外语系办公室2009年秋学期工作总结
本学期，外语系办公室在系领导的正确领导下，按照系部工作要点及办公室的工作计划，紧跟在领导的指挥棒下，努力协调各部门之间的工作关系，办公室人员认真履行岗位职责，团结协作，践行“做好领导帮手，做好科室配角，做好师生后勤”的工作理念，追求更高的工作效率，更优的服务质量和更顺畅的运转机制。在认真总结以往的经验和教训基础上，结合不断拓展的实际内容，我们有序地开展了以下几方面的工作：
一、勤奋敬业，扎实工作，完成办公室基本工作。
1.文秘工作
文秘工作是本科室的一项重要工作。本学期系办在协助领导、日常工作和各种会议、活动以及上下沟通、左右协调、内外交流等方面做了文秘工作。
（1）来文的处理。学校等各方面的文件是上级部门将学校安排的工作以及校外来信息的重要媒介，由系办统一处理。其中的每一份文件都要经过办公室呈报系领导批示、送各科室阅办、督办催办等环节。整个过程都要求认真细心，稍有不慎，就可能贻误工作，尤其是一些突发的和时限性很急的文件，如紧急电话、会议通知等，更是要认真落实。
（2）系部发文的管理。系内行政、党务、人事、教务、学工各科室开展工作、向上级部门请示、申请、报告、对外联络等，都需要撰写、呈报。本学期协助起草、制定、修改和颁发系部有关规章制度。印发了请假流程图、政治和业务学习制度、甲流防控方案和流程图；与全系师生签订外事纪律责任状；完善教师岗位职责；完成本学期周次工作安排、每周工作安排和简报等。
2.日常工作
办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化。
（1）开学初，领取并发放了有关办公用品，作息时间表和校历发放到位；协助系部固定资产的添置、登记造册、保管，做好各项办公用品的报修，办公耗材的补充。
（2）做好各项常规工作，包括各类教室的借用、各项通知的到位、教师有关信息的填报、会议或讲座的后勤安排，假期的值班安排等。
1 （3）做好来客的接待工作。本学期主要有各企事业单位一线人员的来访、招聘、实习洽谈和讲座及“送培到市”项目中各大教学专家的讲学。
（4）做好各次会议和活动的记录和考勤。 3.人事工作
（1）每月完成教职工考勤，规范请假制度； （2）签订教师岗位合同；
（3）协助教师专业技术职务申报和转正定级工作； （4）协助人才培养工作数据收集； （5）组织在编教师报考公需科目； （6）协助教职工年终考核。 4.临时工作
服从领导安排，做好一些临时工作，或协助紧急事务的处理。
二、充分发挥办公室的组织协调和服务职能，协助其他科室的工作。
1.协助学工部门学生开学报到、新生专业思想教育、日本文化节、法制宣传周、学生运动会、大学生校园文化艺术节等一些学生活动。
2.协助英语教育教研室做好特色专业验收申报材料。
3.协助教务科组织好外语系第五届青年教师教学大奖赛和期中教学检查。 4.协助发展办做好“送培到市”活动安排、公共英语等级考试安排、英语A级、
四、六级报名及专接本、自考班级管理等工作。
5.协助党总支做好党建工作，整理党建材料，组织学习和实践科学发展观活动，参与学校科学发展观现场推进会材料准备，协助党员发展，协助组织好政治学习活动。
6.协助工会组织落实教职工飞镖、跳绳、羽毛球等比赛和健身活动；组织教师参加趣味运动会。
三、存在的问题和打算
1.存在的问题
（1）忙于事务性工作较多，深入思考挖掘不够；被动管理较多，主动出击不够。
（2）工作思路和方式还有待创新。
2 （3）工作还需进一步明确分工、责任到人，有些规章制度有待进一步完善。 2.今后的打算
（1）统一思想，确定任务。全体办公室人员统一思想，做好办公室服务工作、文秘工作、人事工作、接待工作和日常工作。
（2）不断完善工作制度。
（3）完善工作流程。根据相关工作制度，完善工作流程，不断提高办事效率。
（4）注重协调，力争服务。工作中加强部门内部和外部的协调，建立团队精神，讲究工作效率，牢记服务宗旨，工作做到日清日理，办公室要增强服务意识和创新意识，积极主动与各部门配合开展好各项活动，作好协调工作，当好参谋，满腔热情的为广大教师作好服务工作。
外语系办公室
2009年12月
