会计控制规范——存货
第一章 总则
第一条 为了加强存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货的运营效率，根据国家有关会计法规，结合本公司的实际情况制定本规范。
第二条 本规范所称存货是指公司在日常经营过程中持有以备出售，或者仍然处于生产过程，或者在生产过程中将消耗的材料或物资等，包括各类原材料、商品、半成品、产成品等。
第三条 本规范适用于福建新华都购物广场有限公司（简称总部）及其所属各独立核算单位（以下统称区域）。
第四条 各独立核算单位总经理对本公司存货的安全、完整及管理制度的有效实施负责。
第二章 分工与授权
第五条
存货主要由采购部、营运部（收货部、库控部、商品部、前台部、防损部、配送中心）、财务部等进行分工管理。
（一）采购部
主要负责筛选符合本公司要求的合作供应商、验证合作供应商应具备的法定资格证件（如营业执照、税务登记证、一般纳税人身份、生产许可证或代理权证等）、慎选适合本公司客户群的产品、与供应商洽谈合同条款（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、货款支付条件、交货期限及送货地点等）、制定最有竞争力同时又有合理利润的商品售价、建立及维护商品信息管理系统的基础档案资料（如供应商相关信息，商品项关信息等）等。
（二）营运部
属存货的主要管理部门，负责存货的购置（取得）、验收、仓储、保管、销售、领用、盘点等环节。
1、商品部
负责存货的请购，部门人员应根据存货预算、实际需要等，及时提出采购申请，合理订货，防止不必要的资金占用和增加仓储负担。
2、收货部
根据有关验收规定负责对存货进行验收并入库。
3、防损部
参加存货的验收，监督存货的盘点，控制存货的损耗。
4、前台部
负责销售过程存货的清点核查及款项收取。
5、库控部
组织存货的盘点，监控库存异常。
6、配送中心
根据有关验收规定负责对存货进行验收并入库，同时对各门进行配送。
（三）财务部
负责制定存货管理制度，正确进行存货的日常核算，参与存货的清查盘点，掌握存货预算的执行情况等。
第七条 存货按购置与审批、验收与入库、付款、仓储与保管、销售与收款、盘点、处置等七个环节进行控制。
（一）购置与审批
各门店根据存货预算、实际需要提出采购申请，审批人员根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批，对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
（二）验收与入库
收货部应当根据有关验收规定对实际采购物品进行验收并入库，对验收中发现的问题应及时报告并按批准意见处理。验收时，必须审核收到货物的明细，查明品种与数量是否与订单一致，对不符合规格或数量要求的应当拒绝签收，对无对应订单的货物，不得收货。
对款到发货的商品，若供应商所送商品与订单不符，需与相关采购人员取得联系后，采取处理方法。
（三）付款
财务部根据福建新华都购物广场颁布的《货款支付管理办法》，按照规定的程序办理货款支付手续。
（四）、仓储与保管
由配送中心及各子公司商品部负责。
（五）、销售与收款
由前台部、防损部共同负责。
（六）盘点
由商品部、库控、财务、防损等部门共同负责。
（七）、处置
处置是指存货不能按正常渠道进行销售和利用时所采取的减少库存的方法，由商品部提出，经相关人员批准后执行。
第八条 审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。严禁未经授权的机构或人员办理存货业务。
经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
第三章 取得、验收与入库
第九条
各子公司根据实际经营状况需要购置存货的，按如下流程办理存货取得手续：
1、正常补货订单：按照正常的定货周期，按照建议订货量，由商品部主管固定时间向供应商发出订单，订单金额在3万元以内的由商品部经理审批，超过3万元的由副店总或店总审批。
2、新商品订单、恢复采购的订单由采购部发出，金额在3万元以内的由采购部经理审批，超过3万元的由采购副总监或总监审批。
3、促销商品订单由商品部门发出。若某商品既是新品又是促销品，则首张订单按新品处理，由采购部发出，后续补货定单则由商品部发出。
4、赠品转为卖品需做免费订单，办理入库手续。
5、审批人员根据规定的职责、权限和程序对订单进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 第十条 存货到货后，由收货部和防损部负责验收，生鲜商品需生鲜部门参与验收，贵重商品与专柜商品须由所在区域参与验收并签字。
（一）收货部门根据订单通知的预定到货日期，应妥当安排卸货、验收和入库的准备工作。
（二）验收时，必须审核收到货物的明细，核对品种与数量是否与订单一致，对不符合规格或数量要求的应当拒绝签收。总部配送商品、区域间批发商品按单审核，验收时所发现的数量差异报防损部追踪核查。
（三）收货部应当根据订单记录、配送单、批发单 进行收货，对无对应订单的货物，不得签收。
（四）对于生鲜商品，按合同规定需要取样检验时，必须将样品送检验部门按法定的或约定的标准进行检验，若检验不合格，则按采购部门提出的意见办理退货、更换、扣款、或索赔。若违约情形严重，造成重大经济损失，应依据法律途径追索赔偿。
（五）对验收合格的存货，验收人、核查人、送货人、防损员（贵 重商品由区域所在接收人员签字）等在《商品验收单》上签字，并加盖防损部及收货部专用章。第一联收货部留存，二联交供应商。
第十一条 财务部按照国家统一的会计制度的规定，根据《商品验收单》对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的金额。
第四章 仓储与保管
第十二条 各子公司应当根据销售预算、生产预算、采购预算、资金筹措预算等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量。
第十三条 各子公司应当加强对存货的日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货。
仓储、营运人员责任心要强，应及时对各类商品上货，在保管过程中废弃的存货，必须进行登记，办理报废手续。
各子公司仓储、保管部门应当建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓库清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。
第十四条 各子公司应每月两次（中旬和月底）对生鲜商品进行盘点、于每年十一月按《商品盘点规范》对所有商品进行一次全场大盘点、不定期由库控部、防损部等对库存商品按类别（或单品）进行循环盘点，核实库存数量，及时发现并掌握存货的损坏、变质和长期积压等情况。根据盘点结果详细填写《存货盘点表》，并与MIS系统存货相核对。发现账实不相符的，应编制《存货盘盈（亏）表》，并及时查明存货盘盈、盘亏的原因，提出处理意见报告总部，据以调整账务。
第十五条
对高价值/高损耗商品定期进行盘点，以维持低损耗水平，防止公司利益的损失。
第十六条 各子公司应当按照国家有关法律法规要求，结合存货的具体特征，建立、健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立相应的责任追究机制。
第五章 销售、收款与处置
第十七条 各区域应当加强对存货的销售收款与处置控制。
各门店内部各业务部门因管理、工作等需要领用存货的，应当履行审批手续，填制行政调拨单，报区总审批。
各门店销售存货，应当符合《内部会计控制规范———收入》的有关规定。
各门店对外捐赠存货，应当报总部审批，签订捐赠协议。捐赠对象应当明确，捐赠方式应当合理，捐赠程序应当可监督检查。
各门店运用存货进行对外投资，应当报总部审批，并与投资合同或协议等核对一致。
第十八条 存货因保管不善造成已过期不能销售或已霉烂变质的，需报防损、财务、店总、区总审批后，进行报损处理，并追究相关人员的责任。
各门店处置残、次存货，应由防损部、商品部和库控等部门共同提出处置方案，店总应重点审核处置方式是否适当，处置价格是否合理，报区总审批后实施。
第六章 存货核算
第十九条
公司采用计算机网络系统对商品进、销、调、配、存进行管理，每种商品通过不同的编码进行区分，有关商品进、销、调、配、存的各种数据都能及时通过计算机进行统计、查询。
第二十条
取得存货时按历史成本计价，库存存货按最新进价计价。
第二十二条
发出存货的成本按月、分大类结转，采取“以存计耗”法，计算公式为：
本期发出存货成本=期初库存存货成本+本期增加存货成本—本期库存存货成本
本期增加存货成本=本期进货成本—本期退货成本+本期调价单调增额—本期调价单调减额—本期存货报损额+（—）本期大类变更调整库存
第七章 监督检查
第二十三条 总部相关部门或提请董事会下辖的内部审计机构定期和不定期派出人员对子公司存货内部控制制度落实情况进行监督检查。
第二十四条 存货内部控制监督检查的内容主要包括：
（一）存货业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。
（二）存货业务授权批准制度的执行情况。重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。
（三）存货收发、保管制度的执行情况。重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确。
（四）存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账。
（五）存货会计核算制度的执行情况。重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。
第二十五条 对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，负责监督检查的部门应当告知有关部门，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善。
单位监督检查部门应当按照单位内部管理权限向上级有关部门报告存货内部控制监督检查情况和有关部门的整改情况。
第七章 附则
第二十六条 本规范由总部财务部负责解释。
第二十七条 本规范自发布之日起施行。
