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（一）准备工作
1、收集来宾情况
来宾基本情况：国别、地区、所代表的组织机构；人数；姓名，性别，年龄，身份，职务，民族，宗教信仰，生活习俗，健康状况等。 来访的目的、意图和背景，据此判断其真实的来访意图。 抵离时间和日程安排，可通过各种渠道和手段收集这些信息，且越详细越好。
2、分析判断来访意图
根据已经收集到的来宾的情况判断；根据上级指示和有关部门的接待通知；根据来访者出示的有效证件和介绍信涵；根据来访者的自我介绍；根据与来访者的交谈。
3、拟定接待方案
★接待方案的一般内容
1）接待方针：总的原则，是接待的目标和指导思想。应根据来访者意图，双方的关系，对方的态度来决定。来意友善的，热情接待；持有敌意的，或双方关系微妙的，低调处理，不卑不亢；也有的时候可采取故意冷落态度。
2）接待规格：就是来访者所受的待遇。体现了被重视的程度。
迎接、宴请、会见、陪同、送别来访者时，接待方出面的人员的身份，视情况而定，可分三种：高格接待——出面者身份高于来访者；对等接待——双方身份大体相当；低格接待——出面者身份低于来访者。
3）接待过程中安排礼仪活动和参观访问的次数，规模和隆重程度。 4）来访者的食宿标准
5）接待形式：迎送、宴请、会见、会谈、文艺表演招待、参观游览等。 6）接待经费：有的由接待方完全负责，有的有客方完全负责， 有的双方共同承担。
7）接待责任：指接待方的职责。 ★接待方案的书面格式和具体内容
1）标题：接待事项 + 方案二字组成。如：关于接待南昌大学代表团的方案
2）正文
来访的起因和背景
来访者的基本情况、来访的目的、意图
接待的方针、规格、活动安排和接待责任，接待的经费。 3）附件：来访者名单、有关对方的背景资料。 4）提交方案的单位 5）成文时间
接待方案拟定后，要呈报领导审阅批准。报批时，使用“请示”文种。接待方案作为附件一并上报。
4、准备接待材料和礼物 接待材料：
1）汇报介绍类的材料，如工作汇报，情况介绍，经验交流，广告宣传，文件汇编等。
2）技术类材料，如产品说明书，工艺流程图等。 3）礼仪类，如欢迎词、祝酒词、答谢等。 准备礼物：
1）低值、小额，避免违反有关政策。 2）体现民族特色和地方特色 3）尊重客人的习俗和爱好。
5、落实接待事项 1）预定住房 2）准备宴席 3）安排交通工具 4）联系新闻报道 5）布置安全保卫
6）选派陪同人员和翻译
7）参观、游览、文艺表演等活动的落实安排。
（二）实施接待
1．内宾接待的一般程序与内容
预定性的内宾接待一般按下列程序进行：
①接受任务——②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤迎接来宾一⑥商议日程一⑦安排会谈一⑧陪同参观一⑨送别客人—⑩接待小结。 工作内容说明如下：
①秘书从上司处接受接待任务。
②秘书了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。 ③秘书按来客和上司的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等等，经上司批准后逐项准备办理。
④秘书按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。 ⑤秘书在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。 ⑥秘书将客人接至招待所或宾馆后，即与对方秘书或相应人员商定日程安排。
⑦秘书将商定日程汇报上司，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。
⑧如安排参观访问，秘书应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。
⑨客人访问结束返回时，秘书应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。
⑩重要的接待一结束，秘书及经办人员应认真进行小结并向上司汇报。 2．外宾接待的一般程序与内容 外宾接待较之内宾通常要复杂一些，内容要求也有所不同，一般程序如下： ①接受任务—，②了解来宾一③制订计划一④预订食宿一⑤欢迎来宾一⑥商议日程一⑦礼节性拜访——⑧宴请——⑨正式会谈一⑩签订协议书一⑩陪同参观游览一⑩互赠礼品一⑩欢送来宾一@接待小结。 工作内容说明如下：
①接待任务由秘书接受，或由外事部门主办，秘书协办。
②对来宾的了解除了人数、身份、性别、来意、要求等外，还应注意国籍、民族、生活及风俗习惯等等。 ③制订计划应该更周详细致，政府机关的外宾接待计划需报上一级领导批准，重要外宾还需通报交通和安全部门配合。
④按计划规格在宾馆预订标准客房或套间，预订中式或西式餐饮，说明特殊要求或指定菜谱。
⑤按计划由主管亲自迎接或由秘书代劳，或需组织一定的欢迎仪式。 ⑥秘书到宾客下榻处和客方商定日程。
⑦主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。
⑧主方宴请客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐等。 ⑨双方主管进行正式会见或会谈，秘书应做好资料和物质准备，默契配合。 ⑩如双方达成协议并签订协议书，秘书应事先拟写协议书草稿，并安排好签约仪式。
（11）秘书陪同外宾参观、游览，弘扬民族文化，指点大好河山，宣传建设新貌。 （12）秘书准备礼品，要选有纪念意义但经济价值不过高的，并登记在册，宾客再度来访时应作变换。
（13）以与欢迎来宾相应的规格及仪式欢送宾客。 （14）一般应作书面小结，立卷存档备查。
五、接待工作的新问题
