《民营企业档案管理指南》之十四：档案分类编号方案
为了加强本公司档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为公司各项工作服务,根据《工业企业档案分类试行规则》,参考《广东省机关档案分类办法》,结合本公司的实际情况,特制定本方案。
(一)分类原则
1、档案分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本公司全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
(二)类别设置
本公司档案共分十大类:企业管理类(A)、建设项目类(B)、设备仪器类(C)、财务会计类(D)、员工档案类(E)、声像档案类(F)、产品档案类(G)、科研课题类(H)、实物档案类(J)、客户档案类(K)。
大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:
A企业管理类
B建设项目类
C设备仪器类
D财务会计类
D1会计报表
D2会计账簿
D3会计凭证
D4其他会计材料
E员工档案类
E1行政部
E2营销部
E3生产部
…………
F声像档案类
F1录音带
F2录像带
F3照片
F3.1活动类照片
F3.2实物类照片
F3.3其他类照片
F4光盘及其他
G产品档案类
H科研课题类
J实物档案类
J1锦旗类
J2奖杯奖牌类
J3纪念品类
J4其他类
K客户档案类
…………
(三)编号方法
1、企业管理类档案的编号:
(1)1980-1999年企业管理类档案采用立卷归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。
(2)2000年开始企业管理类档案采用单件归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,30年为4,10年为5。
四、本办法自发布之日起执行,由本公司档案室负责解释。
