衡阳共创商业管理有限责任公司
衡阳共创商业管理有限责任公司
财务管理制度
一、目的:为了加强衡阳共创商业管理有限责任公司(以下简称商业公司)的财
务管理,规范商业公司的各项财务管理行为,保证商业公司资产的安全、完整,促进商业公司的发展,特制订本制度。
二、适用范围:本制度适用于公司及公司所属各项目。
三、商业公司财务管理主要内容
(一) 租金收支管理
(二) 固定资产和返租房产租金的管理;
(三) 物业有偿服务管理费的管理
(四) 流动资金和专用资金的管理
(五) 资金分配的管理;
(六) 财务收支汇总平衡
四、商业公司财务管理任务
(一)合理、有效地使用资金,提高资金使用效率和收益;
(二)加强资产管理,保障商业公司资产安全完整。
五、商业公司财务部门人员配备
(一)主办会计3人,由集团公司委派,实行财务项目负责制,步行前线、湘南汽配城、共创家世界各配备一人。
(二)收款人员3人,由商业公司委派,步行前线、湘南汽配城、共创家世界各配备一人。收款员的工资费用由各项目分别承担。
六、商业公司财务部门主要职责
(一)财务人员的岗位职责
1、负责监督各项目资金收取情况,及时核对银行存款、应收(付)款凭
证、应收(付)票据,做到帐款、票据账目清楚;
2、定期或不定期到项目检查、核对在营席位分布情况,并及时记录检查
结果;
3、及时编制会计凭证,登记账簿,编制财务会计报表,负责会计凭证的
装订、归档与管理;
4、掌握税收政策,负责公司各项税收的申报、缴纳、年检及办理其他税
务事项;
5、组织编制财务预算,监督预算的执行情况;
6、定期于每周
一、周四收集各项目支出和费用报销单据,审核其是否合
法、准确,是否超出同期预算,对超预算的支出项目不予审核,通过
审核的单据于次日代理上报审批手续。
7、严格遵循财务规章制度、财务管理规定和办法的要求,办理财务收支
业务及其他财会业务;
8、及时处理公司领导交办的其他事项。
(二)收款人员的岗位职责
1、遵守公司制定的财务人员管理细则,做好本职工作;
2、及时办理所管项目各项费用的收缴,保证公司的正常运转;
3、当天收缴的款项,须下午4:30分之前送存公司指定银行账户,并编制
资金日报表交主办会计,当天下午4:30分以后收缴的款项,于次日上
午9:00以前送存银行;
4、及时统计所管项目各项费用交收资料,按月编制费用收缴情况月报表
报项目主办会计;
5、对于变动的资料数据应及时修改与存储,做到随时变动,随时记录,
随时修改,随时存档;
6、严禁从当天的营业收款中支取现金;
7、主动与会计和银行对帐,做到两帐相符,账目日清日结;
8、及时处理公司领导、项目负责人和项目会计交办的其他事项。
七、财务开支审批程序
(一) 审批权限:项目单笔报账金额在5000元以下的日常费用,由项目负责
人审批;单笔报账金额在5000元以上50000元以下的,须报事业部领导
审批;单笔报账金额在50000元以上的,须报集团公司领导审批;
(二)费用(单笔报账金额5000元以下)报销流程:经手人填单→证明人签
字→项目财务审核→项目内控专员审核→项目负责人审批;
(三)费用(单笔业务金额5000元以上50000元以下)报销流程:经手人填
单→证明人签字→项目财务审核→项目内控专员审核→项目负责人审
核→商管部负责人审核→事业部领导审批;
(四)费用(单笔业务金额50000元及以上)报销流程:经手人填单→证明人
签字→项目财务审核→项目内控专员审核→项目负责人审核→商管部
负责人审核→事业部领导审核→集团公司领导审批;
(五)物资报销流程:经手人填单→物资管理部门验收登记→内控部价格审核
→项目财务审核→项目负责人审核→商管部负责人审核→事业部领导
审批;
(六)各项目于每周
一、周四将完成签核流程的报销单据统一交项目财务,由
项目财务集中呈交主管领导审批,
八、财务开支审批要点
(一)开支是否合理、合规、真实;
(二)单据是否合法,数量、金额是否准确,报销附件明细清晰;
(三)是否完备了必要的手续,如:资产购置是否经过批准,资产是否经过验
收等,办理财务手续的基础要件是否齐全,如原始业务单据等;
(四)是否符合审批权限和开支标准的规定以及有关文件的精神;
(五)是否符合有关经济合同或协议的约定。
九、对审批权限中未能涉及的具体事项,财务人员应做出符合常理的专业性判断,
交由具有类似或相近事项审批权限的领导审批,并要保持一致性原则。
十、货币资金管理
(一)银行存款管理
银行户头必须按国家规定开立和使用,仅供公司收支结算使用,不得出
借银行户头给外单位或个人使用,不得为外单位或个人代收代支、转账套现。
(二)货币资金收支信息反馈
财务部是货币资金收支信息集中、反馈的职能部门。其它职能部门凡涉
及货币资金的收支信息,必须及时反馈到财务部。对外签署的涉及款项收付
的合同或协议,应向财务部提交一份原件,以便根据有关合同、协议办理手
续。无有效合同、协议的,财务部有权拒绝办理。
(三)项目的货币资金严格实行收支两条线管理
项目的各项收入全部存入公司统一的银行存款基本帐户,银行存款基本
帐户由公司财务部集中统一管理。各项目经营所需资金由公司财务部按各项
目收支情况拨付使用。
(四)款项支出须有可靠依据,并符合以下原则:
1、支出项目必须按规定办理批准手续;
2、收到的资产必须经过检查验收;
3、有关货物的价格、金额、付款条件等经过审核无误。
(五)备用金的管理
1、根据业务情况,确定各项目备用金借支限额为人民币壹万元整,用于
日常费用的开支,
2、备用金的借支由项目负责人申请
3、借支期限为一个会计年度,即12月31日前必须还清;
(六)应收账款管理
1、应收账款必须凭已审合同或协议设立,会计按业务发生单位名称设立
明细账,并在摘要中注明我方经办人姓名和往来内容,不得以其他名
称等其他形式设立明细户头;
2、各项目应在每月月末提供一份商户在营席位分布表给财务部备查;
3、财务部要按月编制客户往来对账单并制定客户访问计划,会同内控部
有关人员到客户现场去核对其应收款。根据现场核对情况填列抽样调
查表留存备查,发现席位分布不实情况及时上报;
4、财务部应每季向公司领导和各项目通报应收账款情况,督促催收。对
逾期未收回的款项,要求有关人员查明原因,采取措施追索。对于已
采取多种措施,确实无法收回的应收款项,应向上级领导汇报;
5、收款人员每月负责落实应收余额并与会计核对,收款人员应及时将收
到的现金存入公司指定银行账户,逾期未交又无正当理由,应加收5%
的滞纳金,且按银行同期贷款利率计复息,收现未交者,一经查处,
处以一倍罚款,并追究相关法律责任。
(七) 预付账款管理
1、预付款是指款先付货后到的经济业务,具有一定的风险,具体有如下
几种情况;
(1) 在有合同的前提下,按合同约定支付的分期款项、订金、定金等,依
合同约定条款按付款审批程序审批;
(2) 无合同而确需预付的,如突发性的事件、应急材料等。应在付款申请
单注明原因,并按规定程序报批后方能支付;
2、往来单位的收付须通过往来户头转账处理。
(八) 应付账款管理
1、账务部审核应付账款付款时,应对照合同等仔细复核,并同预付货款
及应收账款等全部债权一起清理结算,防止重复付款;
2、摘要栏应注明经办人,出现借方余额应及时查明原因;
3、往来单位的收付须通过往来户头转账处理。
十一、营业收入管理
(一)公司应按照国家会计制度和集团有关制度的规定,正确确认营业收入
的实现,严禁收入不入账或收入长期挂账而不结账转销售等隐瞒、截
留营业收入,切实按收入与费用配比的原则结算当期利润;
(二)严禁转移营业收入、设置小金库或为个人谋取利益;
(三)开票(发票)人员应审查所收款项是否符合招商政策的约定,核实后
方可开票;
(四 财务部应根据销货发票(预收收据)等据以收款入账,对逾期未收到的
货款,应督促各项目催收。
十二、各项目对外使用票据的统一管理
1、应正确使用发票,不得转借、转让发票,不得填写大头小尾的发票,不
得代开发票;
2、发票应在发生经营业务确认营业收入时开具,发票的内容应该真实反映
经济业务,未发生经营业务的一律不得开具发票;
3、发票及收据的填写必须字迹清楚,不得涂改,并应按号码顺序逐次填写,
各联次内容保持一致;
4、财务人员负责对发票实行专人管理,并妥善保管,防止丢失、被盗。如
因保管不善,遗失发票及收据,造成的后果由发票保管人负责;
5、财务人员负责对收据进行专人管理,并设立收据购、领、存登记簿,建
立收据核销制度;
6、发票丢失应立即向主管税务机关和集团报告,并登报予以公告;
7、会计人员须凭合法的发票入账,凡与公司成本费用资产有关的支出,均
应索取合法发票。
十三、本制度由公司财务部制定、修改,报集团公司批准后实施。
十四、本制度由公司财务部负责解释。
十五、本制度自公布之日起开始执行。
衡阳共创商业管理有限责任公司
2013年1月31日