人 事 档 案 管 理 规定
一、总 则
为了更好的完善工业园内的人事档案，根据公司的员工手册，结合工业园的自身的性质和生产经营特点制定山东工业园人事档案管理制度；本规定涵盖公司所有员工的从报到之日起的一切相关人事资料应聘表、体检表、员工鉴定表、入职通知书、转正审批表、异动、晋升、调职等。
本规定由人力资源部存档，是人力资源部定期完善员工人事档案管理的主要依据，人力资源部具有解释权；
一、人事档案结构
人事档案= 封面+应聘人员登记表+体检表+员工鉴定表+身份证复印件+相关证明复印件+三级安全教育+入职通知书+员工转正申请+员工异动表+员工晋升表+员工等级考核表+其他人事调整记录表
1、应聘人员登记表：
人力资源部招聘时为员工填写的表格，此表是员工进入公司的第一张人事档案记录，招聘人员一定要督促应聘人员认真如实的填写，并上交本人的身份证复印件一份，一寸免冠彩色照片三张，及相关的学历，资格证等证明的复印件，在人力资源部建立档案。
2、体检表：
新进员工到公司报到的前三天之内，培训人员要统一组织新进员工到县级医院体检，并将体检报告存入你档案。
3、员工鉴定表
新进员工经体检后无传染性等疾病，人力资源部安排其开始培训，培训课程按人力资源部培训科安排的课程一次进行，培训人员在培训的过程中对新进员工给与培训跟踪，在培训结束后为员工认真填写《员工鉴定表》，并存入档案。
4、三级安全教育：
新进员工在人力资源部培训期间，培训人员一定要对新进员工进行三级安全教育，并将培训后的结果填入三级安全教育记录表中，存入档案。
5、入职通知书：
新进员工经过15天的岗前培训教育，公司考核通过的人员所在部门为其办理入职手续，填写入职通知书，经部门经理、人力资源部经理总经理签字审批同意，方可成为本公司的正式职工，相应的办理胸卡，一卡通（考勤、就餐）。入职通知书存入档案。
6、员工转正审批表：
新进员工在岗试用至少三个月后，通过员工转正的考核，按《员工转正的暂行规定》为员工办理转正手续，将转正审批表存入档案。
7、员工异动表：
员工如有部门之间的变动要填写员工异动通知书，如有部门内岗位的变动填写部门员工异动表，如有岗位上的晋升填写员工晋升表，异动通知书、部门异动表，员工晋升表都要经过人力资源部经理审核，总经理的批准，方可异动或晋升，并将其存入档案。
8、调职通知书含附表
有工业园之间的异动，由人力资源部填写调职通知书含附表，经部门经理、人力资源部经理、总经理签字方可办理调职，并将调职通知书存入档案。
9、员工等级考核表：
公司规定部分员工可以参加员工等级工资的考试或考核，将考试或考核的结果记录表存入档案。
10、其他人事记录表
除以上的表格和记录、相关证明材料之外的一切关于员工的人事资料，都要存入员工档案。
二、人事档案管理流程
1、岗前培训期间
人力资源部培训：由培训人员将应聘表、身份证复印件、学历的相关证明资料复印件、员工鉴定表、体检表、三级安全教育表为每个新进员工建立档案。
岗前培训部培训：人力资源部培训7天后，将员工转入岗前培训部，并将员工的档案和考勤审查齐全正确之后，将档案移交给岗前培训部。
2、在岗前培训部参加岗前培训的员工，员工入公司满15天后岗前培训部为其办理入职手续以后把入职通知书和一些在岗前培训的相关证明表格存入档案，将档案复印，原件移交人力资源部，复印件本部门存档，并将人员信息录入公司的ERP系统中，同时也要录入人员电子档案中，将电子档案及时上传给人力资源部一份，以保证人员电子档案的及时性和准确性；
3、当有员工未满15天就异动到其他部门，岗前培训为其办理员工异动，将员工异动通知书存入档案，并将档案移交给异动后的部门，接收部门在员工入公司满15天后为其办理入职，将入职通知书存入档案，将档案复印，档案的原件移交人力资源部，复印件本部门存档，并将人员信息录入公司的ERP系统中，同时也要录入人员电子档案中，将电子档案及时上传给人力资源部一份，以保证人员电子档案的及时性和准确性；
4、员工在岗试用至少三个月后，部门为其办理员工转正手续，将员工转正审批表复印，原件移交人力资源部，由人力资源部存入其员工的档案中，复印件存入本部门的员工档案中；
5、员工以后的异动和岗位变动都按相应的手续办理，并将相应的表格复印，原件移交人力资源部，由人力资源部存入其员工的档案中，复印件存入本部门的员工档案中。
6、有员工异动到其他的工业园，部门将其档案的复印件移交人力资源部，人力资源部填写调职通知书和附表，经部门经理、人力资源部经理、总经理的审批，将其档案存入档案袋内封存邮寄或是有本人携带到调入工业园人力资源部。如因特殊原因不能将原档案，可以将员工的档案传真给调入工业园，将原档案和部门移交的档案由人力资源部统一存档。
7、员工因某种原因提出离职，员工应按离职程序办理离职，填写离职审批表，离职审批表交人力资源部，相应部门将其档案移交人力资源部，人力资源部将此员工的原件档案和其所在部门移交档案的复印件统一存放，并在ERP系统中将其异动为离职状态，在人员的电子档案中转入离职人员当中。
三、其他事项
1、以上未提到的事项可根据实际情况，请示领导后做以相应的处理；
2、员工调入其他工业园必须要有调入工业园的调令，方可办理调职手续。
3、人力资源部及其他各部门在移交档案时一定要先审查档案是否齐全，正确，方可接收档案。不齐全不正确的档案接收部门有权拒收档案。
