工作职责
秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽起着承上启下的作用，是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有：店内事务管理；互动管理；与总部沟通管理；紧急事务应对管理
（一）客户资料管理
【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册，存档一年后作废销毁。
【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户，编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人，督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。
（二）房源资料管理
【原始资料】
(1) 原始房源编号：按年份+当店的代表字母和顺序如（05E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店内的第一套房源
(2) 当天新房源应存夹在新房源夹中，写上编号。
资料详细明确的当天下午17：00-18：00发送给总部，资料不够详细明确的，提醒经纪人落实清楚，第二天发送给总部.
(3) 当周新房源备份一份并制作一张目录表上交总部存档.
(4) 原始房源资料根据当店实际情况进行分类存管，作好标识目录便于查询。
(5) 定期整理原始房源资料，提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息（已售、暂不售、价格异常等）及时更新房源信息，确保房源信准确有效
(6) 已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。
【供客户查找的房源资料】（简称对外房源）
每天打印从总部发送到各店邮箱里的各店当天新房源汇总资料，装订成册，供客户查阅。一个星期整理一次，确保房源信息准确有效。
【网络房源、新报房源当天录入网站】及时根据经纪人反馈信息更改更新。
（三）制度执行
秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准，发现某同事违反规定时，
及时给予提醒，或汇报店长，由店长决定是否处罚，店长确定处罚，秘书开罚单，店长签字，秘书执行罚款。
（四）考勤管理：秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容，严格监督打卡情况。
（五）值班管理：秘书于当月的最后一天制定下月的值班表，由店长确认签字生效，于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁，以便于经纪人提前做计划。
（六）卫生管理：当天卫生由值班人员打扫，秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的，告知店长，由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。
（七）表格表单管理
【普通表单格】：经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。
【特殊表单格】：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放，发出24小时内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同（一式三份中的其中一份）。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总，制作租赁档案上交财务部
（八）当店办公用品和基金的管理
【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力范围内的尽量独立解决，在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。
【当店基金的管理】：根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示
（九）数据汇总
【每周】：周考勤汇总，客户和房源统计，带看量、签单数汇总。
【每月】：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。
（十）接待
【客户接待】：在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。
【同事接待】：来者是客，到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待，倒水让座，提供恰当的帮助。
【注意事项】：
a：秘书是公司的形象代表，是当店的窗口和枢纽，接待礼仪要规范细致到位。
b：随时保持饱满的精神状态。
工作流程
一、行政事务
实习报告：实习分行秘书入职前上报主任秘书；
工作报告：入职分行秘书于每月30日上报，内容为上月工作总结与下月工作计划（事前计划、事后总结）； 每月考勤卡、考勤报表的上报：
考勤卡：按公司规定打卡，签卡要注明原因，并须直属上司签字确认方可；
考勤报表：认真填写表格所需内容，切不可造成漏填少报（填报所有涉及的日期全属当月，当月之前的则无需填写）；
分行人员入职时间以到人力资源部办理手续的时间为准，需携带相关资料及所需表格到行政人事部面谈，即后办理入职手续。并督促相关人员同时办理担保手续（担保人需提供户口本及身份证原件），担保一年有效；
分行人员离职时间以在分行交接当日时间为准（分行经理级以上人员离职须主任秘书到现场进行财务及物品交接）；
办公用品的申请：每月20-23日为申请时间，大件物品须先申请后购买；
名片的申请：每周星期五12：00提交名片申请，每人每次申请不可超过两盒。
二、财务事务
【每月工作】：
收据、合同自领取日起计三个月未核销的，应退回财务部办理核销及重新领取手续；
对帐：时间为每月初（具体时间财务部通知）；
所须上报表格：租佣对帐表、考勤表、买卖业绩表、工资卡号统计表；
费用报销：时间安排与财务安排对帐时间一样（每张报销单上必须有经理签字确认）；
分行已成交单跟进表：每月5日前上报主任秘书处；
分行未结单明细表：每月5日前上报主任秘书处
合同收据核销、盘点表：每月5日前上报财务部；
铺位租金、水、电、管理费、广告位租金、空调费等费用的申领与核销；
清洁工工资的支付。
【每日工作】：
每天上班即对分行收据、合同进行检查及核销工作；
① 收据所列内容和金额与合同所载内容一致；
② 涂改（包括涂改液）、挖补的合同、收据不予核销并及时上报；
③ 出现以上所述及不及时核销收据、合同的及时上报；
租佣、定金、诚意金的收付；
租佣：收取→开出租佣收据（交客户、业主）→存入指定帐户（24小时内）→备份合同复印件、收据第三联、银行存款回单财务查验；
定金、诚意金：签订委托书或合同（交易员）→收取定金、诚意金→开出收据客户联（交客户）→存入指定帐号（24小时内）→收据第三联同银行回单传真至财务部（同时MSN短信通知相关人员款项入帐）→到财务部交收据第三联原件及银行回单原件并由财务相关人员在收据明细确认表上签收；
付定：签订购买、租赁委托书→业主收条（加盖指模）→留备身份证复印件（查看原件）→收取房产证原件或银行抵押合同原件（收取订金人民币5000元以上的）；
如以上条件无法全部满足，业主收定须总经理签字；如无则分行秘书应及时填写《违规放款反馈表》，为确保无误请先查档；
分行内任何一笔付出的款项，必须由经理签字，如有特别放款的还须由总经理签字方可；
分行成交单上报财务部与客服部所须资料：
财务：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员及经理签字）、客户（业主）身份证复印件，并由财务相关人员签收确认。
客服：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员、经理签字）、家私清单、客户（业主）身份证复印件，并由客服相关人员签收确认；
收取款项不开收据的按违规处理；
业主与客户直接收付定金的，分行留备业主开给客户的收款收条复印件以备查验；
每日收支、罚款、活动基金流水帐的记录；
三、分行事务
分行人员的值班休假安排；
报纸广告的剪贴，橱窗广告的更换（颜色不可太多）；
考勤的统计与上报（外出登记的跟进），当天出勤情况及时上报行人事部（如迟到、早退、例休、请假、旷工等）；
每日业绩的统计（与分行经理充分沟通，不可造成少报、错报业绩）；
公告栏的布置与更新；
公司公告的传达与张贴（及时跟进及反馈信息）；
分行内固定资产的维护（办公桌椅、墙壁、电子设备等）； 行为规范的监督（着装、形象等）；
简单公文的起草（分行内的业务表格、文书文件等）；
分行人员变动（入、离职、调动）的跟进与新入职人员的基本培训； 日志的统计与检验，并监督执行相应的惩罚制度；
分行打印机墨盒至总务处以旧换新；
维持分行日常清洁卫生
四、监督职能
各种违反政策法令、规章制度的苗头或行为，发现后及时上报
