公司接待管理制度
一、总则
(一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
(二)本制度适用于公司公务接待工作。
(三)办公室负责制度解释。
二、接待事务分类
A类:贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。
B类:业务接待。指营销客户的接待。 C类:普通接待。指一般来客的接待。
三、接待场所管理
公司设两个接待处所:会议室用于贵宾接待,经理室用于营销客户接待,办公室用于一般来客的接待。
四、接待职责分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。
(二)接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
公务接待由办公室统一扎口管理、统筹协调安排,分管领导负责审批。办公室主任对接待工作负有全面责任。 1.办公室:负责管理会议室并定时进行“一般”清扫工作。提供接待良好环境的保障及备品准备,提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来客食宿。
2.警卫值班:提供安全保障及来客导入。 3.经办部门:负责接待洽谈并陪同始终。
五、接待方式
(一)贵宾接待:办公室文员迎接来客于会议室入座,公司领导陪客接待,以冷饮、热茶、水果方式招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。
(二)业务接待:营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈,文秘员陪同并服务,以烟茶、饮料、糖果方式招待。原则上安排工作餐,由秘书服务、营销经办人陪同。如须安排外出就餐,由营销部长或指派人员陪同。
(三)普通接待:办公室接待并服务,以热茶方式招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。
八、接待规则
(一)接待一般程序
1、警卫值班人员询清来由后指导路线并通报接待部门及服务人员,接待经办人员请来客到专门接待室
2、接待洽谈,办公室安排食宿
(二)接待用品准备
1.通用备品:水及水具、茶叶,
2.特殊备品:夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等; 3.备品采购:依物资管理制度进行,办公室文员负责采购。
(四)环境标准
1.物品摆放整齐,且表面无灰尘; 2.地面干净无脏物,空气流通清新; 3.室温适度,灯光合适; 4.备品齐全。
(五)参观规定
1.决定参观须请示办公室主任批准。 2.参观介绍以领导为主,接待部门配合。
(六)费用报销
1.所有公务招待费报销,必须“两单一票”(审批单、菜单、正式发票)齐全。
2.严格控制接待标准和总额。公务接待必须严格控制在批准的金额范围内,不得突破。一般掌握在每客30元以内,省以上及外地重要客人掌握在每客50元以内。根据省、市有关规定,除特殊情况外,中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必须使用酒水的,须到办公室登记领取,不允许使用酒店酒水。特殊情况下需在酒店拿酒的,须经主陪领导批准同意。一般情况下不安排用烟,必须上烟的一般控制在20元/包左右。填单、审核、批准各环节都要按以上原则确定总的开支额度。
3、公务接待因特殊原因超出批准的限额的,事后要及时向办公室和分管领导说明情况,超出批准限额100元以上的,由分管领导向经理报告。不能说明超额正当理由或分管领导未批准同意的,超出部分由经办人自行承担,从本人次月工资中扣除。
4、公务招待一般应到定点服务单位。