XX集团有限公司合同管理制度
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第一章总则
第一条为了加强集团公司合同管理，规范和完善集团公司各类合同的订立、履行行为，保证合同的合法性、严密性、可行性，明确各相关部门及责任人的职责，树立企业信誉，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》的规定，结合集团公司实际，制定本制度。
第二条集团公司以及所属子公司签订的各类以明确当事人之间民事权利与义务关系为内容的合同和协议，除必须遵守国家的有关法律法规外，还应符合本制度的规定。
第三条合同管理的总体目标是：制度系列化、行为规范化、签约程序化、履行全面化、合同管理一体化。
第四条合同管理是企业管理的重要内容，是企业开展生产经营活动的重要基础，全体人员必须严格遵守、切实执行本制度，互相配合，共同努力，搞好集团公司的合同管理工作。
第五条本制度包括机构设置、合同签订、合同审批、履约检查、变更和解除、纠纷处理、归档保管等内容。本制度适用于集团及各子公司，各子公司可根据需要制订适合自己实际情况的具体合同管理办法。
第二章合同管理机构的设置
第六条集团成立合同管理（评审）领导小组：集团董事长任组长，集团总裁任副组长，集团机关各部门主任和涉及到具体合同的各子公司相关责任人为小组成员。合同管理（评审）领导小组主要职责是：
1、组织学习、宣传和贯彻实施《合同法》；
2、负责各类合同的领导和管理工作；
3、制定和修订合同管理制度；
4、负责重大合同签订的审批；
5、组织指挥各有关部门全面履行合同；
6、检查指导合同管理工作；
7、听取有关合同管理情况的汇报，研究讨论合同管理存在的问题，并做出决策；
8、讨论决定合同纠纷的解决方式和达到的目的要求；
9、组织开展“重合同、守信用”活动。
第三章 合同的签订
第七条集团公司对外签订合同，实行法定代表人授权委托代理制度，签约人必须是法定代表人或持有《法定代表人授权委托书》的委托代理人。
第八条委托代理人必须在法定代表人的授权范围内，以被代理人的名义订立合同，不得超越和滥用代理权。未经批准和授权，对外以集团公司或个人名义签订的合同，集团公司一律不予承认，并不承担任何法律责任。
第九条合同签订前，必须严格按照规定履行报批手续。各部门（子公司）对外签订任何合同，事先应对条款进行认真分析研究，形成初步意见后，报合同管理领导小组成员单位会签，审查批准后，由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人正式签订。
合同会签的一般流程为：合同起草（承办）人→合同起草（承办）部门、子公司相关责任人
→集团财务部→集团法务督察部→集团分管总经理→集团总裁→集团董事长
第十条合同一律采用书面形式，并应按照国家有关部门的规定使用统一合同示范文本。如合同示范文本条款内容与实际需要的内容不一致时，应将实际需要的内容作为该合同的补充合同。
第十一条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的资信情况和履约能力，认真审查对方是否具备合法的签约主体资格，同时查验对方签约人员的《法定代表人身份证明书》和《法定代表人授权委托书》。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际履约能力，防止上当受骗、签订无效合同损害本集团公司利益，确保签订的合同合法有效。
第十二条集团公司与自然人签订经济合同时，应认真、全面、深入审查对方当事人的资信情况和履约能力，如对方在外地，审查有困难时，应通过有关部门进行协查，认真制作《个人资信履约调查表》。合同会签审批时，应将对方当事人的《个人资信履约调查表》及相关调查资料附在合同后面进行会签审批。
第十三条签订合同时，各方当事人意思表示要真实一致,双方权利义务约定必须明确、具体，文字表述要清楚、准确，合同中的主要条款要完备，双方法定代表人、委托代理人的签字和用章要符合法律规定。
第十四条任何单位和个人代表集团公司对外签订合同，必须以坚持和维护集团公司的整体利益和合法权益为原则，绝不允许假公济私、以权谋私等损害集团公司利益的行为发生，违者集团公司将追究其全部法律责任。
第四章合同的审批
第十五条参与集团公司合同会签的部门和人员，必须从维护集团公司利益的高度，严格、细致、认真地审查每一份合同，在《经济合同会签表》中提出意见。
第十六条对会签未提出意见和建议的合同，由承办人员按照规定程序正式签约；对会签后提出意见和建议的合同内容，由合同起草（承办）部门负责修改后，再由承办人员按照规定程序正式签约。
第十七条根据法律规定，合同应该经过有关部门备案、登记、批准或者相关部门鉴证、公证的，由集团法务督察部负责办理相关手续。
第五章 合同的履行
第十八条合同依法生效，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信用”的原则，严格履行合
同所规定的义务，确保合同的实际履行与全面履行。
第十九条合同在履行过程中，各部门要紧密配合，通力协作，共同为履行合同约定的义务负责。如出现问题，先由签订部门协调处理，协调不成时，应及时上报集团法务督察部，再由法务督察部报请合同管理领导小组协调处理。
第二十条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以债权、债务及责任义务履行完毕、票据交清、无遗留交涉手续为准。第二十一条各级主管及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理，不能处理的应及时上报集团法务督察部。否则，造成合同不能履行或不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
涉及合同某项义务的部门或人员，其责任直至该项合同义务完全履行完毕后终止。
第二十二条合同履行过程中任何钱、物、文件的交付和验收传递以及其他履行行为，都必须取得相应的有效书面凭证或交接手续。
第二十三条合同签订之后履行之前，一旦发现对方有违约行为时，合同经办人员应将有关情况及时报告分管领导和集团法务督察部，提出补救方案，采取必要措施减少损失。
第六章 合同的变更、解除
第二十四条在合同履行过程中，发现条款显失公平、有重大误解或对方有欺诈行为，严重损害集团公司利益时，应及时与对方协
商变更或解除合同，并立即采取有效措施，制止危害行为的发生，必要时可申请仲裁机关或人民法院予以变更或解除。
第二十五条变更、解除合同，必须符合《合同法》等有关法律法规规定的程序，并应按本制度办理。
第二十六条变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。
第二十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免除责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十八条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，或损公肥私的，一经发现，从严处理。
第七章 合同纠纷的处理
第二十九条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时，应按《合同法》等相关法律、法规和本管理规定妥善处理。
第三十条合同纠纷由主办部门在集团法务督察部的指导下共同处理。涉及内部若干部门的，可以协商或由集团公司确定一个部门为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须负责到底。
第三十一条处理合同纠纷的基本原则是：
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以合同条款为准，合同条款没规定的，以相关的政策或交易习惯为准；
2、以双方协商为主要解决办法。纠纷发生后，应及时与对方当事
人友好协商，在既维护集团公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷；
3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合理解决；
4、因对方责任引起纠纷时，若协商不成，应及时采取法律手段，以减少我方损失。第三十二条各部门在处理纠纷时，应加强联系、及时沟通、积极主动地做好工作；不得互相推诿、指责、埋怨，而应依法行事、统一意见、统一行动、一致对外，共同维护集团公司利益。
第三十三条提请处理合同纠纷的程序是：由合同承办人将纠纷内容出具书面材料，经责任部门（子公司）同意后，报集团法务督察部，经合同领导小组审批并报经法定代表人同意后，可采取相应的法律手段予以解决。
第三十四条解决合同纠纷，应在法律规定的时效内抓紧进行，并须考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。
合同纠纷自产生之日起的三个月内未能协商解决的，应根据合同约定的解决纠纷方式，
采取相应的方式处理。
第三十五条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同专用章。
第三十六条各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管部门或仲裁机构的调解书、裁决书，人民法院的判决书、裁定书、调解书等法律文书在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理和履行相关的各部门收执，各部门应当指定专人负责跟踪落实文书执行情况。
第三十七条对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上条所述文书中有关规定的，经办人应及时向分管领导和集团法务督察部汇报。
第三十八条对方当事人逾期不执行已经发生法律效力的调解书、裁决书或判决书等法律文书的，由集团法务督察部向人民法院申请强制执行。
第三十九条在向人民法院提交强制执行申请书之前，有关部门应认真检查对方已执行合同条款的真实情况，防止出现差错。执行过程中若达成和解协议的，应制作和解协议书，并依照法律程序申请终止执行。
第四十条合同违约必须依法承担违约责任。对方违约由集团法务督察部协助合同承办部门索取违约金及赔偿金；我方违约由合同承办部门和集团合同管理（评审）领导小组负责查清责任，报经集团公司法定代表人批示后，按规定办理违约金和赔偿金的支付手续。第四十一条合同纠纷处理或执行完毕，应及时通知各有关部门，并由集团法务督察部将相关资料汇总后交档案室存档。
第八章 合同的管理
第四十二条凡有合同业务的部门（子公司）都应建立经济合同登记管理台帐，有关经济合同签订、审批、履行、纠纷处理等资料应妥善归档保管；集团法务督察部需建立电子合同台帐和书面台帐。
第四十三条合同承办部门在拟定合同时，凡涉及公司重大利益的，应严格限定知晓人的范围。
第四十四条集团公司签订的所有合同， 我方需至少留存两份原件。合同承办部门应在正式签约五日内，将所留存合同原件送集团法务督察部。集团法务督察部应在五日内将其中一份合同原件交由集团档案室保管，合同承办部门、相关职能部门需留存合同复印件的，由集团法务督察部统一印发。
第四十五条集团法务督察部应按有关规定妥善保管所有对外签署合同原件，合同承办部门及相关职能部门如需借阅相关合同原件时，应履行合同借阅审批手续。
第四十六条集团公司实行公司公章和合同专用章统一管理制度，由总裁办公室专人负责保管，用章部门应经有关领导批准，并在《用印登记簿》上签字备查。
第四十七条集团公司对外签订合同，一般应使用合同专用章。如有特殊需要，经签约双方协商后统一使用公司公章的，可加盖公司公章。
第四十八条未经批准，任何人均不得擅自在空白合同上加盖合同专用章或集团公司公章。如确有必要使用加盖合同专用章的空白合同，应由经办人员提出书面申请并报法定代表人批准，到总裁办公室备案后方可办理。
第四十九条集团公司把“重合同，守信用”精神及合同法律、法规的学习和培训纳入公司每年的学习和培训计划，并实施考核。具体实施由集团法务督察部负责，通过各种方式
宣传“重合同、守信用”精神，讲授合同法律法规知识，提高全体员工的合同法律意识，树立诚实守信、依法经营的意识。定期组织合同管理人员和有关业务人员参加有关主管部门举办的合同法律法规培训，提高签约能力和管理水平。组织学习和培训要提前制定计划并做好书面记录，事后要依规定进行考核。
第五十条如因所签合同违反国家有关规定或条款不全等因素给企业造成经济损失或信誉损害，根据责任者的责任大小、损失程度轻重，分别给予批评教育、经济赔偿或行政处理的处分，构成犯罪的依法报请执法部门追究刑事责任。
第九章 附则
第五十一条集团公司其他合同管理相关规定与本制度如有不一致的，以本制度为准。本制度如与国家有关法律法规的规定不符时，以国家有关法律法规的规定为准。第五十二条本制度由集团法务督察部负责解释和监督执行。
第五十三条本制度经集团董事长签署之日生效和施行。
