笔会活动策划及细案修改版
共“臻”风雅，妙笔画“心” 第一季“臻心雅集”书画笔会活动策划案及执行细案
一、活动主题： 共“臻”风雅，妙笔画“心”
二、活动宗旨： 与名师为伴、以书画会友，展示书画鉴赏、投资收藏天地。同时借书画作品与家装设计艺术的结合，推动为文化创意产业的共发展共繁荣。
三、活动组织： 主办：重庆臻纪文化传播有限公司 承办：Heart House 家居艺术馆
四、笔会地址：渝北区新南路 166 号龙湖 MOCO 家居生活馆 B 馆 4F-1
五、笔会时间：2011 年 12 月 24 日（上午 10:00——下午 17:30）
六、活动主要内容：
1、名家名画作品展；
2、名家现场挥毫泼墨；
3、书画艺术品投资与收藏讲座（即臻纪讲坛）；
4、家居设计与书画软饰搭配技巧讲座（即家装讲坛）；
5、互动、交流环节。
七、参加范围：
1、龙湖地产业主；
2、广东商会、浙江商会嘉宾；
3、藏家朋友及书画爱好者；
八、活动主要环节流程表 上午活动流程 来宾 臻纪 家装 领导 签到 讲坛 讲坛 致词 下午活动流程 自由 合影 大师 大师 观展 保真 泼墨 互动
九、活动详细流程：
1、嘉宾签到 10:00－10：30 活动开始前半个小时，现场迎接嘉宾，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表。在签到台旁边准备案桌、对联、笔墨，与会嘉宾挥墨填写，将对联作为新年礼品赠送。期间领取抽奖卷，并放入抽奖箱里面。
2、臻纪讲坛 10：30-11：00 主持人开场，并介绍本次活动流程。期间通知臻纪讲坛及家装讲坛内容、时间。由培训部协助朱总，在多媒体室进行臻纪公司简介、画家简介以及书画艺术品投资与收藏的视频播放和现场讲解。
3、家装讲坛 11：00-11：30 Heart House 家居艺术馆在多媒体室进行展示标志性家居设计作品，并演绎书画藏品在软装布局中风水学讲究。★注意事项：上午活动中，心房子生活馆进行冷餐的提供。嘉宾在上午活动中可自由进行取食。 上午活动中，艺术部进行对现场嘉宾进行画作讲解和信息收集，嘉宾离开时赠送相关资料。
4、藏家签到 13:30－14：00 活动开始前半个小时，现场迎接藏家，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表，在签名台旁边准备案桌、对联、笔墨，让藏家自己挥墨填写，并将此作为新年礼品赠送。期间领取抽奖卷，并放入抽奖箱里面。
5、领导致词 14：00－14：30 由主持人开场，邀请臻纪和心房子的领导分别进行简短的致词（每人 10-15 分钟），并由臻纪领导介绍大师出场。工作人员进行欢迎和献花行动，音乐配合。
6、大师互动 14：30-15：00 主持人邀请来宾和熊显林教授、苏扬老师进行互动，两位老师对各自代表作品及藏家收藏的作品进行点评。
7、大师泼墨 15：00-16：30 熊显林教授和苏扬老师现场挥墨，及题写墨宝，并进行现场讲解与客户互动沟通。
8、合影保真 16：30－17：00 主持人按照会员中心提供的藏家名单，有序邀请熊显林教授和苏扬老师在现场与藏家合影，进行作品的保真纪念。
9、自由观展 17：00－17：30 主持人感谢大师离席，告知进行自由观展，藏家互动交流，并进行抽奖活动。活动结束，感谢各位嘉宾到场，并献上祝福。活动结束后，邀请领导、藏家、员工集体照。
十、会场布置
（一）外场布置（1）提前进行宣传横幅、海报、路牌、X 展架等的张贴、摆放，宣传和引导嘉宾入场。（2）Heart House 家居艺术馆进门处安排礼仪人员进行迎接。
（二）内场布置（1）灯光音响设备的调试。（2）签到台、台花、桌布、水果、茶水、礼品、桌椅等安排到位。（3）画家作品摆放、悬挂到位。
（三）内外场布置示意图 场内物料布置图场外物料布置图 人员点位规划图
十一、会场人员设定 人员点位分布图 现场管理及冷餐饮料供给 多媒体室管理 现场管理及讲解现场管理及讲解 签到、登记、资料发放 收款、签约 现场管理及讲解 现场管理及讲解 入门迎宾 ★注意事项：以上人员安排数量为初步设定，根据现场人数及变化，相关部门进行机动支援。
十二、效果图示意 宣传物料效果图
十三、注意事项
1、如果参会人数过多，现场所有工作人员注意维持持续，现场疏通。
2、上午活动进行嘉宾登记时，工作人员注意表达语术，避免登记嘉宾产生抗性。
3、活动期间保证冷餐及茶水的供应数量和及时。
4、上午活动中，主持人应及时提醒臻纪论坛和家装论坛活动，工作人员应尽量将嘉宾领入多媒体室参加。
5、财务部做好现场收款和签署合同协议准备。
6、拍摄人员进行活动全程现场拍摄，注意重要节点的拍摄。
7、本次活动第一协调人：企划部（张维），第一监督人：人力资源部（仪汐）。
十四、奖项设置：
1、熊显林及苏扬老师墨宝赠送。
2、由于时值新年，故本次活动中考虑设定对联赠送，以增加新意。由企划部设计制作，每幅对联上空出一个字的位置，由与会嘉宾进行填写。
十五、活动物料预算 单位：元 序号 物料 规格 数量 单价 总价 备注 1 入口大门横幅 8m0.8m 1幅 107 不含安装 2 心房子内横幅 4m0.6m 1幅 77 不含安装 3 心房子入口横幅 5m0.6m 1幅 64 不含安装 4 海报 0.6m×0.9m 4张 128 不含安装 5 X 展架 1.8m0.8m 5个 428 6 公告喷绘 11.2m3.6m 1幅 433 不含安装 7 背景墙喷绘 2m2m 1幅 856 不含安装 8 画板、展架 0.8m0.6m 2套 685 不含安装 9 桌牌 0.1m0.2m 2个 107 不含安装 10 活动折页 630210mm 400 张 11 抽奖巻 400 张 企划部印 制 12 对联 140960mm 400 套 14 签到薄、签字笔 行政部负责 15 鲜花、胸花 16 笔墨套件 财务部负责 17 宣纸 不可预估费用： 2000 备注： 实报实销 整体费用预算：RMB 元
十六、活动筹备细案 2011 年第一季“臻心雅集”书画笔会活动筹备进度表 日期 负责部门 筹备事项 12 月 13 日 企划部 召集各部门参加活动筹备会 企划部 活动策划案及执行细案提交给心房子 企划部 活动物料设计定稿，并安排制作 12 月 14 日 企划部 活动现场领导致词稿 1 份（15 分钟） 心房子 活动现场领导致词稿 1 份（15 分钟） 培训部 主持人串词稿 心房子 业主及其嘉宾通知 艺术推广部 客户通知 12 月 16 日 会员通知 会员中心 统计墨宝明细 12 月 19 日 企划部、心房子、行政部 活动物料制作、现场安装完毕 笔墨纸砚数量落实 赠送藏家的墨宝落实 财务部 墨宝和作品的记录与分类 现场收款和签署合同协议准备 12 月 20 日 培训部 现场活动宣传 PPT、VCR 制作等落实 艺术部、财务部 画家作品准备完毕 行政部 画家资料、内刊准备、抽奖券准备完毕 企划部 活动其他物料检查 12 月 21 日 财务部、艺术部、推广部协助 书画作品布置 企划部、艺术部、行政部 活动现场场地布置 12 月 23 日 行政部 预订鲜花、花环等准备 心房子 冷餐、茶水、现场桌椅、音响落实 全体活动参与部门 活动开始 现场作品运输回库 12 月 24 日 现场宣传物料拆除、运输回库 现场活动资料收集 心房子 扫尾工作 企划部 笔会新闻稿、网络推广、活动总结 12 月 25 日 会员中心 会员名单收集整理
十七、各个部门执行细案：
1、企划部：（7 人参加） 与心房子对接，完成活动策划方案、客户信息登记表和物料设计制作。 全程记录本次活动状况，照相和后期跟踪，新闻稿撰写。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 13 日 企划部 召集给部门参加活动筹备会 企划部 活动策划案及执行细案提交 12 月 14 日 企划部 活动物料设计定稿，并安排制作 企划部 活动现场领导致词稿 1 份（10-15 分钟） 企划部、心房子、行政部 活动物料制作、现场安装完毕 12 月 19 日 企划部 向心房子提供本次参展作品电子版 12 月 21 日 企划部 活动其他物料检查 12 月 23 日 企划部、艺术部、行政部 活动场地布置 12 月 24 日 全体活动参与部门 全程人员进行管理、调动，专人进行拍摄工作 12 月 25 日 企划部 笔会新闻稿、网络推广、活动总结
2、行政部：（4 人参加） 会前画家资料准备（数量）、内刊准备（数量）、抽奖券、预订鲜花工作。 当天前台客户签到接待、现场画家资料及内刊发放、茶水及水果准备、画家两餐等工作。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 19 日 企划部、心房子、行政部 负责物料安装时车辆安排及活动结束后车辆安排 企业宣传单（200 份） 活动折页（200 份、企划部设计） 12 月 20 日 行政部 签到礼品（对联 200 套，企划部设计）、抽奖券（200 份） 公司内刊（200 份） 手提袋（200 个）准备完毕 企划部、艺术部、行政部 活动现场场地布置 12 月 23 日 行政部 预订鲜花 4 束、胸花 10 个、红绸带 2 卷等准备 行政部 画家行程安排及接待（见附表一） 12 月 24 日 行政部 进行礼仪接待、茶水供给工作 行政部 嘉宾入场时资料发放（上午）附表
一、画家行程时间表时间（12.24 日） 事项 责任12:00 画家午餐接待 行政部1:30 将画家接到心房子暂作休息，准备参加笔会 行政部2:00 邀请画家入场，活动开始 行政部18:00 画家晚餐接待 行政部19:30 画家回程 行政部
3、艺术推广部：（全部人员参加） 来宾的到场情况的把握以及来宾资料收集。 活动资料和请柬的发放。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 16 日 艺术推广部 藏家、客户通知 艺术推广部 下午 13：00 到达现场，迎接工作 12 月 24 日 艺术推广部 现场作品搬运
4、艺术部：（6 人参加） 布展、作品讲解、大师访谈、书画投资与收藏讲坛。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 19 日 艺术部 向企划部提供本次笔会参展作品电子版 12 月 20 日 艺术部、财务部 画家作品准备完毕、书童培训 12 月 21 日 艺术部 书画作品布置、画案布置检查 12 月 23 日 企划部、艺术部、行政部 活动场地布置、检查 艺术部 现场对嘉宾和藏家的引导和讲解工作。 12 月 24 日 艺术部 活动现场流程控制 艺术部 现场作品看管、回库
5、财务部：（2 人参加） 画家赠送给藏家的墨宝的分类与出入库、配合艺术部出库部分作品布展。 收款和签署合同协议、藏家合影配合。 画案笔墨纸砚的准备、现场墨宝和作品的记录，分类与保管。保真环节作品出库、保管。 大师作品进行运输和保管，以及活动后的作品回库。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 13 日 财务部 画家邀约 笔墨纸砚数量落实 赠送藏家的墨宝落实 财务部 12 月 20 日 抽奖墨宝和作品的记录与分类 现场收款和签署合同协议准备 艺术部、财务部 画家作品准备完毕 12 月 23 日 财务部 向会员中心提供保真作品 财务部 现场收款和签署合同协议 12 月 24 日 财务部 作品回库
6、培训部：（3 人参加） 会场布置、开场主持及整场、礼仪、VCR 制作。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 14 日 培训部 主持人串词稿 现场活动宣传 PPT、VCR 制作等落实 12 月 20 日 培训部 （请朱总提供 30 分钟演讲稿） 按流程进行准备 多媒体室视频管理、播放 12 月 24 日 培训部 （由朱总进行臻纪论坛的讲解） 画家互动活动、现场抽奖
7、人事部：（2 人参加） 安保工作（比如维护作品安全、提醒客户手机静音等）。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 24 日 活动开始
8、会员中心：（4 人参加） 统计墨宝明细、藏家邀约、藏家代表准备（2 位）、藏家到访情况确认、辅助讲解。 笔会上午来宾登记、协助藏家合影及作品展示、离职经纪人藏家配合、藏家代表协商。 日期 负责部门 筹备事项 会员通知 12 月 16 日 会员中心 统计墨宝明细 会员中心 签到、客户信息表填写、奖券发放 12 月 24 日 会员中心 抽奖环节 会员中心 保真环节
9、心房子：业主及其他嘉宾邀约、家装与书画讲坛活动讲解。 日期 负责部门 筹备事项 12 月 14 号 心房子 活动现场领导致词稿 1 份（10-15 分钟） 12 月 16 日 心房子 业主及其嘉宾通知 心房子 所有物料的安装完成 12 月 19 日 冷餐、茶水、现场桌椅、音响、台花（1 盆）落实 心房子 宣传资料 400 份 12 月 20 日 心房子 家装讲坛视频或 PPT 制作 心房子 家装讲坛 12 月 24 日 心房子 扫尾工作 重庆臻纪文化传媒公司企划部 2011 年 12 月 12 日
