办公室人员
岗位职责（负责全处对内事务性的办公室的日常管理工作）
1.负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；
2.负责做好处内外各种会议的会务工作，组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议，做好会议的记录、整理、存档工作。
3.按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务； 4.负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作,负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；
5.协助院领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公文。 6.负责传达院领导对院属各部门的指示、通知，传递各部门给院领导的报告、请示。 7.负责做好上情下达、下情上达的工作； 8.负责做好印章管理工作；
9.负责做好各种报告、文件的打印、复印工作； 10.负责做好来访人员及对外联络的服务工作；
11.完成领导交办的其它工作。
工作内容
1、认真贯彻执行集团各项规章制度和上级有关部门的指示、决定。协助单位（部门/分部、中心）领导处理各项日常事务工作，全面完成各项工作任务。
2、协助单位（部门/分部、中心）领导制定和实施年度、月度，重要活动的工作计划。
3、做好单位（部门/分部、中心）的文字相关工作。
4、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
5、做好部门/中心各种会务工作，包括会议通知、会场安排、会议材料等，并做好记录、会议精神的上传下达工作。
6、协助领导抓好各类人员的业务考核、考勤和奖惩工作。
7、负责管理本单位/中心印章，打印、复印材料。
8、负责管理各类资料的整理、归档工作。
9、做好本单位/中心的宣传报道相关作。
10、安排好节、假日值班，做好来信、来访的接待和处理工作。
11、协助单位（部门/分部、中心）完成上级交办的其他工作任务。
制度建设
公司创建之初，管理人员少，机构设置简单，适应企业的快速发展。随着公司规模的扩大和人员的增加，急需建立适应未来发展需要的制度体系。根据公司会议布置，现制订2012年度制度建设工作计划。
一、工作目标及任务
1、2012年将做为公司规范管理的基础之年，力争通过半年的努力，使公司制度体系初步健全和规范。
2、保证规章制度的科学性、有效性和规范性，提升基础管理能力。
3、通过对公司实际运行的程序进行规范、整理，有针对性地进行修订、制订和补充工作。
二、制度体系建设范围及牵头（配合）部门
制度体系建设总体由行政中心牵头，相关职能中心、部门配合，具体如下：
1、行政管理制度体系由行政部配合建设。
2、财务管理制度体系由财务部配合建设。
3、办公室管理制度体系由办公室人员配合建设。
4、人事管理制度体系由人事部配合建设。
5、档案管理制度体系由档案管理人员配合建设。
三、工作步骤及时间 第一步：基础工作阶段
1、行政中心与各中心、部门直接交流，全面了解实际工作程序、流程、接口，了解目前的在用规定。
2、按照符合企业实际和未来发展需要的原则，建立制度目录，评审通过。 第二步：建设实施阶段
按评审通过的目录由行政中心根据具体情况确定需要修订、补充、规范的内 容，并确定由牵头部门或配合部门起草。
在此期间的所有下发文件、表单、程序均由行政中心规范，公司评审通过后由行政中心统一下发试行，试行的内容由行政中心跟踪验证，修订和补充。
3、按公司运营模式的需要分阶段完成，顺序为办公室、财务、行政、人力资源、档案
管理制度体系。
第三步：总结认定阶段（2011年6月11日—6月30日）
1、由行政中心根据试行的效果进行总结，提请召开总结评定会议。
2、评定适用的管理制度统一编号，批准下发正式文本。
四、相关要求
（一）、规范方面要求：
1、规范行文主体，分清哪些以公司名义下发，哪些以部门名义下发。
2、规范语言，规章制度用语应当准确、简洁，使用文字、数字和标点符号应当正确、规范。
3、规范格式，规章制度可以用条文形式表述，也可以用段落形式表述。规章制度名称为“规定”、“办法”的，一般用条文形式表述。除内容复杂外，规章制度一般不分章节。
4、规范存在形式，规章制度最后形成的定稿，要根据其性质和适用范围，确定其存在形式。公司性规章制度要正式行文下发，并在整改工作结束后汇编成册。 二级单位的规章制度按照公司公文处理办法进行编印，可不编文号。 涉及食堂、活动室、宿舍等区域的管理规章制度应上墙。
所有规章制度均应保证纸质、电子、上墙文档和汇编成册的在内容上完全一致。
（二）制定方面要求：
1、起草：各中心、部门在公司赋予的职权范围内，按行政中心确定的起草目录，负责起草相关的规章制度，起草内容必须适应工作实际。
2、审核：规章制度草案均由行政中心初审，召开专题会进行审议。涉及全体员工基本权利与义务的规章制度草案，应实行公示制。
规章制度建设是公司文化建设的重要一环，是促进公司各项工作稳定有序开展的有力保证。各中心、部门要高度重视，保持制度制定与文化理念的相一致；注重实效，保证制度建设工作的顺利推进。
工作流程（办公室工作流程）
公司行政办公管理
1、奖惩：各部门奖惩申请→分管领导意见→办公室审核→办公室分管领导意见→办公室整理公示→办公室备案。
2、接待：总经理室通知→办公室按照要求安排接待事宜（卫生、车辆、会议室、行程、食宿）→后续收尾事宜。
3、通知通告：公司总经理室会议精神→办公室草拟公文→部门负责人意见→分管领导意见→总经理室审批盖章→公示备案→落实监督。
4、行政意见：办公室草拟意见→部门负责人意见→分管领导意见→总经理室审批→办公室执行与监督。
5、报销：各种费用清单以及发票接收钱确认→填写报销单→部门负责人意见→分管领导意见→财务部意见→财务总监意见→财务部出纳→办公室回复（部门人员或者外联单位）。
公司会议管理
1、公司会议分为公司级会议和部门内部会议，公司级会议包括中层会议、高层会议、质量分析会、生产协调例会。部门内部会议包括：市场分析会、财务分析会、各部门内部会议等。
2、公司级会议组织流程：公司总经理室临时要求以及公司例会→通知相关部门准时参加并安排会议室→现场监督会议纪律→记录会议内容→整理会议纪要上报。
公司档案及文件管理
1、前台接收外来文件→分类并登记→通知各部门→直接责任人签收。
2、填报政府文件→部门领导意见→分管领导意见→公司盖章→回传或送至政府部门。
3、出具行政意见时，听取公司领导会议决定及精神→草拟行政性意见→部门领导意见→分管领导意见→总经理意见→公示或者处理。
4、公司重要资质文件保管：文件分类与登记→放入指定的文件夹或者文件盒→指定的负责人保管。
5、公司资质文件的年审：包括公司营业执照、组织机构，社会保险登记证，工资手册，劳动情况，税务登记证等。工作流程为：行政文员了解当年的政策要求→填报与准备资料→部门领导审阅→分管领导意见→总经理室意见并盖章→送至政府相关部门→发现问题及时汇报与更改→政府审核通过盖章→向总经理室汇报→办公室保管。
6、公司人员需要使用公司重要资质文件时，先书面或者口头申请→部门领导意见→分管领导同意→办公室出具相关文件或者复印件→使用结束后办公室回收确认。
公司印章管理
1、公司印章使用口头申请→部门领导意见→公司印章负责人意见→交付并使用→印章回收保管。
2、部门印章由各部门负责人保管，使用权限也限于部门文件，由办公室进行监督。
办公用品管理
1、总流程：申购→采购→入库→领用→报修等处理。
2、申购：各部门根据需求填写《申购表》→部门经理意见→分管领导意见→办公室整体各部门意见，经办人填写《南京冠亚电源设备有限公司申购单》→办公室负责人意见→办公室分管领导意见→供应部签收并采购→入库前确认→入库登记。
3、领用与发放：星期一下午各部门填写《领料单》（特殊用品由办公室及时通知）→办公室发放并登记台账→各部门接受并使用与保管。
4、报修：各部门填写报修单→部门经理意见→办公室接受并确认→安排专人维修或者联系外联单位维修→申请维修部门确认维修结果→办公室确认维修结果。
公司车辆管理
1、填写《出车申请单》→部门领导意见→分管领导意见→办公室了解与确认并给予答复→安排对应车辆和出车驾驶员→出车并在办公室登记→出车情况跟踪与确认（接客户到公司时需通知接待人员）→向车队长报告出车情况并登记交车钥匙。
2、由车队长对车辆保养情况进行监督→发现问题及时上报→办公室出具保养意见→分管领导审批→办理车辆保养并填写《车辆保养登记表》。
3、车辆加油→填写《油耗登记表》→办公室确认→登记电子档。
4、出现借车时，确认车辆状态→三方签署《借车协议》→交付车辆钥匙→车辆回司确认→发现问题汇报→办公室处理。
员工考勤管理
1、上下班：员工上下班签到→异常者需填写《异常签到记录》→部门负责人意见→办公室确认→办公室备案。
2、请假：填写《请假单》→部门负责人意见→综合办意见→分管领导意见→办公室备案并开具《出门单》→门卫接受并确认→员工离开公司。
3、调休：填写《请假单》→部门负责人意见→综合办意见→分管领导意见→办公室备案并开具《出门单》→门卫接受并确认→员工离开公司。
4、加班确认：各部门填写《加班确认单》→部门负责人意见→办公室确认→各部门接收。
5、月底时由各部门上报《加班确认单》→办公室统计→办公室负责人确认→分管领导确认→财务部核算工资。
6、考勤机记录月底由办公室进行统计并核对。
公司安全保卫管理
1、每天早晨员工进入公司检查→异常情况登记和汇报→办公室处理。
下班期间，由门卫监督检查→发现问题登记和汇报→办公室处理。
2、外来人员进入公司身份登记→门卫确认和告知→发放贵宾证→外来人员离开公司检查并收回贵宾证。
3、上班期间，公司员工离开公司需提供《出门单》→门卫确认→员工打卡→离开公司。
4、上班期间，公司车辆离开公司需提供《出门单》→门卫确认并登记车辆信息→离开公司→车辆回司确认并登记。
5、门卫负责公司监控录像的运行和检查→发现问题登记和汇报→办公室处理。
6、门卫负责每天中午午餐音乐播放和停止。
7、每天晚上由门卫对公司办公楼和厂房水电门窗进行检查→发行问题及时汇报→办公室处理。
公司环境卫生管理
1、保洁工作顺序：会议室和接待室→高层领导办公室→大厅和走廊→厕所→定期清扫会议室和接待室→发现问题及时汇报→办公室处理。
2、负责定期对公司办公楼的植被浇水和维护→发现问题汇报→办公室处理。
公司中餐管理
1、购买原材料（员工负责人统一购买）→打扫餐后卫生。
2、由各部门上报值班人姓名、个数，确定周末用餐人数以便购买材料。
3、公司高层领导用餐，有需要的统一进行购买→餐后清理打扫。
工作计划
一、加大服务工作力度，赋予办公室工作新内涵
2012年下半年，办公室工作是极其关键的一年，服务职能是办公室工作计划的重中之重。服务工作今年要实现四大转变：一是实现被动服务向主动服务转变。办公室的工作突发性、偶然性、被动性强。因而，对待各项工作，要制订计划，未雨绸缪，以工作的超前性、预见性增加工作的主动性。二是实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。办公室的服务必须注意服务的全面性和主动性，不能只为领导决策提供简单的对与答、能做与不能做的单项服务，而应该在领导决策前动议、参谋、拿主意，在决策中关注、关心、调查，在决策后总结、推介，从而提供超前的、全过程的主动服务。三是实现一般服务向优质服务、精品服务转变。坚持以服务为“天职”，要满腔热情，放下架子，坚决克服懒惰情绪。四是实现传统服务向创新服务转变。从现在的“看一看、听一听、办一办、传一传”的传统服务模式向观念服务、信息服务、智力服务、环境服务等创新服务模式转变。
二、组织开展经营发展调查研究，充分发挥好参谋助手作用。一是紧扣全局抓调研。从影响公司稳定大局的新情况、新问题入手，切实加强调查研究工作，对遇到的新情况和新问题，要综合分析，宏观考虑，弄清产生的背景，把握发展的趋势，从全局上、战略上去观察、思考和谋划解决的办法，尽力使调查研究形成意见，符合公司领导的要求，适应公司跨越式发展的形势。二是紧贴领导思路抓调研。善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法和提法中，掌握公司发展战略和急需了解的重点问题，有针对性地开展调查研究，力争调研思维与领导思维同频共振，确保“谋”在关键处，“参”在点子上。三是突出重点抓调研。以集团公司整体战略为红线，加强对公司经营和运作过程中的问题、薄弱环节以等重大焦点问题的调研，找准问题的症结点和矛盾的关节点，提出切实可行的、精要的、有新思路的对策和建议。四是围绕决策抓调研。按照科学决策的要求，努力抓好“两头”的调研。决策前要深入调研，提出比选方案，搞好前期论证；决策后要针对落实过程中出现的新情况、新问题，及时开展追踪调研，提出新的对策，使决策更加科学、更具实效。
三、加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。一是完善和畅通渠道收信息。加强信息网络建设力度，完善以集团公司办公室为中心，到各分公司办公室的信息收集，确保信息主渠道的畅通。逐步形成电子信息报送网络。二是主动出击挖信息。增强信息工作的敏锐性，对上级急需了解的重点、经常思考的要点、特别关注的难点，以及公司落实决策的思路、部署，对各分公司的热点和难点问题的意见、建议等，主动与相关单位和部门联系，了解情况，掌握动态，及时上报。
四、加大督办工作力度，确保公司管理制度的效用性和公司决策的效益性达到最大化 加强督办力度是确保公司政令畅通的有效手段。一是围绕公司的中心工作，紧贴公司行政工作思路，把重点放在推进公司的重大决策、重要工作部署的贯彻落实上。开展经常性的督促检查。二是对于领导的批示要求和查办内容，加大查办力度，出台专门的督办办法，强化查办时效，做到急事急办。同时要改进方式方法，不断探索督查工作新思路、新办法，注重督查实效，把督查工作同目标管理责任制紧密结合起来，明确职责分工，确保公司各项决策部署落到实处。协助领导把问题解决在萌芽状态。
五、加大办公成本控制力度，使“低成本、高效益运营”的目标落实到实处，创新办公成本管理办法。要严格遵守勤俭办事的原则，按照《公司招待费管理规定》，控制公务招待费用。要减少开支，节约办公经费，逐步推广、利用办公自动化。 倡导节约型办公和生活方式。节约用电，节约用水，加强用水设备的日常维护管理，严禁“跑、冒、漏、滴”避免“长流水”现象的发生；从严从紧配置办公设备，提倡修旧利废，节约用纸；上报、下发的文件、
材料，一律采用双面用纸。
六、加大制度建设和办公室队伍建设工作力度，使办公室工作在务实中创新，加强制度建设，制度创新是公司规范管理、科学运作的一项基础性工作。不断适应公司发展需要，随着时间的变化，对公司制度作出和调整，加强学习，在办公室个人工作计划中全面提升办公室工作人员综合素质。要通过学习，努力提高勤于想事的能力、善于谋事的能力、乐于干事的能力、诚于共事的能力、敢于断事的能力、自主创新成事的能力。
