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2018国考面试：会务类
一、题型概述
会务类是组织管理类下的一个类型,也是比较重要、经常考查的一种题型,原因是政府机关经常要组织一些大型的会议来学习精神、作出决策。具体到公务员的日常工作当中,会务类又可以分为以下几种小的类型,它们分别是研讨会、贯彻学习会、工作总结(表彰、报告)会、座谈会(见面会)、听证会。由此可见公务员的一个很重要的工作职责就是组织一些会议,因此掌握组织会议的一些方法,不但有助于考生在考场上出色地回答一些组织管理类的问题,而且对于进入公务员工作岗位后在实际工作当中妥当地组织这类会议也有帮助。
由于很多参加公务员面试的考生都是刚刚毕业的大学生,相应的实际工作经验还是比较缺乏的,接下来我们就对会务类的答题思路进行系统的解说。
二、答题思路
前面已经说到了答题的思路,那就是“一个帽子三个环节”,“一个帽子”就是组织这次活动的目的和意义,“三个环节”就是在活动具体实施的过程当中我们事前计划、事中实施、事后总结。
一句简简单单的话道出了回答组织管理类题目的要领,相信每个考生在回答时都是按照这个思路来的,但是为什么有的考生回答得有声有色、亮点层出不穷,而有的考生却是像记流水账一样,回答得一点也不出彩呢?这就是需要我们思考的一个问题。接下来我们来梳理一下会务类的答题要素。
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三、答题要素梳理
(一)一个帽子帽子也就是举行这次会议的目的和意义。举行会议要达到什么样的目的,需要大家在平时的工作和生活当中多思考。一般来说,会务类的目的就是学习、宣传、贯彻中央方针、政策,通过会议传达一些中央指示和精神,进而作出一些决策。这里还有一个小技巧就是我们可以通过阅读题干来寻找一些答题的关键词,这样能使组织管理类题目的作答增色不少。
例题:单位准备召开一次立法听证会,请你组织安排,说说你的做法。
这里我们就不需要再老套地说“这是领导对我工作能力的信任,也是我锻炼的好机会,因此我一定会认认真真地做好这项工作,不辜负领导对我的信任”之类的话。而是将题干中的关键词“立法听证会”作为回答问题的一个切入点,从而使我们的答题更出彩。接下来我们用关键词法来回答举行立法听证会的目的和意义。
【参考答案】立法听证会是保证立法民主化,充分听取各方面特别是广大群众意见的一个好形式,它体现了我们政府问政于民、问计于民、问需于民,真正地实现了我们政府从人民群众中来再回到人民群众中去,体现了我国政府对于民生问题的切实关心,也对促进我国法制化进程有着巨大作用。因此对于此次立法听证会无论从思想上还是从行动上我都会高度重视,尽心尽力地将这次工作落到实处,真心地倾听人民群众的呼声。
(二)三个环节 计划组织:
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在回答完“帽子”之后,我们就可以进入会务类的“三个环节”的准备组织阶段了。这里又可以分为以下三个小环节。首先我们一定要确定活动的形式和主题,比如会务类的形式一般为小型会议、中型会议、大型会议及特大型、座谈会等。很多考生在回答这类题目的时候由于忽视了活动的形式和主题,在回答后续工作过程中就会空洞、没有灵魂。我们知道活动的形式和主题是一个活动的核心和灵魂,因此回答组织管理这类题目的时候我们一定要给活动确定一个主题,其他后续的工作就是血和肉。血和肉就可以用我们平时积累的语言进行填充。
在确定完会议的形式之后,在我们的头脑里应该有一个清晰的活动流程。我们知道会议是人们为了解决某个共同的问题或出于相同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。接下来就进入会议的计划准备环节。在组织活动之前我们要领会上级、领导意图,吃透文件精神,了解所要组织活动的具体主题、内容、目的等,然后按照人、财、物、地、时准备,形成方案,上报领导批准。这里有个问题需要引起考生的注意,很多考生将人、财、物、地、时面面俱到,比较粗略地回答了一遍,虽然各个环节都不少,但是答案听起来却没有亮点,因此,考生在回答这类题目的时候不要千篇1律,不用面面俱到地去抓每一个点,而要选择一些亮点来答题。每个活动都有亮点,我们要将人、财、物、地、时这五个点有选择性、有针对性地扩大成面。考生在回答这类问题时可酌情根据会议的侧重点进行选择。
我们先看举行会议的人员组织。会议的参加人员分为两类:一类包括组织者、聘请的服务人员、联系其他单位的人员等;另一类是活动的参与人员或者叫受众,例如活动针对谁、邀请谁、服务谁。这类人员在组织环节里面确定,在此不提及。一般情况下,参加会议的人员类型是比较固定的,包括领导、参会人员、服务人员三类。
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财务,也就是举行会议的经费预算。我们都知道“巧妇难为无米之炊”,举行任何一个活动都需要一定的经费投入,因此经费是在计划活动中需要考虑的一个环节。但预算的估计在答题中难度很大,其需要将各个详细的内容和物资进行罗列和计算,考生回答时可以不做预算,如果考生在答题的过程当中想要面面俱到以体现逻辑思维比较全面的话,可以自己进行一次估算,向考官体现自己的预算意识即可。
物资,是指在活动中需要用到的各项物资,物资的选定要突出活动的特点。一般情况下物资的准备要从以下几个方面来考虑:食品、住宿、记录、安全、辅助工具、资料等,具体物资的使用一定要和活动形式、时间、人员、场地相结合。会议所需物资比较简单,一般包括会议资料,会议用具如身份牌、桌椅、麦克风等。
会务地点一般结合会议类型,在单位内部会议室、外租宾馆会议室或者礼堂。 举行会议的时间一般要结合参会领导的时间、参会人员的时间、会议主题或者会议成功举办的时间要求等来确定。
以上针对的是会务类活动的计划组织阶段,考生可选择几个突出的亮点进行计划组织。此外有些考生在组织管理的活动当中,自己将整个活动筹备得井然有序,在答题中丝毫不提领导,这是我们需要注意的问题。作为一名公务员,既要对群众负责,同时也要对上级领导负责,所以在回答组织管理这类题目的时候,在计划准备阶段,当所有的计划工作都做好后,要向领导汇报,制订的计划要上报领导审批,领导审批同意后我们才能按照制订的计划进行下一步的工作。
协调控制:
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接下来进入会议的实施阶段,很多考生在回答这类题目的过程中会觉得很痛苦,因为要组织一个规模比较大的会议,需要面面俱到地说很多。有很多考生从第一步要干什么直到最后这个活动结束列了八九点,这样回答既抓不住重点,又非常冗长,缺少亮点。比较好的方法就是在活动实施阶段利用职能分组法进行分工。根据计划实施,细化工作流程,做到专人有专事、专事有专责。不妨设置一些小组,比如会务组、摄像组、安保组、财务组、应急组、医疗组、茶水组等。再提出合理应急方案,及时处理突发事件,保证会议顺利进行。在具体的活动中下设几个小组,将责任落实到具体的个人,我们会发现虽然人不多,但仍然能把整个活动举办得井井有条。其实在政府或是公司组织类似的会议用的也是职能分组法。
除了对活动进行职能分组之外,我们在活动进行的过程当中也应当注意以下三个方面的内容: 第一,对活动中突发事件的把握。中国有句古话叫做计划赶不上变化,哲学中针对运动与静止的关系也谈到了一切事物都是运动的,唯有变化才是不变的,也就是说在各种各样的活动当中,往往有我们想不到的突发事件发生。对活动中突发事件的预估和准备是组织管理活动,尤其是组织管理大型活动所必须关注的重要内容。一般来说,较大型的活动都有应急预案,尤其是涉及安全问题的。但是在应急预案方面的考虑不用详细进行阐述,只需要回答:此次活动规模较大,并涉及一些安全问题,因此要事先详细了解应急预案,并在突发事件出现时立刻启动预案,与此同时,出现与计划不符的行为时要立刻纠偏。(关于可能出现的突发事件可参考应急应变模块的相关内容) 第二,还是在前面给考生贯彻的亮点思维,对活动重点和难点的把握是对活动进行组织管理的重要内容,也是考生往往可以答出亮点的部分。我们知道现在考官的反模板意识
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越来越强,有的题目可能只问考生活动的重点和难点是什么,或是问对于某个活动如何计划,这就要求考生要像孙悟空一样练就一双火眼金睛,跟着考官的思路答题,以不变应万变(本章后面会对此详细论述),有选择性地对整个活动进行完整的回答。
第三,对前面叙述不足的地方进行补充。协调控制的概念是相对比较宏观和笼统的,因此考生回答到这里时如果想起了一些比较好的亮点或者前面没有回答出的内容,可以进行补充叙述
总结提升: 总结提升是相对简单的一个环节,也是答题的最后一个步骤。一般来说总结提升是对活动的经验、目标、实施效果等内容的收尾,作为活动和答题的一个完整结束。考生在回答总结提升的时候,可以从以下四个方面进行叙述: 第一,举办此次会议的经验和教训的总结。这是总结提升环节的第一步,考生在此要谈谈活动的经验教训。虽然考生并没有组织活动,无法提出具体的经验教训,但是可以向考官展现此意识。
第二,预期目标的达成。我们知道举办一个活动的意义是对于活动的目标和预期效果的达成,因此在总结提升阶段,要形成对于答题第一部分的呼应,谈一下根据这样的活动安排是否能达到或超过预期活动目标。
第三,实施效果的描述。此处和目标达成异曲同工,考生可以参照第二点进行答题。 第四,本次活动工作方法的积累和创新。很多活动,例如宣传和专项整治等,往往都是一时的,因此考生在答题最后要提出形成长效机制的一些想法或建议,通过举行这次活动,
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提升了自己哪方面的能力,可以向考官展示考生宏观的纵向思考能力,可以为下次类似工作的举办提供经验教训,同时也可以为同事下次举办类似的活动提供经验和教训。此处也可以是组织管理类题型的答题亮点。
四、真题解析
例题:假如你是机关工作人员,下周要召开有市各部门主管领导参加的“加强食品药品安全生产监督”工作会议,领导要你来安排,你该怎么做? 【参考答案】加强食品药品安全生产监督有利于保障全县消费者的身体健康和生命安全,避免事故发生,这是我们的责任,同时也体现了我国政府真正将人民群众的利益放在第一位。这也反映出我们政府对民生问题的重视,因此对于此次“加强食品药品安全生产监督”的工作会议,无论从思想上还是行动上,我都会高度重视,努力将会议工作安排好。
第一,我会认真领会此次会议的精神,围绕“加强食品药品安全生产监督”这一主题,拟订一份会议组织实施方案,就会议的时间、地点、与会领导、会议议程、会议需要的文件材料、资金、设备等事项,制订一份计划草案,由于是加强食品药品安全生产监督工作会议,我会将地点定在单位会议室,时间选择在下周的工作日,拟订好此次会议的与会领导和参会人员,上报领导批准。
第二,根据计划,做好准备工作。将工作人员进行分组,明确分工,责任到人。首先设置会务组,会务组负责会议的准备工作。主持组负责此次会议的主持工作,把控整个会议的流程。后勤组负责会议当中参会人员的茶水、饮食等工作,确保会议能够顺利地进行。设备组负责此次会议的话筒、多媒体、音箱的调试工作。此外还要准备好会议所需文件与材料,安排好与会领导的食宿等后勤工作,布置好会场,安排好引导工作等
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第三,工作会议结束之后,为了保证此次会议的效果,我将撰写新闻通稿,下发通知。通知与会相关部门主管领导,与相关媒体取得联系。同时在会议的过程中,要注意与会务组工作人员保持及时的联系与沟通,防止出现意外情况。在会议结束后,做好善后工作,整理会议材料,落实会议精神,上报领导进行审批。同时我将针对此次会议的整个工作进行系统的梳理,总结此次工作筹备的得与失,为下次准备类似的工作提供经验教训。
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