鹤山市桃源小学档案综合管理
制度汇编
文书档案立卷归档制度
一、总则
为了加强本校文书材料的立卷归档工作，特制订本制度。
1、归档的文件材料必须按年度立卷，本校各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的属文书档案收集范围的文件材料，都要按照本制度的规定，一律向档案室移交进行立卷归档。
2、公文承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。办结后及时交档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、坚持由本校档案室统一收集、积累文件材料的制度，指定专人（档案员）负责保管和立卷归档工作。
2、凡是本校打印发出的公文或通过复印机影印的重要文书材料，可先由打字员负责收集积累，并定期向档案员移交。收集份数：本校重要的资料要一式两份(归档一份,另一份用于汇编编研材料或其它)，其他一般的一份即可。
3、凡是本校的收文一律由收发员（资料员）统一登记、收集、管理，并定期移交给档案人员归档。
4、一项工作由几个人参与办理，在工作活动中所形成的文件材料，由主办人员收集，会议文件由会议主办人员收集，并定期向档案室移交归档。
三、归档范围
1、各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，都必须由承办人员负责收集齐全，并按照规定清退、移交档案室，不得由部门或承办人员分散保存。
2、凡是没有保存价值的文件材料一律不归档。不归档的文件材料范围详见国家档案局《机关文件材料归档和归档范围》。
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四、立卷（案卷质量要求）
1、为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案员在规定时间内进行立卷归档,并送档案局检查验收.
2、案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
3、归档的文件材料数，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4、在归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、文电等应合一立卷，绝密文电要单独立卷，少数普通文电有密切联系，也可以随同绝密文电立卷。
5、要以年度为原则，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示和批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件的立卷按有关规定执行。立卷方法是：“年度——机构——问题”。
6、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，应保持文件之间的密切联系，进行系统的排列：
（1）凡是性质相同或相近问题组成的案卷，卷内文件先分问题，再按时间顺序。
（2）凡分作者的文件组成的案卷，先分地区，再按时间问题顺序排列。
（3）群众来信应单独立卷。
7、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装钉的案卷也要统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角盖印页数。
8、案卷必须按规定的格式填写打印卷内文件目录，卷内文件目录放在卷首。案卷封面按规定打印或用钢笔书写。
9、文书档案卷盒、封面、卷内文件目录、备考表的规格标准，应使用市档案局的制品。
10、本制度自印发之日起执行。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
基建档案立卷归档制度
一、归档范围
1、依据性文件材料：可行性研究、设计任务书、合同、设计、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。
2、基础文件材料：选址报告、水文、气象、交通运输、供水、供电、地质勘测报告、征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。
3、初步设计阶段材料、初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。
4、施工阶段的材料：总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概（预）算书、施工方案等。
5、施工、竣工、交工验收的阶段材料：施工协议（合同）、施工组织方案、开工报告、施工记录、隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知单、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果、竣工图、工程质量鉴定、交工验收鉴证单、决算等。
6、使用过程中出现问题的处理和报告、扩建等文件材料。
二、归档要求
1、凡是归档的基建文件材料和图纸都必须收集齐全、系统整理、按工作项目分别组卷，案卷大小一律折叠成A4规格（297×210）。
2、归档人员必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存备查。
三、归档份数：一般一份，重要的一式两份。
四、归档时间：工程竣工验收后，在三个月内将蓝图和全部文件材料向综合档案室移交，移交材料必须完整准确。
五、本制度由行文之日起执行。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
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设备档案立卷归档制度
一、归档范围
〈一〉 自制设备：
1、设计方案、计算书、使用说明书、图纸、安装材料。
2、试运行记录、性能测定记录、安装总结。
3、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理去向说明、设备事故报告等。
〈二〉 外购设备：
1、申请购置设备的报告与批复、合同、来往文件、使用说明书、图纸、安装材料。
2、装箱清单、技术质量证明书、合格证、试运行记录、安装总结。
3、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理走向说明、设备事故报告等。
二、归档要求
〈一〉、凡是归档的设备文件材料和图纸都必须齐全、系统、完整。
〈二〉、外购设备的开箱资料,自制设备和外购设备的其他方面的文字材料和图纸应定期归档。
〈三〉、归档部门必须填写移交清单一式两份,经双方检查核对并签字，双方各保留一份备查。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
会计档案立卷归档制度
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一、归档范围
1、会计凭证：会计原始凭证、记帐凭证、汇总帐证。
2、会计账簿：日记帐（包括现金和银行存款日记帐）、总帐、固定资产帐卡、辅助帐、各类明细帐。
3、会计报表：年度会计报表、月、季会计报表（包括财务分析）、主要财务指标。
4、其他资料；工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。
二、归档要求：
1、归档的会计档案，务必齐全、完整、真实、准确。
2、归档的各类凭证的规格要基本一致，折叠整齐，装订牢固。
3、装订时应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面要书写工整，编号清楚，加盖经办人印章。
4、会计档案的移交：每年形成的会计档案，在次年三月底以前，由会计人员进行整理，按规定保管期，按照档案管理规定的会计档案分类编号法进行编目，组卷，会计档案由会计部门保存一年，期满后由专人列出清单一式两份，向综合档案室移交，经综合档案室有关人员检查验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。
三、归档份数：原则上一式一份，主要的一式二份。
四、归档时间：每年六月底前。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
声像（特殊载体）和荣誉实物档案立卷归档制度
一、归档范围
（一） 上级领导来校检查工作及重要活动形成的声像材料。
（二） 本校重要活动形成的声像材料。
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（三） 本校召开的重要会议、工作会议等形成的声像材料。
（四） 本校组织的重要活动、比赛、表演等形式的声像材料。
（五） 各个时期领导班子的照片。
（六） 荣获各种荣誉称号、奖旗、奖状、奖杯、证书等声像材料、实物材料。
（七） 赠送的纪念品等实物材料。
二、归档要求
（一） 声像档案必须详细记录摄录时间、地点、人物、摄录人。
（二） 必须是原件。
（三） 声像必须清晰、完整。
（四） 材料归档移交人要填写移交清单（一式两份），交接双方核对清楚后，双方在清单上签名，各留一份务查。
（五） 具有保存价值的声像材料，由摄录人在完成后及时整理，将正片和底片对应夹好、移交档案室。
（六） 各类实物应当由综合档案室分类编号，填写档案目录。
三、档案的管理
（一） 声像档案由综合档案室集中统一管理，不准由承办单位和个人私存。
（二） 声像档案管理的主要任务是协助摄录人员整理、鉴定声像档案材料、保管、统计和提供利用。
（三） 声像档案和实物档案由综合档案室按本校《档案分类、编号方案》统一编号，分别编目、排列存放。
（四） 对实物档案实行登记目录和拍成照片管理，各部门管理的实物档案，要定期清点，保证实物档案完整无损，于次年第一季度前向综合档案室移交。
（五） 移交人将要移交的声像档案、实物档案、填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签名，各留一份备查。
（六） 将底片编号、登记。内容包括：分类底片号，拍摄者，摄录地点，时间，底片数量。收编日期。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
专门（教学、德育、学生、教师、教研）档案立卷归档制度
一、归档范围 教学业务类：
（一）教学档案G1（G）：
1 2 3 4 班、科、级组总结。
各类报表（学年初报表、学校课程总表、普九“六率”表及其他报表）。 学校的自评报告、评估方案等、教师政治业务学习记录。
级、科组活动记录，兴趣小组和第二课堂-活动记录，学校题库，优秀教案、教学经验材料。 5 班、科、级组教学计划、活动，校周行事历，上级普发文，简报。
（二）德育档案G2：
1 2 3 4 5 德育工作领导机构。 学校及班级德育计划和总结。 学生德育考核登记和统计表。
后进生帮教和转化登记表，开展心理健康教育。
师生违法违纪犯罪活动，无违法犯罪记录证明（派出所证明），校外德育基地协议及其活动记录。 6 7 家长学校的领导机构，学员花名册，家长学校计划和总结。 家长学校备课教案，上课签到表，辅导、考查成绩和开展活动的记录。
（三）学生档案G3：
1、
2、
3、破市以上体育项目纪录材料。 校运会秩序册、成绩册。 体育达标。
4、体质评价、锻炼标。
5、
6、
7、
8、
9、准、毕业生体检表。 校（班）体卫计划、总结。 文体活动材料。 自编文艺材料。 上级体卫行文。
10、毕业生名册。
11、毕业生各类学习成绩册。
12、新生入学名册。
14、学生转学证明或存根、停学批文、流动生情况登记。
15、学生奖惩情况记录资料。
16、学科竞赛的资料及获奖情况记录。
17、学籍变更、学生奖励、处分。
18、各类成绩统计。
（四）教师档案G4：
1、教师花名册
2、工作实绩评价资料（课堂、备课、教案评价）
3、奖惩情况资料
4、教职工分工记录
5、一般听课记录
6、考核登记。
（五）科研档案K：
1、教研工作领导机，学校的教研计划和总结。
2、学校的科研立项课题和成果，教师的论文集（获奖论文及在各类报报刊上发表的论文）。
二、归档要求
1、凡是档案范围的教学档案文件材料、统计表资料，都要收集齐全，系统整理，按年份、工作内容、项目分别组卷。
2、归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字。双方各保存备查。
三、归档份数
原则上一式两份，重要的一式三份。
四、归档份数
以学年度归档为原则，一般在次年六月底前归档。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
监察和已故人员档案立卷归档制度
一、归档范围
凡属本校处分的监察档案和已故人员档案，都属归档范围。
二、归档要求
应将监察档案分别按时间顺序，填写清单一式两份，交接双方经清点无误后，双方签字，各执一份备查。
三、归档时间
按上级规定，监察档案在办案完毕后，即将所有资料移交人事科；干部、职工去世三年后，应将其档案向综合档案室移交。
四、档案的管理
（一） 按本校《档案分类编号方案》进行分类编号，专柜保管。
（二） 查阅档案时，应报有关领导批准，办理借阅手续后方可借出，并限于查阅批准内容，限在阅览室查阅。严禁拆卷、勾划、折叠，确保档案的完整安全。
（三） 对需摘抄的材料，应经综合档案室负责人同意后，并将摘抄的材料送人事科长审核后，才能取查。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案管理制度
一、档案室要有专人负责，库房门窗要牢固，并配备有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施。
二、库房内严禁堆放易燃易爆物品及其它杂物，严禁吸烟。
三、档案入库时要严格检查，发现不符合要求的要及时处理。
四、档案要分门别类存放，并编制库存档案查找表和示意图，每柜要有指引卡。
五、严格控制库房温湿度，（温度14摄氏度—24摄氏度、湿度45%—60%），并做好记录。
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六、定期检查档案管理状况，作好检查记录，对破损和字迹褪色的档案要及时抢救。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案借阅利用制度
1、凡因工作需要，本校工作人员均可向校综合档案室借阅有关档案、资料。
2、借阅档案者必须履行批准、登记、签收和销号手续。
3、借阅机要文件需经办公室主任批准。
4、档案借阅期限：借阅档案一般在档案室阅览，因工作需要必须借出时经办公室主任批准，并按以下时间归还：国务院、教育部、省府、省高教局、市府文件2至3天；其它档案材料5至7天，如超过规定时间的应重新办理手续。
5、借阅档案者对档案要特别爱护，禁止涂改、勾画，拆散和抽换案卷，确保档案的安全和整洁并保持档案原貌。
6、借出档案的借阅人出差或调动工作时，应将所借阅档案全部归还校综合档案室。
7、档案室案卷采取整卷借阅办法。案卷借出，归还时档案管理人员要严格检查，如发现有遗失，污损档案文件等情况，要追究借阅者的责任，并报告领导予以处理，构成犯罪者依法处理。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案保密制度
一、严格遵守《保密法》和保密委员会制订的《保密守则》，非因工作需要，不得谈论库放档案资料情况，以防失密。
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二、查阅单位的党委（支部）会议、行政会议记录、及涉及本校机密的档案，须经校主管领导批准，方可查阅。
三、三密文件严禁擅自翻印、影印、全抄、摄影、如确有必要，须经市委机要部门批准。
四、非档案工作人员，未经允许，严禁进入档案库房调卷及其它活动。
五、利用档案者不得随意阅读和复制与介绍信内容无关的档案资料。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案室工作制度
1、贯彻执行《档案法》及上级档案行政管理部门的各项规章制度。
2、负责制订本校档案工作计划、管理制度，并认真组织实施。
3、监督、检查各项档案管理制度的落实。
4、指导、督促、组织本校各科室开展档案业务活动。
5、负责管理本校各类档案，积极提供利用，为校和社会工作服务。
6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
7、负责档案编研工作。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案鉴定、销毁、移交制度
1、档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定必须在校档案鉴定领导小组的支持下，由综合档案室和对要销毁的档案业务科室有关人员共同进行。对确无保存价值的档案进行登记造册，经校主管档案工作领导批准后销毁。
2、销毁档案应指定二人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁 11 清册上签字。
3、校综合档案室应确保永久、长期保存的档案在本校保存十年，保管期满后，应按规定连同有关检索工具一并向市档案局（馆）移交。
4、校档案室工作人员调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
鹤山市桃源小学综合档案室
二○一二年八月二日
档案员岗位责任制及考核办法
一、认真贯彻执行《档案法》和上级档案行政管理部门制定的规章制度。
二、忠于职守，忠诚于档案事业，努力提高业务水平。
三、严格执行本单位制定的档案工作制度。
四、管理本校各门类档案，确保档案的完整与安全。
五、对各业务部门的档案工作进行监督指导。
六、做好档案的统计、编研工作。
七、开发利用档案信息资源，为本单位工作和社会服务。
八、档案员能主动、积极做好档案工作，成绩突出的，单位给予表彰和奖励。
九、对不负责任而造成档案遗失、损坏或由于保管不善而造成档案霉变、褪色、虫蛀等现象，视情节轻重给予批评教育、扣发奖金、处分等。
鹤山市桃源小学综合档案室 二○一二年八月二日
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