财务部秘书日常工作内容
一、合同、文档的管理与使用：
1、接到新合同均要在收文本上进行登记，注明收文日期、合同名称、份数及送合同人的名字。
2、整理合同，进行编制、填写合同目录、编号，复印下发给此合同相对应公司的会计，并在领导处存档一份。
3、合同借阅须在借阅登记本上进行登记后方可借出，借出的合同要保证当天归还，未能归还的要及时索要，以免造成不必要的损失。
4、年度要将财务经理处的各公司报表整理后装订成册进行归档。
5、官园市场租赁合同、托管协议的整理、录入、编号，及时进行归档，并随时更新商户退租的合同。
6、公司内部文件的打印、复印与传真工作。
二、公章、证件、介绍信的保管与使用：
1、收到新公章或证件时要进行登记，并要求转交人签字，然后存档。
2、需要盖章的合同文件先填写审批单，待领导批准后方可盖章。
3、借出的公章或证件要在出借本上进行登记，并在当天内归还。
4、各公司证件需年检或换证的登记在本上，提前通知相关公司的会计进行办理。
5、公司内部人员要开介绍信的先填写审批单，待领导批准后方可使用，且介绍信的内容要填写完整，禁止开空白介绍信。
三、保险的管理：
1、定期检查公司车辆保险到期时间，提前办理车辆的续保工作，并对已过期车辆保单进行整理、归档；
2、不定期更新公司车辆信息，做好“机动车登记证书”、“车辆购置税证明”、“二手车买卖合同”等证件的更新、保管工作；
3、每年定期办理公司财产险和公众责任险的续保工作，并对已过期保单进行整理、归档。
四、办公用品的管理：
1、提前统计工作中所缺的办公用品、会计专用的凭证纸张和保洁打扫用的卫生用品，按期订购所需物品。
2、给员工发放办公用品，并在领用本上进行登记。
3、员工离职时将其所领用的物品统一收回。
五、日常行政工作：
1、每天负责把报纸收齐放到领导桌上。
2、随时整理领导办公室内文件夹，做到及时更新合同文件。
3、及时联系有关合同单位对公司的办公设备进行定期保养和维修。
4、统计员工每天订饭的数量，打电话订购，月底填写支出单结账；随时检查矿泉水的数量，打电话订购，够一百桶时填写支出单结账。
5、开会时做会议记录，并在会后及时打印会议纪要。
6、遇节假日需打印封条，分发给出纳将保险柜封好。
7、年末订阅下一年度的报纸（提前与领导确定好订报的种类）。
8、领导交办的其他临时性工作任务。
2009年10月19日
