开一场年会，开一场心
—千龙湖2011\'商务年会接待月活动
一、活动主题
开一场年会，开一场心
二、活动时间
2011年12月1日-2012年1月22日
三、活动主体
长沙千龙湖旅游度假村
四、促销对象
长株潭益等周边城市的行政机关、企事业单位、社会团体
五、活动形式
商务年会专项接待服务
六、活动内容 (一)促销活动
1、360°保姆式随身服务
举办商务年会的团体，如果有需要，千龙湖可以提供360°全方位保姆式服务，即根据客户意愿和要求，策划、组织、执行年会接待工作，提供随身服务。保姆式服务内容和流程如下：
(1)确定商务年会具体活动方案和日程安排
根据客户单位的总体构思和细节要求，确定接待规格、会议形式(剧院式、课桌式、圆桌式、研讨式），推荐各个会议厅、餐厅、客房、休闲娱乐项目，让客户做出选择，制定商务年会的具体活动方案和日程安排，并为客户单位做出年会预算。
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(2)准备会议资料
为客户单位打印、复印、整理会议资料，便于参会者阅读和作发言准备。
(3)印刷品设计、制作和送达
为客户单位提供年会接待手册等各种印刷品设计、生产一条龙服务，根据会议需要设计印刷品的样式、内容，选择图案，由专门厂家生产印刷，把印刷品送到会场指定位置。
(4)会场布置
根据年会具体情况设计安排会场布局，会场四周的装饰、坐席的配置和指示牌摆放等，细致周到的设计好所有细节。根据年会主题和内容，户外放置彩旗、空飘(氢气球充气、升空）、拱门等，张贴欢迎和庆祝标语，场内悬挂横幅，摆放适当的盆景盆花，以渲染轻松愉快的气氛。如果客户需要让会议气氛显得庄严，主席台悬挂国旗党旗、国徽会徽，桌面上坐席配置与会议风格、气氛相协调，礼宾次序安排得准确合理。
(5）接机、接车、接站服务
根据商务年会参与者的具体情况，以及人数多少安排相应车辆，专车将提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或客房。对于需要到机场、车站接站的重要宾客，可派专车迎接。
(6)会前准备
根据客户需要，提供各种会议设施和专业用品(投影仪、幕布、白板、课桌、席位卡、专业DJ、电子横幅、指示牌、讲台、活页纸板、颜色记号笔、音响设备等)，设备提前安放到指定位置并进行调试和演练，检查资料、演讲稿、锦旗、笔簿、茶具等用品是否到位，确保会议顺利进行。
(7)会议过程中的服务
提供礼仪小姐(现场礼仪接待，派发会议资料，形象展示）、服务组织协调人员、文秘、摄影摄像等人员。他们在参会者到达会场之前，提前进入岗位，进入工作状态。
设置签字台，配1-2工作人员，提供礼仪小姐，全部签到后向客户汇报到会人数。
参会者签到后，礼仪小姐引坐，并为参会者递茶、毛巾、水果，分发会议资 2
料，解答参会者问题，满足各种要求，提供尽可能周到服务。在颁奖仪式中，礼仪小姐把领导从主席台引出来，另有礼仪小姐把证书递上，颁发给获奖者。
会议过程中，提供上午、下午各种茶歇。 会议过程中，提供专业摄像师全程拍摄。 会议期间，优惠价格提供各种车辆租赁服务；
会议期间，文秘提供各种写作、打印、复印、翻译等服务。
会议期间，代为采购特色旅游商品、纪念品，并提供这些商品的各种信息； 会议期间，代办邮政速递、托运，为参会者代为发送、寄出各种文件资料、包裹。
会议期间，按要求为特殊参会者（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）提供特殊照顾或服务，如高档豪华专车、少数民族饮食、残障人士的扶携及贴身照顾，为特殊参会者提供娱乐建议。
提供其他各种后勤保障和外围协调服务，包括消防、防盗等，保障参会者的人财物安全。
提供宴会过程中的助兴活动。如果客户需要在答谢宴上穿插即兴文娱活动，千龙湖与雷锋剧院合作，安排最好的娱乐节目，提供专业主持人、演员、乐手、乐器，提升现场氛围。还可以穿插由千龙湖组织的年会幸运员工抽奖活动，获得由千龙湖提供的幸运奖品(折扣价)。
(8)餐饮随身服务
按照先期制定的具体活动方案，确认用餐餐厅、用餐人数、用餐形式、用餐要求、用餐标准、用餐菜品和酒水和用餐时间，以及主次桌，组织和安排参会者入席。
(9)休闲娱乐随身服务
按照制定的具体活动方案，确认旅游休闲娱乐项目以及场地，带领参会者进入休闲娱乐场地，并提供必要的提示和咨询服务。
(10)客房住宿随身服务
按照制定的具体活动方案，安排参会者住宿的楼层，为参会者分配房间，确认房间号，办理入住手续，确认房间号，发放房卡。为参会者体验运动康体、美容、足浴、KTV等活动提供引路服务，以及各种咨询服务。
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提供及时叫早、叫醒服务，使参会者安心休息。
参会者离开客房前，会有专人协助办理退房手续，为客人节省时间，为有些延住客人或晚离房客人代办相关手续。
根据客户要求给重要领导的客房代为赠送水果、鲜花、礼品。 (11)会后服务
会议中做好会后服务准备，会后客户如果要拍照的，提前把场地、椅子布置好，摄影师准备就绪，准备为客户团队合影；
会后为客户安排和组织篝火晚会、新年联欢会、联谊会等活动，安排各种娱乐节目，提供专业主持人、演员、歌手、舞者、乐手、乐器等。
在参会者返程前将会后用车安排好，将参会者接送到指定地点。 免费代订各大航空及相应各大航线优惠折扣机票，代订全国各地返程火车票。
提供活动过程中的详细费用发生明细和说明，专人与客户进行核对、结账。
年会会务服务的总结、评估，会议代表的意见反馈及处理工作。
2、优惠政策
(1）会务与演艺优惠
会务及演艺服务的优惠政策，按照既定的折扣体系执行。 （2）餐饮、客房、休闲、娱乐优惠
休闲组合套票，即“168元+2元”一日游套票、“268元+2元”二日游套票。
享受120元”娱乐套票、餐饮优惠、客房优惠、运动优惠。
餐饮优惠政策按照2011年11月制定的餐饮淡季促销方案执行；客房优惠政策按照2011年11月制定的客房淡季促销方案执行；运动项目优惠按照2011年11月制定的客房淡季促销方案中的运动项目优惠措施执行。
(3)团队总消费在4万元以上，将获得由千龙湖赠送的精美礼品一份(千龙湖自产的农副产品、千龙八宝、高粱酒、金币茶)，其价值为消费额的1%，同时可购买由千龙湖提供的望城区内其他景点的折扣价门票，门票的优惠部分价值不超过团队在千龙湖当次消费额的0.5%。团队总消费达到5万，可赠送总价值700元的消费券；总消费达到5.5万元，可赠送总价值900元的消费券。以此类推，团队总 4
消费每增加0.5万元，赠送额度提高200元。
（4）客户公司评选年度优秀员工、优秀部门、优秀经销商，千龙湖可以提供8.5折折扣价奖品(包括生鲜农副产品、千龙八宝、单件高粱酒或金币茶、娱乐套票、消费券)。
(5)千龙湖为客户提供消费券或各种农副产品、千龙八宝及高粱酒、金币茶，作为答谢经销商或员工的年终礼品，农副产品免费贴上客户公司的名称、年会活动名称、时间和地点，使之具有纪念意义和喜庆色彩。
注：(会议厅租用价格、客房价格、餐饮价格、休闲娱乐价格、农副产品价格以及各种套票政策见公司有关资料。)
(二)宣传推广
1、媒体选择
长沙新闻频道(15秒，12次）湖南人民广播电台(15秒，活动期间每天8次)、三湘都市报(1/2版彩色)、长沙晚报(1/2低通套彩)、红网传媒互动网(飞字信息广告60字以内，滚动150次/天，包月)，众益传媒广告(8秒/次，150次/天，25处)，110定位报警牌户外框架广告(公安厅指定政府工程，60*40cm，20处，包月)，电梯框架广告(平面45*60cm，20处，包月)，自行印制单张5000份、车贴200份，以及喷绘写真、海报、展架、KT版等，在公司网站上隆重推介。
2、投放时间
新闻频道在《长沙新闻》前(19:30-19:32)播放，投放时间12月26-12月30日，1月7-13日。
红网传媒互动网飞字信息广告、电梯框架广告、110定位报警牌户外框架广告12月15-1月15日包月。
三湘都市报、长沙晚报、众益传媒广告、湖南人民广播电台投放时间按协议情况执行。
3、费用预算
新闻频道1450*12=17400（元），制作费用为3500元，总计费用为20900元(1万现金，10900元抵消费)。
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110定位报警牌户外框架广告200元/块/月，20块共4000元。
红网传媒互动网飞字广告2500元/周，包月10000元
电梯框架广告500*20=10000元
单张制作费用5000*0.2=1000元
车贴制作费用200*25=5000元
写真喷绘、海报及其他宣传物料费用3000元
以上广告费用总和：
20900+4000+10000+10000+1000+5000+3000=5.39万元，现金为4.3万元。
注：湖南人民广播电台、三湘都市报、长沙晚报、众益传媒的投放费用未列入其内，具体费用参见有关协议。
4、广告策划方案 (1)平面广告
开一场年会，开一场心
临近岁末，
您是否为选择商务年会的地点而犹豫？
久浸喧嚣，
您是否渴望寻一方远离城市的悠然之地？
好地方，就在你身旁!
千龙湖旅游度假村风景优美，功能齐全，
会议服务、拓展训练、休闲度假、娱乐美食， 应有尽有，大快朵颐! 360°全方位、个性化年会服务，
让商务年会开得省心、放心、贴心又开心! 地址：长沙望城区千龙湖旅游度假村
商务年会抢订热线：0731-88341888
◆规模巨大，景观优美
12000亩占地面积，广阔的生态休闲度假空间。
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2800亩辽阔湖面碧波荡漾，鸟飞鱼跃，令人心旷神怡。 360亩半岛，2个湖心岛，360°视角全息观赏湖景。 8大景观展示优美的自然风光。 ◆功能齐全、服务多样
3大旅游功能：商务会议、休闲度假、观光旅游。
6种休闲小区：水上娱乐、垂钓休闲、分时度假、生态农业、生态林业、生态养殖六种。
24大项游乐项目：爱心鸵鸟园、高空弹跳蹦床/双人自行车；海盗船/桑巴汽球；小果虫滑车/旋转木马；青蛙王子/自控小蜜蜂；飞椅/转转杯；丛林碰碰车/想唱就唱；射箭/大清古炮/霹雳炮；嘉年华项目含中式保龄球/套圈/打沙包/打气球/妙手投篮/滚球入洞/飞镖高手/抓娃娃机；三维太空环/动物电动车；碰碰船/电动模型船；脚踏船/手摇船；水上滚筒球/电动船；水上双轮车/水上三轮车；脚踏船-咖啡杯/水上单车/皮划艇；冲锋舟；棋牌；KTV；足浴；洗吹；乒乓球/网球；农副产品；时令蔬菜；茶吧。 ◆设施完善、品位优雅
8个会议厅：大会议厅龙吟会堂，中小型会议厅春华厅、夏韵厅、秋实厅、冬梅厅、秀水厅、亲水厅、乐水厅，装饰宏伟气派，配备先进的音响设备、投影仪、灯光等视听设备，均有高速无线网络接入，可同时为多个会议团队提供服务。 1076个会议座位：多功能厅龙吟会堂座位276个，整个中小型会议厅一共可容纳800人。
1200个就餐席位：大型多功能宴会厅和各类特色包厢、高档包厢、商务餐厅，容纳12000人就餐。菜肴品种齐全，烹饪考究，让人回味无穷，特别是农家土菜选材绿色生态，风味独特，同时收获美食和健康。
400多个床位：高档商务别墅6栋，芳竹园别墅25栋，水云轩别墅3栋；标准间136间，分布于碧水居、翠微居、芳竹园、水云轩、商务别墅区。客房装修高档，设施齐全，环境优雅温馨，享有尊荣湖景，宛如置身仙境，是高级商务、小型会议、团队接待的首选。 ◆优势突出，特色鲜明
4个之最：湖南省乡村旅游和休闲农业中规模最大、最具影响，全国最大规 7
模户外体验项目群，湖南省最先引进水上飞机。
6大特色：湖泊水域面积辽阔，水上娱乐项目众多，湖乡田园风光和乡土风情，稀有湖景尊荣客房，原生态、纯天然农家土菜及各种农副产品。
11项荣誉：国家3A级旅游景区、国家水利风景区、全国农业旅游示范点、全国休闲农业与乡村旅游示范点、全国休闲农业与乡村旅游五星级企业、新潇湘休闲八景、湖南省五星级休闲山庄、湖南省十大最佳旅游区、长沙市民喜爱的十佳乡村旅游点、湖南省信用3A级单位、长沙市农业产业化龙头企业。
(2)广播电台广告方案
商务年会哪里开?要开就到千龙湖。会议、休闲、度假、娱乐、美食一条龙，开一场年会开一场心。千龙湖旅游度假村商务年会接待月热力起航，详情请拨打88341888
(3)电视广告片脚本(15秒) A、3秒 二维动画 中年男：商务年会到哪开? 青年女：千龙湖！
B、9秒 接千龙湖各种实景拍摄画面叠加字幕：会议、休闲、度假、娱乐、美食一条龙贴心服务
男女：开年会，开个龙年好彩头，开出龙年新气象！ C、3秒 特技+字幕
落幅：长沙千龙湖生态度假区祝大家龙年吉祥 0731-88341888
(4)众益传媒广告方案
语音：商务年会哪里开?要开就到千龙湖!开一场年会，开一场心。详情拨打0731-88341888
画面：千龙湖外湖和度假村内的全景扫描，会议厅、餐厅、客房、生态山庄、农副产品的展示。
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