管理部日常工作明细
行政
一、办公用品的采购:每20日前汇总部门上报的办公用品需求,向指定供应商和网上竞价购买。
1) 入库:根据发票或清单对采购物品在(大智慧服务或销售系统库存)进行入库管理。
2) 领用:员工按岗位定量领用物品,物品领取须登记,签字。若是贵重物品有专门的贵重物品领用登记表,分开登记。
3) 盘库:每月月底,对物品库存进行清点,填写盘库清单,月度提交办公用品消耗月报。
二、工作餐:
1) 根据季节和上月的销费及经营理念月底时制定下月用餐标准; 2) 不定期抽检菜肴品种、质量、价格、数量;
3) 制作客户专用就餐券落实财务收银员专人发放,食堂依据凭证发放工作餐; 4) 不定期检查和改善食堂卫生,杜绝饮食风险;
5) 每天上午收取买菜清单后和批量采购的油、盐、及时输入管理表做到及时监控和月度报表5日提交的及时性。
三、报纸分配
每种报纸分三份,分别送至总经办室、客户休息室、管理部(市场部)各一份。
四、订矿泉水
严格把关饮用水质量,根据月度用水量适量购买券数量,库存少于2桶时及时联系送水师傅(姓名
手机号
)。
五、公司办公室钥匙管理及领用登记 1) 钥匙要分类统一放在文件柜内;对
2) 各办公室骨干领用钥匙需登记、收回、变更及时登记。
六、公司周例会和临时会议
1) 公司每周一召开周例会(或临时会议),提前通知、并做好会议记录,整理后反馈给会议主持人校对,确认无误后把相关内容定向发布并及时保存原稿、电子稿。
2) 会议签到表填写内容后存档。
七、公司员工培训资料管理
1) 所有参加FTMS培训发放的资料必须到管理部入库,统一编号。 2) 后续相关人员需要学习领用登记。
八、公司试乘试驾车、公务用车辆及油卡的管理
1) 车辆档案资料按单车保管(包括:车辆登记证书、购置税凭证、车辆使用说明等),
2) 车辆行驶证、保险证、保养手册、油卡随车,定期检查和提醒保养、保险,及时查询车辆的违章记录通各相关人员按公司政策处罚和承担。
3) 油卡按实际用油金额定量分配充值,月度销售、充值统计报表每月5日前报总经办,月末开具已消费的增值税发票。
4) 公司油卡设置一车一卡,每次加油使用时要打印小票并由经办人签字。 5) 试乘试驾、公务用车须填写出车证并需权限人签名,车辆钥匙统一存放在保安室。
九、公司电话费用的缴纳与发放个人承担部分清单
1) 公司座机电话费每月交至电信营业厅,对月电话费清单分析存档及发票复印件。
2) 移动电话由公司统一账户支付,每部手机58元,多出部分个人自己承担,管理部向个人发放多出部分话费清单。
十、公司印章管理
1) 公司相关部门专用印章由专人保管,领用时必须留模存档,并由投资人签名确认。
2) 印章谁保管谁负责,在管理部的印章要使用必须履行登记手续 十
一、公司宿舍管理
1) 员工确实需要入住公司宿舍,应填写入住申请单,管理部统一安排住宿。 2) 水、电费用:每月底抄水表、电表,计算费用并在楼道信息栏公布,核准后报财务,在本月工资中扣除。
3) 宿舍楼要做好卫生检查工作,每星期检查二次。 十
二、公司工作服管理:工作服公司统一采购或定制。 工服领用分两块:
1) 销售、服务前台、办公室人员配备(西装、西裤、衬衫两套,男领带,女丝巾,每人各2条)。
2) 车间维修技师配备(春、秋工服各两套,帽子2个,安全鞋2双)。
人事
一、公司考勤
1) 考勤每天必须及时统计,对迟到,早迟按公司章程办理。 2) 要严格履行公司的请假制度,调休制度,凭请假条,调休条统一备案。 3) 每月20日之前将考勤汇总表发至财务部
二、公司相关人员招聘
1) 根据公司的组织架构和相关部门人员储备的需要,提请总经理审核,议定相关待遇拟向社会公开招聘相关岗位。
2) 招聘信息发布:通过本地网络资源、58同城、微信公众号、朋友圈等。 3) 招聘流程:
a) 填写应聘登记表,复印相关资料(身份证、学历证,驾驶证,资格证、技术等级证)
b) 填写问题集,了解应聘人员的信息。合适人选推相关部门经理面试,最后总经理复试。
三、应聘员工入职管理
1) 打印员工档案资料目录,编号,相关资料入袋。 2) 入职员工领取工服并登记签字; 3) 更新人事系统,通讯录,组织架构; 4) 确认新进员工工资标准,月末报财务; 5) 考勤更新,指纹录入。
四、员工离职
1) 员工如想离职需提前向所在部门申请,部门主管通过充分交流、协调和沟通,同时报请行政人事主管充分交流、协调和沟通,及时解决员工后顾之忧的问题,原则上让优秀的员工留下来,如员工确有隐情无法留下来,报总经理确定。
2) 如员工确需离职,那原经过培训信息及贵重物品需进行核对,填写离职交接表,逐部门办理离职交接,计算培训费用写入离职交接表; 3) 解除劳动合同证明书由总经理或投资人(执行董事)签字; 4) 档案归入离职人员档案;
5) 离职人员原有(非本公司出资或计划指标的)失业证及技能等级证明原件归还本人。如是公司出资培训的证件只要支付清相关培训费用、差旅费用、误工费用后给其本人。
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2018年08月03日修改