Excel 2000的数据管理、打印
教学内容：Excel 2000的数据管理、打印
教学目标：掌握Excel 2000的数据管理的概念及操作，熟悉工作表的打印操作 教学重点：Excel 2000的数据管理 教学难点：Excel 2000的数据透视表 教学时间：2个课时
一、使用数据清单 1.数据清单
Excel 2003把工作表中的数据当作一个类似于数据库的数据清单来处理。数据清单中的列标就相当于数据库中的字段，而数据清单中的行就相当于数据库中的记录。 2.数据清单的特点
① 每张工作表中最好只有一个数据清单，若同一张工作表中还有其它数据，则至少要有一个空行或空列使它们与数据清单分隔开。
② 数据清单的第一行是列标题，而且其字体格式与其它数据不同。
③ 数据清单中没有空行或空列。
④ 同一列中所有单元格的格式相同。
⑤ 单元格内数据的开头和结尾不能有空格。 3.建立数据清单
数据清单的建立有两种方法：一种是直接在工作表上输入数据记录作为数据清单；另一种是使用记录单来创建数据清单。 4.使用记录单管理数据清单 （1）添加记录
① 单击数据清单中任意一个单元格。
②执行“数据” →“记录单”命令，打开如图5.29所示的对话框， 其中列出的是第一条记录。
③ 单击“新建”按钮，各字段内容均为空白。
④
输入新增记录各字段的内容，每输入完一个字段可按Tab键跳到下一个字段文本框中。一条记录输完之后，单击“新建”按钮输入下一条记录或者单击“关闭”按钮结束操作。
（2）查询记录
使用记录单对话框可以查询记录，具体操作如下：
①单击图5.29中的“条件”按钮，对话框中各字段的内容变成空白，然后输入查找条件。例如，要查找总成绩在90分以上的记录，则在“总成绩”文本框中输入：>=90，如图5.30所示。
②单击“下一条”按钮，向下查找匹配的记录，或单击“上一条”按钮，向上查找匹配的记录，如图5.31所示查找到一条满足条件的记录。
③查找完毕，单击“关闭”按钮。 （3）删除记录
先找到要删除的记录，再单击记录单对话框中的“删除”按钮，在弹出的提示框中单击“确定”按钮即可删除选定的记录。
图
在记录单中输入查找条件
图
使用记录单查找到满足条件的记录
二、
数据排序
1.使用工具栏按钮进行简单排序
如果要对一列数据进行排序，可以使用排序工具按钮来对数据进行排序。在常用工具栏中提供了“升序”按钮和“降序”按钮。操作时只需单击数据清单中要排序的字段的字段名所在的单元格，然后单击“升序”或“降序”按钮，则此列数据就会重新排列。 2.
使用菜单命令进行复杂排序
使用常用工具栏中的排序按钮，只能对一个字段进行排序，如果需要同时对多个字段进行排序，或要对数据清单的部分数据区域进行排序，就只能使用菜单命令，即“数据”菜单中的“排序”命令来完成。 “排序”对话框如图5.32所示。
三
数据筛选
筛选是指从大量的数据中筛选出符合某种条件的数据。在Excel中，可以使用“自动筛选”或“高级筛选”将符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录隐藏起来。
1. 自动筛选
单击数据清单中的任意一个单元格，执行“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，这时，数据清单中每个字段名的右侧会出现一个下三角按钮，单击这个三角按钮，打开下拉列表框，从中选择用于设置筛选条件的选项，如图5.33所示。
（1）自定义自动筛选
用户可以使用下拉列表框中的“自定义”选项对数据清单进行更加复杂的筛选。例如，要查找总成绩在75～90分之间的记录，可以按图5.34所示定义各项。 （2）关闭自动筛选
如果要取消数据清单中某一字段的筛选，单击该字段名右侧的下三角按钮，再选择“全部”选项即可。
如果要取消数据清单中所有字段的筛选，执行“数据”→“筛选”→“全部显示”命令。
如果要退出自动筛选状态，执行“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。此时，字段名右侧的下三角按钮也一起消失。
图5.34 “自定义自动筛选方式”对话框
2.高级筛选
在实际工作中，往往涉及到更为复杂的筛选条件，利用自动筛选无法完成，这时就要利用高级筛选。高级筛选可以设定比较复杂的筛选条件，并且能够将满足条件的记录复制到另一个工作表或当前工作表的空白区域。
在使用高级筛选之前，必须先设定一个条件区域，该区域应在工作表中与数据清单相分隔的空白单元格区域上。条件区域至少为两行，第一行为字段命令行，以下各行为相应的条件值。
选定数据清单，执行“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，打开如图5.35所示的“高级筛选”对话框。
使用高级筛选，用户可以定义一个条件，也可以定义多个条件。当定义复合条件时，在条件区域的同一行输入条件，系统将按“与”条件处理；在不同行输入条件，则按“或”条件处理。例如，图5.36所示是查找总成绩大于等于70分并且姓“王”的记录，其中在条件区域的同一行输入两个条件。图5.37所示是查找总成绩大于等于70分或者姓“王”的记录，两个条件是在不同行中输入的。
图5.35 “高级筛选”对话框
图5.36 设置“与”条件的结果
四、
分类汇总
分类汇总是指将经过排序后的数据按排序关键字段进行分类后，再对数据进行汇总计算。
1.创建分类汇总
在进行分类汇总之前，首先要对数据清单按汇总类型进行排序，使同类型的记录集中在一起。对“性别”字段进行分类汇总实例如图5.38和图5.39所示。 2.删除分类汇总
如果要取消分类汇总的显示结果，恢复到数据清单的初始状态，可以单击数据清单中的任意单元格，然后执行“数据”→“分类汇总”命令，在弹出的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮即可。 3.分级显示
从图5.39中可以看出，对数据清单进行分类汇总后，在行号的左侧出现了分级显示符号，见表5.2。
图5.38 “分类汇总”对话框
图5.39 分类汇总实例
五、数据透视表
数据透视表是一种特殊形式的表，它可以把源数据的行和列进行互换后汇总并显示汇总结果。特别是用于分析，组织复杂的数据。
1 建立数据透视表（图）的目的
数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑。
首先应该明确的是：不是所有工作表都有建立数据透视表（图）的必要。
记录数量众多、以流水帐形式记录、结构复杂的工作表，为了，将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法。即，建立数据透视表（图）。
例如，有一张工作表，是一个大公司员工（姓名、性别、出生年月、所在部门、工作时间、政治面貌、学历、技术职称、任职时间、毕业院校、毕业时间等）信息一览表，不但，字段（列）多，且记录（行）数众多。为此，需要建立数据透视表，以便将一些内在规律显现出来。
2.创建数据透视表
创建数据透视表，可以按下述操作步骤进行：
① 在数据清单中单击任意一个单元格，然后执行“数据”→“数据透视表和数据透视图”命令，打开如图5.40所示的对话框。
图5.40 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框
② 在此对话框中指定待分析数据的数据源和所创建的报表类型。例如，选择“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”单选项，然后单击“下一步”按钮，打开如图5.41所示的对话框。
图5.41 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框
③ 在此对话框的“选定区域”文本框中指定数据源的区域，再单击“下一步”按钮，打开如图5.42所示的对话框。
④ 在此对话框中选择数据透视表的显示位置，然后单击“完成”按钮。这时，出现数据透视表的设置版式，并在屏幕上显示一个包含字段名的“数据透视表字段列表”任务窗格和“数据透视表”工具栏，如图5.43所示。数据透视表由4个区域构成，分别是页字段区域、行字段区域、列字段区域和数据项区域。“数据透视表字段列表”任务窗格中提供了源数据清单所包含的字段名按钮，可以根据需要单击字段名按钮，并将其拖放到相应的区域中，这样就可以创建数据透视表。 图5.42 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框
图5.43 数据透视表的设置版式
2.删除数据透视表
如果要删除数据透视表，单击透视表中的任意一个单元格，在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”按钮，则弹出“数据透视表”下拉菜单，在菜单中选择“选定”命令下的“整张表格”命令，最后执行“编辑”→“清除”→“全部”命令，即可删除数据透视表。
六、打印工作表
工作表和图表设计好之后，可以将其打印出来。Excel提供了页面设置、打印预览等功能，利用这些功能，可以使打印出的工作表更准确、美观。
（一） 打印设置 1.设置打印区域
如果要打印工作表中的部分数据区域而不是整个工作表，则可以先设定该区域为打印区域，这样，单击常用工具栏上的“打印”按钮，就可以只打印出该数据区域的内容。 2.页面设置
页面设置一般包括设置页边距、页眉和页脚、打印方向及纸张的大小和方向等。
单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现“页面设置”对话框，如图5.50所示。
图5.50 “页面设置”对话框中的“页面”选项卡
（二） 打印预览
Excel提供的“打印预览”功能，能够查看实际的打印效果。在预览的过程中，如果发现页面设置不合适，可以进行调整，直到满意后再进行打印。
执行“文件”→“打印预览”命令或者单击常用工具栏中的“打印预览”按钮，出现“打印预览”窗口。在此窗口的上方有一排按钮：下一页、上一页、缩放、打印、设置、页边距、分页预览和关闭，有了这些按钮用户操作起来就非常的方便。
（三）、打印
在对工作表进行页面设置并且预览了设置效果之后，如果没有问题就可以开始打印了。
执行“文件”→“打印”命令，出现“打印内容”对话框，如图5.51所示。在设置完毕之后，打开打印机的电源，单击“确定”按钮，即可开始打印。
图5.51 “打印内容”对话框
教学后记：
