办事处开办及办事处管理制度
一、办事处的开办管理：
1、管辖区域：办事处原则上在公司划定的区域内开展业务活动。业务区域见公司市场划分表。若业务涉及跨区域操作，应向公司提出报告。
2、人员配备 ：
a.按公司规定的销售任务和业务发展需要申请和配备销售人员（具体编制待定）。 b.办事处所有销售人员由总部统一招聘、培训和派遣。 c.所有办事处人员均应办理人事担保手续。
3、开办费用及年度总费用：
a.公司前两个月按销售计划额的10％预拨开办费用，此费用暂不占费用的下拨指标，不算在每月的费用预算内，但记入年度费用预算内。
b.若连续两个月未完成销售指标，第三个月将根据实际情况再考虑下拨费用的金额。 c.第三个月开始按上月实际销售额预拨销售费用。
d.年度总费用不得超过实际销售额的6％（1％销售基金除外）
4、办公用品及生活用品的购置：
（1）.新任主管负责该办的筹备，包括租房和购置适当固定资产等事项。由办事处购置的固定资产的大致预算如下：
A，桌椅（最多1人/套）
约
元/套 B，文件柜（含高低柜）
约
元 C，床、灶具等辅助用品
约
元 D，其它机动
约
元 以上费用，公司只控制总额，公司鼓励节约。
（2）办事处其它办公设备包括电话、传真机等购买，由公司行政部指定品牌和型号后，再由办事处购买报销。
（3）办事处主管为办事处的固定资产管理责任人。
（4）办事处固定资产和办公用品的管理遵照公司《制度汇编》之“固定资产管理制度”和“办公用品管理制度”执行。
二、业务管理
1、报价管理：
（1）各办事处均按公司统一制订的报价标准和报价单形式对外报价。（报价标准和报价单格式由商务中心制定）。
（2）价格折扣由办事处主管在公司规定幅度内掌握。 （3）所有书面报价均应由主管签字认可。
（4）所有书面报价均应由办事处销售助理统一管理，并交公司商务中心存放于该工程档案中。
（5）对于陌生用户（或客户）的询价。原则上要求对方留下联系人、姓名、地址及电 话，派业务员及时上门处理。对方要求立即报价，则只允许报统一市场价，不准谈下浮。如果属外地询价，应立即通知所属地区办事处主管处理。
（6）对于特殊要求的产品或外构产品，均向商务中心询价后方可报价。
2、合同管理
（1）合同书应采用较为标准形式（尽量使用商务中心制订的标准合同格式）。若客户要求使用对方的格式合同，应对合同各项条款进行认真审查。 （2）合同内容应明确，不模棱两可，以免引起争议。
a.交货时间应考虑工厂的生产时间及运输时间； b.付款应有最终明确的付款期限。
c.验货方式：应规定明确的验货期限，超过期限未验货视为验收合格。
(3)合同书应有对方代表人签字及对方公司盖章，否则为无效合同。特殊情况下，若对方不需签合同，则由办事处签一份单方合同，并由主管签字说明。 (4)合同应按规定的相应条款进行签订。特殊情况应由商务中心组织评审
(5)办事处主管负有管理合同章及空白盖章合同之责任。合同章一律不准交给业务员手中。在紧急情况下盖有合同章的空白合同应要求业务员登记后带出公司，一般情况下应交回办事处主管管理。
(6)合同应一式四份。其中一份留办事处，一份送公司商务中心，商务中心负责复印一份给公司财务备查。
3、发货管理： (1)各办事处在签订合同后，应向商务中心发送订货单和合同传真件，商务中心在审查合同、订货单、收款情况后方安排发货。
(2)荆州工厂发货时应附发货单一式三联，各办事处人员接货并由客户签字或盖章后，交商务中心存档。
(3)商务中心应在发货后12小时内向收货办事处发送“装箱清单”，告知发货明细；对方未收到货时，应在应到货之日起的三天内，及时打电话同商务中心联系。
4、往来单据及报表管理：
（1）商务中心负责全公司合同书、订货单、用户签字的收货单、用户签字的发票复印件、退货单等原始单据和记录的归档和管理。
（2）各办事处应于每月10日前向商务中心提交上月报表及单据。内容包括：当月签订合同原件及合同汇总确认表（合同汇总表由商务中心制作）、当月报销费用单据及费用汇总表、当月送货单签收单原件、当月收款汇总确认表（收款汇总表由财务中心制作）等。
（3）商务中心应每月5日前作出合同汇总表及收款情况汇总表传各办事处核对。办事处确认无误后由主管签字，并返回公司商务中心存档，以此作为办事处拨款和业绩考核的依据。
（4）财务人员严格按照费用报销管理规定对各地费用进行审核作帐。每月30号前由财务部向各办事处发开支状况明细汇总表并退回不合格的单据。
5、应收帐款管理：
（1）办事处实行收款与支出两条线。
（2）严禁员工将所收帐款转用于办事处的支出及其他支出。
（3）外地办事处一般以电汇或汇票等方式结款。严禁办事处在所辖经营区域内以公司或分支机构名义设立银行帐户，严禁将公司资金转入其它银行帐户，特殊情况下应经公司总经理授权。否则，一经发现，立即开除，并保留进一步追究的权利。
三、费用管理
1、业务费用管理：
（1）办事处全年的销售费用不得超过销售净额的6％。
（2）销售费用包括：①货物中铁快运运输费及当地运输费；②质保期外产品零件更换费(公司收费除外)；③房租；④交通费用；⑤中标费；⑥通讯费；⑦招待费；⑧赞助费；⑨超编人员的工资及办事处工资以外的补助等费用；⑩合同签定前发生且不能用作抵扣的其它费用等。
2、费用报销管理
业务费用报销的具体管理办法按照公司《财务报销制度及报销流程》执行。
四、日常工作管理
1、日常工作报表： 办事处必须按公司要求以电子邮件形式提交工作日报表、周报表、月报表等，各级主管必须按公司规定的时间予以回复。此项工作作为对办事处日常工作考核的重要依据。（考核办法见人事部规定）
2、业务工作会议：办事处必须坚持召开每天的业务会议。主管必须参加每周的工作会议（可以以电话会议的形式召开）。全体员工必须参加每月的全体员工会议。
3、手机管理：手机是公司及客户与业务人员联络的重要通讯工具。办事处人员手机必须保持24小时畅通。无法接通，且书面申诉时无正当理由者，则当月手机补助费公司停发。
4、劳动纪律管理：办事处考勤、请假管理按照公司《员工手册》的规定执行。
五、薪酬及福利管理规定：
（具体方案人事部制定）
