办公自动化系统管理办法
第一章 总
则
第一条
为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。
第二条
本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。
第三条
集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。 第四条
系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。
第五条
除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。
第六条
XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。 第七条 XXX-OA的主要功能包括： 内部邮件管理 文档管理 流程管理 工作联络书 信息发布和交流
其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。
第二章
办公自动化系统的约定
第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。
第九条 第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。
第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。 姓名重复的情况依照如下规则解决：
1． 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）
2． 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加0
1、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。
第十一条 集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码：12345678，各用户第一次进入系统后请修改用户密码。
第十二条 外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn 进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：
1.重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 2.重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加0
1、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。
第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。
第三章
制订流程的规定
第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。
第十五条
流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订，集团本部流程由集团行政中心会同各部门管理员和信息员进行制订。部门流程由各部门信息员及部门负责人根据本公司管理制度和实际业务建立。 第十六条
流程的修改：当实际流程变更时由相关部门提出，集团流程经集团行政部会同各相关部门讨论后由集团信息部信息管理员负责修改；公司流程由各公司行政部会同本公司各相关部门讨论后，由公司系统管理员负责修改；部门流程由本部门自行确定后修改。 第十七条 流程的维护：集团及集团本部流程，由集团行政部会同集团体系管理员及原制订部门负责修改；集团下属各公司的流程，由各公司行政部会公司体系信息管理员及原制订部门负责修改；部门流程由各部门提出，公司系统管理员修改。
第十八条 流程的制订范围：本着提高工作效率、节约成本的原则将集团内的大部分业务流程制订为电子流程。
第四章
电子流程管理的规定
第十九条 集团内的业务运作公布过的启用流程必须全部走电子审批流程，任何人不得以任何借口拒绝走XXX-OA系统流程。如果集团业务运作公布过的启用流程，用户还是坚持使用纸介流程，将严格按照管理办法进行处罚。
第二十条 为保证电子流程的正确性，任何人不得随意修改流程。如有必要修改，请向流程原制订者申请。
第二十一条 使用流程时的文件归档时要注意规范，把相应的归档文件归档到相应的文件柜，方便查询、使用。
第二十二条 如个人出差，必须设置流程代签人或通过XXX-OA中的IT服务流程向集团信息管理部申请VPN权限，以便流程及时运行。 第二十三条 文件走流程时相关人员必须尽快做出相应的处理、提高工作效率。其中的工作效率将作为绩效考核的参数之一，纳入月度绩效考核。
第五章
邮件管理规定 第二十四条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统是集团员工因公对外沟通和交流的方式之一。集团内部人员的工作沟通和交流尽量使用XXX－OA中的内部邮件和工作联络单。
第二十五条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统使用空间每用户不超过500M，请各用户不要长期存放邮件，如该邮件需保存，请用户自行备份到本机。
第二十六条 邮件附件大小每用户不要超过10M，如因工作需要更大的附件限制，请使用XXX-OA系统信息管理流程中的Internet、Mail申请流程，进行申请。
第二十七条 系统中只保留6个月的邮件，超过6个月的，系统定期在下月一日删除，请用户注意做好邮件导出和备份工作。
第六章
文档管理的规定
第二十八条 按照文档的应用范围，文档分为常用信息、集团文件、公司文件和部门文件。常用信息指集团广泛使用的文件；集团文件指集团发布的制度文件、体系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集团本部范围的制度文件、文档模板、体系文件、归档文件等，不跨公司使用；部门文件指集团本部或各公司部门内部文件，不跨部门使用（部门文件只能是本部门人员使用）。
第二十九条 集团文件和集团本部文件、由总裁室秘书维护；公司文件由各公司行政部统一授权维护；部门文件由本部门负责人和信息员维护。
第三十条 文档组织要清晰、分类明确；不得随意存放文件；更不得随意授权。
第三十一条
注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。
第三十二条
发现公共文档有异常时应及时通知相关的维护人员。 第三十三条 所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各公司和部门经过XXX-OA系统签审的有效文件，并视为集团、各公司和部门的正式文件。
第七章 用户管理
第三十四条 由集团信息管理部信息管理员根据集团的组织架构维护XXX-OA系统的集团体系和集团本部的机构设置。各公司的组织架构维护是在集团机构的基础上，由各公司系统管理员负责维护。 第三十五条 系统用户由各部门信息员和部门负责人维护，用户资料必须完整有效。集团信息管理部和各公司系统管理员提供技术支持。 第三十六条 为确保系统信息安全，部门信息员必须及时根据部门人事变动维护用户信息。人员离职必须马上停止该用户使用XXX-OA系统的权限。人员调动必须由公司系统管理员或集团信息管理部系统管理员在XXX-OA中的用户设置作必要调整。
第三十七条 用户不允许在系统内上传和创建一些与工作无关的文件，比如.mp
3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒体文件。
第八章 培训管理
第三十八条 集团信息管理部统一制定计划，由各公司系统管理员定期对公司新进员工组织培训，各部门信息员负责对本部门新增员工的培训工作。
第九章 应急措施
第三十九条 在使用XXX-OA系统时遇到问题，请及时与本部门信息员联系，或本公司系统管理员联系。
第十章 奖惩规定
第四十条
为强化信息的保密性，集团内部范围内传递的邮件（工作联络单），非特殊原因必须使用XXX-OA系统传递。对没有特殊原因又长期使用外部邮件递信息者将视情况予以处罚。
第四十一条 数据命名不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。 第四十二条 数据归档不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。 第四十三条 数据提交流程不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。
第四十四条 公布范围内启用流程，用户还坚持使用纸介流程的，第一次警告，以后每次罚款20元。
第四十五条 数据流程任务完成超过规定时限的，前2次警告，以后每次罚款20元。
第四十六条 用户因出差或休假未能在系统内临时授权，第一次警告，以后每次罚款20元。
第四十七条 数据有明显错误的，但没造成系统事故的。数据提交者付主要责任，数据审核者付连带责任，每次罚款100元。
第四十八条 数据有明显错误的，造成系统事故的。数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每次罚款500元。
第四十九条 相关提交人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)。对未签名者前2次警告，以后每次罚款20元。
第五十条 以上所有警告和处罚由集团信息管理部负责统计，并定期向总裁室提交报告。
第十一章 保密与安全管理规定
第五十一条
各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户自己的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处于1000元的罚款。 第五十二条 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系管理员更换。
第五十三条 广域网用户只限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的岗位（如：正副总裁、正副总经理，外协、销售、售后部门等用户）。特殊用户如果需要开通广域网用户权限，请填写《Internet/E-mail用户权限申请表》。
第五十四条 集团信息管理部对防止外人对XXX-OA系统的非法访问及保护XXX-OA系统的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决XXX-OA系统的安全运行问题。
第五十五条 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，予以重罚。情节严重者，交集团审计部，按集团制订的相关规定处理。
第十二章
附
则
第五十六条
本管理办法由集团信息管理部负责制订、解释与修订。 第五十七条 本管理办法自下发之日起执行生效。
信息管理部
二00七年十二月二十日
