档案管理制度
一 总 则
1.1为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本办法。
1.2凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有、私自拷贝或向第三方提供。
二 档案种类与归档管理
2.1档案种类包括，但不限于：
2.1.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等。
2.1.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等。
2.1.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。 2.1.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
2.1.5经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。 2.1.6技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。
2.1.7会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书；会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。
2.1.8人事档案：入职表、试用期合同、转正合同、个人信息及证书副本、离职手续等。 2.1.9汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等。
2.1.10声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等。
2.1.11题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2.1.12其他需要归档的重要文件。 2.2归档要求：
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2.2.1公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2.2.2对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并填写《公司档案交接登记表》（见附表1），按规定及时向档案室移交。档案室管理人员对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。
2.2.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起；
2.2.4立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐；
2.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；
2.2.6声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
2.3归档时间
2.3.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交档案室。公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交档案室。合同协议应在签订之日移交档案室。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在3日内递交档案室立卷归档，对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
三 档案的分类与保管
3.1 档案的分类与编号
3.1.1档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理，根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，完善检索工具，以便提供利用。库存档案必须图物相符，帐物相符。
3.2档案的保管
3.2.1公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实牢固。
3.2.2档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报办公室负责人，重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。
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3.2.3档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙要专人保管。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。
四 档案的借阅
4.1 档案借阅的定义
4.1.1本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。 4.2档案借阅的程序
4.2.1档案外借原则上只借复印件，原件只限在档案室，不能带出。如办理业务需要，确需调用原件，须经总经理审批。档案借阅申请人/部门须填写《公司档案调用登记表》（见附表2），在完成公司档案调用审批程序（见附表3）后，档案管理人员方可提供所申请的档案。
4.2.2借阅公司人事、财务档案须经总经理签字批准，方可借阅。 4.2.3外来人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料
4.2.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
4.2.5在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
4.3档案借阅的时间
4.3.1档案借阅人在申请借阅档案填写《公司档案调用表》时，要明确注明归还时间，档案室档案管理人员要严格按照批准人批准的归还时间督促并确保借阅人员按时归还借阅的档案。
4.4档案的归还
4.4.1借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
4.4.2借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
五 档案的销毁
5.1档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。
5.2对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。
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5.3销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
六 罚则
6.1有下列行为之一，视情节轻重，给予100元－5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
(1)毁损、丢失或擅自销毁重要文件者；
(2)未经许可，擅自向他人或外界提供公司重要信息者； (3)私自涂改、伪造公司文件者； (4)未及时上报归档或管理不善者； (5)未按规定借阅、外带或越级查阅者； (6)泄露公司档案机密者。
七 附则
7.1办公室行政部为档案室的管理部门。
7.2本制度自发布之日起实施。
2013
附件：
附表1：《公司档案交接登记表》 附表2：《公司档案调用登记表》 附表3：《公司档案调用审批程序》
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年1月25日
