采购作业指导书
本作业指导书只适用于五金采购部的采购作业操作，采购员必须遵循此指导书进行规范操作，以获取最佳工作效率。
一、供应商的开发、选择
1、采购员应将自己负责的采购业务详细分类，对每一类型的采购业务开发相应的供应商，每一类型的采购业务必须有两家以上成熟的合格供应商，特殊产品或采购量极小的产品可以只有一家合格的供应商，但必须有后备目标供应商；
2、采购员要不断拓宽开发供应商的渠道，可网上搜索、同行介绍、其它部门推荐等方式搜集供应商信息，需要收集的供应商信息资料包括工人数量、场地情况、机器设备检验设备等装备情况、生产能力评估、曾经和现在的主力产品、给哪些公司供货、合作意愿等等，把这些信息记录在案，表格参照附件1《候选供应商信息及评定表》，对比筛选后确定候选供应商；
3、候选供应商经五金采购部经理--五金/卫浴设计开发部经理--生产副总审批签署后，进入可用供应商名录，必要时可先为其开通系统代码；
4、可用供应商经过试制样品--小批量供货--大量供货均合格后，可评为合格供应商，填写合格供应商评定表，附件2《供方评价和选择表》，评为合格供应商的客户，能按正常程序获得订单；
二、供应商管理
1、与合格供应商签订框架协议，协议一般为一年一签。每批订货下达固定格式的订货单，订货单要标注框架协议号。附件3《框架合同》；
2、到货管理：
2.1供应商必须在规定的交货期内送货到达我方指定仓库，延期交货又没有可接受的理由的，按框架协议规定，每批扣除货款的3%。因此，必须引导供应商重视及时交货，预期不能按时交货的，需要填写《延期交货通知单》附件4，延期交货通知单必须在交货期前三天传真到我方才能视为有效，延期交货理由被我方接受后，可按新确定的交货期交货，并可免予扣款；
2.2建立采购计划完成台帐，参照附件5《采购台帐》，每月统计供应商的及时到货率，以此作为对供应商评级的依据；
3、质量管理：
3.1到货后由检验部门对货物进行检验，并出具合格或不合格检验书。如到货被判定为不合格，有退货、让步接收、全检、生产拣用等后续处理方式，由采购员提出并连同检验部门、设计部门、生产部门评审确定一种处理方式，报生产副总审批后执行；
3.2检验部门和生产部门每个月都会出具相关的数据汇总表，显示每个供应商的到货合格率情况，以此作为对供应商的评级依据；
3.3采购员接到不合格检验单后，必须与检验部门和设计部门沟通不合格原因及改进措施，填写质量整改通知书，传真给供应商以便供应商马上进行整改，从而快速提升质量。附件6《质量整改通知书》
4、供应商评级：
4.1根据每个月的及时到货率、检验部门出具的到货合格率及生产部门出具的使用合格率数据，对供应商分别评定为ABC三个等级，A级得分90分或以上，B级得分80分或以上，C级为不足80分的供应商，供应商等级每个季度评定一次；
4.2评分比重：及时到货率40%，检验部门到货合格率40%，生产部门使用合格率20%；附件7《供应商等级评定表》；
4.3订单分派原则：A级供应商占60%以上，B级供应商占30%，C级供应商占10%，以上派单比例必须建立在报价大致相同的情况下；
三、采购业务的操作流程
1、接收采购计划单：采购计划单的来源有计划中心、生产部门、设计部门
2、询价：向供应商下达书面的询价单，要求供应商书面回复单价及交货期，必须在两个工作日内完成，并向计划下达部门反馈交货期情况，以便计划下达部门调整及确定最后交货期，调整交期可在原来的采购计划单上直接修改，由下计划的相关人员签字确认；询价单表格请参照附件8《询价单》，供应商回传的询价单必须交采购部经理签字确认，并归档留存；（注意：新开发产品的询价单，需经设计开发部经理和采购经理签字确认后才能生效）
3、下订单：根据各供应商的报价及供应商的等级，再结合采购计划数量分派订单，制作成采购订货单，如本次订货价格比上次订货价格有变动，需填写价格变动评审表，订货单样式请参照附件9《订货单》，价格变动评审表样式请参照附件10《产品采购价格（或变更）评审表》，订货单经采购经理签字后传真给供应商，供应商必须在24小时内确认并签字回传。供应商确认回传的订货单交文员输入进销存系统，系统生成订货单号码，订货单号码必须以书面形式传真给供应商；
4、交货：供应商必须在交货期内按时按质把货交到我司指定的仓库，否则会影响供应商的评分及等级，同时也会受到相应的罚款处理。采购员有责任提前提醒供应商按时交货。供应商发货前，必须填写发货清单传真到我司采购部，发货清单必须填写货物名称、规格、数量、重量、订货单号码等内容，以便我司安排收货准备及仓库入库进仓。附件11《发货清单》；
5、到货：供应商把货送到我司指定仓库，由仓库签收，仓库必须在4小时内报检，并制作手工到货台帐（到货台帐必须每天发送给采购部门、生产部门及检验部门），同时在进销存系统内做暂收处理，待检验部门检验合格后再在进销存系统作正式的进仓处理；如检验不合格，通知采购部做退货/让步接收/全检/生产拣用等处理，并办理相关流程手续；
6、退货及补货：到货检验不合格造成退货，采购员必须第一时间书面通知供应商马上安排补货，确定补货的到货时间，并通知生产部门补货到货时间以便生产部门调整生产计划；附件12《补发货通知单》；
四、结算
1、按照协议或合同规定的结算期进行对账和结算货款；
2、由采购部主管负责从进销存系统导出结算报表，并打印付款申请单，采购经理签字后交公司财务部办理付款手续；
采购员绩效考核办法
一、生产原材料类（含发外加工类）：
每个月统计一次，统计指标为及时到货率（比重40%），到货合格率（比重30%）及采购价格合理性（比重30%），表格样式参照附件13《采购员绩效考核表》，年终统计平均得分必须≥80分，低于80分者为考核不合格，扣除当年年终奖金20%；
二、备件类
1、采购员每月抽取采购量最大的20种备件到市面上核价，核价单位为非日丰供应商并至少两家，请参照附件14《备件核价表》，采购价与核价价格对比偏差率≤10%为达标，一年不达标月份≤3次可不予处罚，如一年不达标月份＞3次，则每次扣除年终奖金的5%。备件核价表每月10日前上交给部门经理；
2、部门经理或部门主管每月在核价表中的20种备件中随机挑选若干种，到市面上核实采购员的核价内容是否属实，如发现有不实情况，则该月被判定为不达标月份。
三、固定资产类
主要考核是否按合同到货，一年统计按合同到货率必须≥80%，否则扣除年终奖金的10%；
四、月报制度
每月10日前提交上月的月度总结报告，月报以EIC形式发送给部门经理。月报格式参照附件15《采购员月度工作总结报告》。
