浙江华汇建设美好生活基金会内部工作制度 （2011年6月15日第一届理事会第二次会议审议通过）
为了认真贯彻落实《基金会管理条例》和《浙江华汇建设美好生活基金会章程》（下称《章程》）的有关规定，使基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化，特制定浙江华汇建设美好生活基金会内部管理有关制度。
本制度自本理事会会议决议通过之日起施行。理事会授权秘书处负责本内部制度的解释与实施。
一、理事会议制度
1、理事会每年召开二次，原则上上半年和下半年各开一次；如遇须由理事会议审议、研究决定的重大事项，可适时召开理事会会议；特殊情况下，委托理事长会同副理事长、执行理事长、秘书长研究决定，下次理事会确认；
2、理事会主要讨论决定《基金会管理条例》和《章程》中所列各项重大问题，以及必须由理事会研究决定的重大问题；
3、理事会需有三分之二以上理事出席会议方能召开，理事会决定经出席会议的理事过半数通过方为有效；
4、理事会由理事长主持，监事列席会议；
5、理事会前，秘书处要作好会议有关材料准备；
6、理事会研究决定的事项要形成《理事会会议决议》,形成决议的事项,参会理事分别签名。
二、秘书处工作制度
1、加强华汇公益理念、基金会运作管理业务知识学习，提高政策理论与业务水平；坚持以人为本，服务公益的宗旨；爱岗敬业，无私奉献；守法规范、努力工作，认真执行理事会决议。
2、每季度召开一次秘书处工作人员会议，参加人员包括秘书长、财务负责人、会计、出纳、秘书处工作人员等。主要内容是总结前一期工作情况，部署当前工作任务。
3、做好各类会议的有关准备工作；提供会议所需要的资料。
4、编制月度及年度财务报表，每半年提供基金会财务执行情况分析，并向理事长与理事会会议报告。
5、策划并组织开展《章程》及年度工作计划所规定的各项公益活动。
6、负责本会年检、评估的有关工作。
7、负责与业务主管部门的工作联系与协调。
8、负责与登记管理部门的日常联系，及时上报本会应该呈报的相关事项。
9、及时掌握年度资金募集进度，提供资金募集情况供理事会议决策。
10、拟订并组织实施基金会运作方案,具体制订捐赠程序与工作规定；随时掌握基金运行情况，有效掌握捐赠基金的用途与流向，评估捐赠效果；用于投资增值目的的，按时收回投放资金。
11、做好信息收集、发布和资料积累有关工作；建立、完善本会文书和电子档案；加强网络平台建设和管理。负责基金会标识设计、使用与管理。
12、加强与集团党、工、团等组织及科研、节能工作机构的联系、交流与工作协作；加强与新闻媒体的联系与沟通，做好宣传工作。
三、基金募集暂行办法
1、本会为地方性私募基金会。坚持自愿捐赠的原则，接受现金、有价证券及其它实物捐赠。
2、本会基金来源的主渠道是：
a) 华汇集团及集团各成员单位的自愿捐赠；
b) 华汇集团员工的自愿捐赠；
c) 其他法人、组织、自然人捐赠或资助；
d) 基金增值及其他合法收入。
3、当基金会资金年度期末余额低于原始资金法定最低额的，基金会理事有募集资金以填充缺额的义务。
4、本会组织募集基金或接受捐赠，应当遵守法律法规，符合章程规定。
5、本会应及时公布捐赠人和捐赠单位的捐赠信息；捐赠人提出对其捐赠行为、捐赠财产等有关事项保守秘密时，本会应按捐赠人意愿履行保密责任。
6、本会秘书处负责受理捐赠的具体业务，并将捐赠情况登记造册存档。对捐资单位和个人，均须开具《捐赠证书》，并在集团网站“华汇公益”专栏上予以公布。对以下捐赠人由本会另行特别予以褒扬：
a) 单次捐赠数额达到人民币100000元以上的单位捐赠人；
b) 单次捐赠数额达到人民币10000元以上的个人捐赠人。
四、档案管理制度
为了加强本会电子和文书档案管理，根据《中华人民共和国档案法》制订本规定：
1、档案资料的收集与管理人人有责。秘书处的成员都要注意档案资料的收集和保存，会计负责财务档案的收集、整理；本会委托华汇集团档案管理部门指定档案管理人员负责其它档案的收集、整理与各类档案的保管。
2、加强文书和电子文件的管理。文书和电子文件要及时整理、分类、分项、编目。需上网的文件要及时按要求上网，接受社会监督。必要时所有文书档案材料以电子文件保存。
3、各项档案资料的收集主要是本会开展的募集与使用资金的各项业务活动、理事会和监事的会议及决定、组织机构的变动和人事变更情况、公益活动论证及实施情况、理论与实践研讨等方面形成的文书、财务、音像、图片、照片、表格等资料的收集、整理与归档。
4、严格遵守《中华人民共和国档案法》，认真执行行政企事业单位档案保管10年（本会一般性通知、函件，上报的重要材料和主管部门、登记机构的有关通知、一般性指示等）、30年（主管部门、登记机构有关文件、政策，本会会议记录、电话记录、工作简报、照片、音像资料等）和永久（本会所有财务资料、所有捐资人资料、所有受助人资料、重要计划、方案和会议纪要、章程、制度年检和评估结果等）三类保管期限，确保档案的安全与完整。
5、建立和完善档案借阅手续。内部借阅，要做好借阅登记，按时归还；档案原则上不外借，确需外借时，必须由借阅人或借阅单位提出申请，经秘书长批准后方可借出，并及时归还。
6、过期档案或失效档案的销毁，要在秘书长的指导下进行必要的鉴定、登记在册，经秘书长批准后方可销毁。
7、档案管理人员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。按照档案管理部门的要求，做好档案分类归档、编目、编号、排列、装盒等各项工作。
8、档案人员要熟悉库藏档案情况，努力开发档案信息资源，开展档案利用工作，为本会事业发展服务。
五、信息发布与管理办法
为规范信息的发布，维护发起人、捐赠人合法权益，促进本会信息健康、有序发布，特制定本办法。
1、必须遵循民政部关于《基金会信息公布办法》和国务院新闻办公室与信息产业部关于《互联网新闻信息服务管理规定》的规定，制作和发布本会的各类信息。
2、本会信息的制作、发布由秘书长指定秘书处工作人员专人负责。
3、本会的信息有：涉及本会业务的有关公益慈善事业方面的方针政策、法律法规和制度；本会基金募集、管理和使用情况；公益捐助及活动方案、依法可以公开的捐助金额、受助对象和受助人；工作交流；重要会议内容等。
4、信息制作要坚持实事求是的原则，真实地反映各类信息的原貌。
5、信息发布，可利用纸质公文、报刊、电视、广播、会议和网站进行。同一信息可以采用多渠道、多形式发布。凡应公开的信息，要充分利用华汇集团网站中的本会专用板块及华汇内刊、会议及时发布；不能发布的信息，严格按照国家保密法等有关法律法规和政策执行。
6、严格信息制作与发布审批程序。各类信息制作和管理由秘书处负责，报秘书长签字同意后，方可发布。
7、发布或未发布的信息，都要按规定登记造册存档备查。
