缴款凭证》。
第十六条维修基金过户。
业主转让房屋所有权时，维修基金随着房屋所有权同时过户。维修基金过户由转让人和受让人填写《长沙市物业维修基金过户申请表》；窗口凭房屋转让人和受让人的身份证及房屋转移登记后的产权证，打印《长沙市物业维修基金过户单》。《长沙市物业维修基金过户单》为维修基金转让的凭证。
第十七条维修基金户帐信息更正。
申报人的资料、栋及户室明细在申报建立栋帐后，因申报人填报错误或因退房、换房等其它原因需要进行户帐信息修改（不包括金额调整），业主须填写《长沙市物业维修基金更正申请单》，持身份证或购房合同书，办理维修基金更正手续。
第十八条维修基金缓交。
2003年7月1日以前，办理房屋预售许可证的单位，在办理栋证时足额代为归集维修基金确有困难的，须提交专题报告， 承诺在办理户证时按规定足额代收代缴维修基金的，经房改办、管理中心负责人签署意见，窗口凭签署意见报告办理维修基金缓交手续。
第十九条维修基金计息、查询。
（一）维修基金计息。
维修基金自存入维修基金专户之日起，按国家规定的活期利率计息，每年结息一次，计息期为当年7月1日至下年6月30日。结息日为6月30日，结息后利息转入本金中。
（二）维修基金查询。
为便于业主了解维修基金的缴存情况，管理中心应建立维修基金查询系统，便于业主查询所在地的小区栋及户室维修基金缴存情况。
第二十条维修基金专户的进帐回单必须由银行的经办人员负责送达管理中心，双方当面交接，签字认可，方可生效，银行须每季与管理中心进行帐务核对工作，及时将有关异动情况上报管理中心，以便协商解决。
第二十一条窗口工作要求。
（一）开发建设单位或业主申报缴交维修基金时，窗口收件人员须认真查验明细表、申报单、商品房购房合同或发票，确认无误后，方可进行收件。
（二）房屋栋号、测量号须在市房屋产权管理局数据库采集数据，不得任意编录。经查验房号，确保录入无误后，方可进行程序操作。
（三）窗口票据打印员凭缴款通知书（银行回执联）和银行的进帐单打印分户的缴款凭证。
（四）窗口票据打印员按维修基金进帐单做好入帐记录。进帐单金额、缴款凭证金额、电脑软件数据金额须一致。并做好日清月结。
（五）窗口票据打印员需按日将申报单、明细表及银行进帐单上交管理中心财务科，经财务复核后，管理中心要做好原始资料的装订手续。
（六）对于拆迁安置房、非住宅和其它住宅，不能确认房屋价格的，窗口工作人员应当日向管理中心上报，经管理中心负责人审核后，按审核价款比例的标准缴交维修基金。 第四章提取管理
第二十二条维修基金应当专项用于物业管理区域内房屋共用部位，共用设施设备和公共配套的保修期满后的大中修和更新改造。
有下列情况之一的，可以提取维修基金：
（一）业主大会决议将维修基金委托其他单位代管的；
（二）物业保修期满后，须使用物业维修基金的；
（三）因拆迁或其它原因造成物业灭失的；
符合上述条件手续要件齐全的，中心须在受理申请之日起5个工作日内作出准予或不准提取的决定，并通知申请人。
第二十三条业主大会决议将维修基金委托其他单位代管，双方到管理中心办理移交手续时，应提交下列资料：
（一）移交维修基金的业主大会决议（此次业主大会须有辖区内物业管理行政主管部门参与）；
（二）委托合同；
（三）被委托单位的资质证书和营业执照（查验原件，留复印件）；
（四）业主委员会主任委员身份证（查难原件，留复印件）；
（五）被委托单位授权委托书和经办人身份证明；
（六）银行帐号。
第二十四条物业保修期满后，申请使用维修基金的业主委员会，应提交下列资料：
（一）《长沙市物业维修基金使用申请表》及相关资料：
1、附业主大会决议或受益户（业主）60%以上签字单；
2、《物业维修工程预算书》；
3、须提交的其他证明资料。
（二）管理中心对维修基金使用由经办人先行审核，提出分期划拨意见，交管理中心负责人签署审批意见后，银行按核准的金额拨付首款。一次性使用50万元以上维修基金的申报项目须报领导小组审定。
（三）工程竣工后，经业主委员会验收，凭60%以上业主签字单管理中心拨付尾款。并及时按受益户数拥有产权的房屋建筑面积分摊维修款核算到户，在该户所缴维修基金中扣减。
第二十五条因拆迁或其它原因造成物业灭失，申请退还维修基金的业主，应向管理中心提交报告和被拆除房屋灭失的证明及已有的《长沙市物业维修基金缴款凭证》和相关资料，到管理中心办理退款手续。
第二十六条按政策规定需退还维修基金的，单位或个人须提交申请退还维修基金报告、售房单位证明、购房合同、《长沙市物业维修基金缴款凭证》、当事人身份证明，经管理中心审核后，由管理中心打印《长沙市物业维修基金退款凭证》。业主凭《长沙市物业维修基金退款凭证》办理退款手续。
第二十七条银行凭审批的《长沙市物业维修基金划拨审批表》划转维修基金。维修基金的支取实行支票转帐方式，不得以现金方式支付。
第二十八条维修基金利息剔除活期利息部分的收益（即增值部分资金），可用于经主管部门核定的管理中心工作人员正常工资、福利、奖金、办公费用、维修基金宣传经费和其它相关工作开展的费用，以及管理软件的开发、设备维修维护及五区房产局配合开展基金工作经费。剩余沉淀资金转作维修基金滚存使用（即向业主派息）或用于物业应急性维修。 第五章财务管理
第二十九条维修基金财务管理工作的主要任务是：
（一）正确组织会计核算，真实、完整、及时、准确地对维修基金各项业务进行核算。
（二）编制维修基金年度预决算。
（三）加强会计监督，按照维修基金有关法规、制度对各项业务进行全过程监督，保证会计业务的合法性和会计信息的真实性。
（四）开展会计预测分析，为制定年初预算和进行年终决算做好基础工作。
（五）强化会计内部管理控制，防范化解各种风险，保证各项业务安全稳健进行。
（六）负责向物业监管处报送维修基金归集情况月报。
第三十条维修基金会计核算必须依据 《会计法》、《长沙市住宅区物业维修基金管理办法》 等规定办理业务， 具体核算内容如下：维修基金缴存、提取、转移核算；维修基金使用核算；业务收支核算；净收益及费用核算。
第三十一条会计部门设置主管会计和复核岗位，加强岗位责任控制，提高会计核算质量，防止帐务错记、漏记、重记等情况的发生。
第三十二条各种会计凭证（含计算机生成的会计凭证）须经会计部门审定后方可使用，使用时严格按照财政部《会计基础工作规范》填制，保证会计凭证要素齐全、内容真实、数字准确、字迹清楚， 自制原始凭证须经会计主管人员审核签字后方可作为记帐依据。
第三十三条建立健全维修基金会计帐簿体系，维修基金会计帐簿设置总帐、分户小区帐、栋帐、业主明细帐、维修基金存款日记帐、银行日记帐和备查帐。
总帐参照《住房公积金会计核算办法》规定的总帐会计科目设置，用来反映资产、负债、净资产、收入和支出总体情况；
分户帐、业主明细帐参照《住房公积金会计核算办法》的规定设置，用来反映资产、负债、净资产及收支的详细情况；
维修基金存款日记帐要按照业务发生的顺序每日逐笔登记并定期与银行对帐，月末编制银行存款未达帐项调节表，妥善保存银行对帐单；如实行电算化，帐务达到日清日结时，可不设银行存款日记帐，以银行存款明细帐代替。
备查帐簿是总帐及分户帐的辅助帐户， 应根据具体业务情况设置小区维修基金应缴存额登记簿、维修基金帐户提取情况备查簿、购买国债登记簿等备查帐簿。
第三十四条加强维修基金会计对帐工作。会计对帐内容包括银行存款日记帐与银行对帐单核对、总帐与分户帐核对、分户帐与业主明细帐核对、分户帐与栋帐核对、积数核对、往来款项核对、国债及定期存款实物凭证与帐务核对。对帐必须做到帐证相符、帐帐相符、帐表相符、帐实相符。
第三十五条强化会计业务复核管理。所有会计凭证必须经专人复核并签章后方可记帐，会计凭证、帐簿及其他会计资料等须经会计主管人员审核签字后方可归档。
第三十六条强化会计监督职能。维修基金会计监督的内容包括对原始凭证的真实性、合法性、准确性和完整性的监督；对会计帐簿和财务报告的监督及对财务收支情况的监督等。加强监督，杜绝违规违法现象的发生。
第三十七条管理中心要编制维修基金年度预算。物业维修基金年度预算采用基数法编制，编制内容包括维修基金归集计划、提取计划，运用计划，业务收支计划、增值收益等。
第三十八条季度、年度终了管理中心须按规定编制会计报表，并根据业务情况编写财务情况说明书。
财务情况说明书主要说明维修基金归集、使用情况，对本期或下期财务状况发生重大影响的事项以及需要说明的其他财务事项。
财务分析的主要指标包括维修基金归集率、维修基金提取率等。
第三十九条物业维修基金收支情况接受国家审计有关审计监督，报领导小组审阅存档。 第四十条管理中心保证物业维修基金年度结息、支取、转移利率准确无误。
第四十一条管理中心年度终了将“业务收入”、“业务支出”及费用帐户余额转入增值收益帐户，进行年末结转。
第四十二条对分户帐中缴存栋号、缴存栋号名下业主姓名、身份证号码修改须填写“物业维修基金信息更正申请表”，详细记录修改前和修改后分户帐记载情况，“物业维修基金信息更正申请表”作为重要会计资料定期装订归入会计档案。
第四十三条会计人员必须严格遵循维修基金收支结算流程。
第四十四条按照“谁挂帐谁清理”的原则及时清理应收应付往来帐项，除特殊情况外挂帐时间不得超过6个月。
第四十五条妥善保管财务印鉴、部门印章及重要空白凭证。健全内部管理制度，财务印鉴及重要空白凭证实行分离保管制。除授权办理缴存支票背书，每日支付银行维修基金支取款项外，未经批准，不得对外出具加盖财务印鉴及部门印章的单据及凭证。
第四十六条加强会计档案管理。指定专人负责并建立相应入库、保管、查阅制度。 第六章数据、软件管理
第四十七条为提高科学管理物业维修基金水平，进一步完善物业维修基金的系统软件。长沙市物业维修基金管理中心按照市房产局与长沙力智数字房产技术发展有限公司（简称市房产局计算机中心）签订的软件开发合同，共同完成系统软件开发，维修基金的软件维护委托市房产局计算机中心进行维护管理；
第四十八条数据、软件实行专人专管责任制，管理中心应明确专人负责维修基金过户、退款、数据变更、金额调整等工作，并与市房产局计算机中心保持密切工作联系。市房产局计算机中心也应明确专人对口负责上述工作。
第四十九条市房产局计算机中心应按照委托合同约定， 对维修基金软件服务器数据及时备份， 保证管理满足维修基金的技术支持。
第五十条市房产局计算机中心工作人员无权变更维修基金数据，因管理不善导致数据损失的，需承担相应的法律责任。
第五十一条本《办法》所称“物业维修基金”即《物业管理条例》中所指“专项维修资金”。
